BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data
5.1.1. Uraian Aliran Proses Bisnis Penerimaan Bahan Baku dan Produksi
Proses bisnis aktual yang terkait dengan penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ digambarkan dengan menggunakan Business Process
Diagram dapat dilihat pada Lampiran 2.
5.1.2. Uraian Aliran Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi
Uraian kegiatan dari aliran informasi aktual yang terkait dengan penerimaan bahan baku dan produksi pada perusahaan, yakni:
1. Pemesanan bahan baku
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pemesanan bahan baku, yakni:
a. Mandor Gudang dan Timbangan menyesuaikan perhitungan kebutuhan
bahan baku yang akan dipesan dengan stok bahan baku yang masuk, kemudian Mandor Gudang dan Timbangan memberitahukan kepada
Asisten Gudang dan Timbangan untuk melakukan pemesanan bahan baku. Kemudian, Asisten Gudang dan Timbangan memberitahukan kepada
Karyawan Tata UsahaKantor untuk melakukan pemesanan bahan baku. b.
Selanjutnya,
Karyawan Tata UsahaKantor
memberitahukan ke
Asisten Tata UsahaKantor
untuk melakukan pemesanan sejumlah bahan baku kepada
supplier. Kemudian, Asisten Tata Usaha menghubungi supplier melalui telepon untuk melakukan pemesanan sejumlah bahan baku dan melakukan
pembelian terhadap bahan baku yang dipesan. Pembelian dilakukan apabila jumlah dan tanggal penerimaan bahan baku yang diminta oleh
perusahaan dapat dipenuhi oleh supplier. Jika tidak terpenuhi oleh supplier, maka akan dilakukan pemesanan kepada supplier lainnya untuk
memenuhi kebutuhan bahan baku sesuai dengan tanggal penerimaan bahan baku yang diminta oleh perusahaan.
c. Setelah form pemesanan bahan baku diperiksa oleh Asisten Tata
UsahaKantor, maka form akan diberikan kepada Direktur untuk disetujui dalam memesan bahan baku dan untuk melakukan pembayaran terhadap
sejumlah bahan baku yang sudah dibeli. d.
Setelah menerima persetujuan dari Direktur maka pemesanan bahan baku dilakukan berdasarkan form pemesanan bahan baku yang diberikan kepada
supplier dan duplikasinya akan disimpan oleh Karyawan Tata UsahaKantor dan Direktur.
Model pemesanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.1.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Pemesanan Bahan Baku
2. Penerimaan Bahan Baku
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada penerimaan bahan baku, yakni:
a. Supplier mengantarkan bahan baku yang telah dipesan ke perusahaan
dengan menunjukkan surat jalan dari supplier. Kemudian, Mandor Gudang dan Timbangan menyesuaikan surat jalan yang dibawa oleh supplier
sesuai dengan pemesanan bahan baku yang telah diberikan oleh Karyawan Tata UsahaKantor.
b. Saat bahan baku dapat diterima, Mandor Gudang dan Timbangan mencatat
pada form penerimaan bahan baku terkait jumlah dan tanggal penerimaan bahan baku. Form penerimaan bahan baku ini diduplikasi sebanyak 1
rangkap, yang asli diberikan ke Mandor Gudang dan Timbangan, sementara duplikasinya diberikan ke supplier.
c. Mandor Gudang dan Timbangan memperbarui kartu persediaan bahan
baku dikarenakan adanya sejumlah bahan baku yang masuk ke gudang bahan baku dan menyerahkan form penerimaan bahan baku ke Karyawan
Tata UsahaKantor. Model penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.2. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Bahan Baku
3. Pengeluaran bahan baku
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pengeluaran bahan baku, yakni:
a. Jika bagian produksi siap untuk melakukan kegiatan produksi, maka
Mandor Produksi membuat form perintah produksi untuk melakukan kegiatan produksi dan memberikan form tersebut ke Asisten Produksi
untuk diperiksa dan disetujui. Proses produksi pun dimulai setelah berkoordinasi dengan Mandor Gudang dan Timbangan dan mengetahui
jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi yang sudah tersedia.
b. Jika bahan baku sudah tersedia, maka Mandor Produksi melakukan
permintaan bahan baku ke Mandor Gudang dan Timbangan dengan membuat form perintah produksi yang berisikan tanggal dan jumlah bahan
baku yang dibutuhkan untuk produksi secara berkala. c.
Mandor Gudang dan Timbangan menerima form perintah produksi dan mengisi form pengeluaran bahan baku sesuai dengan jumlah bahan baku
yang diminta oleh Mandor Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka Mandor Gudang dan Timbangan meminta ke Karyawan Tata
UsahaKantor untuk melakukan pemesanan bahan baku sesuai dengan kebutuhan permintaan produksi.
d. Mandor Gudang dan Timbangan melakukan pembaruan kartu persediaan
bahan baku secara berkala disebabkan adanya penggunaan bahan baku oleh Mandor Produksi berdasarkan form perintah produksi. Bahan baku
Kategori