1.Penerimaan Pasokan
Gambar 4.33 Rancangan Arsitektur Bisnis Penerimaan Pasokan
Rancangan arsitektur bisnis penerimaan pasokan ini akan mengusulkan penggunaan aplikasi pengadaan yang sebelumnya
pengelolaan data penerimaan pasokan ikan menggunakan microsoft
office untuk menambah data ikan yang masuk. Sistem yang berjalan kurang efektif dikarenakan data persediaan hanya disesuaikan dalam
waktu dua minggu sekali dengan data persediaan ikan di penjualan sehingga, penjualan tidak memiliki data persediaan ikan yang
update untuk diinformasikan kepada
customer. Bagian pengadaan dan bagian pemasaran yang terlibat dalam
sistem aplikasi pengadaan harus terlebih dahulu melakukan login.
Bagian pengadaan meng input data ikan yang masuk dari supplier dan
aplikasi pengadaan akan menghasilkan laporan data persediaan ikan
yang update dan real time untuk manajer dan bagian pemasaran
sehingga informasi persediaan ikan untuk customer selalu terupdate.
2. Pemeliharaan
Gambar 4.34 Rancangan Arsitektur Bisnis Pemeliharaan
Rancangan arsitektur bisnis pemeliharaan akan mengubah pencatatan dan laporan pemeliharaan yang masih manual menjadi sistem
terkomputerisasi melalui aplikasi pengadaan. Bagian pengadaan, manajer dan bagian pemeliharaan yang terlibat dalam sistem aplikasi
pengadaan harus terlebih dahulu melakukan login.
Bagian pemeliharaan meng input kebutuhan pemeliharaan dan
meng input data ikan yang mati. Kemudian, sistem akan menghasilkan
laporan pemeliharaan untuk diproses oleh bagian pengadaan terhadap persediaan ikan yang ada dan pemenuhan kebutuhan pemeliharaan serta
laporan untuk manajer mengawasi aktivitas pemeliharaan.
3. Pengiriman
Gambar 4.35 Rancangan Arsitektur Bisnis Pengiriman
Rancangan arsitektur bisnis pengiriman akan mengubah aktivitas laporan pengiriman yang awalnya menggunakan
email sebagai alat komunikasi menjadi aplikasi penjualan. Aplikasi penjualan ini akan
terintegarasi langsung dengan customer. Customer dan bagian
administrasi yang terlibat dalam aplikasi penjualan harus terlebih dahulu melakukan
login. Dalam aplikasi penjualan, data pesanan customer dan pengiriman akan tersimpan baik dan lebih mudah untuk pencarian
datanya kembali dibandingkan dengan menggunakan email.
Bagian administrasi meng input data jadwal pengiriman yang sudah
diterima dari agen airlines. Setelah itu, bagian administrasi juga
meng input semua copy dokumen asli ke dalam sistem pemasaran.
Dokumen tersebut seperti draft AWB, dokumen certificate of original
COO dan Sertifikat kesehatan ikan. Selanjutnya, customer bisa melihat
pesenan lengkap dengan jadwal pengiriman di Portal Web PT. Bali
Double C. 4.
Penjualan
Gambar 4.36 Rancangan Arsitektur Bisnis Penjualan
Rancangan arsitektur bisnis penjualan akan menggunakan aplikasi penjualan, dikarenakan perusahaan yang belum memiliki
website perusahaan dan aktivitas pemasaran hanya dilakukan melalui
customer secara langsung.
Customer, bagian pemasaran, bagian administrasi, bagian keuangan, manajer, dan bagian pemeliharaan yang terlibat dalam
aplikasi penjualan harus terlebih dahulu melakukan login. Aplikasi
penjualan ini akan terintegarasi langsung dengan pesanan yang diminta customer di Portal Web PT. Bali Double C.
Calon Customer yang ingin memesan ikan didahulukan untuk
registrasi di Portal Web PT. Bali Double C. Setelah registrasi customer
dapat mengisi form pemesanan dan melakukan pembayaran. Bagian
keuangan memberikan konfirmasi payment approval terhadap
pembayaran yang sudah dilakukan oleh customer. Setelah itu, bagian
administrasi meng
input data
jadwal pengiriman
dan bagian
pemeliharaan dapat mempersiapkan ikan yang diminta sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Bagian administrasi mengirim semua
copy dokumen ekspor seperti
draft AWB Air Way Bill, dokumen certificate of original COO dan sertifikat kesehatan ikan kepada customer. Hasil
data pesanan lengkap dapat dilihat kembali oleh customer dan manajer
lebih mudah mendapatkan laporan penjualan dari aplikasi penjualan.
5. Pengadaan
Gambar 4.37 Rancangan Arsitektur Bisnis Pengadaan
Rancangan arsitektur bisnis pengadaan akan mengubah sistem pengadaan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui
aplikasi pengadaan. Bagian pengadaan, bagian keuangan, manajer, dan supplier yang terlibat dalam sistem aplikasi pengadaan harus terlebih
dahulu melakukan login.
Supplier sebelum melakukan login, terlebih dahulu melakukan registrasi. Bagian pengadaan membuat
purchase order setelah melihat laporan data persediaan yang menunjukan kurangnya persediaan ikan di
penampungan. Purchase order akan langsung terintegrasi kepada bagian
keuangan dan manajer untuk dikonfirmasi. Setelah purchase order
sudah lengkap dikonfirmasi, purchase order akan dikirimkan ke
supplier dan disetujui dengan pesanan pasokan ikan yang diminta. Dari semua aktivitas pengadaan terdapat laporan pengadaan yang akan
digunakan manajer untuk mengontrol dan laporan ke direktur. 6. Keuangan
Gambar 4.38
Rancangan Arsitektur Bisnis Keuangan Rancangan arsitektur bisnis keuangan akan menggunakan aplikasi
keuangan. Aplikasi keuangan mengubah sistem keuangan sebelumnya hanya menggunakan
microsoft excel, dimana penggunaan tersebut rawan untuk menjaga kualitas data keuangan. Bagian keuangan dan
manajer yang terlibat dalam aplikasi keuangan harus terlebih dahulu melakukan
login. Bagian keuangan mengelola periode pembuatan laporan keuangan,
meng input pemasukan keuangan seperti penjualan ikan hias air laut
yang dilakukan PT. Bali Double C dan meng input pengeluran keuangan
seperti pembelian pasokan ikan dari supplier, keperluan kebutuhan
kantor, keperluan untuk pengiriman, pengeluaran untuk pemeliharaan ikan dan pembayaran gaji pegawai. Aplikasi keuangan akan
menghasilkan laporan keuangan yang merupakan hasil dari pengelolaan terhadap pengeluaran dan pemasukan keuangan tiap periodenya.
Laporan keuangan tersebut akan diberikan kepada manajer dan direktur PT. Bali Double C sebagai bentuk pertanggungjawaban data keuangan.
7. Kepegawaian
Gambar 4.39 Rancangan Arsitektur Bisnis Kepegawaian
Rancangan arsitektur bisnis kepegawaian akan menggunakan aplikasi kepegawaian. Aplikasi kepegawaian mengubah sistem
kepegawaian sebelumnya masih semi manual dalam pencatatan biodata, absensi data pegawai dan penyimpanan data kepegawaian. Pegawai,
bagian administrasi, bagian keuangan dan manajer yang terlibat dalam aplikasi kepegawaian harus terlebih dahulu melakukan
login.
Bagian Administrasi dapat mengelola data pegawai, selanjutnya yaitu pegawai melakukan absensi, lalu bagian administrasi mengelola
data absensi tersebut dan kemudian membuat laporan jumlah gaji berdasarkan absensi yang akan diserahkan kepada bagian keuangan.
Manajer dapat melihat laporan kepegawaian dan bisa melaporkan data pegawai jika direktur meminta laporan tersebut.
4.5 Phase C: Information System Architecture
4.5.1 Application Architecture
Terdapat lima rancangan arsitektur aplikasi yang dibutuhkan oleh PT. Bali Double C, yaitu portal
web PT. Bali Double C, aplikasi penjualan, aplikasi pengadaan, aplikasi keuangan dan aplikasi
kepegawaian. Dalam membuat rancangan arsitektur aplikasi untuk PT. Bali Double C, akan digunakan
tools use case diagram. Use case diagram digunakan untuk menggambarkan siapa saja aktor yang terlibat
dalam setiap aplikasi, apa saja yang dapat dilakukan oleh setiap aplikasi use case, serta menunjukkan interaksi setiap aktor terhadap use case
yang ada dalam tiap aplikasi. Berikut ini adalah penjelasan dari masing- masing rancangan aplikasi tersebut.
Tabel 4.10 Application Portfolio Catalog
Nama Aplikasi Fungsi
Website PT. Bali
Double C Mengintegerasikan semua aplikasi, memudahkan
terhubung dengan customer untuk memberikan
informasi produk, memberikan informasi tentang PT. Bali Double C, menerima pemesanan Ikan dari
Customer, memudahkan customer untuk melihat pesanannya kembali dan memudahkan untuk FAQ.
Aplikasi Pengadaan Mengelola data ikan yang keluar, mengelola data ikan
yang masuk, pengawasan terhadap persediaan ikan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pencatatan
terhadap ikan mati dan pencatatan laporan pemeliharaan, memudahkan permintaan pasokan,
mengelola data penerimaan pasokan, pendaftaran supplier, pengelolaan data supplier, pengelolaan PO
Purchase Order, memudahkan membuat laporan pengadaan pasokan ikan.
Aplikasi Penjualan Mengkonfirmasi pesanan ikan, pencatatan dan
pengelolaan penerimaan pesanan, memberikan informasi penjadwalan pengiriman, mencatat biodata
customer, mengelola keluhan atau pesan dari
customer dan memudahkan membuat laporan penjualan.
Aplikasi Keuangan Memudahkan pencatatan uang keluar, pencatatan
uang yang masuk, pengaturan periode laporan akuntansi keuangan, dan memudahkan membuat
laporan keuangan. Aplikasi Kepegawaian
Mengelola data pegawai, absensi pegawai, dan memudahkan pencarian data pegawai.
