36 Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu
dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 54, prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut: 1.
Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian 4.
Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap
perpustakaan. 6.
Membuat berita acara penerimaan. Gambar 3 daftar gambar Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam
pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.4.1.1.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi
perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima
Universitas Sumatera Utara
37 hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang
diterima tanpa diminta sering tidak cocok tengan tujuan perpustakaan penerima. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 55 bahan
pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut: 1. Hadiah secara langsung prosedur perolehan hadiah secara langsung
yaitu: a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.
2. Hadiah atas permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a.
Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. b.
Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan
surat pengantarnya d.
Mengirimkan kembali surat pengantarnya. e.
Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi dengan hadiahsumbangan dapat dilakukan dengan: hadiah atas permintaan dan
hadiah tidak atas permintaan yaitu hadiah secara langsung. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat
ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.4.1.1.3 Tukar-Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki
jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan
tukar menukar bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 5
dinyatakan bahwa tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan diperlakukan
Universitas Sumatera Utara
38 2.
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan
4. Mencatat alamat pemesanan
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesannya. Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar
dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan pustaka tersebut .
Ada beberapa tujuan melaksanakan pertukaran Menurut Sulistyo-Basuki 1991, 39 kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai
beberapa tujuan yaitu: 1.
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama
buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang
buku- buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan
pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus
dan perpustakaan research penelitian yang besar.
Sumber pertukaran bahan pustaka dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 58 yaitu:
1. Universitasakademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan
pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang-undang, peraturan, lembaran Negara,
program pemerintah. 3.
Organisasi ilmiah dan profesi 4.
Perusahaan-perusahaan industri Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan pertukaran
koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak tersedia di toko. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk hadiah yang tidak
sesuai.
Universitas Sumatera Utara
39
2.4.1.1.4 Wajib simpan terbitan perguruan tinggi
