Perencanaan Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Planning

19 8. Akuntabilitas Bila perpustakaan akan berjalan lancar dan efisien, pemimpin perpustakaan harus menentukan ukuran kualitas dan kuantitas unjuk kerja atau kinerja performance

2.3.2 Fungsi ManajemenPengelolaan Perpustakaan

Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan untuk memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Menurut Griffin 2004, 6, fungsi-fungsi manajemen pengelolaan meliputi: Perencanaan Planning, Pengorganisasian Organizing, PenyusunanPenentuan Staff Staffing, Pengarahan Motivating, Pengendalian Controling. Sedangkan menurut Siagian 2005, 33 “fungsi manajemen meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan penilaian”. Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa fungsi-fungsi manajemen pengelolaan secara universal yaitu: perencanaan, pengorganisasian,penyusunan staff, pengarahan dan pengawasan.

2.3.2.1 Perencanaan Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Planning

Tidak berbeda dengan organisasi lain, penyelengaraan perpustakaan perguruan tinggi juga didasarkan pada perencanaan yang di buat. Perencanaan menurut Siagian 2005, 60 adalah “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Sedangkan Menurut Saleh 1995, 7 perencanaan adalah “kegiatan menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi dan personil, keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang akan melakukannya”. Adapun tujuan Perencanaan menurut Griffin 2004, 14 yaitu menghemat waktu, menghemat biaya dan menghemat sarana dan prasarana. Universitas Sumatera Utara 20 Menurut Saleh 1995, 7 proses perencanaan ada empat faktor penting yang perlu dipertimbangkan yaitu: 1. Waktu Kita sering mendengar istilah rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Kedua rencana tersebut menggunakan elemen waktu sebagai batasanya. 2. Pengumpulan dan Analisis Data Semua perencanaan harus berdasarkan pada data. Semakin akurat data yang digunakan dalam perencanaan maka semakin bagus perencanaan yang dibuat, dan semakin pasti rencana tersebut dapat diimplementasikan ke dalam bentuk kegiatan. 3. Tingkatan Perencanaan Seluruh penanggung jawab di dalam struktur organisasi perpustakaan dari kepala, kepala bidang, kepala sub bidang sampai ke unit terkecil, sebaiknya terlibat dalam proses perencanaan, sehingga seluruh penanggung jawab tersebut mempunyai tanggung jawab atas jalannya suatu perencanaan. 4. Kelenturan atau fleksibilitas Kelenturan merupakan faktor yang cukup penting untuk diperhitungkan dalam membuat suatu perencanaan. Yang dimaksud dengan kelenturan perencanaan adalah perubahan rencana akibat terjadinya perubahan kebutuhan. Perencanaan dapat dibagi kedalam beberapa jenis klasifikasi, sesuai dengan kandungan isi dari perencanaan tersebut serta untuk apa perencanaan itu dibuat. Menurut Harold Koonzt 1989, 34 “perencanaan dapat klasifikasikan menjadi: maksud atau misi, sasaran, strategi, prosedur dan aturan, kebijakan yang utama dan atau penunjang, program besar atau kecil dan program pendukung, serta anggaran”. Perencanaan merupakan suatu proses mempersiapkan serangkaian pengambilan keputusan untuk dilakukannya tindakan dalam mencapai tujuan organisasi, dengan dan tanpa menggunakan sumber-sumber yang ada. Adapun aspek perencanaan adalah: 1. Tindakan apa yang dilakukan? 2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan? 3. Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan? 4. Kapankah tindakan itu dilaksanakan? 5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu? 6. Bagaimana caranya melaksanakan tindakan itu? Manullang 2001, 9 Universitas Sumatera Utara 21 Dengan demikian kunci keberhasilan dalam suatu pengelolaan atau manajemen tergantung atau terletak pada perencanaanya. Perencanaan merupakan suatu proses atau kegiatan pimpinan manager yang terus menerus, artinya setiap kali yang timbul sesuatu yang baru, perencanaan merupakan langkah awal setiap manajemen. Perencanaan merupakan kegiatan yang akan dilakukan di masa depan dalam waktu tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula, sebuah perencanaan yang baik adalah yang rasional, dapat dilaksanakan dan menjadi panduan langkah selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan tersebut sudah mencapai permulaan pekerjaan yang baik dari proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan uraian di atas, perencanaan pada hakekatnya merupakan proses pemikiran yang sistematis, analisis, dan rasional untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa pelaksananya, dan kapan kegiatan tersebut harus dilakukan. Aktivitas-aktivitas pada perpustakaan perguruan tinggi, selalu dimulai dari perencanaan. Menurut Saleh 1995, 41 langkah-langkah di dalam perencanaan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: 1. Melihat ke masa depan, yaitu adanya kesempatan-kesempatan yang dapat dicapai dengan memperhitungkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki 2. Merumuskan sasaran untuk perpustakaan dan unit-unit di bawahanya. 3. Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan pada saaat rencana dilaksanakan, baik intern maupun ekstern. 4. Menentukan arah tindakan-tindakan alternatif yaitu menginvetarisasi tindakan-tindakan yang dapatmungkin diambil untuk mencapai sasaran organisasi 5. Mengevaluasi tindakan-tindakan alternatif. Dalam hal ini kita lihat untung ruginya alternatif-alternatif tersebut dengan mengingat berbagai faktor dari sudut premis-premis serta tujuan. 6. Memilih salah satu alternatif, yaitu memutuskan alternative mana yang dapat diterima berdasarkan evaluasi tersebut. 7. Merumuskan rencana-rencana turunan. Pada langkah pemilihan alternative di atas biasanya perencanaan belum lengkap, maka dibuat rencana yang diturunkandijabarkan dari rencana pokok sehingga menjadi lengkap dan opersional. 8. Menganggarkan, yaitu mengisi rencana-rencana tersebut dengan angka- angka rupiah yang akan dicapai. Universitas Sumatera Utara 22 Dalam melakukan kegiatannya, perpustakaan perguruan tinggi perlu dilengkapi dengan sarana, antara lain sarana fisik yang berupa ruang atau gedung dan fasilitas perpustakaan. Menurut Saleh 1995, 42 hal-hal yang harus diperhatikan dalam merencanakan ruang gedung dan fasilias perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pengguna yang harus dilayani yaitu mahasiwa, staf pengajar, peneliti dan lain-lain 2. Jenis dan variasi program yang diselenggarakan oleh suatu perguruan tinggi. Alasannya adalah semakin banyak program studi yang diselenggarakan suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka semakin banyak pula koleksi, baik buku maupun jurnal serta koleksi lainnya, yang harus disediakan. 3. Tingkatan atau jenjang program yang diselenggrakan oleh perguruan tingginya. 4. Dari segi lokasi sebaiknya gedung perpustakaan berada di tengah-tengah kampus sehingga mudah dijangkau oleh semua pengguna perpustakaan. 5. Perlu pula diperhatikan variabel-variabel yang berhubungan dengan layanan fungsional perpustakaan. 6. Untuk alasan keserasian maka disain gedung perpustakaan sebaiknya mengikuti bentuk arsitektur gedung-gedung yang berdekatan atau setidak-tidaknya disesuaikan dengan gedung-gedung yang berdekatan. 7. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian di dalam merencanakan gedung dan tata ruang perpustakaan adalah penerangan sumber tenaga untuk perpustakaan, pengaturan ventilasi dan penyejukan faktor keamanan, dan lokasi perpustakaan yang memungkinkan perluasan di kemudian hari. Luas suatu perpustakaan perguruan tinggi ditentukan oleh tiga komponen utama yaitu komponen pemakai, komponen koleksi, dan komponen staf perpustakaan atau administrasi perpustakaan. Dalam Buku Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004, 126 membuat perhitungan kebutuhan luas gedung perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut: 1. 45 dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang koleksi 2. 25 dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang pengguna 3. 20 dari luas gedung diperuntuhkan bagi ruang staff 4. 10 dari luas gedung diperuntuhkan bagi keperluan lain. Universitas Sumatera Utara 23 Keberhasilan layanan perpustakaan selain ditentukan oleh komponen- komponen seperti staf yang berkualifikasi baik, koleksi yang memadai, gedung yang reprensentatif dan lain-lain, juga ditentukan oleh jumlah perabot dan peralatan yang memadai serta secara fungsional mendukung kegiatan perpustakaan. Perabot perpustakaan dalam pengertian ini adalah semua kelengkapan fisik berupa mebiler yang digunakan di perpustakaan. Sedangkan peralatan perpustakaan adalah semua perangkat peralatan yang ada di perpustakaan untk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti alat- alat tulis, mesin ketik, komputer.

2.3.2.2 Pengorganisasian Perpustakaan Perguruan Tinggi Organizing