tidak ada staf gudang yang memesan, kalau memang benar-benar obat itu dibutuhkan
”R.2
Begitu juga dengan pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin juga Kepala Unit Farmasi dan Staf Gudang Farmasi,
sesuai dengan hasil wawancara dengan informan berikut: “iya samaa.. pengendalian bagian gudang sama apoteker juga..” R.1
“biasanya apoteker sama gudang” R.2
B. Pengendalian Persediaan di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirirn
Pengendalianpengawasan yang dilaksanakan Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin adalah:
1. Stock Opname
Stock opname dilakukan setiap 6 bulan sekali untuk mengecek jumlah barang fisik dengan pendataan di komputer, menjamin kualitas, kuantitas
dan terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa. Obat yang mendekati kadaluarsa akan mendapat perhatian khusus untuk digunakan segera oleh user dokter
atau obat dikembalikan kepada PBF Perusahaan Besar Farmasi tiga bulan sebelum expired. Sebagaimana hasil wawancara dengan informan:
“Stock opname itu utk melihat berapa jumlah yang masih ada, apakah yang di komputer sesuai dengan kondisi kenyataannya. Itu yang dilakukan
2 kali dalam setahun ” R.1
“Ya setiap 6 bulan, kita hitung jumlah stok yang ada semua masing- masing obat sisanya berapa, yang di apotik juga di hitung. Kalau ada yang
mendekati kadaluarsa kita lancarkan dulu, makanya kan kita sistemnya ini FIFO dan FEFO yang baru datang disimpan di belakang, yang kita beli
pertama harus lebih dulu kita jual ” R.2
Berdasarkan hasil telaah dokumen, hal ini sesuai dengan SOP unit farmasi. Dalam SOP, Stock opname merupakan kegiatan yang dilakukan
setiap 6 bulan sekali untuk mencocokan kondisi fisik barang yang ada di gudang dengan kartu barang di komputer dan dengan bukti pembukuan atau
dokumen sumber penerimaan, permintaan, pengeluaran dan pemeriksaan barang sehingga bisa diketahui kualitas, kuantitas dan waktu kadaluarsa dari
barang tersebut. 2.
Kartu Stok Kartu stok di gudang farmasi tidak menggunakan kartu stok yang
langsung tertera pada rak obat. Kartu stok menggunakan komputer dengan Sistem Informasi Rumah Sakit SIRS untuk mengurangi penggunaan kertas.
Setiap obat yang masuk ke gudang farmasi diantar oleh distributor dan obat yang dikirim ke apotek langsung di input ke komputer. Berikut adalah kutipan
wawancara dengan informan: “Kalau kartu fisiknya tidak ada karena kita pakai pencatatan komputer,
jadi setiap permintaan ada di komputer. Ya dari situ. ”
“...jadi prinsip RS itu lesspaper. Jadi sebisa mungkin mengurangi kertas yang dipakai. Kita pakai komputer. Obat yang datang,
obat yang dikirim ke gudang di catat disitu
” R.1 “Kalau kartu stok langsung di komputer. Kan kalau ada permintaan
otomatis langsung terpotong stoknya ” R.2
Berdasarkan observasi oleh peneliti, pendataan keluar masuknya obat dilakukan menggunakan sistem informasi. Pendataan terdiri dari pembelian
dari gudang farmasi ke distributor baik pembelian biasa maupun pembelian cito dan pengiriman barang dari gudang farmasi ke apotek.
3. Buku Defekta
Buku defekta merupakan pendokumentasianpencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek. Selain itu
buku ini juga digunakan sebagai dasar pemesanan obat. Setiap petugas apotek yang meminta obat ke gudang farmasi terlebih dahulu mengisi buku defekta.
Setelah itu staf gudang mengambilkan stok yang dibutuhkan dan mencatat jumlah pengiriman dan sisa stok gudang di buku tersebut. Melalui wawancara
dengan informan, diperoleh informasi sebagai berikut: “Kita itu ada data manual juga namanya buku defekta, buku defekta itu
buku pencatatan permintaan barang dari apotik ke gudang farmasi“ R.1
“Buku defekta itu permintaan apotik ke gudang, yang diminta berapa yang dikirim berapa, sisa berapa dicatat disitu
” R.2
Berdasarkan observasi oleh peneliti, dari buku defekta dapat diketahui sisa stok yang ada di gudang farmasi. Kolom dalam buku defekta terdiri dari
nama obat yang diminta, jumlah permintaan, jumlah pengiriman dan sisa stok di gudang farmasi.
4. Laporan
Laporan yang dilaporkan oleh Kepala Unit Farmasi kepada Kepala Bidang Penunjang Medis adalah pembelian obat kepada distributor, jenis
persediaan obat, pemakaian obat dan jatuh tempo pembayaran perbekalan farmasi kepada distributor. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut:
“Laporan pembelian, obatnya apa saja, pemakaian, jatuh tempo, obat narkotika, psikotropika
” R.1 “Laporannya itu, terutama pemakaian, jenis-jenis obat, pembelian,
laporan ke dinas, kaya narkotika, kemudian ada pembelian apa saja, jatuh tempo pembayarannya, itu sebulan sekali. Jadi dari Kepala Unit Farmasi
ke Kabid Penunjang Medis dulu, saya ke keuangan, itu untuk pembayarannya...
.” R.3 Sedangkan yang dilaporkan kepada Kepala Bagian Keuangan oleh
Kepala Unit Farmasi dan Kepala Bidang Penunjang Medis adalah mengenai
pembelian obat kepada distributor, jatuh tempo pembayaran dan penggunaan obat oleh pasien. Berikut adalah kutipan wawancara dengan informan:
“Kita laporan jatuh tempo, sama obat yang dipesan” R.1 “Ya itu saja laporan pemesanan obat, sama laporan jatuh temponya kapan
harus dibayar perdistributor dan pembelian obat oleh pasien. Kalau kita jatuh temponya rata-rata sebulan
” R.3
C. Metode Pengendalian Persediaan
