Inventarisasi Pemilihan Bahan Pustaka

39

2.4.1.1.4 Wajib simpan terbitan perguruan tinggi

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu beranaung. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi 1999, 19 menyatakan penerbitan itu sendiri mencakup: 1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpsutakaan berada a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpan Depository semua penerbitan lembaga itu. b. Perpustakaan dapat ditunjukkan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi dan lain-lain. Penambahan koleksi dengan cara menerbitkan terbitan berseri bulletin, phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan peerpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri bulletin, phamplet, jurnal, indeks ataupun bibliografi perpustakaan.

2.4.1.1.5 Titipan

Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi 1999, 17 menyatakan “Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perseorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna”. Dari pengertian di atas dapat diartikan bahwa titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna.

2.4.1.2 Inventarisasi

Inventarisasi koleksi adalah kegaiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventaris buku induk sebagai bukti tanda pembendaharaan Universitas Sumatera Utara 40 perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi sebagai bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Rahayunigsih 2007, 35 “Inventarisasi yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur”. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Pemberian cap perpustakaan. Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris. Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku. c. Pemberian nomor inventaris. Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris. Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain : 1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya. 3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain. 5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan. Berdasarkan uraian di atas jelas bahwa pengertian inventarisasi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka milik suatu instansilembaga pada buku inventaris. Selain di beri nomor inventaris juga dibubuhi stempel perpustakaan Universitas Sumatera Utara 41 sebagai tanda milik, melalui buku inventaris perpustakaan dapat menyusun statistik dan mengetahui buku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi pada tahun tertentu dan juga mengetahui buku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk dibuat kolom- kolom untuk mencatat cirri tertentu dari suatu bahan pustaka. Dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999, 19 kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut: 1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik. 2. Setiap bahan yang dicatat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1. Nomor Induk Nomor induk ini dapat diurutkan terus-menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan. 2. Tanggal Pedaftaran 3. Pengarang 4. Judul 5. Edisi dan tahun 6. Penerbit 7. Harga kalau ada 8. Sumber kalau hadiah atau tukar-menukar 3. Setelah dicatat bahan dikirim ke bagian pengelolaan untuk diolah lebih lanjut.

2.4.2 Pengolahan Bahan Pustaka

Sebelum bahan pustaka disebarkan kepada pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar penyimpanan dan pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi 1999, 21 “Tujuan Pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehinga memungkinkan pengguna menemukan kembali pustaka melalui titik akses pengarang, judul, dan subjek pada sistem katalog berabjad, dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak” Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan 2006, 179 menyatakan bahwa pengolahan atau processing bahan pustaka adalah “pekerjaan yang diawali Universitas Sumatera Utara