commit to user
mungkin satu wilayah tertentu mempunyai karakteristik yang khas sehingga perlu perlakuan secara khusus pula.
5 Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing secara berurutan harus dilalui atau langkah-langkah yang biasanya diambil
dalam proses penyelesaian sesuatu berdasarkan urutan langkah- langkah tertentu sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.
Dari pendapat di atas mengenai pedoman pembagian kerja, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa di dalam melakukan pembagian kerja
harus berdasarkan pedoman yang ada,agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan. Pedoman pembagian kerja secara umum meliputi
pembagian kerja berdasarkan wilayah, produk, jumlah, fungsi namun demikian masing-masing perusahaan menetapkan pembagian kerja sesuai dengan kondisi
perusahaan demi kelancaran dan ketertiban dalam pelaksanaan kerja tersebut agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.
e. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Menurut Sutarto 2000:105 bahwa dalam melakukan pembagian kerja hendaknya diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
1 Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai rincian aktifitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.
2 Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas
dalam suatu daftar rincian tugas. 3 Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang pejabat
sebaiknya berkisar antara empat macam sampai dengan dua belas macam.
4 Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.
5 Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata, sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan organisasi terlalu sedikit aktivitasnya,
demikian pula dapat dihindari adanya pejabat yang terlalu
commit to user
bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur.
6 Penempatan para pejabatnya hendaknya tepat. 7 Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan
volume kerja. 8 Pembagian kerja terutama yang menyangkut para jabatan dalam
sesuatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan “pegkotaan pejabat”
9 Penggolongan tugas. 10 Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada
adanya beberapa macam dasar pembagian kerja. 11 Setiap pejabat dalam organisasi atau satuan organisasi yang ada
seharusnya sudah pasti memiliki daftar rincian tugas atau daftar rincian aktivitas.
12
Untuk membantu ketepatan beban kerja pejabat terutama yang bersifat kerja phisik dapat dilakukan dengan jalan melakukan
perhitungan kerja.
Dari hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan ebagai berikut :
1 Dengan telah dimilikinya daftar rincian aktivitas yang jelas pada daftar rincian aktivitas, maka dapat dihindarkan terjadinya satuan
organisasi yang bekerja dengan tanpa arahan atau petunjuk, sehingga setiap satuan organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan
lancar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2 Dengan telah dimilikinya daftar rincian tugas bagi para pejabat,
maka dapat dihindarkan terjadinya pejabat yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya
pejabat yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa.
3 Apabila seorang pejabat hanya diserahi satu macam tugas pada suatu saat akan jemu. Tiap pejabat sebagai layaknya seorang manusia pada
umumnya membutuhkan variasi, empat macam tugas diperkirakan merupakan variasi yang tidak menjemukan.
4 Sebab apabila seorang pejabat diserahi beban kerja yang sangat jauh berbeda variasinya tidak akan dapat melakukan dengan baik.
commit to user
5 Beban kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama
jumlah aktivitasnya atau jumlah tugasnya. Beban kerja merata berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok.
6 Yang dapat dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan dan kepandaian saja, tetapi lebih luas dari itu antara lain keberanian,
jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran, dan lain-lain. 7 Bila volume kerja bertambah banyak dan pejabat yang ada sudah
tidak dapat menampungnya adalah wajar bila pegawainya juga ditambah, sebaliknya bila volume kerja susut maka jumlah pegawai
juga dapat dikurangi. 8 Pembagian tugas hendaknya hanya sekedar menunjukkan rincian
tugas yang menjadi tanggung jawab pejabat itu sebagai anggota dari satuan organisasi sebagai keseluruhan.
9 Penggolongan tugas berdasarkan penting dan urgensinya dapat dibedakan menjadi tugas-tugas yang harus dikerjakan seketika,
segera, dan berjangka panjang, sedangkan berdasarkan sulitnya dan pemakaian waktu dapat dibedakan menjadi tugas yang mudah
dikerjakan dan yang sulit dikerjakan, dan berdasarkan siapa yang mengerjakannya dapat dibedakan pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif
atau tugas dapat digolongkan menjadi tiga macam yaitu pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif.
10 Pembagian kerja berdasarkan fungsi, produksi, rangkaian kerja, langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.
11 Dapat menilai apakah sesuatu pembagian kerja telah tepat atau belum dapat dilakukan dengan mengisi formulir daftar pekerjaan,
mempelajari daftar pekerjaan yang kemudian dibuat daftar tugas, mempelajari daftar rincian tugas dan menyusun daftar pembagian
kerja serta menguji daftar tersebut dengan beberapa pertanyaan untuk menentukan apakah daftar pembagian kerja itu sudah tepat
atau belum.
commit to user
12 Yang dimaksud dengan penghitungan kerja adalah suatu cara untuk menghitung atau mengukur banyaknya pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang pejabat. Tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan antara beban kerja dengan tata kerja.
Sedangkan menurut Malayu SP. Hasibuan 2003:32-34 bahwa pembagian kerja harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta
menguraikan hal-hal berikut : 1 Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatan.
2 Hubungan tugas dan tanggung jawab yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas
diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3 Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4 Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin- mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan
pekerjaan tersebut. 5 Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk
umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6 Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan
mana si petugas akan dipromosikan.
Dengan demikian pembagian kerja harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab,
dan standar prestasi yang harus dicapai. Selain itu pembagian kerja juga menjadi
dasar dalam
menetapkan spesifikasi
pekerjaan sehingga
mismanajemen dapat dihindarkan. Dan menurut Sondang P. Siagian 2002:38-39, bahwa berbagai hal yang
penting mendapat perhatian dalam pembagian tugas adalah sebagai berikut : 1 Secara tradisional, dianut pandangan bahwa organisasi merupakan
wadah dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan.
commit to user
2 Manajemen mutakhir menekankan bahwa disamping menyoroti organisasi sebagai wadah, tidak kalah pentingnya ialah melihat
organisasi sebagai wahana yang dinamis. 3 Penyelenggaraan berbagai bidang fungsional dalam organisasi
modern pada umumnya menuntut pengetahuan dan ketrampilan yang bersifat spesialisasi
4 Diperlukan penciptaan dan pemeliharaan “sistem informasi manajemen” yang andal, khususnya yang berisikan klasifikasi
jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar penyelesaian pekerjaan.
Dari berbagai hal yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1 Penggambaran penempatan berbagai kegiatan itu pada tempat tertentu dikenal dengan istilah bagan organisasi atau organogram.
Penggambaran tersebut berupa “kotak-kotak” yang sekaligus menunjukkan posisi setiap kotak dalam hierarkhi organisasi.
2 Artinya sebagai proses interaksi, interrelasi, dan interdependensi antara berbagai komponen organisasi termasuk pada tingkat
individual. Hal ini untuk mendapat perhatian karena kenyataan menunjukkan bahwa terlepas dari tingkat loyalitas, dedikasi,
pengetahuan, ketrampilan dan komitmen para anggota organisasi, tidak ada lagi tugas yang dapat diselesaikan sendiri oleh yang
bersangkutan tanpa bekerjasama dengan pihak-pihak lain. 3 Seperti dimaklumi, seorang spesialis biasanya memiliki pengetahuan
dan ketrampilan yang mendalam tentang bidang yang ditekuninya. Keadaan demikian merupakan hal yang baik, akan tetapi
kemungkinan terjadinya “efek sampingan” spesialis itu, misalnya cara bepikir dan bertindak yang berkotak-kotak dan hal ini harus
selalu diwaspadai. 4 Klasifikasi jabatan penting untuk ditekankan bahwa setiap orang
dalam organisasi mempunyai jabatan, deskripsi jabatan mengandung informasi menyangkut apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara
terbaik untuk melakukannya, pewadahannya dalam organisasi, dan
commit to user
kaitannya dengan pekerjaan lain dalam satuan kerja yang menjadi induknya dan dalam organisasi sebagai keseluruhan. Spesifikasi
pekerjaan adalah informasi tentang berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap pemangku dari setiap jabatan dan mengenai
standar hasil pekerjaan, hal-hal yang biasanya dicantumkan antara lain ialah teknik atau cara yang digunakan oleh orang lain terutama
para penyedia dan manajer untuk menilai apakah hasil pekerjaan seseorang “sangat memuaskan”, “memuaskan”, ” sedang”, ”cukup”,
”kurang”, ”tidak memuaskan”, atau cara lain yang diterapkan dalam organisasi.
Dari pendapat di atas, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa dalam pembagian kerja perlu adanya hal-hal yang diperhatikan untuk dapat
memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan. Tanggung jawab, wewenang, perincian pekerjaan sangat penting karena
karyawan dapat mengetahui batasan-batasan, serta pekerjaan apa yang harus dikerjakan tanpa adanya perintah dari pimpinan. Dengan demikian maka
kulifikasi yang harus dipenuhi, serta prestasi yang harus dicapai karyawan dapat diketahui secara detail. Sehingga memudahkan dalam pelaksanaan
pekerjaan antar satu karyawan dengan karyawan yang lain. Dengan demikian tujuan organisasi dalam meningkatkan efektivitas kerja akan dapat tercapai.
f. Kendala-kendala Pembagian Kerja
