23 Keberhasilan layanan perpustakaan selain ditentukan oleh komponen-
komponen seperti staf yang berkualifikasi baik, koleksi yang memadai, gedung yang reprensentatif dan lain-lain, juga ditentukan oleh jumlah perabot dan
peralatan yang memadai serta secara fungsional mendukung kegiatan perpustakaan. Perabot perpustakaan dalam pengertian ini adalah semua
kelengkapan fisik berupa mebiler yang digunakan di perpustakaan. Sedangkan peralatan perpustakaan adalah semua perangkat peralatan yang ada di
perpustakaan untk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti alat- alat tulis, mesin ketik, komputer.
2.3.2.2 Pengorganisasian Perpustakaan Perguruan Tinggi Organizing
Pengorganisasian atau organizing merupakan fungsi manajemen yang harus diperhatikan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Dengan adanya
pengorganisasian maka akan jelas siapa yang menjadi atasan siapa yang menjadi bawahan siapa yang memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap jalannya
perpustakaan Menurut Koontz dan O’Donnel yang dikutip oleh Hasibuan menyatakan
2007, 119“The organization function of the manager involves the determination and enurmeration of the activites required to achieve the objective of the
enterprise, the grouping of these activites, the assignment of such group of activation to a department headed by a manager and the delegation of authority
carry the out ”
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa Fungsi Pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang
untuk melaksanakannya. Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien.
Organisasi merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara
para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai. Untuk mencapai
Universitas Sumatera Utara
24 tujuan tersebut maka perlu di pilih orang yang memiliki kemampuan dan
kompetensi dalam melaksanakan tugas oleh karena itu, perlu memilih dan menentukan orang yang akan dipercaya atau diposisikan dalam posisi tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diperhatikan dalam hal proses penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota
organisasinya. Menurut Hasibuan 2007, 120 “organisasi adalah suatu sistem perserikatan
formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapau tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah
saja”. Sedangkan Saleh 1995, 60 menyatakan bahwa “organisasi adalah sebuah
struktur yang mempunyai suatu sistem yang digunakan untuk membentuk aktivitas-aktivitas serta pelaksanaan program-program guna pencapaian tujuan
organisasi Struktur organisasi yang harus dirancang dalam perpustakaan perguruan
Tinggi, yaitu: 1.
Untuk memperjelas lingkungan sehingga semua orang tahu siapa yang harus melakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil
2. Untuk menghilangkan pengahalang dalam prestasi kerja yang
disebabkan kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tugas, dan 3.
Untuk mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yang mencerminkan dan mendukung sasaran organisasi”.
Gambar 2. Struktur Organisasi minimal UPT Perpustaakan buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999, 8
Kepala UPT
TATA USAHA
Pelayanan Teknis
Pelayanan Pengguna
Universitas Sumatera Utara
25 Fungsi Pengorganisasian mempunyai Pembentukan Bagian dan
Departementasi. Menurut Saleh 1995, 61 “Departementasi adalah aktivitas menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau
fungsi tertentu
Cara Pembentukan bagian di perpustakaan adalah sebagai berikut: 1.
Berdasarkan jumlah Pembagian kelompok atau pembentukan bagian berdasarkan jumlah.
2. Berdasarkan Fungsi
Pada perpustakaan pembentukan bagian berdasarkan fungsi ini dilakukan pada bagian sirkulasi, bagian akusisi, bagian
referensirujukan, bagian pengolahan bahan pustaka dan lain-lain.
3. Berdasarkan Batas Wilayah
Beberapa jenis perpustakaan dalam membentuk bagian menggunakan batas teritorial atau wilayah
4. Berdasarkan Produk
Departemenstasi berdasarkan produk lebih banyak digunakan pada organisasi industri.
5. Berdasarkan Pelanggan
Perpustakaan dapat menggunakan pelanggan atau kelompok pengguna dalam membentuk bagan.
6. Berdasarkan Proses atau Peralatan
Pembagian satuan organisasi atau departementasi berdasarkan proses atau peralatan.
7. Berdasarkan subjek
Departementasi berdasarkan subjek ini banyak digunakan oleh perpustakaan universitas.
8. Berdasarkan Bentuk Dokumen
Kadang-kadang perpustakaan perguruan menggunakan dokumen sebagai dasar pembentukan aktivitas, misalnya, unit audiovisual,
unitmikrofis, bagian, bagian majalah, bagian tesis, skripsi, disertasi dan sebagainya.
Sedangkan A.F Stoner 1994, 295 ada beberapa unsur-unsur struktur organiasasi antara lain:
1. Spesialisasi aktivitas
Ini mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh organisasi pembagian tugas dan penyatuan tugas-tugas
tersebut kedalam unit kerja.
Universitas Sumatera Utara
26 2.
Prosedur Merupakan prosedur yang dipergunakan organisasi untuk menjamin
kelayak-dugaan aktiivitas-aktivitasnya. 3.
Koordinasi aktivitas Prosedur yang mengintergrasi fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambil keputusan.
Ini mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Pada sistem sentralisasi keputusan ditangan para manajer tingkat pusat,
sedangkan pada sistem desentralisasi keputusan dibagi pada tingkat manajer tingkat pusat, sedangkan pada sistem desentralisasi keputusan
dibagi pada tingkat manajer dibawahnya yaitu manajer menengah dan bawah.
5. Ukuran unit kerja
Ini mengacu pada jumlah karyawan dalam suatu kelompok.
2.3.2.3 Pengisian Jabatan di Perpustakaan Perguruan Tinggi Staffing
