56 panduan ini adalah suatu pusat data dan pengolah informasi internal dari
pemerintah daerah.
4.6.2 Kebutuhan Portal Pemerintahan
Kebutuhan teknis dari sistem portal pemerintahan sebenarnya sama dengan kebutuhan dari keberadaan sebuah situs Internet. Sebuah portal seperti
juga situs memerlukan peralatan-peralatan standar untuk bisa tampil di Internet seperti keberadaan server, sistem database, dan antarmuka pengguna untuk akses
diwakili oleh browser seperti Internet Explorer, Navigator, Opera, atau Firefox. Perbedaan dari sekedar situs biasa, sebuah portal pemerintahan seharusnya
mempunyai sistem back office
31
yang akan memproses sebuah permintaan informasi atau layanan yang prosesnya merupakan sebuah kegiatan internal dalam
proses administrasi pemerintahan. Proses koneksi dengan sistem back office dapat dilakukan secara langsung atau menggunakan middleware atau service broker.
Sebagai contoh, bila integrasi antara proses internal dan sistem portal tercapai, permintaan informasi mengenai keuangan daerah yang dalam sistem
internal sudah menggunakan sistem administrasi keuangan daerah terkomputerisasi, semestinya dapat ditanggapi dengan memberikan pengunjung
hal-hal yang umum sehingga memungkinkan transparansi keuangan. Contoh lain, dalam proses e-procurement -tender pengadaan barang atau jasa secara online-,
selain mengetahui kegiatan atau proyek yang diadakan pemerintah daerah, proses penawaran dari sebuah perusahaan pun semestinya dapat diketahui sampai sejauh
mana kemajuannya. Kebutuhan fungsional portal pemerintahan dapat dinyatakan dalam
diagram konteks dan DFD serta proses-proses di dalamnya sebagai suatu sistem aliran informasi dan layanan. Gambar 15 memperlihatkan diagram konteks
tersebut.
31
Back office adalah operasi internal dalam organisasi yang tidak dapat diakses atau dilihat oleh publik. Dalam konsep ini, front office-nya adalah sistem portal.
57
PORTAL +
E-GOV
Administrator
MASYARAKAT KANTOR
Gambar 15 Diagram konteks Portal + E-Gov
Bundaran besar di tengah pada gambar di atas menggambarkan sistem Portal dan e-government. Secara umum, sistem portal adalah sistem yang secara
definitif dan juga fisik berbeda dari sistem e-government karena fungsinya yang dibuat untuk menjawab kebutuhan suatu sistem yang mengintegrasikan akses ke
sistem-sistem atau aplikasi e-government yang sudah ada. Tetapi, bila melihat kondisi sistem informasi dan layanan pemerintahan terutama di tingkat daerah
otonom terendah kabupatenkota yang belum dapat memperlihatkan terjadinya persebaran informasi dan layanan e-government, maka sistem portal justru
menjadi satu kesatuan dengan sistem e-government keseluruhan. Dalam gambaran yang ditampilkan tampak bahwa pengguna sistem portal
dapat dibagi menjadi tiga kelompok besar, yaitu: administrator, masyarakat, dan
kantor. Administrator bertugas untuk melakukan perawatan terhadap sistem dan menentukan level autentikasi setiap pengguna. Masyarakat merupakan pengguna
umum yang meminta informasi dan layanan, terdiri atas masyarakat biasa atau komunitas bisnis dan sejenisnya, termasuk juga pegawai-pegawai pemerintahan
sendiri. Sementara kantor adalah dinas, badan, atau entitas lain yang terlibat
dalam kegiatan pemerintahan dan berfungsi sebagai penyedia informasi dan layanan untuk masyarakat.
Pengguna pada level badankantor bertanggung jawab dalam proses input informasi dan layanan. Selain itu, pengguna level ini dapat melakukan pencarian
data yang sesuai dengan hak yang diberikan oleh administrator sistem, dan melakukan pemrosesan processing untuk setiap permintaan layanan yang sesuai
58 dengan fungsi dari badankantor dimaksud. Untuk masyarakat, bentuk informasi
yang diberikan merupakan hasil proses pengolahan berbagai informasi yang disediakan oleh kantor dengan opsi untuk dapat memberikan masukan informasi
setelah melakukan personalisasi dan melewati proses autentikasi. Sementara itu, proses permintaan layanan diberikan bila tersedia akses kepada layanan tersebut.
Dengan memperhatikan dan memfokuskan fungsi dan kebutuhan dari sistem adalah untuk pemenuhan informasi dan pemberian layanan, maka
diturunkan DFD level-1 dari diagram konteks sebelumnya untuk menggambarkan proses di dalam portal. Gambar 16 memperlihatkan DFD level-1 dari sistem.
Masyarakat KANTOR
Administrator
modul autentikasi
personalisasi 1
modul kantor
5 modul
manajemen informasi
2
modul manajemen
layanan 4
modul administrator
3 informasi
identitas input lain,
permintaan layanan
informasi id, hasil pemrosesan
layanan
password, verifikasi
informasi layanan
permintaan informasi
langsung
pemasukan informasi
pemberian layanan
hasil registrasi
layanan, hasil pemrosesan
layanan verifikasi,
pembuatan layanan
verifikasi, pemasukan
informasi permintaan
layanan form online
pemberian informasi
pemberian informasi
informasi layanan diregistrasi
permohonan layanan
pemasukan informasi baru,
permintaan informasi
permohonan layanan
informasi layanan
baru hasil
layanan pemberian
informasi
Gambar 16 DFD level-1 untuk sistem portal pemerintahan.
59 DFD level-2 untuk pemrosesan informasi dalam portal dapat dilihat pada
Gambar 17.
Masyarakat KANTOR
Administrator
modul autentikasi
personalisasi modul
kantor manajemen
informasi
modul administrator
pemasukan informasi
function selection
pemeliharaan data
function selection
function acceptor
penerimaan informasi
pengatur informasi
kirim informasi
registrasi informasi
kode pemeliharaan
tipe pemeliharaan
SQL command database
informasi SQL command
hasil query spesifik
hasil terdefinisi
pemasukan informasi baru
query informasi
verifikasi informasi
informasi baru
hasil hasil
MODUL MANAJEMEN
INFORMASI
Gambar 17 DFD level-2 untuk manajemen informasi portal pemerintahan.
60 Sementara DFD level-2 untuk pemrosesan layanan digambarkan pada
Gambar 18.
Masyarakat KANTOR
Administrator
modul autentikasi
personalisasi modul
kantor manajemen
layanan
modul administrator
informasi id
permintaan informasi layanan
function selection
pemeliharaan data
function selection
function acceptor
penerimaan layanan
pengatur layanan
registrasi layanan
layanan teregistrasi
kode pemeliharaan
tipe pemeliharaan
SQL command database
layanan SQL command
hasil query spesifik
hasil terdefinisi
query informasi
pemroses layanan
form online
hasil layanan
pemberian informasi layanan
pemasukan layanan baru
verifikasi layanan
layanan baru
permohonan layanan
hasil pemrosesan
layanan
hasil
hasil MODUL
MANAJEMEN LAYANAN
Gambar 18 DFD level-2 untuk manajemen layanan portal pemerintahan.
61 Dari analisa dan evaluasi setiap DFD yang telah dirumuskan, maka
dihasilkan ringkasan kebutuhan sistem Tabel 3. Ringkasan ini memuat deskripsi singkat tentang kemampuan yang harus dimiliki oleh sistem. Fokus kemampuan
sistem adalah pada penyediaan informasi dan akses layanan. Kemampuan sistem yang lebih luas mencakup bagaimana sistem memiliki fitur-fitur yang
memungkinkan berbagai model akses komunitas atau memberikan tanggapan tertentu atas input dari pengguna atau pengunjung dianggap menjadi sebuah nilai
tambah yang sifatnya dapat beragam.
Tabel 3 Ringkasan kebutuhan portal e-government
No Kode
Kebutuhan Deskripsi
1. PORTAL-01
Sistem dapat melakukan personalisasi dan autentikasi terhadap pengguna, yaitu masyarakat, kantor, atau
administrator sistem 2.
PORTAL-02 Sistem dapat mengatur hak akses pengguna terhadap
sistem dengan tingkatan tertentu 3. PORTAL-03
Sistem dapat melakukan pencarian informasi dan bentuk layanan berdasarkan kata kunci atau nilai
spesifik lainnya. 4. PORTAL-04
Sistem mampu memberikan data terstruktur dalam bentuk sebuah direktori yang mengklasifikasikan
informasi dan layanan menurut kategorisasi tertentu. 5. PORTAL-05
Sistem mampu mengarahkan atau menjembatani pengunjung ke informasi atau layanan sebenarnya baik
berupa internal sistem atau eksternal sistem terdapat di situs lain
6. PORTAL-06 Sistem mampu menerima input informasi dari
masyarakat yang telah melakukan autentikasipersonalisasi
7. PORTAL-07
Sistem dapat menerima input informasi dalam beragam format dari badankantor dan menyimpannya dengan
62 memberikan penanda khusus untuk mengkategorisasi
informasi 8.
PORTAL-08 Sistem mampu menerima input data tentang layanan
dari badankantor proses registrasi, menyimpannya dengan penanda khusus untuk kategorisasi, dan
memberikan link pengarah 9. PORTAL-09
Sistem mampu menelusuri sistem-sistem situs eksternal, seperti juga halnya pada sistem internal
sistem, yang termasuk dalam kesatuan administrasi kepemerintahan untuk membentuk suatu indeks
pencarian informasi bagi pengunjung
Catatan: PORTAL–x adalah kode kebutuhan dengan urutan x
Berdasarkan ringkasan kebutuhan ini selanjutnya dapat disusun rancangan aplikasi serta implementasi sistem. Pada bagian akhir proses akan dilakukan
pengujian sistem yang didasarkan kepada kode fungsi pada Tabel 2 tersebut.
4.7 Desain Arsitektur Portal Pemerintahan Dengan melihat bahwa sebuah portal pemerintahan mempunyai dua
tugasfungsi utama, yaitu penyebaran informasi dan penyediaan akses layanan, maka desain arsitektur dari portal pemerintahan harus dapat memuaskan
kebutuhan pengunjung atau pengguna situs masyarakat untuk kedua hal tersebut. Selain itu, disesuaikan dengan tujuan dari e-government, yaitu menciptakan
transparansi dan akuntabilitas pemerintahan, maka isi portal pemerintahan harus dapat merefleksikan hal ini. Sementara di sisi administrator, sistem portal harus
dapat menyediakan cara termudah untuk menjalankan fungsi-fungsinya dan merefleksikan tujuan keberadaan portal sebagai bagian dari e-government.
Gambar 19 memperlihatkan rancangan arsitektur portal pemerintahan dengan beberapa komponennya.
63
PORTAL
Web Server
PC notebook
PDA handphone
Content Management
System Fungsi
Internal SMS
server Sistem
Manajemen Layanan
basis data layanan
sistem manajemen
basis data layanan
sistem manajemen
basis data fungsi
internal basis data
internal
Kantor penyedia informasi
layanan
Kantor pendukung
FTP server
E-mail server
organisasi pendukung
institusi pendukung
Sistem Manajemen
Informasi basis data
informasi sistem
manajemen basis data
informasi
Gambar 19 Arsitektur Portal Pemerintahan
4.7.1 Pengelolaan Informasi di dalam Portal Pemerintahan
