Monitoring dan Evaluasi Peserta Pembinaan

56 pembinaan, permasalahan serta faktor pendukung dan penghambat dan kemungkinan-kemungkinan untuk pemecahan masalah, dapat dijadikan bahan masukan perbaikan pembinaan bagi sekolah induk yang menyelenggarakan. Langkah-langkah dalam penyusunan monitoring adalah sebagai berikut: 1 merumuskan tujuan monitoring; 2 menetapkan aspek yang dimonitoring; 3 menetapkan pihak yang memonitor; 4 menetapkan instrumen monitoring. Berikut adalah matrik format kisi-kisi kegiatan monitoring. Tabel 4.4 Format Kisi-Kisi Kegiatan Monitoring Tuj uan Aspek Yang Dimonito r Data Yang Diperluka n Indikator Sumbe r Data Alat Pengum pul Data ….. ….. ….. ….. ….. ….. Lembar instrumen monitoring yang dapat digunakan ada pada lampiran 1. Sedangkan evaluasi dilakukan terhadap kegiatan pembinaan untuk mengetahui kualitas program pembinaan, kelemahan dan kendala yang dialami dalam proses pelaksanaan. Evaluasi dilakukan oleh pengurus pembinaan beserta dengan sekolah imbas dengan aspek penilaiannya meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan monitoring dan evaluasi serta hasil pembinaan. Evaluasi dilakukan dengan menggunakan observasi dan wawancara dengan instrumen checklist. Data yang didapat kemudian diolah dan diolah dimana nantinya digunakan untuk memberikan masukan kepada program pembinaan itu sendiri secara keseluruhan, 57 mulai dari perencanaan, faktor pendukung dan penghambat pembinaan, hingga memberikan masukan mengenai keputusan keberlanjutan program. Hasil analisis tersebut kemudian dituangkan dalam laporan. Lembar evaluasi yang digunakan ada pada lampiran. Adapun prosedur pelaksanaan evaluasi adalah sebagai berikut: a. Ketua pengurus melakukan: 1 memberikan penjelasan mengenai pengisian instrumen evaluasi yang telah disediakan; 2 mengolah dan merekap hasil yang didapatkan bersama dengan anggota pengurus lainnya; 3 membuat laporan. b. Sekolah imbas mengisi instrumen yang telah diberikan sesuai dengan keadaan sebenarnya selama pembinaan. c. Anggota pengurus mengisi instrumen yang telah diberikan sesuai dengan keadaan sebenarnya selama pembinaan.

4.3.5 Pengarsipan dan Pelaporan Hasil Pembinaan

A. Pengarsipan Pembinaan

Pengarsipan dilakukan sebagai bukti pertanggungjawaban bahwa pembinaan telah selesai dilaksanakan. Arsip digunakan sebagai bahan pengawasan, evaluasi, laporan, dan sebagai landasan perbaikan pada pembinaan selanjutnya. Dalam pembinaan ini, pengarsipan meliputi arsip administrasi pelaksanaan pembinaan dan arsip keuangan. Pengarsipan administrasi pelaksanaan pembinaan meliputi surat-menyurat, undangan, daftar hadir kegiatan pra-pembinaan, daftar sekolah imbas, jadwal kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi pembinaan serta dokumentasi. Sedangkan 58 pengarsipan keuangan dalam pembinaan meliputi semua nota, kwitansi atau bukti lainnya yang berupa pemasukan dan pengeluaran keuangan selama pelaksanaan pembinaan.

B. Pelaporan Pembinaan

Laporan juga merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban bahwa kegiatan pembinaan telah selesai dilakukan, dimana laporan berfungsi dalam mengevaluasi pembinaan dan sebagai dasar untuk perbaikan pembinaan untuk menjadi lebih baik di masa mendatang. Laporan harus dibuat oleh pengurus maksimal 15 hari setelah kegiatan pembinaan berakhir kemudian diserahkan kepada penanggungjawab pembinaan. Format pelaporan pembinaan meliputi: COVER JUDUL HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR LAMPIRAN I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan II. PELAKSANAAN PEMBINAAN A. Tujuan B. Waktu C. Peserta D. Syarat Peserta E. Pengurus Pelaksana F. Pembina G. Materi Pembinaan