8
pertimbangan pengembangan dan perbaikan aspek keamanan pangan.
10. Ketaatan terhadap Peraturan
Produk layanan Nestlé tidak pernah berkompromi untuk keamanan pangan dan selalu
patuh terhadap hukum dan regulasi yang berlaku pada market di mana Nestlé berada. Hal ini
ditunjukkan dengan penerapan syarat halal bagi setiap produk yang dihasilkan dan pencantuman
label informasi pada setiap produk yang benar, jelas, dan lengkap.
c. Sistem Dokumentasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, dokumentasi didefinisikan
sebagai proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam
bidang ilmu pengetahuan. Berkaitan dengan sistem manajemen maka dokumentasi ini
dijabarkan sebagai proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, dan
pengendalian distribusi informasi, sampai pada pemutakhiran data informasi tersebut.
PT Nestlé Indonesia, Kejayan Factory
mempunyai kebijakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah
dijalankan dengan tujuan : 1.
Untuk memastikan seluruh dokumen internal atau eksternal yang
digunakan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang
Factory dalam keadaan terkendali.
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan
karyawan. 3.
Sebagai pembuktian penerapan sistem. 4.
Sebagai sumber informasi yang dapat digunakan pada saat akan melakukan
perbaikan atau peningkatan proses maupun produk.
Secara umum sistem dokumentasi dalam format ISO dibagi menjadi tiga bagian,
yaitu level 1, 2, dan 3. Level 1 disebut dengan manual mutu berupa dokumen yang sederhana,
jelas, tepat, praktis, dan dibuat sesuai dengan elemen-elemen ISO yang diaplikasikan pada
perusahaan. Level 2 berisi prosedur dan instruksi kerja. Prosedur menjabarkan proses atau aktifitas
utama dalam pabrik dengan ruang lingkup antar departemen sedangkan instruksi kerja merupakan
dokumen praktis atau operasional di tiap-tiap line dan mesin dengan ruang lingkup pada
departem tertentu. Form dan dokumen pendukung termasuk ke dalam level 3.
Keseluruhan sistem dokumentasi dapat tergambar dari catatan-catatan record yang
menjadi bukti bahwa sistem telah dilaksanakan dengan baik.
PT Nestlé Indonesia, Kejayan Factory pada saat ini menuju sertifikasi Integrated
Management System IMS, yang merupakan gabungan dari tiga sistem yang diterapkan secara
bersamaan. Sehingga prosedur-prosedur dan instruksi kerja yang berkaitan dengan SMKP
telah terintegrasi pada sistem ini. Dokumentasi yang telah terintegrasi ini menambahkan satu
tingkatan dokumen, terdiri dari level 1, 2, 3, dan 4. Perbedaannya terletak pada level 3 dan level
4. Instruksi kerja turun menjadi level 3 dan supporting dokumen menjadi level 4.
Gambar 1. Struktur dokumentasi dalam
format ISO
Gambar 2. Struktur dokumentasi PT
Nestlé Indonesia, Kejayan Factory
1. Kebijakan dan Manual
Kebijakan dan manual merupakan dokumen level satu. Sesuai
dengan persyartan ISO 22000, kebijakan yang harus dimiliki adalah
kebijakan keamanan pangan. Kebijakan keamanan pangan merupakan maksud
dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang keamanan produk
yang dihasilkan yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak. PT
Nestlé Indonesia, Kejayan Factory belum memiliki kebijakan keamanan
pangan tersendiri tetapi
telah menerapkan kebijakan mutu yang
mencakup kepada keamanan pangan. Kebijakan mutu ini termasuk kebijakan
mutu yang baru disyahkan Januari 2007, dan disosialisasikan ke dalam
Level III Form
Level II Prosedur
Level I Manua
l
Level IV
Kebijakan dan
Instruksi KerjaWI Prosedur
Form, Standar,
Job
9
factory mulai bulan Mei 2007. Kebijakan PT Nestlé Indonesia dapat
dilihat pada Lampiran 4. Kebijakan disahkan oleh
President Director Nestlé Indonesia. Kebijakan yang dibuat harus sesuai
dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan dampak
dari aktifitas dan produknya terhadap lingkungan.
Bentuk komitmen manajemen yang baik adalah dengan
mengkomunikasikan kebijakan mutu tersebut kepada seluruh level
manajemen. Kebijakan mutu dikomunikasikan kepada seluruh
karyawan dengan pemasangan papan kebijakan mutu dan melalui jaringan
intranet.
Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan suatu sistem di lingkungan pabrik. Manual
berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi, pengendalian
dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat,
produkjasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual yang telah
dibuat merupakan manual dari IMS. Saat akan menerapkan ISO 22000 ada
kemungkinan manual akan disatukan atau dibuat terpisah.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level dua yang berlaku umum dan
mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen.
Prosedur menjabarkan proses- prosesaktivitas-aktivitas utama yang
ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur
yang dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang
mendukung pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam
manual.
Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestlé dan salinan
dokumennya hanya dibagikan kepada HOD Head Of Departement dan
pihak-pihak yang terkait prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi,
diagram alir, dan semi diagram alir. Tabel 1. Format Pengisian Prosedur PT Nestlé
Indonesia, Kejayan Factory
ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema
aktivitas yang dilakukan. Terdiri dari klasifikasi
dokumen, nomor dokumen, tanggal pengeluaran dan efektif
dari dokumen. Terdapat pula kolom tanda tangan yang terdiri
dari issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen
yang terkait dalam penerapan prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan
dari penerapan prosedur. Scope
Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung
jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan prosedur.
Reference Menginformasikan referensi
yang digunakan dalam penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisiistilah yang
digunakan dalam prosedur, rincianlangkah-langkah dalam
pelaksanaan prosedur, dan catatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan prosedur.
Related documents
Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan prosedur, dapat berupa working
instruction, standar, SAP, dll.
3. Instruksi KerjaWorking instruction
WI
Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang berupa
penjelasan rinci dari pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada
umumnya dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan
kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap mutu. Format yang
digunakan berupa narasi dan gambarfotovideo.
Tabel 2. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja
Prosedur Instruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu proses.
Secara rinci menjelaskan tugas
yang harus dikerjakan. Biasanya
Biasanya dapat berdiri
Kategori