3.2. Prosedur Pengadaan
Departemen pembelian membeli banyak macam serta jenis material dan jasa, prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya
bervariasi antara setiap jenis pembelian. Angkah-langkah pembelian, seperti: 1. Mengenali, mendefenisi dan menguraikan kebutuhan
2. Mencerminkan kebutuhan. 3. Menyelidiki dan memilih pemasok.
4. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan Purchase Order. 5. Menindak lanjuti pemesanan termasuk mempercepat pengiriman.
6. Penerimaan dan pemeriksaan material. 7. Audit dokumen tagihan.
8. Menutup pesanan.
3.2.1. Definisi Kebutuhan
Tanpa memperhatikan bentuk penyampaian kebutuhan, permintaan material harus didefinisikan secara efektif. Yang merupakan tanggung jawab
bersama antara pengguna user dan pembelanja buyer. Salah satu alasan mengapa setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh bagian perencanaan
adalah untuk menyakinkan bahwa permintaan adalah benar-benar sudah diteliti oleh pihak berkompeten dan selanjutnya masuk ke pembelian dalam bentuk
permintaan yang sudah benar.
Universitas Sumatera Utara
3.2.2. Pemeriksaan Persediaan
Terlepas dari permintaan berjalan yang dimulai dari bagian kontrol sediaan ketika permintaan pembelian datang ke departemen purchasing akan memeriksa
apakah barang yang diminta ada dalam persediaan, bila itu adalah material persediaan Stock Item. Jika persediaan rata-rata masih tersedia On Hand, maka
pembelian tidak perlu dilakukan.
3.2.3. Permintaan Pembelian Standar Standard Purchasing Requisition
permintaan pembelian adalah suatu dokumen internal, berbeda dengan surat pesanan yang mana pada dasarnya suatu dokumen eksternal. Banyak
perusahaan yang menggunakan suatu standar, nomor seri formulir permintaan pembelian untuk permintaan yang dimulai dari departemen operasi. Biasanya
penggunaan membuatnya dua rangkap satu untuk dikirim ke pembelian dan satu lagi untuk file pengguna. Informasi pokok yang tercangkup di dalamnya adalah
uraian material, jumlah dan tanggal dibutuhkan, perkiraan harga, pembebanan biaya, tanggal dan tanda tangan pemberi wewenang.
Gambar 3.2. Formulir Permintaan Pembelian Purhasing Request
Universitas Sumatera Utara
3.2.4. Daftar Material Bill of MaterialBOM
ketika perancang disain desain engineering melengkapi disain barang atau assembling, maka perancang akan membuat daftar semua material yang
dibutuhkan untuk memanufakturkan barang tersebut. Ini adalah daftar struktur khusus yang disebut daftar material Bill of MaterialBOM. Sejalan dengan
jadwal produksi daftar material dapat dikirim langsung ke pembelian sebagai catatan material yang dibutuhkan oleh departemen produksi. Permintaan total
diperoleh dengan sedikit mengembangkan BOM untuk menjadi jadwal dan jumlah material yang akan diproduksi.
3.2.5. Sistem Kontrak
Kategori