Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
diserahkan ke perpustakaan universitas dalam bentuk tercetak dan file elektronik CD sesuai dengan keputusan rektor no.1240H5SKPK2007.
Selain itu, pustakawan juga tetap memantau segala kegiatan yang dilakukan di lingkungan USU dan selalu berkoordinasi dengan tiap-tiap jurusan atau program studi
yang ada di lingkungan USU dengan tujuan agar setiap hasil karya yang dihasilkan baik oleh mahasiswa maupun dosen diserahkan ke perpustakaan untuk dapat didokumentasi.
Dari hasil wawancara penulis dengan Kepala Divisi Pengadaan yang termasuk koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Karya ilmiah dosen dan peneliti
2. Skripsi, tesis, disertasi
3. Hasil penelitian
4. Prosiding seminar dan lokakarya
5. Pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor
Dari Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah LAKIP USU dapat diketahui bahwa jumlah koleksi grey literature tercetak pada Perpustakaan USU adalah
sebanyak 19.566 judul dan 22.554 eksemplar. Sedangkan koleksi grey literature elektronik sebanyak 9.308 judul yang rinciannya dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel-3 : Jumlah Koleksi Digital USU Repository NO.
URUT KATEGORI DOKUMEN
JUMLAH
1. PhD Dissertations
67 2.
Master Theses 2.705
3. Lecture Papers
1.691 4.
Student Papers 4.636
5. Proceedings
14 6.
Professor Orations 74
7. Rector Speechs
10 8.
Department Guide-Books 59
9. USU e-Journals
24 10.
Others 28
Jumlah 9.308
Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008
4.1.2 Pemilihan
Pemilihan bahan pustaka adalah proses pengkajian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
diadakan setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul dari pengguna perpustakaan. Akan tetapi untuk koleksi grey literature tidak dilakukan
proses pemilihan. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan.
Kepala Divisi Pengadaan Pada Perpustakaan USU tidak dilakukan proses pemilihan untuk koleksi grey
literature karena koleksi ini sudah terpilih. Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa proses pemilihan tidak dilakukan
untuk koleksi grey literature hal ini disebabkan oleh koleksi ini sudah terpilih dan berbeda dengan buku yang harus dipilihdiseleksi sesuai kebutuhan pengguna sebelum
diadakan pada perpustakaan. Hal ini dapat dimaklumi karena sudah ada ketentuan tentang koleksi apa saja yang dijadikan koleksi grey literature dan repository.
4.1.3 Orang-Orang yang Terlibat dalam Pemilihan
Agar koleksi perpustakaan relevan dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan beberapa pihak. Berikut ini pendapat
yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. Kepala Divisi Pengadaan
Pada Perpustakaan USU, yang terlibat dalam proses pemilihan adalah pustakawan bagian pengadaan, pihak fakultas dan program studi, serta
lembaga-lembaga yang ada di USU. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa proses pemilihan koleksi grey
literature melibatkan pustakawan bagian pengadaan yang bekerja sama dengan pihak fakultas, program studi dan lembaga-lembaga yang terdapat di USU. Kerjasama ini
dilakukan karena yang menghasilkan penelitian, karya ilmiah, dan makalah seminar adalah fakultas, program studi dan lembaga penelitian yang ada di lingkungan USU.
4.1.4 Prosedur Penerimaan
