35
2.4.1.1.1 Pembelian
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan
pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi
perpustakaan, Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan
pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan.
Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi 1999, 15 untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara
yaitu: 1.
Pemesanan langsung kepada penerbit Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam
negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu, pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri.
2. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan agen dalam negeri ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila bahan
dipesan dalam jumah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
3. Pemesanan secara tetap Standing order
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini
setiap akli bahan pustaka terbit secara otomatis pemesanan akan memperoleh bahan tersebut.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 54 langkah- langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.
2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog.
perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. 3.
Memeriksa atau menolak usulan. 4.
Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5.
Mengirim daftar pesanan. 6.
Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7.
Membayar pesanan atau langganan. 8.
Menyusun laporan penelitian pelangganan.
Universitas Sumatera Utara
36 Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu
dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.
Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 54, prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai
berikut: 1.
Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian 4.
Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap
perpustakaan. 6.
Membuat berita acara penerimaan. Gambar 3 daftar gambar Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam
pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan pustaka yang dibutuhkan bagi para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.4.1.1.2 Sumbangan atau Hadiah
Kategori