46
2. Sistem
– sistem yang bersifat usaha memperoleh efisiensi dan mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan yang
tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan. Semua kelemahan dari pengendalian intern aktif dihilangkan oleh
pengendalian intern pasif, dimana kedua pegendalian ini saling melengkapi satu sama lain. Kelebihan pengendalian administratif pasif
ialah : Tidak mahal
Tidak bergantung kepada manusia Tidak mempengaruhi produktivitas
Tidak rawan untuk ditembus oleh pelaku kecurangan
2.1.3.3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Pengendalian intern mempunyai berbagai unsur, dimana setiap unsur mempunyai kaitan langsung dengan tujuan pengawasan perusahaan
demikian juga dengan langkah-langkah yang ditempuh perusahaan dalam memenuhinya. Untuk membentuk suatu pengendalian intern yang
memadai maka diperlukan unsur-unsur yang terkandung didalamnya. Unsur pokok pengendalian intern menurut Mulyadi 2001:164
adalah : 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Universitas Sumatera Utara
47
Struktur organisasi
merupakan rerangka
framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi yang baik belum tentu sama bagi
setiap perusahaan
karena adanya
beberapa faktor
yang mempengaruhinya,
seperti jenis
usaha, banyaknya
cabang perusahaan dan sebagainya.
Struktur organisasi yang baik harus memperlihatkan secara jelas pemisahan fungsi antara fungsi operasi, pencatatan, dan
pemeriksaan intern selain itu tanggung jawab setiap bagian harus ditetapkan secara jelas, sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Suatu sistem dan prosedur pencatatan
harus diatur sedemikian rupa sehingga dapat mewujudkan pengendalian akuntansi yang memadai terhadap kegiatan-kegiatan
usaha dan transaksi yang terjadi serta memudahkan klasifikasi data keuangan, untuk itu diperlukan formulir-formulir dan suatu pedoman
akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
48
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap
organisasi sangat berpengaruh terhadap efektifitas pengendalian intern. Prosedur-prosedur yang menyangkut pemberian otorisasi,
pencatatan, transaksi, dan penyelenggaraan penyimpanan harta perusahaan harus didukung oleh praktek yang sehat sehingga dapat
memberikan jaminan yang memadai bagi manajemen tentang kebenaran transaksi yang diikuti dan mempertinggi kemungkinan
ditemukannya kesalahan-kesalahan dan kecurangan lebih dini. 4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada
manusia yang melaksanakannya. Sumber daya manusia menjadi faktor penting dalam melaksanakan pengendalian internal.
Pengendalian internal sebagaimana didefinisikan oleh COSO, terdiri atas lima komponen yang saling terkait Mustafa, 2004, yaitu:
a. Lingkungan pengendalian control environment
Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para
anggotanya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi
Universitas Sumatera Utara
49
komponen pengendalian internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur serta mencakup :
Integritas dan nilai etika Komitmen terhadap kompetensi
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit Filosofi dan gaya operasi manajemen
Struktur organisasi Pemberian otoritas dan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia b.
Penaksiran risiko risk assessment Proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang
relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. Karena kondisi ekonomi,
industri, regulasi, dan operasi selalu berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menghadapi resiko-resiko
spesial terkait dengan perubahan tersebut. c.
Aktivitas pengendalian control activities Kebijakan dan prosedur yang dibangun oleh manajemen untuk
mencapai tujuan laporan keuangan yang obyektif. Aktivitas pengendalian dapat digolongkan dalam pemisahan tugas yang
memadai, otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas, pendokumentasian dan pencatatan yang cukup, pengawasan aset
antara catatan dan fisik, serta pemeriksaan independen atas kinerja.
Universitas Sumatera Utara
50
d. Informasi dan komunikasi information and communication
Metode yang
dipergunakan untuk
mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan semua
transaksi entitas, serta untuk memelihara akuntabilitas yang berhubungan dengan aset. Transaksi-transaksi harus memuaskan
dalam hal eksistensi, kelengkapan, ketepatan, klasifikasi, tepat waktu, serta dalam posting dan mengikhtisarkan.
e. Pemantauan monitoring
Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu.
Proses ini terselesaikan melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari
keduanya.
2.1.3.4. Sifat Characteristics Sistem Pengendalian Intern
