2.2.3. Pelaksanaan Audit
Sesuai dengan ISO 9000: 2000 dalam Suardi 2004, pelaksanaan audit berupa rapat pembukaan, penggunaan daftar periksa, mengaudit sistem
manajemen mutu, mengumpulkan dan memverifikasi informasi, temuan audit, pertemuan tim audit, rapat penutupan, dan pelaporan audit.
Rapat pembukaan. Rapat pembukaan merupakan pertemuan yang
dilakukan sebelum audit dilaksanakan yang dihadiri oleh tim auditor dan semua pihak terkait dalam pelaksanaan audit termasuk kepala departemen yang akan
diaudit. Rapat pembukaan bertujuan memberikan penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit dan metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit. Lead
auditor memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiap anggota tim, tujuan pertemuan, ruang lingkup audit, tujuan audit, metode audit,
jadwal audit, jawaban atas pertanyaan yang muncul dari pihak auditee. Lead auditor maupun auditor harus berbicara dengan penuh percaya diri,
mendengarkan auditee dengan penuh perhatian, menjaga sikap yang baik, dan dapat mengendalikan situasi yang ada.
Penggunaan daftar periksa. Tim audit mempersiapkan checklist untuk
membantu pelaksanaan audit sesuai dengan rencana yang sudah dibuat. Checklist yang baik akan memberikan panduan yang jelas dalam pelaksanaan audit yang
sangat berguna untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit, ruang lingkup audit, panduan dalam menelusuri dokumen, dan sebagai alat bantu
dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan.
Universita Sumatera Utara
Mengaudit sistem penjaminan mutu. Auditor pelaksanaan audit sistem
manajemen mutu harus meninjau kebijakan mutu, mengevaluasi sasaran mutu, berfokus pada rencana pencapaian sasaran, menganalisis proses kritis,
mengidentifikasi proses-proses pendukung, mempertimbangan keefektifan dan efisiensi proses, dan memahami masalah pokok. Suardi juga mengemukakan
bahwa ISO 9000: 2000 memberikan solusi untuk mempermudah kegiatan tersebut dengan cara membuat peta proses, mengembangkan flow charts, checklists yang
mengacu ISO 9001: 2000 dan mengembangkan checklist yang didasari dokumen atau prosedur.
Mengumpulkan dan memverifikasi informasi . Mengumpulkan dan
memverifikasi informasi sangat penting dilakukan oleh auditor untuk mendapatkan data yang akurat dan tidak bias. Informasi bisa diperoleh dengan
melakukan klarifikasi, wawancara, observasi, verifikasi, pengambilan contoh secara acak, dan dokumen. Bukti-bukti audit tersebut harus diidentifikasi,
dokumentasikan dan direkam.
Temuan audit. Temuan audit harus dievaluasi dan hasilnya bisa sesuai
dan tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hasil temuan dicatat pada kolom “hasil audit” dan akan dilampirkan pada laporan yang akan diserahkan
kepada auditee.
Pertemuan tim audit. Pertemuan tim audit dilaksanakan setelah proses
audit selesai dilaksanakan. Pertemuan ini membicarakan semua hasil observasi dan menentukan ada tidaknya ketidaksesuaian. Lead auditor memeriksa semua
Universita Sumatera Utara
ketidaksesuaian yang ditemukan dan bukti yang mendukung. Pertemuan diakhiri dengan membuat laporan hasil temuan yang tidak sesuai.
Rapat penutupan. Rapat penutupan dipimpin oleh lead auditor yang akan
menyampaikan ucapan terima kasih atas fasilitas yang telah diberikan dan kesediaan auditee untuk berpartisipasi dalam program audit yang dilaksanakan.
Menjelaskan dan mengkonfirmasi hasil temuan, menyimpulkan hasil audit, membuka forum tanya jawab, dan menutup pertemuan.
Pelaporan audit. Pelaporan audit dilaksanakan pada akhir tahap audit.
Laporan ini mencakup, ruang lingkup audit, jadwal audit, anggota tim audit, auditee, identifikasi dokumen rujukan, ketidaksesuaian, dan kesimpulan.
2.2.4. Dokumentasi keperawatan
Kategori