yang dikeluarkan oleh Mandor Gudang dan Timbangan harus sesuai pada form pengeluaran bahan baku dan disetujui oleh Asisten Gudang dan
Timbangan. e.
Setelah Mandor Produksi memperoleh bahan baku yang diperlukan, maka proses produksi dapat dilaksanakan.
Model pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.3.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.3 Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Bahan Baku
4. Produksi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni: a.
Produksi berjalan saat bahan baku yang dibutuhkan diterima oleh Mandor Produksi untuk memproduksi minyak PKO.
b. Setelah produksi selesai dilakukan, Mandor Produksi mengeluarkan form
hasil produksi PKO yang berisi jumlah dan tanggal hasil produksi minyak PKO dan Asisten Produksi memeriksa dan menyetujui sejumlah hasil
PKO. Mandor Produksi memberitahukan ke Mandor Gudang dan Timbangan mengenai masuknya sejumlah minyak PKO ke tangki timbun
dari hasil produksi yang sudah dilaksanakan. c.
Mandor Gudang dan Timbangan akan mencatat jumlah minyak PKO yang masuk pada form penerimaan PKO dan memperbarui stok PKO.
Model produksi dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.4. Model Aliran Informasi Aktual Produksi
5. Pengeluaran PKO
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pengeluaran PKO, yakni: a.
Asisten Tata UsahaKantor meminta sejumlah minyak PKO ke Mandor Gudang dan Timbangan berdasarkan kontrak pembelian yang telah
disetujui dengan pembeli. b.
Mandor Gudang dan Timbangan membuat form pengeluaran PKO dan mengeluarkan PKO untuk dilakukan pengiriman kepada pembeli serta
duplikasi form pengeluaran PKO diberikan kepada Asisten Tata UsahaKantor untuk mencatat bahwasannya minyak PKO sudah
dikirimkan ke pembeli sesuai dengan kontrak pembelian. c.
Jumlah PKO yang dikeluarkan dicatat kembali dan diperbarui kartu persediaan PKO oleh Mandor Gudang dan Timbangan.
Model pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.5. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk PKO
Keluhan yang diperoleh dari aliran informasi aktual di PT. XYZ dapat dilihat pada Tabel 5.1.
Tabel 5.1. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. XYZ
No. Aliran Informasi
Keluhan
1. Pemesanan Bahan
Baku −
Sulitnya koordinasi mengenai jumlah bahan baku yang akan dipesan antara bagian Gudang
dan timbangan dan bagian Tata UsahaKantor
2. Penerimaan Bahan
Baku −
Banyak terjadi kekeliruan dalam pemberian form yang berasal dari supplier ke pabrik
3. Pengeluaran Bahan
Baku −
Lamanya penerimaan bahan baku mengakibatkan pengeluaran bahan baku untuk
produksi sering tertunda
4. Produksi
- Produksi tidak berjalan tepat waktu
menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman produk ke pembeli
5. Pengeluaran
Produk PKO −
Terjadi kekeliruan antara bagian tata usahakantor dan gudang dan timbangan yang
dalam mengeluarkan sejumlah minyak PKO ke pembeli
Sumber : Pengumpulan Data
Secara umum, kebutuhan sistem PT. XYZ membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan
kelancaran aliran informasi antar bagian yang terkait dengan bagian penerimaan dan produksi di setiap bagian yang membutuhkan data dan laporan seperti yang
terlihat pada Tabel 5.2
Tabel 5.2. Kebutuhan Data Setiap User
Sumber : Pengumpulan Data
Terminal setiap user PT. XYZ dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.6. Terminal User PT. XYZ
Uraian dari kebutuhan user berdasarkan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.7.
5.2. Perancangan Sistem
5.2.1. Perancangan Model
Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan
logical model.
5.2.1.1. Perancangan Model Physical System 5.2.1.1.1. Perancangan Proses Bisnis Usulan
Physical system pada proses bisnis digambarkan dengan Business Process Diagram. Usulan proses bisnis penerimaan bahan baku dan produksi di
PT. XYZ dapat dilihat pada Lampiran 3.
5.2.1.1.2. Perancangan Aliran Informasi Usulan
Physical system digambarkan berdasarkan uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di PT. XYZ dengan menerapkan peran komputer. Uraian sistem
aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku
a. Mandor Gudang dan Timbangan menginput data ke form perhitungan bahan
baku yang sudah ada pada program sehingga mengetahui jumlah pemesanan bahan baku dan kemudian menyesuaikannya dengan stok bahan baku.
Kemudian, Mandor Gudang dan Timbangan menginput data ke form pesanan bahan baku untuk mengetahui jumlah bahan baku yang dipesan
dengan jadwal pemesanan bahan baku. Jika bahan baku yang tersedia maka
tidak dilakukan pemesanan, jika tidak mencukupi dengan jumlah pemesanan yang telah dihitung maka dilakukan pemesanan bahan baku dan dapat
dilihat jadawal pemesanannya pada data jadwal pemesanan bahan baku. Mandor Gudang dan Timbangan memberitahukan kepada Asisten Gudang
dan Timbangan agar melakukan pemesanan bahan baku. b.
Asisten Gudang dan Timbangan mengkonfirmasi ke Karyawan Tata UsahaKantor untuk melakukan pemesanan bahan baku. Karyawan Tata
UsahaKantor memberitahukan ke Asisten Tata UsahaKantor untuk melakukan pemesanan bahan baku ke supplier. Asisten Tata UsahaKantor
menghubungi supplier mengenai sejumlah permintaan bahan baku dan tanggal penerimaan bahan baku sampai ke perusahaan. Jika supplier
mensanggupi dalam memenuhi permintaan bahan baku maka akan dilakukan pemesanan bahan baku ke supplier dan pembelian bahan baku
tersebut. c.
Kemudian, Asisten Tata UsahaKantor menginput data ke form pemesanan bahan baku. Asisten Tata UsahaKantor meminta persetujuan kepada
Direktur untuk menyetujui pembayaran bahan baku berdasarkan pemesanan bahan baku ke supplier.
d. Karyawan Tata UsahaKantor dapat mencetak data pemesanan bahan baku
yang telah dilakukan untuk dijadikan laporan pemesanan bahan baku yang kemudian meminta tandatangan persetujuan oleh Direktur.
Flowchart proses pemesanan bahan baku usulan dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Gambar 5.8. Flowchart Proses Pemesanan Bahan Baku Usulan
2. Penerimaan Bahan Baku a.
Supplier mengantarkan bahan baku ke perusahaan dengan membawa surat jalan. Mandor Gudang dan Timbangan menyesuaikan surat jalan yang
dibawa supplier dengan dengan data pemesanan bahan baku perusahaan. b.
Mandor Gudang dan Timbangan menyimpan data penerimaan bahan baku di komputernya dengan menginput data ke form penerimaan bahan baku
dan secara otomatis data stok bahan baku ter-upadate pada komputer dan dapat diterima oleh semua bagian di perusahaan.
Flowchart proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.9.
Gambar 5.9.
Flowchart
Proses Penerimaan Bahan Baku Usulan
3. Pengeluaran Bahan Baku a.
Mandor Produksi siap untuk melakukan produksi, maka Mandor Produksi menginput data pada form perintah produksi untuk melakukan produksi dan
meminta persetujuan ke Asisten Produksi secara lisan. b.
Mandor Gudang dan Timbangan memberitahukan bahwa bahan baku tersedia, maka Mandor Produksi melakukan permintaan bahan baku ke
Mandor Gudang dan Timbangan dengan membuat form perintah produksi untuk meminta bahan baku yang diperlukan saat produksi.
c. Mandor Gudang dan Timbangan menerima form perintah produksi dan
memberikan bahan baku sesuai dengan jumlah bahan baku yang diminta oleh Mandor Produksi.
d. Seiring adanya bahan baku keluar dari gudang, maka Mandor Gudang dan
Timbangan menginput data pada form pengeluaran bahan baku dan secara otomatis data stok bahan baku ter-upadate pada komputer dan dapat
diterima oleh semua bagian di perusahaan. Flowchart proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.10.
Gambar 5.10. Flowchart Proses Pengeluaran Bahan Baku Usulan
4. Produksi Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni:
a. Mandor Produksi menerima sejumlah bahan baku dari Mandor Gudang
dan Timbangan berdasarkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan yang ada di form perintah produksi.
b. Setelah produksi selesai, maka Mandor Produksi memasukkan data hasil
produksi PKO pada form hasil produksi ke komputer dan memberitahukan langsung ke Asisten Produksi mengenai hasil produksi.
c. Kemudian, Mandor Produksi memberitahukan pada Mandor Gudang dan
Timbangan saat produksi telah selesai bahwasannya sejumlah minyak PKO sudah masuk ke tangki timbun.
d. Mandor Gudang dan Timbangan memasukkan data penerimaan PKO pada
form penerimaan PKO dan data stok PKO akan terperbarui melalui
komputer. Data ini terhubung ke bagian Tata UsahaKantor, Direktur dan Produksi melalui komputer.
Flowchart proses produksi dapat dilihat pada Gambar 5.11.
Gambar 5.11. Flowchart Proses Produksi Usulan
5. Pengeluaran Produk PKO a.
Asisten Tata UsahaKantor meminta sejumlah produk PKO kepada Mandor Gudang dan Timbangan berdasarkan kontrak yang telah disetujui
oleh pembeli. b.
Pada saat PKO dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Mandor Gudang dan Timbangan menginput form pengeluaran PKO dan data stok PKO
akan terperbarui di komputer. Flowchart proses pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.12.
Gambar 5.12. Flowchart Proses Pengeluaran Produk PKO Usulan
5.2.1.2. Perancangan Struktur Sistem
