118
BAB VI PEMBAHASAN
A. Keterbatasan Penelitian
Penelitian dilakukan melalui studi pengendalian persediaan obat generik menggunakan data terkait persediaan obat generik selama periode tahun 2012 di
Rumah Sakit Islam Asshobirin. Keterbatasan dalam penelitian ini adalah: 1.
Formularium obat generik di RS Islam Ashobirin tidak tersedia. Formularium merupakan dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan di rumah sakit
sebagai dasar dalam penentuan jenis obat yang akan disediakan. Sehingga data dalam penelitian ini dikumpulkan melalui daftar obat generik menurut
Kepmenkes RI Nomor 092MenkesSKII2012 tentang Harga Eceran Tertinggi Obat Generik
2. Komponen biaya penyimpanan biaya gedung, biaya penanganan bahan, biaya
pekerja dan biaya investasi tidak dihitung secara rinci karena data tidak tersedia sehingga perhitungan biaya penyimpanan menggunakan teori Heizer
dan Render 2010, yaitu 26 dari harga barang.
B. Pengendalian Persediaan
Dalam struktur organisasi unit farmasi, yang terlibat dalam pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi adalah Kepala Unit Farmasi dan 1 orang Staf
Gudang Farmasi. Kepala unit farmasi bertanggung jawab atas seluruh
pengelolaan dan
kegiatan gudang
farmasi, khusunya
menentukan kebutuhanperencanaan pembelian perbekalan farmasi di gudang farmasi.
Sedangkan Staf Gudang Farmasi bertugas untuk menginput data yang berhubungan dengan persediaan, seperti menginput pemesanan kepada
distributor, input penerimaan barang perbekalan farmasi dan pengiriman barang ke apotek administrasi keluar masuknya perbekalan farmasi di gudang farmasi.
Menurut Bowersox
1995, tujuan
manajemen logistik
adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang
tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah. Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan
dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko ketidakpastian. Tujuan pengendalian menurut Dirjend Binakefarmasian
dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010 adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan. Sejalan dengan itu tujuan
Instalasi Farmasi Rumah Sakit IFRS menurut Siregar 2003 adalah membantu dalam penyediaan perbekalan farmasi yang memadai.
Berdasarkan hal tersebut unit farmasi yang mengelola dan mengendalikan perbekalan farmasi pada sebuah RS harus dapat menyediakan perbekalan farmasi
dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Sesuai dengan visi RS Islam Asshobirin, yaitu
menjadi Rumah Sakit yang efektif, efisien dan mandiri yang berazaskan Islam sehingga RS ini berupaya mengoptimalkan pelayanan kepada pasien dengan
menyediakan obat dengan jumlah yang tepat, pada waktu yang dibutuhkan serta dengan harga yang serendah-rendahnya.
RS Islam Asshobirin didukung oleh instalasi farmasi khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan menyelenggarakan kegiatan
yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Islam Asshobirin. Sehingga untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan pengendalian persediaan
yang baik dalam memenuhi kebutuhan pasien dengan jumlah yang cukup, tersedia pada waktu yang dibutuhkan, terhindar dari kekurangan dan kelebihan
persediaan, namun disediakan dengan biaya yang serendah-rendahnya untuk mencapai efisiensi sesuai dengan visi RS Islam Asshobirin.
Berikut adalah pengendalianpengawasan yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menjaga persediaan obat:
1. Stock Opname
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010, stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang
wajib dilaksanakan. Tujuan inventory control manajemen persediaan menurut Anief 2001 adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan
dan permintaan oleh karena itu hasil stock opname harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu.
Berdasarkan teori tersebut stock opname dalam persediaan obat di RS Islam Asshobirin harus dilakukan untuk menciptakan keseimbangan antara
permintaan dan persediaan. Stock opname di gudang farmasi dilaksanakan
setiap 6 bulan sekali atau 2 kali dalam setahun untuk mengecek dan mencocokan kondisi fisik barang dengan kartu stok pada komputer. Selain itu
melalui stock opname juga dapat diketahui obat yang mendekati kadaluarsa. Obat yang mendekati kadaluarsa segera diinformasikan kepada user dokter
untuk digunakan
terlebih dahulu
atau dikembalikan
kepada distributorPerusahaan Besar Farmasi PBF tiga bulan sebelum expired date
tanggal kadaluarsa. 2.
Kartu Stok Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI
2010, pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan
IFRS. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan
adalah kartu stok. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi penerimaan, pengeluaran, hilang, rusakkadaluarsa langsung dicatat di dalam kartu stok.
Penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Kartu stok di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin merupakan pencatatan yang dilakukan secara komputerisasi menggunakan sistem
informasi. Dalam sistem informasi tersebut terekam setiap obat masuk yang baru dikirim oleh distributor dan obat keluar dari gudang farmasi yang dikirim
ke apotek.
Namun sistem informasi di RS Islam Assobirin tersebut tidak dapat secara otomatis melaporkan penggunaan obat dan pembelian obat baik setiap
bulan maupun setiap tahun. Kartu stok ini seharusnya dapat menghasilkan informasi mengenai pemakaian dan pembelian pada periode tertentu sehingga
dapat diguanakan untuk pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin. Karena salah satu manfaat informasi yang didapat dari kartu
stok menurut Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010 adalah untuk perencanaan pengadaan dan pengendalian
persediaan. 3.
Buku Defekta Menurut Seto 2004, Pencatatan dalam persediaan adalah untuk
menjamin obat-obat yang ada dalam persediaan dipergunakan secara efisien. Pencatatan tersebut meliputi penerimaan, persediaan di gudang dan
penerimaan barang dagangan, barang pembantu, inventaris dan lain-lain. Begitu juga di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin, terdapat buku
defekta yang berfungsi sebagai pendataanpencatatan keluar masuknya perbekalan farmasi sebelum diinput ke kartu stok pada komputer. Obat yang
diminta oleh apotek dicatat dalam buku tersebut, selanjutnya Staf Gudang Farmasi memeriksa stok yang ada apakah cukup untuk memenuhi permintaan,
setelah itu jumlah obat yang dikirim dan sisa stok yang ada di gudang farmasi dicatat dalam buku tersebut.
Menurut Seto 2004, pencatatan yang dikerjakan secara teratur dan terus-menerus diharapkan Apotek, PBF, Industri Farmasi dan Farmasi Rumah
Sakit akan dapat mengikuti perkembangan persediaan bahan-bahanobat jadi dengan baik. Sistem pengawasan persediaan dengan pencatatan ini perlu
selalu ditingkatkan untuk memenuhi usaha pengawasan yang optimal. 4.
Laporan Kepala Unit Farmasi setiap bulan melaporkan pembelian obat dan jatuh
tempo pembayaran kepada Kepala Bidang Penunjang Medis, yang selanjutnya akan diteruskan kepada Kepala Bagian Keuangan. Selain itu Kepala Unit
Farmasi melaporkan jenis persediaan perbekalan farmasi dan pemakaian perbekalan farmasi.
C. Metode Pengendalian Persediaan
Kategori