Mekanisme Pemesanan dan Penerimaan Buah Segar

Tingkat kerusakan dari beberapa jenis buah dapat dilihat selengkapnya pada Lampiran 1. Besarnya tingkat kerusakan buah akan berbanding lurus dengan besarnya kerugian yang dialami. Kerugian besar yang terus – menerus terjadi dapat melemahkan daya saing dari Toko Raja Buah Segar. Tingkat kerusakan buah dapat ditekan jika Toko Raja Buah Segar dapat menentukan dengan jelas tingkat persediaan yang harus dimiliki, kapan harus dilakukan pemesanan, dan berapa banyak yang harus dipesan. Hal inilah yang belum mampu mereka lakukan di dalam sistem pengendalian persediaan yang mereka terapkan.

5.1.2. Mekanisme Pemesanan dan Penerimaan Buah Segar

Pemesanan suatu jenis buah segar dilakukan berdasarkan pada jumlah persediaan yang semakin menipis yaitu saat jumlah persediaan yang dimiliki berkisar 30 dari jumlah semula, penjualan aktual, dan estimasi penjualan beberapa hari ke depan. Hal ini dilakukan agar dapat memenuhi permintaan konsumen namun tetap mempertimbangkan karakteristik buah yang mudah rusak dan ketersediaannya di pasar. Tingkat persediaan yang akan dipesan belum dihitung dengan perhitungan matematis yang jelas, hanya berdasarkan intuisi dan pengalaman karyawan yang bertanggung jawab menentukan tingkat pemesanan yang dilakukan. Pemesanan barang kepada pihak supplier biasanya dilakukan pada sore atau malam hari. Pesanan tersebut akan datang pada keesokan harinya, yaitu pada pagi atau siang hari. Hal ini dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan potensi penjualan karena ketiadaan persediaan. 70 Mekanisme pemesanan secara umum untuk produk buah segar pada Toko Raja Buah Segar adalah sebagai berikut: 1. Karyawan divisi buah memeriksa dan menilai jumlah persediaan yang dimiliki baik yang masih berada di dalam gudang peyimpanan maupun yang berada pada area penjualan. 2. Setelah mendata jenis dan jumlah barang yang akan dipesan, karyawan tersebut melaporkannya kepada supervisor untuk meminta persetujuan. Setelah disetujui, supervisor akan menghubungi pihak Distribution Center atau DC dengan mengirim data tersebut melalui mesin fax. DC yang kemudian menentukan dan menghubungi pihak supplier untuk melakukan pemesanan. Supplier yang dipilih adalah supplier yang memberikan penawaran harga yang paling rendah dengan asumsi semua supplier memiliki kualitas produk yang sama. 3. Selanjutnya DC akan membuat Purchasing Order atau PO kepada supplier yang telah ditentukan mengenai jenis dan jumlah pesanan, serta harga yang ditawarkan oleh supplier tersebut. 4. Toko Raja Buah Segar menerima pesanan yang dikirim oleh supplier. Pesanan tersebut akan disortasi terlebih dahulu sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Biasanya supplier akan membawa pesanan dalam jumlah yang lebih dari jumlah pesanan yang diterima yang tertera pada PO. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi barang yang tidak lolos sortasi sehingga masih dapat memenuhi jumlah pesanan yang diterima oleh supplier tersebut dari Toko Raja Buah Segar. 71 5. Barang yang telah lolos proses sortasi akan ditimbang untuk mengetahui jumlahnya. Besarnya jumlah barang yang dapat diterima adalah maksimal sebesar jumlah yang tertera pada PO. 6. Supplier membuat tanda terima dari produk yang diterima oleh Toko Raja Buah Segar, yaitu berdasarkan jenis, jumlah dan harga produk tersebut. Selanjutnya terjadi transaksi dan penyelesaian proses administrasi antara supplier terkait dengan supervisor dan bagian administrasi. Pembayaran atas pemesanan yang dilakukan biasanya berjangka waktu antara 7 – 14 hari berdasarkan tanggal PO. 7. Penginputan data penerimaan barang berdasarkan transaksi aktual. 8. Barang yang telah diterima akan langsung disiapkan untuk dipajang pada rak display di area penjualan atau disimpan di dalam gudang. Berbagai kondisi perubahan dapat terjadi selama proses penerimaaan barang. Toko Raja Buah Segar bisa saja menerima pesanan kurang dari jumlah pesanan yang tertera pada PO bilamana produk yang lolos sortasi kurang dari jumlah pesanan atau harga aktual yang ditawarkan oleh supplier terlalu mahal akan tetapi masih dapat ditolerir, namun tidak menerima melebihi jumlah pesanan yang tertera pada PO. Toko Raja Buah Segar juga dapat menolak barang yang dikirim oleh supplier jika sebagian besar produk dianggap tidak memenuhi standar yang telah ditentukan ataupun adanya perubahan harga yang menjadi terlalu mahal bagi Toko Raja Buah Segar. Perubahan harga dari harga yang tertera pada PO dengan harga aktual pada saat barang dikirim tidak selalu membuat Toko Raja Buah Segar menolak 72 pasokan barang tersebut. Kenaikan harga yang tidak terlalu besar akan diterima atau dapat ditolerir oleh Toko Raja Buah Segar, terlebih jika perubahan harga yang terjadi adalah harga tersebut menjadi lebih rendah atau lebih murah dari harga yang tertera pada PO. Hal ini tentunya menjadi suatu keuntungan bagi Toko Raja Buah Segar karena dapat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan. Beberapa supplier yang biasa memasok buah – buahan segar kepada Toko Raja Buah Segar disajikan pada Lampiran 4. Berdasarkan Lampiran 4, ada cukup banyak supplier yang bekerja sama dengan Toko Raja Buah Segar. Hal ini dapat membantu Toko Raja Buah Segar dalam jaminan ketersediaan produk dan mendapatkan harga beli yang paling minim dengan asumsi tingkat kualitas yang relatif sama diantara semua supplier tersebut. Pasokan barang persediaan yang telah diterima, selanjutnya juga turut dihitung atau ditentukan harga jualnya. Mekanisme pembentukan harga buah segar pada Toko Raja Buah Segar adalah sebagai berikut: 1. Harga ditetapkan berdasarkan penambahan marjin laba sekitar 20-25 dari harga pembelian buah segar dari pihak supplier. 2. Harga promo atau harga yang ditetapkan untuk bersaing dengan peritel lain yang sejenis. Misalnya harga promo Durian Monthong disesuaikan dengan harga yang ada di pasar buah secara luas. 3. Harga diskon atau potongan pembelian untuk konsumen yang loyal maupun yang melakukan pembelian dalam jumlah besar ditetapkan mendapatkan potongan harga sebesar 5 dari total harga pembelian. 73

5.2. Analisis Persediaan