Analisis Gap Phase E : Opportunities and Solution

M enge lol a Da ta P er se diaa n P embuata n P u rc ha se Or de r P ene rim aa n Nota P e mbelian P elapor an Da ta P enga da an P enc atata n Da ta S uppli e r Pe nge ce ka n Kua li tas I ka n P enc atata n Ika n Ya ng M as uk P enc atata n R etur P enc atata n P enda pa tan P enc atata n P enge lua ra n P enge lol aa n Ke ua nga n P enc atata n P es ana n C us tom er P enc atata n Da ta C us tom er Konf ir mas i P embaya ra n M ember ikan Nota P enj ua lan P elapor an P es ana n P ros es Aklim it as i P enge ce ka n Ke se ha tan Ika n P emas uka n I ka n S es ua i Je nis P ember ian M aka n P emeliha ra an S anit as i Air P enc atata n Ke butu ha n P emeliha ra an P enga mata n da n P enga sing an P enge mas an P engump ulan Da ta P engir im an P emas ar an P enge lol aa n Da ta P ega wa i M elakuka n L ogin E L IM INA T E D Mengelola Data Persediaan R P Pembuatan Purchase Order R P Penerimaan Nota Pembelian R P Pelaporan Data Pengadaan R P Pencatatan Data Supplier R P Pengecekan Kualitas Ikan R T Pencatatan Ikan Yang Masuk R P Pencatatan Retur R P Pencatatan Pendapatan R P Pencatatan Pengeluaran R P Pengelolaan Keuangan R P Pencatatan Pesanan Customer R P Pencatatan Data Customer R P Konfirmasi Pembayaran R P Memberikan Nota Penjualan R P Pelaporan Pesanan R P Proses Aklimitasi R T Pengecekan Kesehatan Ikan R T FUTURE EXISTING Keterangan : Replace RP : Retain RT : Add Tabel 4.14 Analisa Gap Arsitektur Bisnis Pemasukan Ikan Sesuai Jenis R T Pemberian Makan R T Pemeliharaan Sanitasi Air R T Pencatatan Kebutuhan Pemeliharaan RP Pengamatan dan Pengasingan R T Pengemasan R T Pengumpulan Data Pengiriman R P Pemasaran R P Pengumpulan Data Pegawai R P NEW A D D Pada tabel 4.14 merupakan analisis gap arsitektur bisnis pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada aktivitas mengelola data persediaan, membuat purchase order, pemberian nota pemesanan, penerimaan nota pembeliaan, pelaporan data pengadaan, pencatatan data supplier, pencatatan ikan yang masuk, pencatatan retur, pencatatan pendapatan, pencatatan pengeluaran, pengelolaan keuangan, pelaporan keuangan, pencatatan pesanan customer, pencatatan data customer, konfirmasi pembayaran, pemberian nota penjualan, pelaporan pesanan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pengumpulan data pengiriman, pemasaran, dan pengelolaan data pegawai, diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena ada dua puluh satu aktivitas tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu menggunakan sistem terkomputerisasi. Pada aktivitas proses aklimitasi, pengecekan kesehatan ikan, pemasukan ikan sesuai jenis, pemberian makan, pemeliharaan sanitasi air, pengamatan dan pengasingan, pengemasan diberi keterangan “RT” atau “Retain” karena aktivitas tersebut tetap ada di sistem saat ini atau di sistem baru. Pada aktivitas melakukan login baru akan ditambahkan dalam sistem usulan. 2. Analisis Gap Arsitektur Aplikasi Tabel 4.15 Analisa Gap Arsitektur Aplikasi FUTURE Existing P W ebsit e P T. Bali Double C Aplikasi P enga da an Aplikasi P enjuala n Aplikasi Ke ua nga n Aplikasi Ke pe ga wa ian E li m in at ed New Add Add Add Add Add Keterangan : Replace RP : Retain RT : Add Pada tabel 4.15 merupakan analisis gap arsitektur aplikasi pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Website PT. Bali Double C, aplikasi pengadaan, aplikasi penjualan, aplikasi keuangan, dan aplikasi kepegawaian diberi keterangan “add” karena aplikasi tersebut merupakan aplikasi baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. 3. Analisis Gap Arsitektur Data a. Pengadaan Tabel 4.16 Analisa Gap Arsitektur Data Pengadaan Keterangan : Replace RP : Add Pada tabel 4.16 merupakan analisis gap arsitektur data pengadaan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan exisiting ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dan matriks. Pada data user diberi keterangan “add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data ikan, data pembelian, data purchase order, data pemeliharaan, dan data supplier, diberi keterangan “RP” atau “Replay” karena enam data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. b. Penjualan Tabel 4.17 Analisa Gap Arsitektur Data Penjualan Keterangan : Replace RP : Add Pada tabel 4.17 merupakan analisis gap arsitektur data penjualan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user dan data pesan diberi keterangan ”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data ikan, data pesanan, data customer, data pembayaran dan data pengiriman diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena enam data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. c. Keuangan Tabel 4.18 Analisa Gap Arsitektur Data Keuangan FUTURE EXISTING Pegawai U se r Per io de G ene ra l Ledg er Penda pa tan Pengel uar an E L IM INA T E D Pegawai RP User Periode RP General Ledger RP Pendapatan RP Pengeluaran RP NEW ADD Keterangan : Replace RP : Add Pada tabel 4.18 merupakan analisis gap arsitektur data keuangan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user diberi keterangan ”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data periode dan general ledger, data pendapatan, dan data pengeluaran diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena lima data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. d. Kepegawaian Tabel 4.19 Analisa Gap Arsitektur Data Kepegawaian FUTURE EXISTING P ega wa i Use r S ur at Ka tegor i S ur at Abse nsi Ga ji E L IM INA T E D Pegawai RP User Surat RP Kategori Surat Absensi RP Gaji RP NEW Add Add Keterangan : Replace RP : Add Pada tabel 4.19 merupakan analisis gap arsitektur data kepegawaian pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user diberi keterangan ”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data surat, data kategori surat, data absensi, dan data gaji diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena lima data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. 4. Analisis Gap Arsitektur Teknologi Tabel 4.20 Analisis Gap Arsitektur Teknologi Keterangan : Retain RT : Replace RP : Add Pada tabel 4.20 merupakan analisis gap arsitektur teknologi pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target future pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan existing ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. FUTURE EXISTING We b Br o ws er M icr o so ft Offi ce We b Ser v er M icr o so ft SQ L se rv er 2 1 4 D ataba se serv er Em ai l S erv er Ap p li cati o n Ser v er Stream in g S erv er Ap ach e Wi n d o ws Ser v er 2 1 2 In te rn et Swi tch Fi rew al l P H P Wi rel ess El imi n a ted Web Browser R T Microsoft Office RP Windows Server 2009 RP Internet RT Firewall RT Wireless RT New Add Add Add Add Add Add Add Ad d Pada web browser, internet, firewall, dan wireless diberi keterangan “RT” atau “Retain” karena teknologi tersebut tetap ada di sistem saat ini atau di sistem baru. Pada microsoft office dan windows server diberi keterangan “RP” at au “Replace” karena teknologi tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pembaruan perangkat microsoft office dan windows server. Pada windows server, microsoft SQL 2014 database 2014, email server, application server, streaming server, apache, switch, dan php diberi keterangan “add” karena teknologi tersebut merupakan teknologi baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan.

4.8 Phase F : Migration Planning

Tahapan perencanaan migrasi bertujuan untuk merencanakan proses peralihan teknologi dari sistem lama existing system menuju ke sistem baru future system. Dalam fase ini akan dijabarkan urutan implementasi aplikasi sistem informasi sesuai prioritas serta roadmap aplikasinya.

4.8.1 Urutan Implementasi

Urutan implementasi menggunakan perspective operational untuk menentukan urutan implementasi aplikasi sistem informasi. Perspective operational dibagi menjadi dua bagian Front Office System dan Back Office System. Front Office System yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya langsung memberikan pelayanan kepada penggunanya. Back Office System yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi fungsinya lebih banyak ditujukan untuk memberikan bantuan pekerjaan yang bersifat administrasi dan umum. a. Front Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya, maka kandidat aplikasi untuk Front Office System dapat dilihat pada Tabel 4.21 berikut : Tabel 4.21 Kandidat Front Office System Nama Aplikasi Fungsionalitas Portal Web PT. Bali Double C Memberikan Informasi ikan hias, memberikan informasi tentang PT. Bali Double C pada customer, pemesanan ikan hias dan penerimaan pesan dari Customer dan FAQ. b. Back Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya, maka kandidat aplikasi untuk Back Office System dapat dilihat pada Tabel 4.22 berikut : Tabel 4.22 Kandidat Back Office System Nama Aplikasi Fungsionalitas Aplikasi Pengadaan Pencatatan ikan yang keluar, pencatatan ikan yang masuk, pengawasan terhadap stok ikan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pencatatan terhadap ikan mati, pencatatan penelitian dan pengembangan, pencatatan laporan pemeliharaan, laporan persediaan, permintaan pasokan, penerimaan pasokan, pendaftaran supplier, pengelolaan data supplier, pengelolaan PO Purchase Order, dan pencatatan laporan pengadaan. Aplikasi Penjualan Mengkonfirmasi pesanan ikan, pencatatan penerimaan pesanan, penjadwalan pengiriman, pencatatan customer, pencatatan keluhan atau pesan customer, pencatatan laporan pemasaran, menyediakan layanan data yang relevan dan saran untuk menyelesaikan keluhan customer. Aplikasi Keuangan Pengaturan periode untuk alur kas, pencatatan uang keluar, pencatatan uang yang masuk dan pencatatan laporan keuangan. Aplikasi Kepegawaian Pengelolaan data karyawan, absensi karyawan, laporan jumlah penggajian, pembuatan surat-surat yang berhubungan langsung dengan kepegawaian. Berdasarkan perspective diatas, maka urutan implementasi kandidat aplikasi adalah sebagai berikut: Tabel 4.23 Urutan Implementasi