Ruang Lingkup Bidang Usaha Lokasi Perusahaan Latar Belakang Permasalahan

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

PT Rapi Arjasa merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang industri pengolahan aspal hotmix. Selain memproduksi aspal hotmix, PT Rapi Arjasa juga bergerak di bidang jasa pelayanan kontraktor, leveransir, konstruksi pembangunan jalan dan jembatan. Produk hotmix ini telah didistribusikan secara luas ke daerah Medan, Deli Serdang, Binjai, Aceh, dan Besitang. Perusahaan juga mengerjakan proyek-proyek pekerjaan konstruksi ke tiap-tiap daerah tersebut. Pekerjaan yang tercakup dalam seksi ini meliputi pekerjaan pemeliharaan rutin untuk perkerasan, bahu jalan, drainase, dan perlengkapan jalanjembatan, serta pembangunan jalan perumahan. Perusahaan mengikuti tender yang diadakan oleh pihak pemerintah bagian Pekerjaan Umum PU dan pihak swasta serta menjalankan pekerjaan sebagaimana yang diisyaratkan.

2.3. Lokasi Perusahaan

PT Rapi Arjasa terletak di Jalan PTPN 9 Binjai, tepatnya pada Km 15 Diski Kecamatan Sunggal Kabupaten Deli Serdang Provinsi Sumatera Utara. Perusahaan menempati areal seluas ±3 Ha. Alasan pemilihan lokasi oleh PT Rapi Arjasa yaitu karena lokasi ini berada di luar Kotamadya Medan dan jauh dari keramaian kota sehingga kebisingan yang dihasilkan tidak mengganggu warga setempat. Universitas Sumatera Utara

2.4 Organisasi dan Manajemen

2.4.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujaun. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambar bagan yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Dengan demikian struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai ciri organisasi yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan membedakan bagian-bagian organisasi, sehingga perilaku organisasi dapat secara efektif dan efisien tersalurkan dan terkendali arahnya unuk menuju ketercapaian tujuan organisasi. Dengan pengorganisasian, maka dilakukan pembentukan departemen-departemen, penetapan wewenang, tanggung jawab, hierarki organisasi, yang tak kalah penting adalah penetapan orang-orang yang layak dan tepat untuk menduduki jabatan tersebut. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Rapi Arjasa adalah struktur organisasi lini dan staff seperti ditunjukkan pada Gambar 2.1. Universitas Sumatera Utara Direktur Sekretaris Manajer Logistik Manajer Operasi Manajer Keuangan Material Engineer Mandor Pekerja Staf Administrasi Mandor Pekerja General Superintendent = Hubungan Lini = Hubungan Staf Sumber : PT Rapi Arjasa Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan PT Rapi Arjasa Strukur organisasi lini dan staf merupakan perpaduan antara organisasi lini ditambah staf personil yang memberikan pelayanan pada manajernya. Struktur organisasi ini tidak hanya ada garis komando dari atas ke bawah, tetapi juga ada Universitas Sumatera Utara garis koordinasi dan pengaduan dari staf kepada atasannya. Manajer lini membuat keputusan yang diberlakukan pada departemennya. Manajer yang menerima tugas sulit untuk menerapkan secara langsung keputusan yang telah dibuatnya dalam organisasi. Staf departemen dan tenaga kerja lainnya mendukung keputusan tersebut dengan cara menerapkan kerja secara seefektif mungkin. Staf departemen mengalami proses spesialisasi atau penambahan pengetahuan keteknikan yang dapat mendukung keahlian mereka. Pada organisasi lini dan staf, manajer dalam membuat keputusan dibantu oleh departemen personalia, departemen penelitian beserta stafnya. Adanya garis koordinasi antara direktur atau manajer puncak dengan departemen personalia dan pelnelitian menunjukkan bahwa staf dari semua departemen tersebut diberi wewenang untuk memberi laporan segala sesusatu tentang organisasi kepada manajer puncak.

2.4.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab individu menurut jabatan dan posisinya pada PT. Rapi Arjasa dapat dilihat di bawah ini: 1. Direktur Tugas: a. Memimpin dan menentukan kebijakan operasional sehari-hari di dalam perusahaan. b. Menyusun kebijakan umum serta membina hubungan kerjasama secara formal dan informal dengan seluruh pihak intern dan ekstern perusahaan. Universitas Sumatera Utara c. Memimpin rapat kerja manajemen serta memberikan saran-saran evaluasi atau hasil kerja manajemen. Wewenang: a. Mengambil keputusan dan tindakan yang tepat demi kepentingan dan kelangsungan jalannya perusahaan. b. Mengembangkan mutu dan konsep perbaikan secara kontinu dan pengembangan mutu pekerja. 2. Sekretaris Tugas: a. Membantu direktur dalam menjalankan organisasi perusahaan. b. Membantu dirketur dalam mengambil keputusan suatu perusahaan. Wewenang: Bertanggung jawab terhadap masalah perusahaan ke dalam dan keluar jika direktur berhalangan 3. Manajer PabrikGeneral Superintendent Tugas: a. Bertanggungjawab atas pelaksanaan kerja di pabrik untuk mencapai sasaran produksi yang telah ditetapkan perusahaan. b. Mengawasi kontrak kerja di lapangan. c. Membuat laporan bulanan tentang perkembangan kemajuan di pabrik meliputi persediaan bahan baku, bahan penolong, barang jadi, produk rusak, dan kerusakan mesin. Universitas Sumatera Utara d. Bertanggung jawab atas keamanan pabrik yang berada di bawah pengelolaannya. e. Bertanggung jawab pada direktur bila terjadi kecelakaan di pabrik. Wewenang: Meminta pertanggungjawaban laporan dari staf produksi 4. Manajer Logistik Tugas: a. Membuat rencana kerja jangka menengah dan jangka pendek untuk pemeliharaan dan pengoperasian mesin dan peralatan. b. Bertanggungjawab dalam pengembangan perencanaan aspal hotmix dan kemungkinan perbaikan dalam proses produksi. c. Melakukan penelitian terhadap metode produksi atau peralatan yang digunakan dan menghasilkan perbaikan untuk pencapaian kualitas dan pengurangan biaya. Wewenang: Berhak mempertanggungjawabkan hasil laporan keuangan yang dibuatnya. 5. Manajer Operasi Tugas a. Mengawasi proses pengolahan aspal hotmix pada tiap-tiap bagian proses b. Melapor kerusakan-kerusakan atau masalah-masalah dalam proses produksi kepada general superintendent Wewenang: Memberikan penyuluhan kepada pekerja pabrik yang ada di lantai produksi Universitas Sumatera Utara 6. Manajer Keuangan Tugas: a. Mengawasi kelancaran keuangan dan administrasi di kantor direksi dan pabrik b. Bertanggung jawab dalam penggajian kepada karyawan kantor dan karyawan pabrik. Wewenang: Berhak mempertanggungjawabkan hasil laporan keuangan yang dibuatnya 7. Material Engineer Tugas: a. Melakukan pengujian mutu aspal hotmix b. Mengawasi kegiatan yang berlangsung di pabrik Wewenang: Memberikan penyuluhan kepada pekerja pabrik yang ada di lantai produksi 8. Mandor Tugas: a. Mengawasi langsung semua pekerjaan perbaikan dan membuat laporan b. Bertanggungjawab kepada manager terhadap pelaksanaan dilapangan Wewenang: Mempunyai wewenang untuk membuat keputusan lapangan Universitas Sumatera Utara 9. Staf Administrasi Pabrik Tugas: a. Mencatat kehadiran karyawan pabrik b. Memeriksa laporan harian mengenai persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong, dan sparepart yang ada di pabrik. Wewenang: a. Memberikan kebijakan kepada manajer pabrik mengenai ketersediaan bahan baku dan jumlah stok b. Memberikan nasehat kepada pekerja pabrik

2.4.3. Jumlah Tenaga Kerja

Salah satu faktor yang mempunyai peranan penting di dalam menjalankan dan mengendalikan kegiatan guna mencapai tujuan perusahaan adalah tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja pada PT. Rapi Arjasa dapat dilihat pada Tabel 2.1. Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja PT. Rapi Arjasa Lokasi Departemen Status Kepegawaian Pegawai Tetap Pegawai Borongan Kantor Direktur 1 - Sekretaris 1 - General Superintendent 1 - Manager Logistik 1 - Manajer Operasi 1 - Universitas Sumatera Utara Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja PT. Rapi Arjasa Lanjutan Lokasi Departemen Status Kepegawaian Pegawai Tetap Pegawai Borongan Manajer Keuangan 1 - Pabrik 1. Bagian Logistik 2 - -Material Engineer -Mandor 1 - -Pekerja 4 - 2.Bagian Operasi -Mandor 1 - -Pekerja - 38 3. Staf Administrasi 1 - Jumlah Total Pegawai 53 orang Sumber : PT Rapi Arjasa PT Rapi Arjasa memiliki karyawan sebanyak 53 orang. 15 orang merupakan karyawan tetap dan selebihnya 38 orang adalah karyawan borongan yang dikontrak untuk jangka waktu tertentu. Jumlah karyawan borongan ini bisa bertambah dan berkurang. Ini berdasarkan jumlah permintaan aspal hotmix yang akan diproduksi sesuai kontrak yang sudah ditetapkan pihak perusahaan.

2.4.4. Jam kerja

Jumlah jam kerja yang sudah ditetapkan pada PT Rapi Arjasa adalah: 1. Jam Kerja Normal Jam kerja normal ini berlaku untuk karyawan yang berada di kantor pusat dan kantor pabrik Universitas Sumatera Utara Tabel 2.2. Pembagian Jam Kerja Normal di PT. Rapi Arjasa No Waktu Keterangan 1 08.00-12.00 WIB Bekerja 2 12.00-13.00 WIB Istirahat 3 13.00-16.00 WIB Bekerja 2. Jam Kerja Shift Jam Kerja Shift ini berlaku untuk karyawan produksi. Pembagian jam kerja terdiri dari dua shift kerja yaitu Tabel 2.3. Pembagian Jam Kerja Shift di PT. Rapi Arjasa Shift Bekerja Istirahat 1 08.00-16.00 WIB 12.00-13.00 WIB 2 16.00-24.00 WIB 20.00-21.00 WIB Sumber : PT Rapi Arjasa Universitas Sumatera Utara

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Permasalahan

Seiring berjalannya era pasar bebas seperti sekarang ini perkembangan perusahaan manufaktur dan jasa di Indonesia mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal tersebut menuntut perusahan untuk memperbaiki setiap aspek yang terdapat diperusahaan sehingga perusahaan tetap bertahan dalam persaingan yang semakin berkembang pesat. Perusahaan harus memberikan produk berkelas dunia sesuai dengan kebutuhan pasar yang sangat kompetitif dan untuk kelangsungan hidup industri yang fleksibel, proaktif, responsif, dan kompetitif. Pada dasarnya semua perusahaan perlu untuk menghasilkan performansi kerja yang sangat dibutuhkan perusahaan untuk terus dapat bersaing dalam menghadapi setiap perubahan yang ada dan demi tercapainya tujuan akhir perusahaan yaitu menghasilkan laba yang berkesinambungan untuk mencapai kesejahteraan bersama bagi para pemegang saham, direksi, staf atau karyawan, konsumen dan pemangku kepentingan lainya. Berbagai permasalahan di PT Rapi Arjasa dapat ditandai dengan menurunnya target pencapaian pemenangan tender dari tahun-tahun sebelumnya di Departemen Pekerjaan Umum PU, menurunnya omset pemesanan atau order yang dilakukan oleh Departemen PU, terlambatnya pengiriman produk yang berupa aspal ke konsumen yang menyebabkan menurunnya tingkat kepercayaan konsumen ke perusahaan, kulitas sumber daya manusia SDM dalam hal ini Universitas Sumatera Utara adalah pekerja yang kurang terampil, tidak adanya share perusahaan ke karyawan dalam hal ini adalah pembagian keuntungan perusahaan ke karyawan sehingga menyebabkan penurunan motivasi kerja karyawan. PT. Rapi Arjasa merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di produksi pembuatan aspal. Selama ini pengukuran kinerja yang dilakukan oleh PT. Rapi Arjasa hanya mengukur kinerja perusahaan yang hanya terfokus terhadap laporan keuangan profit oriented. Berikut ini adalah Hasil Produksi Aspal PT. Rapi Arjasa selama lima tahun terakhir dapat dilihat pada Gambar 1.1. Gambar 1.1. Data Produksi Aspal Hotmix PT. Rapi Arjasa Sumber: PT. Rapi Arjasa Gambar 1.1. diatas menunjukkan bahwa hasil produksi aspal hotmix di PT Rapi Arjasa berfluktuatif dan cenderung menurun pada tiap tahunnya. Data ini menunjukkan bahwa kinerja perusahaan yang terus menurun. Perusahaan tidak puas dengan sistem pengukuran kinerja yang hanya berdasarkan aspek keuangan 50 100 150 200 250 300 350 Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015 Data Produksi Aspal Hotmix Produksi Aspal Universitas Sumatera Utara maka dari itu perusahaan ingin mengetahui sebab-sebab menurunnya kinerja perusahaan dari aspek-aspek lainnya. Terfokusnya pada aspek finansial inilah yang sering membuat perusahaan terjebak pada orientasi dalam hal pencapaian keuntungan dalam jangka waktu yang pendek, yang secara tidak langsung mengabaikan aspek-aspek diluar finansial seperti mengabaikan kebutuhan para stakeholder yang merupakan aset terpenting pada sebuah perusahaan dan aspek-aspek tersebut juga sangat berperan penting bagi perusahaan untuk dapat terus berkontribusi di dalam dunia bisnis. Pengukuran kinerja yang hanya berfokus pada aspek keuangan sebenarnya belum cukup mewakili untuk menyimpulkan apakah kinerja yang dimiliki oleh suatu perusahaan sudah baik atau belum. Hal ini disebabkan aspek keuangan tidak memberikan gambaran yang riil mengenai keadaan perusahaan karena tidak memperhatikan hal diluar sisi finansial. Adanya berbagai kepentingan dalam hal peningkatan performansi kerja perusahaan menuntut adanya sistem pengukuran kinerja yang dapat mempresentasikan seluruh aktivitas perusahan. Untuk menganalisis PT. Rapi Arjasa sulit untuk dilakukan dikarenakan belum pernah dilakukan analisis kinerja secara menyeluruh sebelumnya yang melibatkan pemangku kepentingan perusahaan yaitu investor, pemasok, pelanggan, karyawan, masyarakat dan pemerintah. Sehingga PT. Rapi Arjasa perlu melakukan pengukuran kinerja dengan metode yang efektif, efesien dan dapat mencakup seluruh aspek-aspek dalam perusahaan sehingga dapat bersaing diantara perusahaan lainnya. Salah satu metode yang direkomendasikan adalah metode integrated performance measurement systems. Universitas Sumatera Utara Oleh karena itu diterapkan metode pengukuran kinerja dengan pendekatan Integrated Performance Measurement Systems IPMS, dimana Integrated Performance Measurement Systems adalah salah satu metode pengukuran kinerja yang bertujuan untuk menggambarkan sistem pengukuran kinerja dalam arti yang tepat dalam bentuk integrasi seefektif dan seefesien mungkin. 1 Pengukuran kinerja dilakukan untuk mengetahui tingkat kinerja perusahaan, apakah perusahaan tersebut telah berjalan dengan baik yaitu dengan tercapainya tujuan peusahaan tersebut telah ditetapkan, atau justru mengalami kemunduran. Hasil pengukuran kinerja dapat dijadikan landasan bagi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dan melakukan perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan kinerja, sehingga pada akhirnya perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya Dengan demikian metode pengukuran kinerja dengan metode Integrated Performance Measurement System sangat mungkin untuk diterapkan di PT. Rapi Arjasa dikarenakan perusahaan ini belum pernah melakukan pengukuran kinerja secara menyeluruh sebelumnya.

1.2 Rumusan Permasalahan