1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan merupakan suatu pusat informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna. Selain itu perpustakaan adalah tempat
mengumpulkan, menyimpan, mengolah dan memelihara bahan pustaka baik tercetak maupun non cetak yang dikelola dan diatur untuk dimanfaatkan oleh
pengguna perpustakaan sebagai sumber informasi, studi dan rekreasi. Ada empat 4 jenis perpustakaan, yaitu: perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan
sekolah, perpustakaan umum, dan perpustakaan khusus. Adapun yang termasuk dalam perguruan tinggi meliputi universitas, insitut, sekolah tinggi, akademik, dan
politeknik. Menurut Syahrial Pamuntjak 2005, 5 bahwa “Perpustakaan Perguruan
Tinggi adalah yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perguruan Universitas, perpustakaan Fakultas, perpustakaan
akademis dan Perpustakaan Sekolah Tinggi”. Perpustakaan Perguruan Tinggi sering disebut sebagai jantungnya Universitas, karena perpustakaan tidak hanya
merupakan unsur pendukung dalam program akademis, tetapi aktif dalam kegiatan di perguruan tinggi, kegiatan riset dan pelayanan masyarakat.
Perpustakaan Perguruan Tinggi diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program Perguruan Tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan
Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Agar tujuannya dapat tercapai, perpustakaan perguruan tinggi harus
menjalankan fungsinya dengan baik. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007, Pasal 1 menyatakan bahwa
”Pustakawan adalah adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang di peroleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas
dan tanggung dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan perpustakaan”.
Universitas Sumatera Utara
2 Pustakawan merupakan suatu komponen penting dalam mencapai
keberhasilan layanan perpustakaan, oleh karena itu staf perpustakaan pustakawan harus memadai dari segi jumlah dan kualifikasi untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan dan program yang dikembangkan di perpustakaan perguruan tinggi. Pustakawan perpustakaan perguruan tinggi idealnya lulusan perguruan
tinggi S1 Ilmu Perpustakaan, salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh pustakawan harus mengerti tentang pengatalogan, pengindeksan,
pengklasifikasian koleksi, dan juga harus mempunyai nilai tambah karena informasi terus berkembang, dimana peran pustakawan itu sendiri adalah
mendukung pelaksanaan yang diemban oleh Perguruan Tinggi tempatnya bernaung. Pengelolaan atau manajemen merupakan suatu proses penggunaan
sumber daya secara efisien dan efektif untuk mencapai sasaran. Dalam manajemen terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfatan semua sumber daya
yang dilakukan oleh pimpinan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, untuk mencapai target yang diharapkan maka perpustakaan harus dikelola secara
baik. Pengelolaan perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari
pengadaan koleksi, pengolahan bahan perpustakaan, pelayanan perpustakaan dan fasilitas perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka merupakan awal dari pembinaan
koleksi. Pembinaan koleksi harus direncanakan sebaik-baiknya agar layanan yang diberikan oleh perpustakaan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna
perpustakaan. Pengolahan bahan perpustakaan harus dilakukan oleh pustakawan yang memiliki keahlian khusus karena dengan melakukan pengolahan bahan
pustaka secara benar akan memudahkan pengguna dalam mencari informasi yang mereka perlukan dan temu kembali informasi menjadi lebih mudah. Koleksi
perpustakaan harus digunakan secara optimal untuk mendukung proses belajar mengajar, pendayagunaan dilakukan melalui layanan perpustakaan kepada para
pengguna yaitu civitas akademika perpustakaan. Pelayanan pengguna yang dilaksanakan oleh suatu perpustakaan pada umumnya meliputi layanan sirkulasi,
layanan rujukan, layanan majalah, layanan pandang dengar, kualitas layanan menjadi ukuran bermanfaatnya suatu perpustakaan bagi penggunanya.
Universitas Sumatera Utara
3 Untuk mencapai tujuan tersebut, perpustakaan perguruan tinggi perlu
menerapkan fungsi-fungsi manajemen atau pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Griffin 2004, 6 “fungsi-fungsi manajemen pengelolaan
meliputi perencanaan planning, pengorganisasian organizing, penyusunanpenentuan staff staffing, memimpin directing, pengendalian
controlling”. Perencanaan merupakan langkah awal sebelum dimulainya setiap
pekerjaan, demikian juga suatu organisasi termasuk perpustakaan. Perpustakaan harus menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan
harus melakukannya, dan siapa yang akan melakukannya. Menurut Saleh 1995, 7 proses perencanaan ada empat 4 faktor penting yang perlu dipertimbangkan
yaitu: 1.
Waktu Kita sering mendengar istilah rencana jangka pendek dan rencana
jangka panjang. Kedua rencana tersebut menggunakan elemen waktu sebagai batasanya.
2. Pengumpulan dan Analisis Data
Semua perencanaan harus berdasarkan pada data. Semakin akurat data yang digunakan dalam perencanaan maka semakin bagus perencanaan
yang dibuat.
3. Tingkatan Perencanaan
Seluruh penanggung jawab di dalam struktur organisasi perpustakaan dari kepala,kepala bidang, kepala subbidang sampai ke unit terkecil.
4. Kelenturan atau flelsibilitas
Kelenturan merupakan faktor yang cukup penting untuk diperhitungkan dalam membuat suatu perencanaan.
Pengorganisasian atau organizing merupakan fungsi kedua dari manajemen yang harus diperhatikan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pengorganisasian
dalam perpustakaan adalah pengaturan personalia untuk tercapainya tujuan organisasi. Di dalamnya mencakup pengelompokan aktivitas yang diperlukan
serta pengalokasian atau pembagian aktivitas kepada setiap personil dalam perpustakaan.
Pengisian jabatan atau Staffing merupakan faktor yang penting bagi setiap organisasi, termasuk perpustakaan. Oleh karena itu pemilihan dan penempatan
Universitas Sumatera Utara
4 tenaga kerja yang baik dan produktif sangat menguntungkan suatu intitusi sperti
perpustakaan. Pengisian jabatan atau staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja,
mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, member imbalan dan melatih orang yang diperlukan.
Memimpin atau directing merupaka fungsi manajemen yang harus ada dalam suatu organisasi, karena fungsi memimpin ini merupakan fungsi pimpinan
dalam mempengaruhi bawahannya atau merupakan pengelolaan sumber daya manusianya. Disamping itu mempengaruhi bawahan dalam hal melaksanakan
pekerjaan, juga dapat memberikan motivasi atau mendorong bawahannya agar dapat berkembang dalam pekerjaanya.
Fungsi pengawasan merupakan fungsi manajemen yang terakhir. Menurut Saleh 1995, 128 “Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang
sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi aktual dengan
standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan bagaimana cara memperbaiki penyimpangan tersebut”.
Perpustakaan Sekolah Tinggi Theologia Injili Indonesia STTII merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi. Pada penelitian yang telah
dilakukan sebelumnya ternyata pustakawan yang bekerja di STTII bukan seorang lulusan Perguruan tinggi jurusan Perpustakaan selain itu pustakawan juga tidak
pernah mengikuti pendidikan informal yang berhubungan dengan perpustakaan sehingga pustakawan yang bekerja di STTII Medan kurang mengerti dengan cara
pengklasifikasian buku dengan sistem Dewey Decimal Classification DDC dan pada akhirnya buku-buku yang ada di rak buku tidak disusun berdasarkan displin
ilmu, selain itu pengatalogan yang ada di STTII Medan juga tidak ada, dimana katalog perpustakaan merupakan sarana temu kembali, akibatnya penguna sulit
mencari informasi yang disediakan perpustakaan. Dalam hal ini katalog sangat dibutuhkan, merupakan kunci untuk menemukan informasi yang dibutuhkan
dalam koleksi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
5 Pustakawan yang bekerja di Perpustakaan STTII Medan berusaha
meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan dan pelayanannya hanya sebatas pada pelayanan pengguna yang meliputi layanan peminjaman, mencarikan
informasi. Pada saat observasi awal penulis menemukan beberapa masalah yang ada di
perpustakaan STTII Medan yaitu pengadaan koleksi yang belum berjalan dengan baik, ini dikarenakan pengadaan yang ada di STTII tidak sesuai dengan kebutuhan
setiap program studi yang ada di STTII, bukan hanya itu saja peneliti juga melihat adanya masalah pengolahan koleksi, dimana koleksi yang ada di rak perpustakaan
tersebut tidak diberi kode atau ciri berdasarkan disiplin ilmunya ini dapat membuat pelayanannya kurang efektif dan efisien, dari segi pelayanan,
pustakawan yang bekerja di Perpustakaan STTII berjumlah lima 5 orang, adapun jumlah koleksi perpustakaan yang belum di klasifikasi adalah 1900 judul buku
sedangkan buku yang sudah memiliki klasifikasi berjumlah 50 judul buku. Perpustakaan STTII Medan menggunakan sistem Closed Access, dimana
pengguna tidak dapat langsung mencari buku yang mereka butuhkan di rak, pengguna harus terlebih dahulu menuliskan di kertas yang telah tersedia buku apa
saja yang mereka butuhkan setelah itu kertas tersebut akan diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk mencari buku yang mereka butuhkan. Hal ini kurang
efektif dan efisien dari segi waktu karena pengguna harus menunggu lagi dari staf, untuk mengetahui apakah Sekolah Tinggi buku yang mereka cari itu tersedia, ini
merupakan kebijaksanaan atasannya mereka berasumsi kalau pemakai yang mencari langsung buku itu ke rak buku-buku itu akan tidak tersusun dengan rapi
lagi. Hal ini ditandai dengan adanya pustakawan yang kurang memahami kegiatan rutin yang ada di perpustakaan.
Berdasarkan latar belakang di atas penulis tertarik meneliti lebih mendalam dengan menetapkan judul penelitian “Peranan Pustakawan dalam Pengelolaan
Perpustakaan Sekolah Tinggi Theologia Injili Indonesia STTII Medan”.
Universitas Sumatera Utara
6
1.2 Rumusan masalah
