keamanan produk yang dihasilkan yang dinyatakan secara resmi oleh
manajemen puncak. PT Nestlé Indonesia, Kejayan Factory belum
memiliki kebijakan keamanan pangan tersendiri tetapi telah menerapkan kebijakan mutu yang mencakup kepada keamanan pangan. Kebijakan
mutu ini termasuk kebijakan mutu yang baru disyahkan Januari 2007, dan disosialisasikan ke dalam factory mulai bulan Mei 2007. Kebijakan PT
Nestlé Indonesia dapat dilihat pada Lampiran 4. Kebijakan disahkan oleh President Director Nestlé Indonesia.
Kebijakan yang dibuat harus sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan dampak dari aktifitas dan produknya
terhadap lingkungan. Bentuk komitmen manajemen yang baik adalah dengan
mengkomunikasikan kebijakan mutu tersebut kepada seluruh level manajemen. Kebijakan mutu dikomunikasikan kepada seluruh karyawan
dengan pemasangan papan kebijakan mutu dan melalui jaringan intranet. Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan suatu sistem di lingkungan pabrik. Manual berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi,
pengendalian dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat, produkjasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual yang
telah dibuat merupakan manual dari IMS. Saat akan menerapkan ISO 22000 ada kemungkinan manual akan disatukan atau dibuat terpisah.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level dua yang berlaku umum dan mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen.
Prosedur menjabarkan proses-prosesaktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur yang
dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang mendukung pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam manual.
Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestlé dan salinan dokumennya hanya dibagikan kepada HOD Head Of Departement dan
pihak-pihak yang terkait prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi,
diagram alir, dan semi diagram alir. Format prosedur PT Nestlé Indonesia,
Kejayan Factory dapat dilihat pada Tabel 5. Contoh prosedur yang belum
terisi dapat dilihat pada Lampiran 6. Tabel 5. Format Pengisian Prosedur PT Nestlé Indonesia, KejayanFactory
ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema aktivitas yang dilakukan. Terdiri
dari klasifikasi dokumen, nomor dokumen, tanggal pengeluaran dan efektif dari dokumen. Terdapat pula
kolom tanda tangan yang terdiri dari issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen yang terkait dalam
penerapan prosedur. Aim
Menjelaskan mengenai tujuan dari penerapan prosedur. Scope
Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan
prosedur. Reference
Menginformasikan referensi yang digunakan dalam penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisiistilah yang digunakan dalam prosedur,
rincianlangkah-langkah dalam pelaksanaan prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur.
Related documents Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan prosedur, dapat berupa working instruction
, standar, SAP, dll.
3. Instruksi KerjaWorking instruction WI
Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang berupa penjelasan rinci dari pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang
pada umumnya dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap
mutu. Format yang digunakan berupa narasi dan gambarfotovideo. Contoh instruksi kerja yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 7.
Tabel 6. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja Prosedur
Instruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu proses.
Secara rinci menjelaskan tugas yang harus dikerjakan.
Biasanya membutuhkan dokumen penunjang dalam pelaksanaannya.
Biasanya dapat berdiri sendiri. Digunakan oleh banyak personel dari
berbagai bagian posisi. Digunakan oleh satu posisi di bagian
tertentu.
4. Records Catatan
