ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010 2011

commit to user

i

ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN

BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA

TAHUN 2010/2011

SKRIPSI OLEH :

DIVYA AMRITA K7407175

P.IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2011

commit to user

ii

ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN

BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA

TAHUN 2010/2011

OLEH : DIVYA AMRITA

K7407175

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi

Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2011

commit to user

commit to user

commit to user

v ABSTRAK

Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.

Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan teknik analisis model interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3) Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3. Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah : a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara para karyawan.

commit to user

vi ABSTRACT

Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT

OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE

PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS

INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training

and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.

The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the implementation of labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011.

This research employed a qualitative approach, descriptive method, and single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an interactive model of analysis one.

Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time. The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to improve the cooperation among the employees.

commit to user

vii MOTTO

Lihat. Tunggu. Waktu akan datang dan memenuhi tujuannya

(Marianne Williamson)

Karena itu, sebagai orang-orang pilihan Allah yang dikuduskan dan dikasihi-Nya, kenakanlah belas kasihan,

kemurahan, kerendahan hati, kelemahlembutan dan kesabaran

(Kolose 3 : 12)

Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya, bahkan Ia memberikan kekekalan dalam hati mereka. Tetapi manusia tidak dapat menyelami pekerjaan yang dilakukan Allah dari

awal sampai akhir

(Pengkhotbah 3 : 1) Selalu ada pengharapan di dalam Bapa, sekalipun tidak ada

harapan di dalam dunia

commit to user

viii

PERSEMBAHAN

Dengan penuh rasa syukur kepada Tuhan Yesus. Karya ini penulis persembahkan kepada :

Mami, Papi, yang selalu suport dengan doa, Jesus Bless....

Mba Chi, terima kasih do’a, semangat, dan

kebaikannya

“Bebybu” spirit of hunny

commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas kasih setia dan penyertaan-Nya yang sempurna melingkupi peneliti sehingga

dapat menyelesaiakan penyusunan skripsi dengan judul : “Analisis Pembagian

Kerja Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Sumber

Daya Manusi Pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011”, sebagai

persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Selama penulisan skripsi ini tentunya tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan kali ini peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dan yang telah banyak memberikan bantuan baik moril maupun materiil kepada peneliti dalam penyusunan skripsi ini. Ucapan terimakasih peneliti ucapkan kepada:

1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian.

2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS

Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

3. Ketua Program Pendidikan Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS

Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

4. Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Pendidikan

Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

5. Bapak Drs. Sutaryadi, M.Pd selaku pembimbing I yang telah dengan sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti dalam penyelesaian skripsi.

6. Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd selaku pembimbing II yang telah dengan sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti dalam penyelesaian skripsi.

commit to user

x

7. Bapak dan Ibu Dosen BKK PAP Program Pendidikan Ekonomi Jurusan

P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah mendidik dan membimbing selama masa perkuliahan.

8. Bapak Sakiman, S.E, selaku Supervisor Summber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta dengan segenap karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta yang telah memberikan informasi dan keterangan guna membantu peneliti dalam menyusun skripsi.

9. Mami, Papi, Asa, tercinta, terima kasih atas segala kasih sayang, do’a,

semangat yang tak pernah berhenti mengalir, God bless...

10. Mba Chi, terima kasih atas do’a. semangat, materi, dan kebaikannya

untukku, Tuhan memberkati.

11. Bebybu Poetra Candi, terima kasih untuk semuanya, biar Tuhan yang membalas semua kebaikanmu, sukses selalu.

12. Anin Adinda, terima kasih untuk kebersamaannya dalam penyusunan skripsi dan persahabatan yang solid ini, Friend Forever....

13. Novianti Fazrin, terima kasih untuk persahabatan selama ini,

persahabatan ini akan tetap abadi.

14. Teman-teman seperjuangan, Innaya, Novi kecil, Della, Susi, terima kasih untuk dukungannya.

15. Semua teman-teman “Kos Kunthi” Elysa, Anisa, semuanya terus

semangat pantang menyerah.

16. Semua pihak yang telah membatu peneliti dalam menyelesaikan skripsi

ini.

Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu peneliti mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca sekalian dan besar harapan skripsi ini dapat bermanfaat.

Surakarta, Juni 2011

commit to user

xi DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

HALAMAN ABSTRAK ... v

HALAMAN MOTTO ... vii

HALAMAN PERSEMBAHAN ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C.Tujuan Penelitian ... 5

D.Manfaat Penelitian ... 6

BAB II LANDASAN TEORI A.Tinjauan Pustaka ... 7

B. Hasil Penelitian Yang Relevan ... 38

C.Kerangka Berpikir ... 39

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A.Tempat dan Waktu Penelitian ... 42

B.Bentuk dan Strategi Penelitian ... 43

commit to user

xii

D.Teknik Pengumpulan Data ... 46

E. Teknik Sampling ... 49

F. Validasi Data ... 50

G.Analisis Data ... 52

H.Prosedur Data ... 54

BAB IV HASIL PENELITIAN A.Deskripsi Lokasi Penelitian ... 57

B.Deskripsi Permasalahan Penelitian ... 73

C.Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan Kajian Teori ... 91

BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A.Kesimpulan ... 101

B.Implikasi ... 103

C.Saran ... 103

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1. Bagan Kerangka Pemikiran ... 41 Gambar 2. Skema Model Analisis Interaktif ... 54 Gambar 3. Bagan Prosedur Penelitian ... 56

commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Penelitian dan Penyusunan Skripsi ... 108

Lampiran 2. Data Penelitian ... 109

Lampiran 3. Pedoman Wawancara ... 110

Lampiran 4. Field Note ... 114

Lampiran 5. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Surakarta ... 120

Lampiran 6. Daftar Perincian Tugas Bagian Sumber Daya Manusia ... 121

Lampiran 7. Daftar Nama Karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta ... 124

Lampiran 8. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ... 137

Lampiran 9. Perijinan ... 145

commit to user ABSTRAK

Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.

Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan teknik analisis model interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3) Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3. Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah : a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara para karyawan.

commit to user ABSTRACT

Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT

OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE

PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS

INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training

and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.

The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the implementation of labor division in improving the effectiveness of employee performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011.

This research employed a qualitative approach, descriptive method, and single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an interactive model of analysis one.

Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time. The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to improve the cooperation among the employees.

commit to user BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Organisasi didirikan adalah sebagai alat untuk mencapai tujuan tertentu dan dalam pencapaian tujuan tersebut, perusahaan berusaha untuk dapat mengerahkan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Secara umum sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dibagi menjadi dua golongan, yakni sumber daya manusia dan sumber daya non manusia. Kelompok yang termasuk dalam sumber daya manusia ini adalah semua orang yang melakukan aktivitas dalam organisasi tersebut, sedangkan yang termasuk dalam kelompok sumber daya non manusia antara lain : modal, mesin, teknologi, dan bahan material.

Dari keseluruhan sumber daya yang tersedia dalam suatu perusahaan, sumber daya manusialah yang paling penting, dan sangat menentukan dengan tidak mengabaikan fungsi dari sumber daya lainnya. Faustino Cardoso Gomes (1997:2) mengatakan “Sumber daya manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang memiliki akal, perasaan, kemampuan, ketrampilan, pengetahuan, dorongan, daya dan karsa”. Sedangkan Malayu SP. Hasibuan (2001:10) mengemukakan bahwa “Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi karena manusia menjadi perencana, pelaku, dan penentu terwujudnya tujuan organisasi”. Tujuan tidak mungkin terwujud tanpa peran aktif karyawan meskipun alat-alat yang dimiliki perusahaan begitu canggih.

Perusahaan tentunya ingin mendapatkan karyawan yang berkualitas atau bermutu tinggi. Mutu sumber daya manusia meliputi mutu potensi diri, mutu proses, dan mutu kinerja : mutu potensi diri antara lain tingkat pengetahuan, etos kerja, sikap, ketrampilan, kesehatan, kedisiplinan, loyalitas kerja, kejujuran; mutu proses antara lain dilihat dari komitmen, tingkat kerusakan produk, tingkat keamanan kerja pribadi, dan mutu kehidupan kerja karyawan; mutu kinerja dilihat dari output, antara lain berupa produktivitas kerja, produktivitas perusahaan, dan kesejahteran karyawan. Seorang karyawan memiliki mutu tertentu apabila sesuai

commit to user

dengan standar mutu dan kompetensi yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan kata lain, mutu diartikan sebagai adanya kesesuaian dengan kebutuhan pasar kerja atau produsen. Mutu memiliki karakteristik kondisi yang dinamis sejalan dengan perubahan pasar kerja, teknologi, waktu, dan dinamika sosial masyarakat.

Istilah sumber daya manusia dalam perusahaan dikenal dengan sebutan karyawan yang nantinya akan menjalankan peranannya di perusahaan, yaitu sebagai pelaksana yang berusaha untuk mengkombinasikan potensi yang dimilikinya dengan sumber daya yang lain untuk menghasilkan nilai lebih bagi perusahaan. Karyawan semakin dipandang sebagai aset yang sangat penting dari suatu perusahaan. Semakin banyak tantangan bisnis yang dihadapi perusahaan maka kedudukan karyawan menjadi sangat strategis. Keunggulan kompetitif suatu perusahaan sangat bergantung pada mutu sumber daya manusia karyawan.

Perusahaan akan selalu memikat, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan yang berketrampilan inovatif. Sehingga perlu diketahui bahwa arti penting sumber daya manusia terletak pada kemampuan karyawan untuk melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Dengan karyawan yang bermutu tinggi, maka dapat memberikan kontribusi yang positif bagi perusahaan. Dalam rangka usaha pencapaian tujuan organisasi, setiap karyawan diserahi tugas, atau pekerjaan tertentu yang harus dikerjakan dengan sebaik-baiknya dan penentuan tugas bagi masing-masing karyawan tersebut dilakukan melalui proses pembagian kerja.

Di dalam organisasi peran pimpinan sangat penting, pimpinan harus bisa mengarahkan dan menggerakkan para bawahan atau karyawan untuk melaksanakan aktivitas kerjanya yaitu dengan melakukan pembagian kerja sehingga tiap-tiap karyawan mendapatkan tugas yang harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan. Menurut Siswanto Sastrohadiwiryo (2003:128) bahwa “Pembagian kerja adalah rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas atau kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan”. Dengan demikian pembagian kerja lebih menekankan tugas dan tanggung jawab karyawan sehingga lebih

commit to user

banyak berhubungan dengan pekerjaan dari pada unsur manusianya atau karyawan.

Dalam pencapaian tujuan organisasi, yang harus dijadikan pijakan oleh setiap karyawan adalah orientasi kerja yang meliputi efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja. Ketiga hal tersebut sebagai orientasi kerja pada dasarnya berarti bahwa dalam menjalankan tugasnya, karyawan harus mencegah terjadinya penyimpangan, pemborosan dan segala tindakan yang dapat merugikan organisasi. Pembagian kerja merupakan hal yang mutlak diperlukan, apalagi kalau organisasi tersebut besar dan komplek dimana tujuan yang akan dicapai bukanlah tujuan yang sederhana sehingga pembagian kerja adalah suatu keharusan.

Dengan adanya pembagian kerja, karyawan dapat dilatih sesuai dengan bidangnya karena melalui keahlian yang dimilikinya tersebut, maka karyawan dapat memberi sumbangan maksimal terhadap pencapaian tujuan. Pembagian kerja juga dapat membantu dalam penempatan karyawan dengan menggunakan prinsip the right man in the right place yaitu orang yang ditempatkan pada tempat yang tepat, berdasarkan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, ketrampilan, jenis kelamin, dan lain sebagainya. Pembagian kerja harus rasional/obyektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas “like and dislike” atau suka dan tidak suka. Selain itu, dengan pembagian kerja juga dapat diketahui dengan siapa mereka bekerja sama, kepada siapa mereka bertanggung jawab, sampai dimana batas-batas tanggung jawab dan wewenang yang diberikan sehingga akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efektivitas kerja.

Masalah efektivitas kerja merupakan hal yang sangat penting, dan perlu diusahakan oleh setiap bentuk kerja sama, mengingat fasilitas, sumber daya, dan dana yang ada memiliki keterbatasan. Efektivitas organisasi di dalam hubungannya dengan peranan masing-masing karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya menunjukkan efektivitas organisasi dapat tercapai apabila setiap unit kerja pada organisasi tersebut melakukan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggung jawabya sendiri secara efektif.

commit to user

Dengan demikian pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang karyawan, sehingga dapat menjadi dasar spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Pembagian kerja harus ada kejelasan tugas, batasan tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga karyawan merasa mempunyai tanggung jawab sebatas wewenang yang diberikan sehingga bekerja tanpa menunggu perintah atasan. Pembagian kerja juga perlu dilaksanakan dengan penuh perimbangan, yang mana dalam pembagian kerja harus diadakan penyesuaian kemampuan dan keahlian karyawan dengan jenis pekerjaan yang akan ditangani disertai dengan penentuan prosedur kerja yang sederhana dan mudah dipahami yang akan menjadikan karyawan yang bersangkutan dapat melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban atau tanggung jawabnya secara efektif atau berdaya guna menuju profesionalisme.

Namun demikian pada saat peneliti mengadakan pra observasi di PT. Pos Indonesia Surakarta peneliti mendapati suatu kendala dalam pelaksanaan pembagian kerja. Kendala yang ada di PT. Pos Indonesia Surakarta antara lain terdapat karyawan yang menolak adanya pembagian tugas dikarenakan karyawan merasa sulit dengan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan. Selain itu juga timbul pandangan territorial imperative pada karyawan yaitu suatu pandangan bahwa pekerjaan yang sudah diemban menjadi daerah teritorialnya sendiri sehingga tidak dapat dimasuki oleh karyawan yang lainnya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka pembagian kerja merupakan faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja dan merupakan upaya pengkhususan tugas yang disesuaikan dengan kondisi karyawan. Untuk itu perlu perencanaan dengan baik yang dituangkan dalam daftar perincian tugas. Dengan pembagian kerja yang tepat, akan dihasilkan karyawan, yang mempunyai tanggung jawab yang tinggi karena mereka bisa mengambil keputusan sendiri sebatas wewenang yang dimilikinya. Titik tolak pembagian kerja adalah prinsip fungsionalisme, karena dengan demikian ditetapkan fungsi, tugas, wewenang, dan aktivitas sebagai satuan kerja dalam organisasi yang bersangkutan.

commit to user

Berdasarkan uraian di atas, mendorong peneliti untuk mengkaji lebih dalam tentang permasalahan “ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM

RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN

BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA TAHUN 2010/2011”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah merupakan pertanyaan peneliti mengenai ruang lingkup permasalahan yang diteliti. Adapun masalah pokok yang dikaji dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan

efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 ?

2. Faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011?

3. Bagaimana cara memecahkan masalah yang menghambat pelaksanaan

pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini merupakan jawaban masalah yang dikaji oleh peneliti. Adapun tujuan dari penelitian ini sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka

meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.

commit to user

2. Untuk mengetahui faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.

3. Untuk mengetahui cara memecahkan masalah yang menghambat

pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini memberikan informasi yang nyata sesuai dengan keadaan yang sedang terjadi. Dengan adanya penelitian ini maka memberikan manfaat secara teoritis maupun praktis, dalam penelitian ini, manfaatnya adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Teoritis

a. Mengkaji secara ilmiah pembagian kerja dalam kaitannya dengan efektivitas kerja karyawan.

b. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan dalam bidang Sumber Daya Manusia bagi mahasiswa khususnya program pendidikan administrasi perkantoran

2. Manfaat Praktis

a. Untuk memberikan bahan masukan dan sumbangan pemikiran

kepada pimpinan dalam menyusun strategi pembagian kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta.

b. Memberikan masukan dan informasi kepada karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta khususnya kepada bagian sumber daya manusia akan pentingnya pembagian kerja guna meningkatkan efektivitas kerja.

c. Memberikan pengetahuan bagi pembaca serta dapat dijadikan bahan acuan bagi peneliti selanjutnya.

commit to user BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka

1. Tinjauan Tentang Pembagian Kerja

a. Pengertian Pembagian Kerja

Suatu organisasi pada hakikatnya didirikan adalah sebagai alat atau sarana untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut tidak dapat tercapai jika tidak dengan sistem kerja yang efisien dan efektif. Oleh sebab itu, untuk mencapai keefektivan kerja di dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan prinsip-prinsip yang mendasari sebuah organisasi tersebut. Menurut Henri Fayol, ahli manajemen mengenalkan prinsip-prinsip organisasi yang tertuang dalam karyanya, Administration Industrielle et Generale, merumuskan 14 prinsip administrasi yang dalam adaptasi luas bisa diterapkan sebagai prinsip manajemen atau organisasi, yaitu sebagai berikut :

1. Pembagian Kerja

Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja untuk meraih tujuan bersama. Sebuah organisasi terdiri atas bagian-bagian tertentu yang masing-masing memiliki tanggung jawab. Oleh karena itu, harus ada pembagian kerja yang jelas antara tiap-tiap bagian. Pembagian kerja yang jelas memberi perngaruh positif pada efisiensi dan efektivitas organisasi. Pembagian itu menghindarkan sekelompok orang terkonsentrasi pada pekerjaan tertentu, sementara pekerjaan yang lain terbengkalai.

2. Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang sangat penting agar setiap elemen dalam organisasi memiliki rasa tanggung jawab. Pendelegasian wewenang di satu sisi merupakan bagian dari pembagian kerja dan di sisi lain merupakan pelimpahan tanggung jawab. Di samping itu, pendelegasian wewenang sangat penting fungsinya dalam komando.

commit to user 3. Disiplin

Setiap organisasi pasti memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan menyangkut sistem kerja. Namun, semua tata tertib dan peraturan itu menjadi tidak ada artinya jika tidak ditunjang dengan kedisiplinan para pelaksananya. Oleh karena itu, disiplin dalam suatu organisasi adalah prinsip sangat mendasar yang mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.

4. Kesatuan Komando

Komando dalam hal ini adalah kepemimpinan dalam menjalankan visi dan misi organisasi. Dalam pelaksanaan lapangan, komando dan wewenang bisa didelegasikan kepada struktur di bawahnya. Namun, hakikatnya, komando tetap harus tunggal. Adanya lebih dari satu komando akan membuat organisasi bergerak tidak fokus pada tujuan.

5. Kesatuan Tujuan

Organisasi tanpa tujuan yang jelas adalah omong kosong. Tujuan organisasi harus tergambar dengan jelas dalam visi dan misi organisasi tersebut. Sebab, tujuan organisasi ini menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan tujuan dari seluruh jenjang organisasi merupakan kunci pokok keberhasilan organisasi tersebut dalam mengorganisasi elemen-elemennya.

6. Prioritas

Setiap anggota organisasi pasti memiliki kepentingan masing-masing. Kadang-kadang, kepentingan individu itu berjalan selaras dengan kepentingan organisasi. Namun, saat kepentingan tersebut bertentangan,

setiap anggota organisasi semestinya mendahulukan kepentingan

organisasinya.

7. Penghargaan atas Prestasi dan Sanksi Kesalahan

Penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi setiap anggota organisasi. Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak harus selalu uang atau nilai-nilai nominal. Tiap-tiap organisasi perlu menerapkan penghargaan dan sanksi ini dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan organisasi tersebut.

commit to user

8. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan

Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan sangat erat hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi. Organisasi yang baik menerapkan keduanya secara proporsional. Ada hal-hal yang tidak bisa disentralisasikan kepada pemimpin manajemen dan begitu juga sebaliknya. Tidak semua keputusan harus diambil dengan musyawarah yang melibatkan seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu dikembangkan sesuai jenjang dan kapasitas masing-masing.

9. Garis Wewenang

Garis wewenang dari atas sampai ke bawah merupakan rujukan dalam pelaksanaan program. Setiap elemen organisasi harus memahami garis wewenang sehingga tidak terjadi kelambatan birokratis atau sebaliknya. Garis wewenang ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando. 10. Tata Tertib

Tata tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan orang yang tepat pada posisi yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi akan berjalan dengan optimal.

11. Keadilan dan Kejujuran

Keadilan dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi. Di samping itu, jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada jenjang-jenjang di bawahnya sampai level akar rumput. Kejujuran ini akan membawa dampak pada kepercayaan bawahan kepada atasan.

12. Stabilitas dan Regulasi

Harus diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur perputaran dan peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan merangsang pembaruan-pembaruan. Namun, harus dipikirkan agar regulasi tersebut tidak menjadi beban bagi organisasi. Sebab, perputaran dan pergantian jabatan yang terlalu tinggi pun berpengaruh buruk pada efektivitas kerja dan efisiensi biaya.

commit to user 13. Inisiatif

Organisasi yang baik harus mampu menumbuhkan inisiatif anggotanya dalam pengelolaan organisasi. Iklim organisasi juga harus dibangun sedemikian rupa agar mampu menstimulasi munculnya ide dan inisiatif anggota dari berbagai jenjang.

14. Keselarasan dan Persatuan

Hubungan interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat besar dalam kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras, organisasi tidak akan berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut sangat penting perannya dalam memelihara persatuan dan kesatuan anggota.

Pembagian kerja (division of labor) berkenaan dengan tingkat sejauh mana pekerjaan dispesialisasi dalam organisasi tersebut. Para manajer harus dapat membagi seluruh kerja organisasi itu ke dalam beberapa kerja tertentu yang mempunyai kegiatan tertentu. Dalam pencapaian tujuan dalam bidang manajemen sumber daya manusia ialah keseluruhan langkah yang harus ditempuh oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi sedemikian rupa sehingga sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi mampu memberikan kontribusinya yang maksimal.

Pembagian kerja merupakan salah satu prinsip organisasi, sehingga antara pembagian kerja dan organisasi terdapat hubungan yang erat sekali. Sedangkan menurut James L.Gibson (1996:236) pembagian kerja mempunyai dua keunggulan, sebagai berikut :

· Jika sebuah pekerjaan mengandung sedikit tugas, maka melatih personalia baru yang menggantikan posisi personalia lama yang berhenti atau pindah dapat dilakukan dengan cepat. Kegiatan pelatihan yang minimal dapat menghemat biaya pelatihan.

· Bila sebuah pekerjaan hanya terdiri dari tugas-tugas yang

terbatasjumlahnya, seorang karyawan bisa menjadi sangat trampil

melaksanakan tugas-tugas tersebut. Ketrampilan ini bisa

commit to user

Dengan demikian untuk mencapai tujuan organisasi harus tersedianya sumber daya manusia yang ahli, trampil serta penempatan atau pembagian pekerjaan yang tepat bagi karyawan. Terjadinya pertanggungjawaban atas dasar pendelegasian wewenang atau tanggung jawab dari atasan kepada bawahan, baik kelompok kerja tenaga kerja maupun individual atau perorangan dapat diketahui melalui pembagian kerja.

Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pembagian kerja dapat diartikan dua macam, yaitu :

1) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Sekretariat Jendral, Biro Perencanaan, Biro Kepegawaian, Biro Keuangan, Biro Perbekalan, Biro Tatawarkat, Biro Humas, Biro O &M, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, Direktorat Perguruan Tinggi Swata, Subdirektorat Pembinaan, Seksi Bantuan Tenaga/Fasilitas, Jawatan Periklanan, Inspektorat Jendral, Inspektorat Daerah, Fakultas, Lembaga, Badab, Balai, semua ini mempunyai rincian aktivitas. 2) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugas-tugas

yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. Misalnya Sekretaris, Bendahara, Kepala Seksi, Ketua Panitia, Juru Bayar, Direktur, Menteri, Presiden semua ini memiliki rincian tugas.

Sedangkan menurut T.Hani Handoko (2000:47) bahwa “Pembagian kerja adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya”. Pengertian pembagian kerja ini hampir sama dengan yang diungkapkan oleh H.Malayu S.P. Hasibuan (2003:32) dimana “Pembagian kerja adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.” Pengertian pembagian kerja tersebut juga tidak jauh berbeda dari yang diungkapkan oleh B. Siswanto Sastrohadiwiryo (2003:128) bahwa “Pembagian kerja adalah informasi menyeluruh tentang

commit to user

tugas atau kewajiban, tanggung jawab dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan.”

Dan menurut Soekidjo Notoatmodjo (2003:151) bahwa “Pembagian kerja adalah merupakan daftar kegiatan atau tugas yang harus dilakukan oleh setiap karyawan dalam organisasi, sesuai dengan jabatan atau pekerjaan karyawan yang bersangkutan.”

Dari pengertian pembagian kerja yang disampaikan oleh beberapa ahli di atas, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja adalah suatu pernyataan atau informasi yang sifatnya tertulis yang menguraikan mengenai fungsi, tugas, wewenang, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya, yang dapat dijadikan sebagai pedoman bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya, sehingga tujuan organisasi tercapai.

b. Macam-macam Pembagian Kerja

Menurut Sutarto (2000:127), bahwa pembagian berdasarkan rangkaian kerja dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

1) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa seri 2) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa paralel

3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa gabungan seri dan paralel

Dari macam pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian

kerja seri adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara berturutan dari pejabat yang satu ke pejabat yang berikutnya sehingga pekerjaan selesai.

2) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian

kerja paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi beberapa kelompok urutan tugas yang semacam yang untuk menyelesaikan tiap kelompok urutan tugas diserahkan kepada

commit to user

seorang pejabat atau beberapa orang pejabat sehingga beberapa kelompok urutan tugas akan berjalan bersama.

3) Yang dimaksud pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa

gabungan seri dan paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi beberapa urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara serentak, tugas yang satu tidak perlu menunggu selesainya tugas yang lain.

Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85) bahwa pembagian kerja dapat dibagi-bagi secara garis tegak maupun garis mendatar, yaitu :

1) Pembagian kerja secara vertikal atau tegak, didasarkan atas penetapan, garis-garis kekuasaan dan menentukan tingkat-tingkat yang membentuk banguna organisasi itu secara tegak.

2) Pembagian kerja secara horisontal atau mendatar, didasarkan atas spesialisasi kerja dengan asumsi dasar membuat setiap tugas pekerja menjadi terperinci, makin banyak pekerjaan yang dapat dihasilkan dengan usaha yang sama melalui peningkatan efisiensi dan kualitas. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa pembagian kerja vertikal atau tegak selain dari menetapkan kekuasaan, juga dapat memudahkan arus komunikasi dalam organisasi. Pembagian kerja secara horisontal atau datar terdapat dua dimensi kerja yaitu scope and depth (lingkup dan kedalaman), job-scope atau lingkup kerja mengacu kepada banyaknya jenis yang berbeda-beda dari operasi yang dilakukan. Dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan lingkup yang sempit, maka pekerja akan melakukan lebih sedikit operasi-operasi dan mengulang-ulangi lingkaran itu berkali-kali. Sedangkan job-depth atau kedalaman kerja mengacu kepada kebebasan pekerja-pekerja untuk merencanakan dan mengorganisir pekerjaan mereka sendiri, bergerak dan berkomunikasi seperti yang diinginkan.

Dari pendapat kedua ahli di atas mengenai macam pembagian kerja, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja dapat dibedakan menjadi pembagian kerja horisontal (mendatar), vertikal (tegak),

commit to user

berdasarkan rangkaian kerja berupa seri, paralel, serta gabungan seri dan paralel, yang hal ini perlu dilakukan sesuai dengan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam setiap organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai tujuan.

c. Pentingnya Pembagian Kerja

Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pentingnya pembagian kerja adalah :

1) Karena orang berbeda dalam pembawaan kemampuan serta

kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi

2) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat

yang bersamaan

3) Karena seseorang tidak dapat melakukan dua hal pada saat yang sama

4) Karena bidang pengetahuan dan keahlian yang begitu luas, sehingga

seseorang dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.

Dari pentingnya pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Seseorang mempunyai kecakapan dan kelebihan tersendiri yang

dapat dikembangkan menjadi suatu keahlian yang bermanfaat. Hal ini apabila dikaitkan dengan pekerjaan di suatu perusahaan, ada orang yang ahli dalam operasional komputer namun ada juga orang yang hanya bekerja mengandalkan tenaganya saja tanpa menggunakan pikiran dan sebagainya.

2) Manusia diciptakan hanya berjumlah tunggal walaupun kembar,

masing-masing mempunyai spesifikasi tersendiri, sehingga manusia tidak dapat berada pada saat yang sama di dua tempat yang berbeda. 3) Manusia diciptakan dengan keterbatasan-keterbatasan kemampuan,

mengingat manusia adalah makhluk Tuhan yang tidak sempurna, sehingga manusia tidak dapat melakukan pekerjaan yang berbeda pada waktu yang sama. Kalaupun itu terjadi pasti hasil akhir yang dicapai tidak akan maksimal.

commit to user

4) Ilmu pengetahuan saat ini berkembang sangat pesat dan manusia tidak dapat menguasai itu semua. Karena pasti manusia adalah makhluk yang kurang sempurna yang senantiasa memiliki kekurangan.

Sedangkan George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85) menguraikan tentang pentingnya pembagian kerja, yaitu :

1) Menetapkan kekuasaan

2) Memudahkan arus komunikasi dalam organisasi

3) Lebih sedikit kecakapan yang diperlukan oleh seseorang atau karyawan

4) Lebih mudah untuk memperinci kecakapan-kecakapan yang

diperlukan untuk penyaringan atau tujuan-tujuan latihan

5) Mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama, mengembangkan

kemahiran

6) Penggunaan kecakapan-kecakapan secara efisien terutama sekali dengan menggunakan kecakapan-kecakapan terbaik setiap pekerja

7) Kemampuan untuk beroperasi bersama-sama

8) Lebih banyak terdapat keseragaman dalam produksi akhir, jika setiap potong selalu diproduksikan oleh orang yang sama

Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Dengan pembagian kerja, maka setiap karyawan akan mengetahui dengan siapa mereka bertanggungjawab, sampai dimana batas tanggungjawab dan wewenang yang diberikan sehingga setiap karyawan hanya melaksanakan tugas sebatas tanggung jawab dan wewenang yang diberikan tersebut.

2) Karena dengan pembagian kerja, dapat diketahui siapa setiap karyawan akan bekerja sama dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan, yang hal ini akan dapat membantu dalam memudahkan arus komunikasi.

3) Dengan pembagian kerja, kecakapan yang diperlukan oleh seseorang

lebih sedikit karena setiap orang atau setiap karyawan hanya bekerja sesuai dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

commit to user

4) Adanya pembagian kerja dapat diketahui kecakapan-kecakapan dari

masing-masing karyawan sesuai dengan jabatan yang menjadi tanggung jawabnya dan hal ini akan memudahkan dalam

memperinci kecakapan-kecakapan yang diperlukan untuk

penyaringan atau tujuan-tujuan latihan.

5) Dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya melakukan

pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, maka setiap karyawan tersebut mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama sehingga dapat mengembangkan kemahiran bagi karyawan.

6) Dengan pembagian kerja, maka tidak akan terjadi kesemrawutan dan

tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja sehingga efektivitas kerja dapat tercapai.

7) Adanya pembagian kerja, maka harus ada koordinasi atau kerja sama

diantara para karyawan dan hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya pengkotaan tugas sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat tercapai sesuai yang diharapkan.

8) Karena dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya bekerja sesuai yang menjadi tanggung jawabnya, maka akan menjadikan keseragaman dalam produksi akhir karena diproduksi oleh orang yang sama.

Dan menurut Malayu SP. Hasibun (2003:33) bahwa pentingnya pembagian kerja meliputi :

1) Pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang

harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut

2) Pembagian kerja menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi

pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan.

commit to user

Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Pembagian kerja harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.

2) Dengan pembagian kerja, maka setiap pejabat akan mengetahui dimana kedudukannya, apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan sebagainya yang akhirnya dapat diketahui apakah pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan efektif atau tidak.

Dari pedapat di atas mengenai pentingnya pembagian kerja, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa:

· Pembagian kerja dalam organisasi atau perusahaan sangat penting untuk dilakukan, karena tidak ada seorang pun yang dapat menyelesaikan semua tugas atau pekerjaan di dalam organisasi atau perusahaan dengan bekerja sendirian dan pada saat yang bersamaan.

· Pembagian kerja yang jelas dan tepat, akan membuat setiap

karyawan mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang harus dicapai di dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan yang telah menjadi kewajibannya.

d. Pedoman Pembagian Kerja

Menurut Sutarto (2000:126) bahwa beberapa pedoman pembagian kerja, antara lain :

1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi

2) Pembagian kerja berdasarkan produksi

3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja

4) Pembagian kerja berdasarkan langganan

5) Pembagian kerja berdasarkan jasa

6) Pembagian kerja berdasarkan alat

7) Pembagian kerja berdasarkan wilayah

8) Pembagian kerja berdasarkan waktu

commit to user

Dari pedoman pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang sejenis atau erat

hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya.

2) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu.

3) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing secara berturutan harus dilalui, sehingga

pekerjaan selesai dengan sempurna, atau rincian serta

pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing harus dilalui secara berturutan, sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.

4) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang

commit to user

masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap.

5) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memberikan jenis jasa tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing memberikan jenis jasa tertentu.

6) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing memakai alat tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing menggunakan alat tertentu.

7) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah tertentu.

8) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu yang masing-masing dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.

9) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh sejumlah orang tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam

commit to user

atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang beranggotakan sejumlah orang tertentu.

Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:95) bahwa pedoman pembagian kerja meliputi :

1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi

2) Pembagian kerja berdasarkan hasil produksi

3) Pembagian kerja berdasarkan wilayah atau geografi

4) Pembagian kerja berdasarkan pelanggan

5) Pembagian kerja berdasarkan regu tugas

Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Kegiatan-kegiatan biasa atau seragam ditempatkan dalam satuan

organisasi yang biasa

2) Suatu tingkat spesialisasi yang wajar didorong dengan pembagian kerja menurut hasil produksi yaitu dengan pengetahuan atau keahlian, kalau ia berguna untuk suatu hasil produksi serta syarat-syaratnya, maka dapat digunakan secara efektif.

3) Pembagian dalam wilayah memungkinkan pemasaran untuk

mengurangi waktu perjalanan dan biaya, dan lebih memungkinkan bagi kondisi-kondisi setempat. Terdapat sekedar tumpang tindih fungsi-fungsi, tetapi pemindahan pegawai atau karyawan pemasaran dapat dipercepat dan pengawasan-pengawasan yang serupa dapat dilakukan untuk masing-masing satuan menurut wilayah.

4) Pembagian menurut jenis pelanggan memberi penekanan pada

pemberian pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan-pelanggan. 5) Suatu proyek khusus atau sekelompok pekerjaan dapat ditugaskan

kepada suatu kelompok kecil, yang beroperasi sebagai sebuah satuan yang berdiri sendiri dan meliputi semua kecakapan yang diminta untuk pelaksanaan pekerjaan itu.

commit to user

Sedangkan Sondang P. Siagian (2002:42) mengemukakan beberapa pedoman yang dijadikan sebagai dasar pembagian kerja, yaitu :

1) Pembagian kerja berdasarkan jenis produk

2) Pembagian kerja berdasarkan fungsi

3) Pembagian kerja berdasarkan tipologi konsumen dikaitkan dengan produk tertentu

4) Pembagian kerja berdasarkan kawasan geografis

5) Pembagian kerja berdasarkan proses

Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam

atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing menghasilkan jenis produk atau barang tertentu, bahkan seolah sudah menjadi perusahaan sendiri tetapi tetap berkaitan dengan perusahaan induk.

2) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing

mendasarkan fungsi tertentu sesuai dengan keperluan

organisasi/perusahaan.

3) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing memberikan pelayanan kepada konsumen tertentu yang datang untuk membeli produk tertentu.

4) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah atau wilayah tertentu. Pendekatan ini digunakan karena pertimbangan bahwa sangat

commit to user

mungkin satu wilayah tertentu mempunyai karakteristik yang khas sehingga perlu perlakuan secara khusus pula.

5) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing secara berurutan harus dilalui atau langkah-langkah yang biasanya diambil dalam proses penyelesaian sesuatu berdasarkan urutan langkah-langkah tertentu sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.

Dari pendapat di atas mengenai pedoman pembagian kerja, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa di dalam melakukan pembagian kerja harus berdasarkan pedoman yang ada,agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan. Pedoman pembagian kerja secara umum meliputi pembagian kerja berdasarkan wilayah, produk, jumlah, fungsi namun demikian masing-masing perusahaan menetapkan pembagian kerja sesuai dengan kondisi perusahaan demi kelancaran dan ketertiban dalam pelaksanaan kerja tersebut agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.

e. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja

Menurut Sutarto (2000:105) bahwa dalam melakukan pembagian kerja hendaknya diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

1) Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai rincian aktifitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.

2) Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas.

3) Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara empat macam sampai dengan dua belas macam.

4) Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.

5) Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata, sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan organisasi terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindari adanya pejabat yang terlalu

commit to user

bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur.

6) Penempatan para pejabatnya hendaknya tepat.

7) Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan

volume kerja.

8) Pembagian kerja terutama yang menyangkut para jabatan dalam sesuatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan “pegkotaan pejabat”

9) Penggolongan tugas.

10) Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada

adanya beberapa macam dasar pembagian kerja.

11) Setiap pejabat dalam organisasi atau satuan organisasi yang ada seharusnya sudah pasti memiliki daftar rincian tugas atau daftar rincian aktivitas.

12) Untuk membantu ketepatan beban kerja pejabat terutama yang bersifat kerja phisik dapat dilakukan dengan jalan melakukan perhitungan kerja.

Dari hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan ebagai berikut :

1) Dengan telah dimilikinya daftar rincian aktivitas yang jelas pada daftar rincian aktivitas, maka dapat dihindarkan terjadinya satuan organisasi yang bekerja dengan tanpa arahan atau petunjuk, sehingga setiap satuan organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2) Dengan telah dimilikinya daftar rincian tugas bagi para pejabat, maka dapat dihindarkan terjadinya pejabat yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya pejabat yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa.

3) Apabila seorang pejabat hanya diserahi satu macam tugas pada suatu saat akan jemu. Tiap pejabat sebagai layaknya seorang manusia pada umumnya membutuhkan variasi, empat macam tugas diperkirakan merupakan variasi yang tidak menjemukan.

4) Sebab apabila seorang pejabat diserahi beban kerja yang sangat jauh berbeda variasinya tidak akan dapat melakukan dengan baik.

commit to user

5) Beban kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah aktivitasnya atau jumlah tugasnya. Beban kerja merata berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. 6) Yang dapat dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan dan

kepandaian saja, tetapi lebih luas dari itu antara lain keberanian, jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran, dan lain-lain. 7) Bila volume kerja bertambah banyak dan pejabat yang ada sudah

tidak dapat menampungnya adalah wajar bila pegawainya juga ditambah, sebaliknya bila volume kerja susut maka jumlah pegawai juga dapat dikurangi.

8) Pembagian tugas hendaknya hanya sekedar menunjukkan rincian

tugas yang menjadi tanggung jawab pejabat itu sebagai anggota dari satuan organisasi sebagai keseluruhan.

9) Penggolongan tugas berdasarkan penting dan urgensinya dapat

dibedakan menjadi tugas-tugas yang harus dikerjakan seketika, segera, dan berjangka panjang, sedangkan berdasarkan sulitnya dan pemakaian waktu dapat dibedakan menjadi tugas yang mudah dikerjakan dan yang sulit dikerjakan, dan berdasarkan siapa yang mengerjakannya dapat dibedakan pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif atau tugas dapat digolongkan menjadi tiga macam yaitu pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif.

10) Pembagian kerja berdasarkan fungsi, produksi, rangkaian kerja, langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.

11) Dapat menilai apakah sesuatu pembagian kerja telah tepat atau belum dapat dilakukan dengan mengisi formulir daftar pekerjaan, mempelajari daftar pekerjaan yang kemudian dibuat daftar tugas, mempelajari daftar rincian tugas dan menyusun daftar pembagian kerja serta menguji daftar tersebut dengan beberapa pertanyaan untuk menentukan apakah daftar pembagian kerja itu sudah tepat atau belum.

commit to user

12) Yang dimaksud dengan penghitungan kerja adalah suatu cara untuk

menghitung atau mengukur banyaknya pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pejabat. Tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan antara beban kerja dengan tata kerja.

Sedangkan menurut Malayu SP. Hasibuan (2003:32-34) bahwa pembagian kerja harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut :

1) Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatan. 2) Hubungan tugas dan tanggung jawab yakni perincian tugas dan

tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3) Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi

yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

4) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

5) Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.

6) Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

Dengan demikian pembagian kerja harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang harus dicapai. Selain itu pembagian kerja juga

menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan sehingga

mismanajemen dapat dihindarkan.

Dan menurut Sondang P. Siagian (2002:38-39), bahwa berbagai hal yang penting mendapat perhatian dalam pembagian tugas adalah sebagai berikut :

1) Secara tradisional, dianut pandangan bahwa organisasi merupakan wadah dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan.

commit to user

2) Manajemen mutakhir menekankan bahwa disamping menyoroti

organisasi sebagai wadah, tidak kalah pentingnya ialah melihat organisasi sebagai wahana yang dinamis.

3) Penyelenggaraan berbagai bidang fungsional dalam organisasi

modern pada umumnya menuntut pengetahuan dan ketrampilan yang bersifat spesialisasi

4) Diperlukan penciptaan dan pemeliharaan “sistem informasi

manajemen” yang andal, khususnya yang berisikan klasifikasi jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar penyelesaian pekerjaan.

Dari berbagai hal yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Penggambaran penempatan berbagai kegiatan itu pada tempat

tertentu dikenal dengan istilah bagan organisasi atau organogram. Penggambaran tersebut berupa “kotak-kotak” yang sekaligus menunjukkan posisi setiap kotak dalam hierarkhi organisasi.

2) Artinya sebagai proses interaksi, interrelasi, dan interdependensi antara berbagai komponen organisasi termasuk pada tingkat individual. Hal ini untuk mendapat perhatian karena kenyataan menunjukkan bahwa terlepas dari tingkat loyalitas, dedikasi, pengetahuan, ketrampilan dan komitmen para anggota organisasi, tidak ada lagi tugas yang dapat diselesaikan sendiri oleh yang bersangkutan tanpa bekerjasama dengan pihak-pihak lain.

3) Seperti dimaklumi, seorang spesialis biasanya memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang mendalam tentang bidang yang ditekuninya. Keadaan demikian merupakan hal yang baik, akan tetapi kemungkinan terjadinya “efek sampingan” spesialis itu, misalnya cara bepikir dan bertindak yang berkotak-kotak dan hal ini harus selalu diwaspadai.

4) Klasifikasi jabatan penting untuk ditekankan bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai jabatan, deskripsi jabatan mengandung informasi menyangkut apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara terbaik untuk melakukannya, pewadahannya dalam organisasi, dan

commit to user

kaitannya dengan pekerjaan lain dalam satuan kerja yang menjadi induknya dan dalam organisasi sebagai keseluruhan. Spesifikasi pekerjaan adalah informasi tentang berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap pemangku dari setiap jabatan dan mengenai standar hasil pekerjaan, hal-hal yang biasanya dicantumkan antara lain ialah teknik atau cara yang digunakan oleh orang lain terutama para penyedia dan manajer untuk menilai apakah hasil pekerjaan seseorang “sangat memuaskan”, “memuaskan”, ” sedang”, ”cukup”, ”kurang”, ”tidak memuaskan”, atau cara lain yang diterapkan dalam organisasi.

Dari pendapat di atas, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa dalam pembagian kerja perlu adanya hal-hal yang diperhatikan untuk dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan. Tanggung jawab, wewenang, perincian pekerjaan sangat penting karena karyawan dapat mengetahui batasan-batasan, serta pekerjaan apa yang harus dikerjakan tanpa adanya perintah dari pimpinan. Dengan demikian maka kulifikasi yang harus dipenuhi, serta prestasi yang harus dicapai karyawan dapat diketahui secara detail. Sehingga memudahkan dalam pelaksanaan pekerjaan antar satu karyawan dengan karyawan yang lain. Dengan demikian tujuan organisasi dalam meningkatkan efektivitas kerja akan dapat tercapai.

f. Kendala-kendala Pembagian Kerja

Pembagian kerja sangat erat kaitannya dengan tugas, tanggung jawab dan wewenang, oleh karena itu setiap pejabat sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah selain diserahi tugas dalam pembagian kerja juga diwajibkan bertanggung jawab, maka harus diserahi pula wewenang tertentu. Menurut Sutarto (2000:141) terdapat halangan-halangan dalam prakteknya, yaitu :

1) Pimpinan berpendapat bahwa dia telah sempurna dapat mengerjakan

segala-galanya sendiri dengan baik.

commit to user

3) Pimpinan tidak mempercayai bawahan

4) Bawahan senang pada pekerjaan yang mudah saja

5) Bawahan takut dikritik atas kesalahan-kesalahannya

6) Bawahan kurang mendapat dorongan yang positif

Dari halangan-halangan pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Apabila dalam suatu organisasi terdapat seorang pemimpin atau pejabat lain yang merasa dirinya telah sempurna sehingga merasa dirinya dapat mengerjakan segala-galanya maka pimpinan atau pejabat demikian itu tidak akan bersedia menyerahkan sebagian pekerjaan atau wewenangnya kepada bawahan atau sesama pejabat yang lain. Sikap yang demikian itu adalah salah karena bertentangan dengan kenyataan bahwa manusia itu dalam keadaan terbatas dalam pengalaman, kecakapan, pengetahuan, waktu, perhatian, kesehatan.

2) Atasan yang menyerahkan pekerjaan atau wewenangnya harus dapat

menjelaskan tugas-tugas yang diserahkan kepada bawahannya misalnya tentang perincian, arti serta tujuan pelaksanaan suatu tugas, harus dapat menentukan manakah tugas yang lebih penting sehingga harus dikerjakan terlebih dahulu. Atasan yang tidak mampu berbuat demikian biasanya tidak berani menyerahkan kepada bawahannya sebab apabila nanti bawahannya menanyakan sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya atasan tidak sanggup memberikan penjelasan yang diperlukan seorang bawahan.

3) Salah satu unsur dari pada bekerja sama adalah saling percaya mempercayai antara pejabat yang bekerja sama itu. Jadi tidak dibenarkan kalau ada atasan yang tidak mempercayai semua bawahannya sehingga tidak bersedia memberikan sebagian tugas atau wewenang kepada mereka. Kalau memang tidak mempercayai

bawahannya mengapa mereka diterima dalam lingkungan

organisasinya.

4) Pada umumnya pejabat itu hanya menginginkan pekerjaan yang

commit to user

Keinginan yang demikian dapat menghalangi sebab bawahan selalu akan menolak tugas, tanggung jawab,serta wewenang yang berat. Keadaan demikian dapat dihindarkan dengan jalan diberikan latihan sedikit demi sedikit mulai dari tugas yang mudah, sederhana makin hari makin diberi tugas yang berat. Sehingga pada akhirnya tugas ringan ataupun berat akan dapat diterima dan dilaksanakan dengan berhasil oleh bawahan.

5) Adanya pembagian tugas yang terhalang karena bawahan takut

dikritik atas kesalahan-kesalahannya. Keadaan seperti ini dapat dihilangkan dengan cara pimpinan apabila mengkritik jangan dihadapan para pejabat yang lain. Sudah menjadi sifat daripada manusia bahwa mereka tidak senang dibuat malu dihadapan orang banyak. Bila pada suatu saat memang perlu melakukan kritik hendaknya dilakukan dihadapan yang lain.

6) Pembagian tugas terhalang karena tidak adanya dorongan yang positif atau insentif atau perangsang adanya dorongan yang menyebabkan pejabat bersedia untuk bekerja dengan baik. Pada umumnya bila dorongan itu tidak ada pejabat itu akan bekerja secara pasif.

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2002:41-42) mengemukakan beberapa kendala yang dapat menghambat dalam pelaksanaan pembagian kerja, yaitu :

1) Persepsi bahwa tugas fungsional satuan kerja dimana seseorang berkarya dipandangnya sebagai tugas yang paling penting

2) Timbulnya pandangan yang disebut sebagai territorial imperative 3) Terdapatnya persepsi yang sesungguhnya tidak tepat

Dari kendala-kendala pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

commit to user

1) Oleh karena itu, para anggota dalam satuan kerja yang bersangkutan sering dihinggapi “penyakit” arogansi institusional dan individual, dan karena itu berperilaku tidak memerlukan bantuan orang lain.

2) Artinya bahwa “lahan” yang sudah ditetapkan oleh manajemen

untuk digarap oleh satuan kerja tertentu tidak boleh dimasuki oleh para anggota organisasi yang lain, karena sudah merupakan teritorial yang hanya mereka yang boleh menguasainya.

3) Yaitu persepsi yang dapat menimbulkan sikap bahwa jika seseorang

mau berkoordinasi dengan orang atau pihak lain, yang bersangkutan akan kehilangan sebagian wewenangnya.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perilaku karyawan dan pimpinan yang kurang tepat dapat menimbulkan kendala-kendala dalam pelaksanaan pembagian kerja, adanya sikap egoisme diantara karyawan mengakibatkan terhambatnya kelancaran dalam menyelesaikan pekerjaan. Selain itu peran pimpinan juga sangat penting agar tercipta hubungan kerja yang baik dengan karyawan, karena jika tidak terjalin koordinasi atau kerja sama antara “pimpinan-karyawan” dan “karyawan-karyawan” maka efektivitas kerja untuk mencapai tujuan tidak akan tercapai.

2. Tinjauan Tentang Efektivitas Kerja

a. Pengertian Efektivitas Kerja

Suatu organisasi selalu berupaya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan itu, efektivitas kerja karyawan sangat diperlukan karena keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung dari efektivitas kerja karyawan yang bekerja di dalamnya. Sebelum membahas pengertian efektivitas kerja, terlebih dahulu harus kita ketahui bahwa kata efektivitas berasal dari bahasa inggris effect yang berarti akibat atau bekas. Dari kata effect ini berkembang suatu

commit to user

istilah yaitu effective yang diartikan sebagai suatu yang berakibat. Jadi bila seseorang bekerja secara efektif, hal ini karena orang tersebut mengharapkan apa yang dikerjakannya menghasilkan akibat yang dikehendaki.

Begitu juga dengan organisasi, pengertian efektivitas organisasi biasanya diartikan sebagai keberhasilan yang dicapai oleh suatu organisasi dalam usahanya mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Seperti yang dikemukakan oleh T. Hani Handoko (1995:7) bahwa “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut menurut Sondang P. Siagian (1996:21) sebagai berikut : “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana, prasarana dalam jumlah tertentu secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. Dan menurut Jusuf Suit Almasdi (2000:90) bahwa “Efektivitas adalah ketepatan suatu tindakan atau kesempurnaan (jaminan) hasil suatu pekerjaan itu sendiri”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah tingkat keberhasilan atau ketepatan tindakan dengan memanfaatkan sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan.

Malayu S.P. Hasibuan (2003:41) mengemukakan bahwa “kerja adalah sejumlah aktivitas mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan”.

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1995:151) mengatakan bahwa “Efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak tergantung bilamana tugas itu dilaksanakan, dan tidak menjawab bagaimana melaksanakannya, berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu”

Berdasarkan keterangan di atas dapat peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa efektivitas kerja adalah suatu aktivasi mental yang dilakukan seseorang untuk menyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan atau ketepatan tindakan dengan

commit to user

memanfaatkan sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan.

b. Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja

Organisasi selalu berusaha dalam peningkatan efektivitas kerja guna dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Efektivitas kerja karyawan erat hubungannya dengan kinerja karyawan itu sendiri. Menurut Sjafri Mangkuprawira & Aida V. Hubeis (2007:155), bahwa kinerja seseorang dalam rangka mencapai efektivitas kerja ditentukan oleh :

1) Personal, meliputi unsur pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, kepercayaan diri, motivasi, dan komitmen yang dimiliki oleh tiap individu karyawan.

2) Kepemimpinan, meliputi aspek kualitas manajer dan team leader dalam memberikan dorongan, semangat, arahan, dan dukungan kerja kepada karyawan

3) Tim, meliputi kualitas dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesama anggota tim, kekompakan, dan keeratan anggota tim.

4) Sistem, meliputi sistem kerja, fasilitas kerja, atau instruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kinerja dalam organisasi.

5) Kontekstual (situasional), meliputi tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.

Selain tersebut di atas untuk menciptakan efektivitas kerja, peran manajer sangat menentukan. Manajer bertanggung jawab untuk :

a. Menciptakan kondisi yang dapat memotivasi karyawan

b. Melakukan observasi kerja

c. Memperbaharui dan menyesuaikan tujuan, standar kinerja, dan

kompetensi kerja apabila terjadi pengubahan kondisi

d. Memberikan umpan balik atas kinerja karyawan dan pengarahan

e. Memfasilitasi dan mengembangkan kemampuan karyawan

f. Memberikan penguatan perilaku untuk mencapai tujuan organisasi.

commit to user

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2002:40), bahwa kinerja seseorang dalam rangka mencapai efektivitas kerja ditentukan oleh tiga hal,antara lain :

1) Motivasi

2) Kemampuan

3) Ketepatan penugasan

Dari hal yang perlu diperhatikan tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Yang dimaksud dengan motivasi ialah daya dorong yang dimiliki,

baik secara intrinsik maupun ekstrisik yang membuatnya mau dan rela untuk bekerja sekuat tenaga dengan mengerahkan segala kemampuan yang ada demi keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan.

2) Ada kemampuan yang bersifat fisik dan ini lebih diperlukan oleh karyawan yang dalam pelaksanaan tugasnya lebih banyak menggunakan otot. Dilain pihak, ada kemampuan yang bersifat mental intelektual yang lebih banyak dituntut oleh penyelesaian tugas pekerjaan dengan menggunakan otak. Sudah tentu mereka yang lebih banyak menggunakan otot tetap harus menggunakan otak dan sebaliknya, mereka yang lebih banyak menggunakan otak tetap dituntut memiliki kemampuan fisik.

3) Dalam dunia manajemen ada ungkapan yang mengatakan bahwa

“tidak ada karyawan yang bodoh, yang bodoh adalah para manajer yang tidak mengenali secara tepat pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, bkat, dan minat para bawahannya”. Memang telah terbukti bahwa dengan penempatan yang tepat, kinerja seseorang akan sesuai dengan harapan dan tuntutan organisasi untuk mencapai tujuan.

commit to user

diperhatikan dan dilakukan agar pekerjaan-pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan untuk mencapai tujuan. Supervisor Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia selalu menekankan kepada karyawan untuk dapat saling bekerja sama satu dengan yang lain karena pekerjaan-pekerjaan yang ada merupakan suatu tim bukan individual, sehingga keberhasilan akan tercapai bila seluruh karyawan saling bekerja sama.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata terdapat kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.

commit to user

BAB V

KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan data yang berhasil dikumpulkan di lapangan dan analisis yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan guna menjawab perumusan masalah. Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta sudah dilakukan. Adapun pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan tersebut, meliputi hal-hal sebagai berikut ini :

a. Waktu Pelaksanaan Pembagian Kerja

Waktu pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah :

1) Pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan yang sifatnya rutin maupun pekerjaan yang sifatnya insidental.

2) Pada saat karyawan pertama kali masuk atau pada saat karyawan sedang menjalani mutasi.

b. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja

Beberapa hal yang diperhatikan dalam melakukan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah :

1) Penempatan karyawan yang tepat atau the right man in the right place, orang yang tepet diposisikan pada tempat yang tepat.

2) Rincian aktivitas yang jelas akan dapat melancarkan alur pekerjaan yang harus dikerjakan karyawan satu dengan yang lainnya.

3) Beban kerja yang merata diantara para karyawan.

4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen yang dapat mempermudah

commit to user

2. Kendala – kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan

efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah sebagi berikut :

a. Karyawan Menolak Pemberian Tugas Karena Merasa Sulit

Karyawan menolak pemberian tugas karena merasa sulit karena sedang menjalani mutasi sehingga belum paham dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Karyawan takut kalau tidak mampu untuk melaksanakan tugas pekerjaan yang baru.

b. Timbul Pandangan Territorial Imperative

Hambatan Lain pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja adalah timbulnya pandangan territorial imperative diantara para karyawan sehingga dapat mempengaruhi kelancaran dalam pelaksanaan pembagian kerja.

3. Upaya – upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala – kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah sebagi berikut : a. Dilaksanakan Pelatihan dan Pengarahan Kerja

Dalam pelaksanaan pelatihan dan pengarahan kerja dilakukan secara internal maupun bersama di Semarang. Secara internal dilakukan dengan cara mengadakan diklat seluruh bagian, rapat-rapat, diskusi antar karyawan atau diskusi antara karyawan dengan atasan.

b. Meningkatkan Kerja Sama

Dalam rangka meningkatkan kerja sama diantara para karyawan, dilakukan dengan cara pimpinan memberikan pengarahan dan penjelasan kepada karyawan agar para karyawan saling memperhatikan karyawan satu dengan yang lainnya sehingga bergairah dlam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan untuk mencapai tujuan.

commit to user

B. IMPLIKASI

Berdasarkan kesimpulan penelitian di atas, maka selanjutnya dikemukakan implikasi hasil penelitian pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, maka implikasi hasil penelitian ini dapat peneliti kemukakan sebagai berikut :

1. Hasil penelitian ini memberikan masukan yang dapat digunakan sebagai pertimbangan bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk melaksanakan pembagian kerja dengan tepat dan benar, hal ini memberikan implikasi positif terhadap peningkatan efektivitas kerja karyawan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Hasil penelitian ini dapat memberikan wawasan bahwa dengan pembagian kerja merupakan salah satu upaya perusahaan dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Bagi para peneliti lain yang meneliti permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan pembagian kerja, maka hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai sumber teori dan materi penunjang dalam penelitian.

C. SARAN

Atas dasar keinginan yang tulus untuk mendapatkanhasil yang lebih baik di waktu yang akan datang, perkenankan peneliti mengajukan beberapa masukan sebagai saran. Adapun saran-saaran yang peneliti ajukan adalah sebagai berikut : 1. Bagi Pimpinan

Pimpinan sebaiknya memberikan wewenang kepada supervisor dalam pelaksanaan pembagian kerja terhadap karyawan yang ada di bawahnya sehingga jika ternyata karyawan tidak sesuai dengan kemampuan dalam mengerjakan pekerjaan maka permasalahan dalam pekerjaan segera dapat teratasi, tidak harus melapor ke Divre Semarang.

commit to user 2. Bagi Karyawan

a. Karyawan sebaiknya mempelajari pekerjaan baru dengan job description yang telah diberikan kepada atasan pada saat menjalani mutasi guna kelancaran penyelesaian pekerjaan

b. Karyawan sebaiknya juga mempelajari IT yang di gunakan dalam PT. Pos

Indonesia sehingga pada saat menjalani mutasi dan mendapatkan pekerjaan yang baru berhubungan dengan IT maka dapat melaksanakannya demi kelancaran penyelesaian pekerjaan.

c. Karyawan sebaiknya selalu meningkatkan kerja sama dengan

membudayakan saling membantu diantara para karyawan khususnya bagi karyawan yang sudah selesai menyelesaikan pekerjaan untuk membantu karyawan yang pekerjaannya belum selesai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

3. Bagi Peneliti Lain

Penelitian yang telah dilakukan ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam melaksanakan penelitian selanjutnya

commit to user