yang berisikan tentang masalah kedinasan dan kepemerintahan yang ditulis oleh instansi pemerintahan dan ditujukan kepada instansi lain, perorangan, dan organisasi
tertentu dan ditulis menggunakan bahasa ragam resmi.
2.2.4 Surat Undangan Dinas
2.2.4.1 Pengertian Surat Undangan
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan
waktu yang telah ditentukan Bratawidjaja, 1982: 143. Menurut Kosasih 2003:19, surat undangan adalah surat yang berisikan ajakan atau permintaan agar orang yang
dikirimi surat turut serta pada kegiatan yang akan diadakan oleh pengirim surat atau diminta menghadiri sebuah acara tertentu. Dari kedua pendapat tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa surat undangan dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atapun swasta yang ditujukan kepada instansi ataupun perorangan yang
berisikan undangan untuk mengakhiri suatu acara yang bersifat kedinasan atau resmi.
1.2.4.2 Fungsi Surat Undangan Dinas
Pada dasarnya fungsi surat undangan sama dengan fungsi surat pada umum hanya lebih spesifik pada hal yang berhubungan dengan kedinasan. Untuk lebih
jelasnya fungsi undangan dinas menurut Martono 1990:11 – 13 adalah sebagai
berikut.
1 Surat undangan dinas berfungsi untuk mengundang atau memberitahukan
kepada seseorang, atau instansi untuk menghadiri sebuah acara yang bersifat kedinasan atau resmi.
2 Surat undangan dinas berfungsi sebagai dokumen tertulis artinya, surat
tersebut dapat dijadikan dan digunakan sebagai alat pembuktian atau arsip untuk kepentingan kedinasan pengirim surat.
3 Surat undangan dinas dapat digunakan untuk mengundang seseorang.
Undangan yang akan disampaikan langsung pada penerima surat dapat diganti dengan surat tersebut sehingga dapat dikatakan surat sebagai pengganti
pegirim surat.
3.2.4.3 Bagian-bagian Surat Undangan
Surat undangan dinas mempunyai sembilan bagian, yaitu kop atau kepala surat, tanggal surat, nomor surat, hal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat,
salam penutup, nama dan tanda tangan penulis. Bagian-bagian tersebut jika dilihat sekilas sama denganbagian-bagian surat dinas lainnya, namun demikian ada yang
membedakan, yaitu pada bagian isi surat. Isi surat undangan dinas memuat keterangan unsur-unsur untuk mengundang yaitu hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara. Di bawah ini dijelaskan mengenai tiap-tiap bagian surat undangan dinas.
Penjelasan dibedakan menjadi dua macam yaitu berdasarkan letak dan isinya, yang dimaksud berdasarkan letak yaitu penempatan letak-letak bagian surat undangan
dinas yang biasa digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas. Berdasarkan isinya yaitu lebih menekankan pada aspek kebahasaan.
1. Kepala Surat Setiap surat dinas yang dikeluarkan oleh instansi pasti mencantumkan kepala
surat tidak terkecuali surat undangan dinas. Kepala surat berguna untuk mengetahui nama dan alamat instansi yang mengirim surat.
a. Letak Kepala Surat
Kepala surat undangan dinas terletak di bagian tengah atas halaman surat. b.
Isi Kepala Surat Kepala surat undangan dinas berisi nama instansi dan alamat lengkap instansi
alamat, nomor telepon, kode pos. Hal-hal yang diperlu diperhatikan dalam penyusunan kepala surat adalah
a. Kepala surat disusun secara lengkap nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan kotak pos
b. Nama instansi dan alamat ditulis dengan huruf kapital. c. Tidak ada penyingkatan dalam penulisannya.
2. Tanggal Surat Tanggal surat adalah tanggal pembuatan surat. Tanggal surat undangan dinas
penulisannya sama dengan surat-surat dinas lainnya. a.
Letak Tanggal Surat
Tanggal surat undangan dinas terletak di bagian kanan atas halaman surat atau sejajar dengan nomor surat.
b. Isi Tanggal Surat Tanggal Surat undangan dinas berisi tanggal, bulan, dan tahun pembuatan
surat. Dengan ketentuan sebagai berikut. a. Kata tanggal dan nama tempat atau instansi pada saat pembuatan surat tidak
perlu ditulis. b. Penulisan bulan padasaat pembuatan surat ditulis lengkap.
c. Nama bulan ditulis dengan huruf, huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital. d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
Contohnya: 20 Agustus 2014 3. Nomor Surat
Surat undangan dinas yang dikeluarkan oleh sebuah instansi diantaranya berguna untuk memudahkan dalam pengarsipan dan mengetahui banyaknya surat
yang keluar Kosasih, 2003:22. a. Letak Nomor Surat
Nomor surat terletak di sebelah kiri atas setelah kepala surat atau sejajar dengan tanggal surat.
b. Isi Nomor Surat Nomor surat berisi nomor urut surat yang dikeluarkan, kode surat, angka bulan,
angka tahun, dengan ketentuan sebagai berikut. a. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital, jika disingkat ditulis
dengan tanda titik. b. Kata nomordiikuti tanda titik dua.
c. Angka bulan ditulis dengan angka dan angka tahun ditulis lengkap. d. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
Contoh: Nomor: 01SMKX2014 4. Hal Surat
a. Letak Hal Surat Hal surat terletak di sebelah kiri atas halaman surat dan di bawah nomor surat.
b. Hal Surat Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat adalah sebagai
berikut. a. Huruf awal kata halditulis dengan huruf kapital.
b. Satuan kata yang digunakan untuk menyatakan hal surat jelas dan singkat. c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dua.
Contoh : Hal : Undangan
5. Alamat Surat Alamat surat biasanya ada dua macam yaitu alamat luar dan alamat dalam.
Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat, sedangkan alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada bagian kertas surat. Pada penelitian ini hanya
menggunakan alamat dalam karena penelitian ini hanya menulis surat undangan dinas tidak disertai dengan penggunaan sampul surat.
a. Letak Alamat Surat
Alamat surat terletak di bagian kiri surat, di bawah hal surat. Penulisan alamat surat diberi jarak atau spasi antara hal surat dan salam pembuka surat.
b. Isi Alamat Surat
Alamat surat berisi alamat yang lengkap pihak yang akan ingin dituju atau penerima surat. Hal-hal yang diperlu diperhatikan dalam menulis alamat surat
adalah a. Satuan yang terhormat disingkat Yth …..
b. Huruf awal Yth dan kata sapaan bapak ibu ditulis dengan hurus kapital. c. Kata kepada tidak perlu ditulis.
d. Pada akhir alamat surat tidak diberi tanda titik . . Contoh : Yth
BapakIbu wali murid SMK Negeri 1 Bantul
6. Salam Pembuka Salam pembuka surat berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang
dituju. a.
Salam pembuka terletak di sebelah kiri bagian surat antara alamat surat dan isi surat. Jarak antara salam pembuka dan alamat surat lebih besar dari pada
jarak-jarak bagian surat yang lainnya. Penulisan salam tidak menjorok ke dalam sejajar dengan bagian surat yang lain Kosasih, 2003:29.
b. Isi Salam Pembuka
Salam pembuka berisi salam pembuka untuk mengawali pembicaraan lewat surat. Hal-hal yang diperlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka
adalah a. Kata yang biasa digunakan dalam salam pembuka adalah Dengan
Hormat, b. Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
c. Penulisan salam pembuka diikuti tanda koma , . Contoh : Dengan Hormat,
7. Isi Surat Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan
tempat segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Panjang pendek isi surat bergantung pada banyak atau sedikitnya persoalan yang ingin disampaikan.
Jika persoalan yang ingin disampaikan banyak, maka isi menjadi panjang dan jika isi surat yang hendak disampaikan sedikit, maka isi surat menjadi pendek Kosasih,
2003:51. Surat yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah surat undangan dinas. Jenis surat ini tidak memerlukan isi yang panjang karena isi surat tersebut hanya
mengundang untuk menghadiri suatu acara. a.
Letak Isi Surat Isi surat terletak di bagian tengah surat. Isi surat dinas biasanya dibagi
menjadi tiga bagian yaitu alinea pembuka, alinea isi, dan alenia penutup. b.
Isi Surat Surat undangan dinas biasanya tidak menggunakan alinea pembuka karena
kalimat yang digunakan dalam surat undangan dinas adalah kalimat yang singkat dan jelas. Sabariyanto, 1998:117.
Isi surat undangan dinas adalah sebagai berikut. a. Isi surat terdiri atas kalimat pembuka, isi surat hari, tanggal, waktu,
tempat, dan acara serta kalimat penutup. b. Isi surat mudah dipahami, sederhana, dan logis.
c. Struktur kalimat jelas sesuai dengan struktur kalimat surat dinas pada umunya.
d. Huruf awal pada kata hari, tanggal, waktu, tempat dan acara. e. Kata-kata yang digunakan adalah kata-kata yang tepat, umum, dan
bermakna halus.
f. Kata dan kalimat yang digunakan sesuai dengan EYD. g. Setelah kata pada tidak memakai tanda titik dua :.
Contoh : Dengan surat ini kami mengharapkan kehadiran BapakIbu pada
hari : Sabtu
tanggal : 21 Desember 2014
pukul : 10.00 WIB
acara : rapat membahasan jam pelajaran
Atas perhatian kami ucapkan terima kasih. Sabariyanto, 1998:323
8. Salam Penutup Salam penutup berfungsi sebagai penutup pembicaraan melalui surat.
a. Letak Salam Penutup
Salam penutup terletak di sebelah kanan bawah halaman surat, di atas jabatan dan tanda pengirim surat.
b. Isi Salam Penutup
Salam penutup berisi salam untuk menutup pembicaraan. Salam penutup hendaknya disesuaikan dengan pembuka surat. Jika salam pembuka dengan
hormat maka salam penutupnya hormat saya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat undangaan dinas adalah sebagai berikut.
a. Kata yang biasa digunakan adalah hormat sayakami. b. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan kata salam penutup diikut dengan tanda koma.
9. Nama dan Tanda tangan Pengirim Keresmian surat dinas lebih kuat dan sah jika surat itu telah ditandatangani dan
disertai nama lengkap pengirim surat. a.
Letak nama dan Tanda Tangan Pengirim Nama dan tanda tangan pengirim terletak di bagian kanan bawah halaman
surat di bawah salam penutup. b.
Isi nama dan Tanda Tangan Pengirim Nama dan tanda tangan pengirim berisi nama lengkap pengirim surat. Dalam
penelitian ini nama dan tanda tangan yang digunakan adalah nama dan tanda tangan kepala sekolah. Hal-hal yang perlu diperhatikan Dalam penulisan
nama dan tanda tangan penulis adalah a. Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
b. Nama pengirim tidak digarisbawahi dan tidak berada dalam tanda kurung. c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d. Tanda tangan pengirim terletak di antara jabatan dan nama pengirim. 1.2.5.2
Bentuk Surat Undangan Dinas Bentuk surat adalah susunan atau letak bagian-bagian surat. Masing-masing
bentuk surat mempunyai peranan yang penting untuk menjadi bahan identifikasi atau petunjuk untuk memproses surat itu sendiri. Ada berbagai macam bentuk surat,
diantaranya 1 bentuk lurus, 2 bentuk setengah lurus, 3 bentuk resmi Indonesia lama, 4 bentuk Indonesia baru, dan 5 bentuk lekuk Kosasih, 2003: 43.
Bentuk surat yang efisien dan sesuai dengan surat undangan dinas adalah bentuk lurus karena tanggal surat berada pada bagian kanan demikian juga dengan
salam penutup dan nama pengirim terletak pada bagian kanan bawah. Untuk mengetahui koefisien bentuk surat ada tolok ukur yang dapat dipertimbangkan yaitu
kemudahan pembuatan dan kemampuan untuk memuat informasi. Bentuk lurus dapat dibuat dengan mudah dan dapat memuat infromasi yang cukup banyak Sabariyanto,
1998:320-322. Keterangan gambar :
1. Kop Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Hal Surat
5. Alamat Surat
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Sampul Penutup
9. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
1
3 2 4
5 6
7
8 9
2.2.2.5 Bahasa Surat Undangan Dinas
Bahasa surat undangan dinas termasuk dalam bahasa tulis. Umumnya bahasa surat lebih komunikatif karena dipakai sebagai alat komunikasi yang relatif lebih
singkat dan jelas. Oleh karena itu, sebelum menulis surat penulis harus mempertimbangkan baik-baik susunan kalimat, pilihan kata serta artinya, dan ejaan
atau punguitasi yang mendukung penyampaian makna. Bahasa surat berperan penting dalam penulisan surat undangan dinas karena
bahasa surat merupakan hal yang berbeda dengan bahasa lisan. Bahasa lisan lebih mudah dipahami dari pada bahasa tulis karena nada dan informasi dapat langsung
didengar dan dimengerti oleh lawan bicara. Berkaitan dengan bahasa tulis dalam penulisan surat undangan dinas, ada
beberapa aspek kebahasaan yang perlu diperhatikan, yaitu 1 penyusunan kalimat, 2 pilihan kata, dan 3 penggunaan ejaan.
1 Penyusunan Kalimat
Kalimat merupakan salah satu alat untuk menyampaikan pesan kepada orang lain Sabariyanto, 1998:21. Kalimat harus mengungkapkan fakta, perasaan, sikap, dan
isi pikiran penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif, agar pesan yang disampaikan lewat surat mudah dimengerti orang lain. Kalimat efektif adalah
kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat dan baik. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan kalimat diantaranya adalah:
a. Kesatuan Gagasan
Kalimat surat yang baik harus memperhatikan kesatuan gagasan. Banyaknya gagasan dalam kalimat dapat menyebabkan makna kalimat tidak
jelas.Hendaknya satu gagasan dituangkan dalam satu paragraf dan dalam satu paragraf terdapat satu gagasan utama dan kalimat penjelas.
Contoh :Dengan surat ini kami mengundang BapakIbu wali murid untuk menghadiri rapat guna membicarakan ujian akhir semester.
Kalimat di atas mengemukakan dua hal yang berbeda, bagian pertama membicarakan tentang ujian akhir semester dan kedua undangan rapat bagi wali
murid, kedua kalimat tersebut seharusnya ditempatkan dalam kalimat terpisah Kosasih, 2003:61.
b. Kesatuan Susunan
Kesatuan susunan adalah hubungan yang jelas antara unsur-unsur kalimat, yaitu kata yang satu dengan kata yang lain lebih sering dipakai istilah
hubungan antara subjek, predikat, dan objek dan unsur-unsur yang lain. Hubungan antara unsur-unsur itu terjalin dengan benar. Kalimat yang terbentuk
akan mengandung kesatuan susunan, sehingga pesan dari kalimat itu dapat dimengeri oleh pembaca.
Contoh :Dengan surat ini – undang – BapakIbu
K P
S
Contoh kalimat di atas mempunyai tiga fungsi yaitu Keterangan K dengan surat ini, Predikat P undang, Subjek S BapakIbu. Bentuk kalimat di
atas merupakan kalimat majemuk yang terbentuk inverse, yaitu kalimat yang predikatnya terletak pada bagian depan subjek Sabariyanto, 1998:20.
c. Kelogisan
Kalimat dalam surat undangan dinas harus dapat diterima akal, karena kalimat-kalimat tersebut merupakan perwujudan pikiran orang. Oleh karena itu,
pesan kalimat harus logis, penyusunan kata-kata dalam kalimat harus baik. Contoh : Dengan surat ini kami mengundang BapakIbu wali murid pada
hari Selasa tanggal 19 Agustus 2014, pukul 09.30, bertempat di ruangan aula SMK Negeri 1 Bantul, acara membahas ujian akhir ujian akhir
semester. Kata undang dalam kalimat di atas bermakna mengharap kehadiran.
Berdasarkan maknanya, penggunaan kata itu sudah benar sehingga kalimat itu sudah logis karena pesannya dapat diterima nalar.
d. Kehematan
Penulis surat hendaknya menggunakan kata secara efisien. Penggunaan kata-kata yang berlebihan, kalimat yang bertele-tele, dan tidak lengkap sering
menyebabkan informasi yang ditangkap keliru dan membingungkan.
Dalam alamat surat tentunya sudah disebutkan bahwa surat itu ditujukan kepada orang tuawali murid kelas XI. Dengan demikian, kata orang
tuawali murid kelas XI tidak perlu diulangi.Kalimat tersebut cukup ditulis kehadiran saudara sangat kami harapkan Kosasih, dkk, 2003:681.
1. Pemilihan Kata
Pemilihan kata adalah proses memilih kata-kata yang dipergunakan untuk menyusun kalimat surat dan bagian-bagian surat lain dalam surat undangan dinas
Sabariyanto, 1998:14. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan kata surat undangan dinas adalah sebagai berikut.
a. Ketepatan
Seseorang dikatakan dapat memilih kata dengan tepat apabila kata yang dipilihnya dapat digunakan untuk melambangkan idenya secara utuh.
Contoh : Dengan surat ini kami beritahukan bah wa pada…
Isi contoh kalimat di atas adalah ingin memberitahukan sesuatu hal pada orang lain Sabariyanto, 1998: 14.
b. Kebakuan
Surat undangan dinas bersifat resmi. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam surat undangan dinas harus beragam baku. Ciri-ciri kata
baku adalah sebagai berikut. 1.
Tidak dipengaruhi bahasa daerah 2.
Tidak dipengaruhi bahasa asing. 3.
Bukan merupakan ragam percakapan c.
Keumuman Kata-kata yang digunakan dalam surat resmi adalah kata-kata yang
dimengerti oleh masyarakat pada umumnya jangan digunakan, sedangkan kata-kata yang kurang dimengeri oleh masyarakat umumnya digunakan.
Contoh : Dengan surat ini kami mengundang BapakIbu wali murid pada…
Kalimat di atas merupakan kata-kata yang sudah umum digunakan dan dimengerti oleh masyarakat.
d. Kehematan
Kata-kata yang digunakan dalam meyusun kalimat harus berdasarkan pada prinsip kehematan dalam pemakaian kata, bukan penghematan
pemakaian huruf.Sabariyanto, 1998: 18. Kata-kata yang digunakan tidak berfungsi harus ditiadakan. Penulisan surat jangan terlalu boros dalam
menggunakan kata Sabariyanto, 1998:19.
Contoh : Atas perhatiannya kami ucapkan banyak-banyak terima kasih.
Kalimat di atas merupakan pemborosan kata, dalam penggunaan kata seharusnya cukup dengan Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
e. Kehalusan
Kehalusan makna adalah sifat-sifat yang dikandung makna kata atau kesopanan makna kata. Kata-kata yang digunakan dalam surat dinas harus
mengandung kehalusan makna. Kata-kata yang mengandung makna kasar dihindarkan.
Contoh : Dengan surat ini kami mengundang BapakIbu wali murid 2.
Penggunaan Ejaan Ejaan tidak hanya berkenaan dengan penggunaan tanda baca, tetapi juga
berkaitan dengan pemakaian huruf dan penulisan kata. Di bawah ini akan beberapa penggunaan ejaan yang berkaitan dengan penulisan surat undangan
dinas. a.
Penulisan huruf b.
Pemakaian huruf kapital dan huruf miring c.
Penulisan kata d.
Pemakaian tanda baca
2.2.2.6 Keterampilan Menulis Surat Undangan Dinas
Salah satu keterampilan menulis adalah menulis surat. Menulis surat sama dengan kegiatan menulis lainnya yang memerlukan pengetahuan tentang surat-
menyurat. Agar dapat menulis surat dengan baik maka perlu latihan dan pemahaman yang cukup mengenai surat-menyurat. Menulis surat merupakan kegiatan menulis
untuk dapat berkomunikasi atau menyampaikan informasi kepada orang lain. Penulis surat harus dapat menghasilkan tulisan yang dapat dipahami oleh pembaca surat.
Antara penulis dan pembaca surat harus mempunyai kesamaan pemahaman tentang isi surat tersebut. Jika pembaca surat dapat memahami isi surat sama dengan penulis
surat, maka maksud dan tujuan penluis surat dapat tercapai. Penelitian ini mengkhususkan pada jenis surat undangan dinas. Surat ini
banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari baik digunakan dalam instansi pemerintahan maupun swasta, jenis ini juga sering digunakan dalam instansi
pendidikan. Menulis surat undangan dinas yang baik tidak mudah dan ada syarat yang
harus dipenuhi. Penulis surat harus menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas agar mampu menyusun surat dengan baik dan menarik. Kriteria surat yang
baik adalah sebagai berikut.
1 Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan
peraturan menulis surat. Untuk itu penulis harus memahami bentuk dan jenis surat yang akan digunakan.
2 Kalimat yang digunakan adalah kalimat yang sederhana, lugas, dan mudah
dipahami pembaca. Kata-kata yang digunakan adalah kata-kata yang jelas tepat, hemat, dan tidak ambigu, serta sesuai dengan tata bahasa Indonesia.
3 Nada bahasa yang digunakan sopan, hormat, dan tidak menyinggung
pembaca surat. Dalam menulis surat hendaknya penulis bersikap seolah- olah sedang berbicara dengan pembaca surat.
4 Surat hendaknya tidak terlalu panjang. Surat yang pendek lebih memberi
manfaat, misalnya praktis, singkat, dan menghindarkan dari salah pengertian.
5 Surat yang bersih dan rapi dalam penulisan, usahakan jangan ada
kesalahan tulisan Bratawidjaja, 1982:14.
2.2.4 Kerangka Berpikir
Pengetahuan surat-menyurat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pengetahuan tentang bahasa surat, penulisan surat, pengiriman dan penerimaan surat. Pengetahuan
tentang bahasa mencakup sifat bahasanya dan berbagai aspek pengetahuan kebahasaan yang diperlukan. Pengetahuan tentang penulisan surat mencakup bentuk-
bentuk surat, bagian-bagian surat, sistematika penulisan surat dan jenis-jenisnya beserta penulisannya. Dikatakan mampu menguasai pengetahuan surat-menyurat
apabila siswa menguasai pengertian surat-menyurat, fungsi surat-menyurat, bagian- bagian surat, sistematika penulisan surat, pengunaan ejaan tanda baca, dan
menyunting surat berdasarkan ejaan, pilihan kata, dan kalimat. Pembelajaran pengetahuan surat-menyurat sudah diajarkan di kelas XI Jurusan
Administrasi Perkantoran SMK Negeri 1 Bantul selama satu semester yaitu pada mata pelajaran Korespondensi semester dua. Pengetahuan surat-menyurat yang sudah
dikuasai siswa meliputi pengertian surat-menyurat, fungsi surat-menyurat, tata penulisan surat, layout surat, isi surat, penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa.
Pada dasarnya surat adalah alat komunikasi jarak jauh antar manusia dengan mempergunakan bahasa tulis dengan secarik kertas sebagai sarananya yang berfungsi
sebagai sumber informasi bagi suatu perusahaan atau organisasi. Surat dinas adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang
lain yang berisikan tentang masalah kedinasaan dan kepemerintahan yang ditulis oleh instansi dan ditujukan kepada instansi lain, perorangan atau organisasi tertentu, dan
ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Menulis merupakan salah satu kompetensi kebahasaan yang akan dicapai pada
kurikulum mata pelajaran Korespondensi kelas XI. Salah satu kompentesi yang termuat dalam aspek menulis adalah menulis surat dinas. Siswa dikatakan mampu
menulis surat apabila surat yang dibuat siswa sesuai dengan sistematika penulisan surat yaitu sesuai dengan kepala surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, penulisan
nomor surat, lampiran dan perihal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama dan tanda tangan, penggunaan ejaan, dan bahasa surat.
Setelah mendapatkan pembelajaran pengetahuan surat-menyurat dan menulis surat dinas secara khusus pada mata pelajaran Korespondensi, maka tingkat
keterampilan menulis surat siswa semakin meningkat, karena mereka sudah mendapatkan bekal pengetahuan surat-menyurat.
Pengetahuan tentang surat-menyurat termasuk dalam teori menulis surat. Dengan demikian, kegiatan praktik menulis surat merupakan manifestasi dari teori
pengetahuan surat-menyurat yang menjadi modal dasar dalam kegiatan praktik menulis surat dinas. Hal ini dapat dikatakan antara praktik menulis surat dan teori
surat-menyurat itu saling melengkapi, sebab dengan mengenalkan teori surat- menyurat akan membantu siswa dalam menulis surat dengan baik. Penguasaan
pengetahuan surat-menyurat yang memadai memungkinkan seseorang dapat menulis surat dengan baik.
Bagan 1.1 Kerangka Berpikir
2.4 Hipotesis Penelitian
Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap masalah, atau sub masalah yang diteliti, dijabarkan dari landasan teori tetapi juga diuji Sukmadinata, 2011:305.
Berdasarkan kerangka berpikir di atas, maka hipotesis yang diajukan sebagai berikut. 1
Siswa kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran SMK Negeri 1 Bantul mempunyai pengetahuan surat-menyurat yang baik.
2 Siswa kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran SMK Negeri 1 Bantul
mempunyai kerampilan menulis surat undangan dinas yang baik. 3
Ada korelasi antara pengetahuan surat-menyurat dan kerampilan menulis surat undangan dinas siswa kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran SMK Negeri
1 Bantul. Pengetahuan
Surat-Menyurat X1 Keterampilan menulis
surat undangan dinas X2
Kolelasi antara pengetahuan surat-menyurat dengan keterampilan menulis
surat undangan dinas Y
48
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis dan Metode Penelitian
Penelitian ini termasuk penelitian kuantitatif, karena data yang diperoleh dan data yang disajikan dalam penelitian ini berupa angka atau skor. Angka atau skor
yang dimaksud di sini adalah skor hasil tes pengetahuan surat-menyurat siswa dan skor hasil tes keterampilan menulis surat undangan dinas. Hal itu sesuai dengan
pendapat Arikunto 2006: 12, bahwa penelitian kuantitatif adalah penelitian yang banyak dituntut menggunakan angka, mulai dari pengumpulan data, penafsiran
terhadap data itu serta penampilan hasilnya. Penelitian ini juga termasuk jenis penelitian korelasional, karena dalam
penelitian ini peneliti mendeskripsikan ada tidaknya korelasi antara variabel bebas: pengetahuan surat-menyurat dengan variabel terikat: keterampilan menulis surat
dinas. Hal itu sesuai dengan pendapat Arikunto 2005:247, bahwa penelitian korelasional bertujuan untuk menemukan ada tidaknya hubungan dan apabila ada,
berapa eratnya hubungan serta mengungkapkan berarti tidaknya hubungan itu. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui ada tidaknya korelasi antara pengetahuan
surat-menyurat dengan keterampilan menulis surat undangan dinas siswa kelas XI Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK Negeri 1 Bantul Tahun Ajaran 20142015.
3.2 Populasi dan Sampel Penelitian
3.2.1 Populasi penelitian
Adapun yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah siswa kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran SMK Negeri 1 Bantul tahun ajaran 20142015.
Jumlah siswa kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran SMK Negeri 1 Bantul ini sebanyak 65 siswa yang terdiri dua kelas yaitu:
a. Kelas Administrasi Perkantoran 1 sebanyak 33 siswa,
b. Kelas Administrasi Perkantoran 2 sebanyak 32 siswa.
3.2.2 Sampel Penelitian
Sampel penelitian ini diambil dari seluruh jumlah populasi, yaitu 65 siswa. Jadi jumlah sampel penelitian sebanyak 65 siswa. Menurut Arikunto 2013:172-
173,penelitian ini juga termasuk dalam penelitian populasi, karena mengambil seluruh jumlah subjek penelitian. Objek pada populasi diteliti dan hasilnya dianalisis.
Hasil analisis kemudian disimpulkan dan kesimpulan tersebut berlaku untuk seluruh populasi.
3.3 Teknik Pengumpulan Data
Data yang diperoleh dalam penelitian ini ada dua macam, yaitu data yang diperoleh dari tes pilihan ganda untuk tes pengetahuan surat-menyurat dan data yang
diperoleh dari tes tertulis untuk tes keterampilan menulis undangansurat dinas. langkah-langkah pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.
