2.13. Prosedur Pembelian Material
Di PT. Arun LNG, pada bagian Automotive dan Heavy Equipment, pada proses pembelian bertugas membeli bermacam-macam material dan jasa. Proses
pengadaan material Request Production merupakan prosedur yang selam ini digunakan untuk memenuhi pemesanan akan peralatan yang dibutuhkan dalam
pemeliharaan maintenance perbaikan repair. Prosedur material Request dimulai dari dilakukan pesanan sampai material yang diterima, dan memerlukan
waktu yang relatif panjang, biaya persediaan dan tingkat persediaan relatif besar. Untuk memenuhi kebutuhan material bagian purchasing pembelian
bertanggung jawab untuk mengadakan pembelian material baik untuk pembelian luar negeri maupun untuk pembelian dalam negeri. Tanggung jawab tersebut
meliputi pembelian bahan peralatan spare part bagi perusahaan. Bagian pembelian melaksanakan pembelian bila adanya permintaan
pembelian. Bagian yang membutuhkan material membuat permohonan permintaan dengan menggunakan Formulir Materail Request dan mengajukan ke
bagian pembelian. Permintaan pembelian tersebut selanjutnya diproses oleh bagian pembelian seperti pada Gambar 2.5.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.5. Formulir Material Request
Bagian pembelian mengadakan kontrak pembelian dengan penjual vendor yang berlaku untuk satu periode pembelian dan nilai tertentu. Setelah
mendapatkan sekelompok pemasok, pembeli dapat mengadakan tawar menawar. Proses tawar menawar digunakan pembeli dengan menggunakan formulir Request
For Quatation RFO kepada penjual seperti pada Gambar 2.6. dibawah ini:
Gambar 2.6. Formulir Request For Quatation
Universitas Sumatera Utara
Biasanya perusahaan mempersiapkan formulir Purchasing Order. Formulir ini bermanfaat untuk komunikasi internal maupun eksternal. Bagian
pembelian menerbitkan Purchasing Order untuk vendor yang dipilih. Salinan Purchasing Order dikirimkan ke bagian pembukuan. Seperti pada Gambar 2.7.
dibawah ini:
Gambar 2.7.Formulir Purchasing Order
Apabila bagian Automotive dan Heavy Equipment memerlukan material yang telah dipesan ke vendor yang dipilih, maka bagian Automotive dan Heavy
Equipment memberitahukan ke bagian pembelian untuk segera menghubungi penjual untuk mengirimkan material yang dibutuhkan. Apabila material yang
dipesan telah diterima, terlebih dahulu diperiksa oleh bagian penerimaan digudang. Untuk menyelesaikan laporan penerimaan yang tersedia pada laporan
penerimaan maka disiapkan Formulir Receiving Report. Seperti pada Gambar 2.8.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.8. Formulir Receiving Report
Bagian penerimaan digudang melaporkan hasil pemeriksaan atas materialyang diterima ke bagian pembelian, bagian pembukuan dan bagian
Automotive dan Heavy Equipment. Selanjutnya bagian Automotive dan Heavy Equipment sudah dapat menggunakan material tersebut. Bagian pembukuan akan
membayar pembelian tersebut bila datang tagihan dari penjual vendor.. Adapun prosedur pembelian material dapat dilihat seperti pada Gambar 2.9.
Gambar 2.9. Prosedur Pemesanan Material
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2. Proses Pengolahan Gas Alam
Universitas Sumatera Utara
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Banket Order System
Blanket Order System meupakan salah satu cara pemesanan untuk item- item yang digunakan secara berulang ulang repetitive. Dan membantu mengatasi
masalah untuk sejumlah item yang tidak termasuk dalam persediaan. Menurut Higgine dan Stidger, Blanket Order System merupakan pemesanan yang
dilakukan untuk kebutuhan satu tahun atas item yang di beli dalam jumlah besar. Open end order memperkenankan penambahan item-item yang diminta atau
perpanjangan kontrak. Harga pokok dan penanganan order pembelian dikurangi, jika kondisi
memungkinkan penggunaan Blanket Order persedian atau “ open-end orders. Blanket Order selalu menutupi variasi item. open-end orders digunakan sebagai
item tambahan atau perpanjangan waktu. Item MRO dan syarat jalur produksi digunakan dalam volume dan pembelian yang berulang selama lebih dari satu
periode pembelian. Formulir Blanket Order dapat dilihat seperti pada Gambar 3.1 dibawah ini:
Universitas Sumatera Utara
Kategori