49 fluktuatif. Hingga saat ini sistem ini masih berjalan dengan baik dan tidak ada
masalah yang berarti. Untuk bahan kemas, perusahaan juga tidak mengalami hambatan karena leadtime dari pemasok bahan kemas masih sesuai dengan
kesepakatan antara perusahaan dengan pemasok. Untuk bahan baku terutama skim, perusahaan perlu untuk menyiapkan
persediaan karena saat ini perusahaan masih mengalami kesulitan karena bahan baku ini sering sekali stock out. Hal ini tentu saja dapat menghambat produksi
yang sudah direncanakan dan pada akhirnya perusahaan akan mengalami kerugian. Untuk itu keberadaan persediaan pengaman sangat diperlukan.
Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan baku out of
stock di saat perusahaan mengalami lonjakan permintaan yang tinggi dan leadtime yang tidak pasti. Secara teoritis, jumlah barang yang disediakan unt uk
keperluan persediaan pengaman ini haruslah ditentukan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan bahwa biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menahan sejumlah barang tertentu akan sesuai dengan kerugian yang ditimbulkan
akibat stock out ini.
6.3. Manajemen Penggudangan
Untuk mengatur arus bahan secara sistematis sehingga tidak ada keterlambatan dibutuhkan suatu sistem penggudangan yang baik. Penggudangan
di PT X bertanggung jawab dalam menjamin kualitas dan kuantitas dari bahan baku dan produk jadi. Penggudangan di PT X terbagi atas empat bagian yang
mempunyai fungsi masing- masing yang khas, yaitu gudang bahan baku, gudang
50 barang jadi, gudang kemas dan gudang pengembalian. Dalam hal ini yang akan
dijabarkan lebih lanjut adalah gudang bahan baku. Gudang bahan baku mempunyai tiga fungsi utama yaitu penerimaan bahan
baku, penyimpanan bahan baku dan persiapan produksi. Masing- masing fungsi tersebut dilaksanakan pada kawasan atau area tertentu. Area di gudang baku ini
terbagi menjadi tiga bagian yaitu area umum, area persiapan dan area karantina. Area umum adalah daerah tempat menyimpan barang-barang secara umum, baik
yang sudah diperiksa maupun yang belum diperiksa oleh Quality Control QC. Area persiapan adalah daerah khusus untuk menyimpan barang yang akan dipakai
untuk suatu order tertentu. Pada area ini barang-barang yang disimpan sudah melalui proses pemeriksaan oleh QC. Area karantina adalah daerah tempat
menyimpan barang-barang yang menunggu hasil pemeriksaan dengan berstatus tahanan sementara.
Pada saat bahan baku datang, pengendali persediaan menerima surat jalan dari pemasok untuk kemudian diperiksa kesesuaian jenis dan jumlah barang yang
dikirim dengan yang dipesan. Jika barang ditolak karena tidak sesuai dengan spesifikasi atau jumlahnya, pengendali persediaan memberikan informasi pada
penyelia logistik untuk segera dikembalikan ke pemasok. Jika barang diterima, pengendali persediaan akan menandatangani surat jalan sebagai tanda barang
diterima. Barang tersebut kemudian diturunkan dan selanjutnya diletakkan di atas palet yang bersih, kokoh dan kering dan disusun dengan rapi terkecuali untuk
bahan baku yang disimpan dalam drum, rak dan freezer. Bahan baku yang telah diterima kemudian diberi label identitas pada
kemasannya masing- masing. Label identitas menyebutkan kode komputer dan
51 tanggal kedatanga n untuk memudahkan telusur bahan. Bahan baku juga akan
diambil sampel untuk diperiksa oleh QC. Berdasarkan status pemeriksaan diberikan label status oleh QC untuk membedakan bahan baku yang belum
diperiksa, ditahan, dan ditolak. Bahan baku yang telah diterima dari pemasok disimpan di dalam area umum
sesuai dengan karakteristik bahan baku tersebut. Untuk bahan baku yang membutuhkan tingkat suhu dan kelembaban tertentu akan disimpan di dalam
ruang AC dimana suhu dan kelembabannya dapat diatur. Untuk bahan ya ng berada dalam ruangan ini dilakukan pencatatan suhu dan kelembaban ruangan
dalam form yang telah disediakan untuk memantau agar suhu dan kelembaban yang dibutuhkan tetap terjaga.
PT X memerlukan kurang lebih 160 jenis bahan baku untuk menghasilkan produk nya. Untuk itu perlu kecermatan dan kerapihan dalam penyimpanan
sehingga lokasi penyimpanan barang menjadi jelas dan mudah dicari. Penempatan bahan baku flavour dan non flavour dipisahkan ruang penyimpanannya untuk
menghindari kontaminasi antar bahan baku. Bahan baku ini diperiksa secara berkala untuk menjamin kondisi barang dan umur penyimpanan tetap dalam
keadaan yang diinginkan. Dalam inventory flow proses, sistem yang digunakan adalah first in first out
FIFO. Bahan yang masuk terlebih dahulu akan digunakan untuk kebutuhan produksi. Dengan menggunakan sistem ini proses kerusakan bahan dapat
diminimalisasi karena bahan baku tidak sempat tersimpan lama dalam gudang ditambah dengan asumsi barang yang terakhir datang merupakan produksi terbaru
52 dari pemasok. Namun penggunaan sistem ini membutuhkan layout gudang yang
baik yang dapat memudahkan bahan baku keluar masuk. Untuk persiapan produksi, bahan baku dipersiapkan di area persiapan yaitu
daerah khusus untuk menyimpan barang yang akan dipakai untuk suatu pemesanan tertentu. Dalam ruang persiapan ini dilakukan pemisahan bahan baku
yang digunakan untuk pembuatan satu produk dengan produk lainnya. Bahan baku ini kemudian ditimbang sesuai dengan formula untuk kemudian diserahkan
ke bagian produksi. Selain gudang baku, PT X juga memiliki gudang kemas, gudang retur, dan
gudang produk jadi. Gudang kemas digunakan untuk menyimpan bahan kemas, baik bahan kemas primer, sekunder dan tersier yang terdiri atas roll, dus dan box.
Gudang retur diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan produk-produk jadi yang tidak terjual selama periode penyimpanannya. Gudang jadi adalah gudang
yang digunakan distributor untuk menyimpan produk-produk jadi yang akan dijual ke konsumen.
BAB VII OPTIMALISASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU SKIM
7.1 Peramalan Kebutuhan Bahan Baku Skim Tahun 2008
Peramalan kebutuhan bahan baku ini diturunkan dari peramalan produk jadi yang dilihat melalui data penjualan periode satu tahun sebelumnya. Keragaman
produk yang ditawarkan mengakibatkan perusahaan harus melakukan peramalan untuk masing- masing item produk jadi. Hal ini disebabkan karena permintaan
antara satu produk dengan produk yang lain tidak sama. Data yang digunakan untuk peramalan hanyalah data satu tahun sebelumnya.
Hal ini disebabkan karena sifat permintaan produk yang tidak tetap dan cenderung berfluktuatif. Daur hidup produk dapat dijadikan salah satu penyebab berfluktuatif
tingkat permintaan konsumen. Produk yang berada pada fase perkenalan akan memiliki kecenderungan untuk terus meningkat. Hal ini karena pada tahap ini
produk baru memasuki tahapan penetrasi pasar sehingga keberadaannya di pasaran harus selalu tersedia. Promosi yang dilakukan pada produk baik dengan
menggunakan media cetak ataupun elektronik semakin meningkatkan penjualan. Hal yang sama juga berlaku untuk fase pertumbuhan. Sementara untuk
produk yang berada pada fase dewasa akan cenderung memiliki tingkat permintaan yang stabil karena konsumen yang mulai loyal dengan produk
tersebut. Hal yang berbeda akan terjadi pada produk yang memiliki fase penurunan. Produk dengan kondisi decreasing tentu akan memiliki tingkat
permintaan yang rendah bahkan cenderung mati. Pengambilan data satu tahun
