Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
4. Ketiga manfaat yang disebutkan di atas dapat diperluas dengan menggunakan
extranet berbasis portal pengetahuan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa manfaat manajemen pengetahuan
adalah untuk memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran pengetahuan eksplisit dan pengetahuan implisit,
serta dapat menunjukkan fungsi strategis dengan sangat jelas. Dan manfaat ini dapat diperluas dengan menggunakan extranet berbasis portal pengetahuan.
Menurut Frappaolo dan Toms dalam Dewiyana 2008 : 10, fungsi aplikasi manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi ada lima, yaitu:
1. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia
dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan to match kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal.
Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
2. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat
penyimpanan repository eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan.
3. Internalization: adalah
“
pengambilan” extraction pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk
disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka,
fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.
4. Cognition adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang
didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu.
5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur,
memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi
lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi aplikasi manajemen pengetahuan adalah sebagai perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari
pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan repository eksternal.
2.3.3 Ruang Lingkup Manajemen Pengetahuan
Konsep manajemen pengetahuan memiliki ruang lingkup yang luas meliputi teknologi informasi, dukungan dari pihak manajemen, budaya, strategi dan tujuan,
struktur organisasi, motivasi dan manajemen sumber daya manusia. Finerty dalam Handayani 2008 : 38 menyatakan bahwa:
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Terdapat beberapa faktor atau kata kunci dalm rangka mengimplementasikan konsep manajemen pengetahuan dalam perpustakaan, yakni:
1. Creation
Sebagai media untuk melakukan transfer pengetahuan, perpustakaan tidak menciptakan pengetahuan. Namun perpustakaan memiliki andil dalam proses
pemicu berkembangnya pengetahuan. Dengan adanya perpustakaan, pengetahuan dari pengguna perpustakaan akan bertambah.
Hal ini akan mendukung proses pengembangan pengetahuan. Sehingga bila dihubungkan dengan konsep creation, perpustakaan harus mampu
menjadi pemicu trigger bagi perkembangan pengetahuan para penggunanya.
2. Utilization
Konsep utilization berhubungan dengan utilisasi dari sistem itu sendiri. Dalam hal ini, utilisasi sistem perpustakaan adalah bagaimana tingkat utilitas
atau pemakaian dari perpustakaan. Seberapa tinggi tingkat utilitasnya, tergantung pada seberapa sering pengguna user memanfaatkan fasilitas
perpustakaan. Karenanya, perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan penggunanya. Misalnya, dengan koleksi
buku-buku yang lengkap.
3. Storing
Konsep storing adalah salah satu proses transfer pengetahuan. Dalam hal ini perpustakaan harus mampu menyediakan pelayanan yang memuaskan
bagi pengunjung, seperti prosedur yang tidak rumit untuk pembuatan kartu anggota dan peminjaman, pelayanan yang cepat, keramahan dari petugas
perpustakaan serta didukung oleh fasilitas yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengunjung.
4. Acquisition
Acquisition berarti kemahiran. Dalam hal ini, transfer pengetahuan yang diberikan oleh perpustakaan harus mampu memberikan nilai tambah bagi
pengunjungnya. Kemahiran dalam hal ini adalah tingkat pemahaman tentang suatu bidang ilmu yang makin bertambah, bertambahnya ketrampilan
terutama dalam hal membaca dan menulis.
5. Distributionsharing
Berdasarkan konsep ini, perpustakaan harus mampu berfungsi sebagai transfer pengetahuan. Artinya, bagaimana mentransfer pengetahuan yang ada
dalam buku-buku ke dalam pemikiran penggunanya. Perpustakaan harus mampu memberikan kondisi dimana proses transfer pengetahuan dapat
berjalan dengan sempurna.
6. Structure
Konsep struktur mengarah tentang bagaimana struktur transfer pengetahuan. Perpustakaan harus mampu mendesain struktur yang benar-
benar mendukung tujuan utama, yaitu transfer pengetahuan. Karenanya, perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar business prosess tidak
terlalu panjang dan tidak menghabiskan banyak waktu.
7. Technology
Teknologi adalah suatu alat tool yang digunakan dalam mengembangkan sistem perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi
akan memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dan sistem
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
pelayanannya. Perpustakaan harus menggunakan keunggulan teknologi informasi jika tidak ingin tertinggal. Beberapa bagian penting dari teknologi
informasi yang diperlukan meliputi perangkat keras hardware, perangkat lunak software dan jaringan network. Perangkat keras yang diperlukan
dalam sistem perpustakaan antara lain, CPU, storage, media penghubung, kabel dan lain-lain. Perangkat lunak yang diperlukan adalah program untuk
sistem perpustakaan. Namun tanpa membangun jaringan dengan dunia luar, perpustakaan ibarat
” katak dalam tempurung
” .
8. Measurement
Diperlukan pengukuran untuk mengetahui apakah implementasi KM telah berlangsung dengan baik. Konsep ini mengarah kepada pengukuran
secara kuantitatif. Dengan parameter yang jelas. 9.
Organizational Design Konsep ini mengarah kepada struktur organisasi perpustakaan. Struktur
oraganisasi perpustakaan harus berorientasi pada kebutuhan. Artinya jangan sampai struktur dibuat terlalu birokratis dan terlalu banyak jabatan yang
kurang perlu. Dalam hal ini perlu dilakukan analisis jabatan job analysis. Hal ini akan menghilangkan jabatan-jabatan yang kurang perlu. Dengan
demikian, efektifitas dan efisiensi sistem organisasi dapat tercapai.
10. Culture
Perpustakaan harus memiliki kontribusi dalam menumbuhkembangkan budaya. Sesuai dengan kapasitasnya, perpustakaan harus mampu
menumbuhkan nilai budaya membaca yang masih kurang di Indonesia.
Kemudian kesepuluh faktor di atas dibagi atas dua lapisan yaitu: Manajemen pengetahuan memiliki ruang lingkup dua lapisan. Lapisan pertama
adalah proses process meliputi utilization, storing, acquisition, distributionsharing dan creation. Lapisan kedua meliputi structure, technology,
measurement, organizational design, dan culture. Kedua lapisan tersebut terintegrasi membentuk ruang lingkup knowledge management. Finerty dalam
Muttaqien, 2006 : 9
Selain pendapat di atas, Bennet dalam Fajar 2009 : 9, menyatakan bahwa terdapat 5 kategori ruang lingkup manajemen pengetahuan diantaranya adalah:
1. Teknologi: berkaitan erat dengan beberapa hal yaitu memberdayakan,
memfasilitasi dan menyebarluaskan inovasi keseluruh organisasi. 2.
Isi Content: berkaitan dengan nilai, relevansi dan keadaan informasi yang terkini
3. Proses: berkaitan dengan pengelompokan, pengumpulan, penyelarasan
synchronize, menganalisa dan penyebaran informasi. 4.
Budaya culture: berkaitan dengan komitmen, memberikan informasi ke orang lain sharing, saling bertukar exchange dan membangun hubungan
relationship.
5. Pembelajaran Learning: berkaitan dengan membangun kontekstual,
membuat dan mengembangkan proses transfer ilmu.
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Dari kedua pendapat di atas terdapat beberapa kesamaan yaitu ruang lingkup manajemen pengetahuan terdiri atas proses, teknologi dan budaya. Perbedaannya adalah
terdapat beberapa penambahan kategori yang meliputi struktur, ukuran, desain organisasi, isi content, dan pembelajaran learning.
2.3.4 Strategi Penerapan Manajemen Pengetahuan
