Dalam perhitungan ini telah ditentukan titik order untuk memenuhi penggunaan selama waktu tertentu atau order untuk suatu kuantitas tertentu
yang ditentukan akan dipesan pada saat itu Buffa, 1997. Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan optimum
menurut Heizer dan Render 2010, Bowersox 2010 dan Buffa 1997 Rumus:
Keterangan:
Q = Jumlah optimum unit per pesanan EOQ D = Permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan
S = Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penyimpanan per unit per tahun
EOQ penerapannya sangat tepat dalam kaitan kurangnya stok akhir. Dengan menerapkan kebijaksanaan EOQ maka dalam setiap tahun dapat
ditentukan banyaknya order sehingga dapat mengatasi kemungkinan kehabisan stok.
3. Reorder Point ROP
Setiap penjualan berarti terjadi pengeluaran barang dari apotek dari barang dan barang yang keluar tersebut harus diisi kembali hingga jumlah
barang itu tetap. Tetapi hal ini tidak mungkin mengadakan keseimbangan
setiap hari karena frekuensi pembelian menjadi sangat tinggi dan volume pekerjaan menjadi besar. Selain itu, keseimbangan antara persediaan dan
permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelayanan pada pasien dapat berlanjut. Terputusnya kemampuan pelayanan adalah karena persediaan sudah
habis Anief, 2001. Oleh karena itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus
sudah dilakukan. Untuk itu dicari waktu yang tepat, pada saat mana pembeliaan harus dilakukan sehingga terjadi keseimbangan antara beban
pekerjaan dan kemampuan memenuhi permintaan sehingga pelayanan tidak terputus tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis Anief,
2001. Apabila terjadi masa tenggang lead time maka kita harus menentukan tingkat persediaan minimal sehingga apabila tingkat ini sudah dicapai, kita
harus mengajukan pesanan baru untuk menjaga jangan sampai terjadi kekosongan dalam stok Siagian, 1987.
Pada gambar di bawah ini, tingkat pemesanan kembali ditetapkan untuk persediaan yang cukup untuk menutupi penggunaan selama menunggu
pesanan tiba. Dengan demikian sediaan habis tepat pada saat pesanan tiba.
Gambar 2.3 Pengendalian Tingkat Pemesananan Kembali
Johns dan Harding, 2001 persediaan
ROP
waktu
Menurut Johns dan Harding 2001, variasi pada pola permintaan atau lead time akan menyebabkan grafik berbentuk gigi gergaji, sehingga apabila
permintaan ditingkatkan dan waktu tenggang pemasok yang diperpanjang akan mengakibatkan stock out. Untuk itu dibutuhkan suatu ancangan yang
dapat mengatasi variabilitas ini dan dibutuhkan sediaan pengaman safety stock tujuannya adalah untuk menangani ketidakpastian dalam pengendalian
sediaan, semakin besar tingkat ketidakpastian atau variabilitasnya semakin besar pula tingkat sediaan pengaman yang diperlukan.
Kebutuhan selama masa tenggang lead time adalah tidak tetap dan jarang
sama dengan
kebutuhan sebagaimana
diharapkan, bahkan
kemungkinan akan terjadi stock out selalu ada. Untuk menghadapi ketidakpastian ini, perlu diambil suatu tindakan dengan cara mempersiapkan
cadangan penyangga buffer stock yang bertindak sebagai penyangga terhadap kenaikan yang tidak diharapkan dalam kebutuhan masa tenggang
lead time Siagian, 1987. Berikut adalah gambar tingkat pemesanan kembali dengan
memperhitungkan Safety Stock:
Gambar 2.4 Pengendalian Tingkat Pemesananan Kembali
dengan Safety Stock Johns dan Harding, 2001
persediaan
ROP
waktu
Fungsi persediaan pengaman atau safety stockbuffer stock adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam
pengisian kembali. Kebutuhan akan persediaan pengaman adalah disebabkan
Persediaan pengaman Safety Stock
Normal lead time
meningkat Permintaan
Meningkat
oleh ketidakpastian mengenai penjualan di masa depan dan pengisian kembali persediaan. Persediaan pengaman itu merupakan proteksi terhadap 2 jenis
ketidakpastian. Pertama, ketidakpastian mengenai penjualan yang melebihi ramalan selama periode pengisian kembali. Yang kedua adalah ketidakpastian
mengenai keterlambatan delays dalam penerimaan pesanan, pengolahan pesanan, atau keterlambatan transportasi selama pengisian kembali
Bowersox, 1995. Faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman menurut
Rangkutty 1996, yaitu penggunaan bahan baku rata-rata, faktor waktu, dan biaya
–biaya yang digunakandan dihutung berdasarkan service level . Menurut Bowesox, Closs dan Cooper 2010, service level adalah tujuan kinerja
persediaan atau target kinerja yang ditetapkan oleh manajemen. Menurut Heizer dan Render 2010 hal yang penting dalam manajemen adalah menjaga
tingkat pelayanan yang cukup untuk menghindari permintaan yang tidak pasti. Tingkat pelayanan service level adalah komplemen dari probabilistik
kehabisan persediaan. Sebagai contoh, jika probabilitas kehabisan persediaan adalah 0,05 maka tingkat pelayanannya adalah 0,95.
Menurut Assauri 2004, jika buffer stocksafety stock dengan service level dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka
perhitungannya adalah sebagai berikut:
SS = Z x d x L
Keterangan : SS = Safety StockBuffer stock
Z = Service level D = Rata-rata pemakaian
L = Lead Time Menurut Johns dan Harding 2001, pengendalian dengan Reorder
Point ROP, keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan
kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan
tingkat pelayanan yang diminta. Dengan mempertimbangkan safety stock maka perhitungan titik
pemesanan kembali menurut Heizer dan Render 2010, Johns dan Harding 2001 adalah:
ROP = d x L + SS
Keterangan: ROP = Reorder Point
d = permintaan harian
L = lead time waktu tunggu
SS = persediaan pengaman safety stockbuffer stock
Menurut Seto 2004, beberapa cara dalam pengendalian persediaan: 1.
Two and Bag Account System Two Bin System Dengan menggunakan 2 kantong, dimana kantong pertama merupakan
tempat persediaan yang jumlahnya sama dengan jumlah persediaan pada tingkat Reorder Point ROP dan berfungsi sebagai persediaan cadangan.
Persediaan selebihnya sisanya ditempatkan pada kantong kedua. Cara penggunaanya adalah mula-mula digunakan persediaan di kantong kedua
sampai habis. Pada saat habis maka pemesanan kembali harus dilakukan. Sebelum obat yang dipesan tiba di gudang, kantong pertama digunakan.
Apabila obat yang dipesan tiba kantong pertama diisi kembali sesuai jumlah semula dan sisanya dimasukkan ke dalam kantong kedua.
2. One Storage Bin System One Bin System
Dengan menggunakan 1 kantong. Dalam kantong persediaan ini diadakan pembagian terhadap persediaan menjadi 2 bagian. Bagian 1 untuk
memenuhi kebutuhan rutin, bagian 2 untuk kebutuhan selama periode pengisian kembali.
Syarat untuk 1 atau 2 kantong tersebut adalah apabila hoding cost biaya penyimpanan cukup mahal. Obat yang diminta tertentu dan jenisnya tidak
banyak dan kepastian waktu pemesanan tidak jelas.
3. Fixed Order Period System Reorder Cycle System
Dengan memesan pada waktu-waktu tertentu, misalnya setiap awal bula tanpa mengindahkan tingkat persediaan yang tergantung pemakaian selama
interval waktu tersebut. Jumlah yang dipesan tidak boleh melebihi batas maksimum yang ditentukan.
Pada sistem ini ada dua nilai yang harus ditentukan, yaitu: a.
Interval waktu pemesanan b.
Batas maksimum persediaan oada setiap kali diadakan pemesanan Pengendalian lebih mudah, namun apabila terjadi ketidaktepatan di
dalam penentuan batas maksimum persediaan dapat mengakibatkan persediaan yang berlebihan ataupun kehabisan persediaan.
4. Fixed Order Quantity System Reorder Level System
Yaitu, obat tertentu, jumlah yang dipesan dari pemasok adalah tetap pada titik kritis Reorder PointROP. Jumlah ini adalah yang paling ekonomis
ditinjau dari biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Untuk sistem ini ada dua yang harus ditentukan untuk setiap jenis obat, yaitu:
a. Berapa jumlah yang harus dipesan Q
b. Kapan harus dilakukan pemesanan
5. Economic Order Quantity Economic Lot Size
Jumlah pesanan
hendaknya mengeluarkan
biaya-biaya yang
ditimbulkannya dari adanya pesanan tersebut dan penyimpanannya adalah minimal. Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis, harus
diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan ordering cost dsan biaya penyimpanan carrying costholding cost.
6. ABC Analysis Method
Ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggimahal. Dalam persediaan terdiri dari berbagai jenis obat
yang mempunyai nilai penggunaan yang berbeda-beda. 7.
Kombinasi EOQ dengan Analisis ABC Kombinasi ini ditekankan pada jumlah persediaan pengaman safety
stock dan perode pemesananfrekuensi pesanan per periode tertentu N kali pesan, terutama untuk kelompok A dengan persediaan pengaman yang sedikit
dengan periode pesanan sesering mungkin N. Untuk kelompok C sebaliknya.
8. Safety Stock Buffer Stock
Yang dimaksud adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan
stock out yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai di
gudang penyimpanan lead time yang lebih lama dari perkiraan semula dengan menentukanmenghitung besarnya persediaan pengaman yang
kemudian diikuti dengan sistem jumlah pesamam tetap atau EOQ. 9.
Komputerisasi Dari cara-cara pengendalian tersebut di atas, dapat dipadukan.
Digabungkan dan dikembangkan di dalam program komputer dengan bantuan Programmer Computer dan System Analyst Computer.
F. Kerangka Teori
