pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, laporan, buah pikiran lainnya yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Menurut Martono 1990: 24, surat adalah buah pikiran pejabatperorangan yang dituangkan di kertas dan diserahkan ke pihak lain dengan harapan memperoleh
tanggapan positif dari pihak penerima surat. Bratawidjaja 1990:5 juga mengungkapkan hal yang sama bahwa surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah
alat atau sarana untuk menyampaikan pesan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan, undangan, sanggahan, dan
sebagainya.
b. Fungsi Surat
Surat masih penting perannya dalam komunikasi, baik untuk kepentingan pribadi maupun kelompok. Secara umum surat berfungsi sebagai media komunikasi.
Menurut Martono 1990: 11 – 15, fungsi surat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Surat sebagai media komunikasi, artinya surat merupakan penghubung antara penulis surat dan penerima surat yang di dalamnya terdapat pesan yang dapat
disampaikan dan diterima sehingga komunikasi dapat berjalan.
b. Surat sebagai dokumen tertulis, artinya surat dapat digunakan dan dijadikan sebagai alat pembuktian dan memperkuat keterangan atau informasi.
c. Surat sebagai wakil duta, artinya surat dapat dijadikan duta atau wakil penulis. Pesan yang akan disampaikan langsung pada penerima surat dapat melalui
surat sehingga dapat dikatakan surat sebagai pengganti pengirim surat. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi surat
berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis serta dokumentasi oleh penulis maupun pengirim. Selain itu, fungsi surat juga untuk memperpendek jarak antara pengirim
dan penerima surat.
c. Penggolongan Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal berbagai jenis surat. Surat-surat dapat diklasifikasi menjadi beberapa jenis berdasarkan segi-segi tertentu, yang
meliputi: a menurut isi, maksud dan tujuan penulisan surat, b wujudnya, c urgensi penyelesaian, d tata aliran surat, dan d cara pengirimannya. Menurut
Bratawidjaja 1990:6, secara garis besar ada enam penggolongan surat, yaitu: a. Menurut isinya dan asal atau pengirimnya surat dibedakan atas tiga macam:
1 Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk kepentingann kedinasan, baik dinas maupun dinas swasta.
2 Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam perniagaan atau bisnis.
