9
factory mulai bulan Mei 2007. Kebijakan PT Nestlé Indonesia dapat
dilihat pada Lampiran 4. Kebijakan disahkan oleh
President Director Nestlé Indonesia. Kebijakan yang dibuat harus sesuai
dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan dampak
dari aktifitas dan produknya terhadap lingkungan.
Bentuk komitmen manajemen yang baik adalah dengan
mengkomunikasikan kebijakan mutu tersebut kepada seluruh level
manajemen. Kebijakan mutu dikomunikasikan kepada seluruh
karyawan dengan pemasangan papan kebijakan mutu dan melalui jaringan
intranet.
Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan suatu sistem di lingkungan pabrik. Manual
berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi, pengendalian
dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat,
produkjasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual yang telah
dibuat merupakan manual dari IMS. Saat akan menerapkan ISO 22000 ada
kemungkinan manual akan disatukan atau dibuat terpisah.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level dua yang berlaku umum dan
mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen.
Prosedur menjabarkan proses- prosesaktivitas-aktivitas utama yang
ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur
yang dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang
mendukung pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam
manual.
Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestlé dan salinan
dokumennya hanya dibagikan kepada HOD Head Of Departement dan
pihak-pihak yang terkait prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi,
diagram alir, dan semi diagram alir. Tabel 1. Format Pengisian Prosedur PT Nestlé
Indonesia, Kejayan Factory
ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema
aktivitas yang dilakukan. Terdiri dari klasifikasi
dokumen, nomor dokumen, tanggal pengeluaran dan efektif
dari dokumen. Terdapat pula kolom tanda tangan yang terdiri
dari issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen
yang terkait dalam penerapan prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan
dari penerapan prosedur. Scope
Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung
jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan prosedur.
Reference Menginformasikan referensi
yang digunakan dalam penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisiistilah yang
digunakan dalam prosedur, rincianlangkah-langkah dalam
pelaksanaan prosedur, dan catatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan prosedur.
Related documents
Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan prosedur, dapat berupa working
instruction, standar, SAP, dll.
3. Instruksi KerjaWorking instruction
WI
Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang berupa
penjelasan rinci dari pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada
umumnya dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan
kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap mutu. Format yang
digunakan berupa narasi dan gambarfotovideo.
Tabel 2. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja
Prosedur Instruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu proses.
Secara rinci menjelaskan tugas
yang harus dikerjakan. Biasanya
Biasanya dapat berdiri
10
membutuhkan dokumen penunjang
dalam pelaksanaannya. sendiri.
Digunakan oleh banyak personel dari
berbagai bagian posisi.
Digunakan oleh satu posisi di bagian
tertentu.
4. Records Catatan
Catatan adalah dokumen pendukung berjenis khusus, di PT PT
Nestlé Indonesia, Kejayan Factory disebut sebagai dokumen level 4. Pada
pelaksanaannya, dokumen level 4 ini tidak hanya terdiri dari catatan form
dan checklist, tetapi juga terdiri dari standar, Quality Monitoring Scheme
QMS, EAHIRA, job description, dll. Catatan merupakan bukti implementasi
sistem yang sesuai dengan persyaratan standar dan juga merupakan bentuk
komunikasi antar departemen.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari soft copy dan hard copy. Dokumen soft copy
terdapat di dalam master list intranet yang hanya dapat diakses oleh user tertentu saja. Dokumen
yang berbentuk hard copy akan diberi nomor sesuai dengan master list lalu distempel sesuai
dengan status dokumen. Dokumen yang digunakan akan diberi stempel “dokumen
terkendali” lalu pada stempel tersebut dituliskan nomor salinan dokumen. Dokumen lama yang
tidak digunakan lagi akan diberi stempel “obsolete”.
Document controller membuat daftar penarikan dokumen lama dan penyerahan
dokumen baru sesuai dengan dokumen yang diterima dan yang diberikan, lalu ditandatangani
sebagai tanda terima. Seluruh dokumen asli baik dokumen lama maupun yang baru kemudian
disimpan oleh document controller. Document controller akan menyimpan dan memelihara
catatan yang ada di PT Nestlé Indonesia, Kejayan Factory dengan cara:
1. Menyimpannya pada tempat tertentu
yang dapat menghindari catatan hilang atau rusak.
2. Menyimpan catatan sesuai masa
penyimpanannya. Lama penyimpanan catatan ditulis pada master list catatan
pada masing-masing departemen.
E. ANALISIS KESENJANGAN ANTARA KONDISI PERUSAHAAN
DENGAN PERSYARATAN ISO 22000 PT Nestlé Indonesia, Kejayan Factory
berencana mengimplementasikan penerapan ISO 22000. Saat ini penerapan SMKP pada PT Nestlé
Indonesia, Kejayan Factory disebut dengan Food Safety Management system FSMS. Persyaratan
pada FSMS dibuat berdasarkan pendekatan standar internasional ISO 22000 yang secara
umum mengutamakan sistem keamanan pangan, ketaatan terhadap peraturan dan komitmen dari
manajemen.
Hasil observasi menunjukkan bahwa standar ISO 22000 telah diakomodasi oleh PT
Nestlé Indonesia, Kejayan Factory. Hal ini telihat dari pemenuhan 48 kriteria dari 60 kriteria
yang ada.
1. Klausul 4 Sistem Manajemen
Keamanan Pangan Klausul empat yaitu SMKP terpenuhi
dengan diterapkannya FSMS pada factory. FSMS mencakup sepuluh elemen yaitu
penerapan NGMP, HACCP, QMS, Instrument Calibation, Release System, Tracebility Lot
Identification Coding, Product Recall , Pathogen Monitoring, Management Commitment
dan Regulatory Compliance.
Prosedur-prosedur SMKP sudah dijalankan dan didokumentasikan dengan baik.
