Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
internasional dan menggunakan pedoman yang mutakhir. Pedoman tersebut sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi.
4.2.4 Pedoman Entri Data
Setelah tajuk subjek dan nomor kelas dari koleksi grey literature ditentukan maka proses selanjutnya adalah melakukan pemasukanentri data berupa deskripsi fisik, tajuk
subjek dan nomor kelas dimasukkandi entri ke dalam database secara lengkap. Dalam kegiatan ini dapat menggunakan beberapa sistem. Berikut ini pendapat yang
dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan Data Bibliografis.
Kepala Sub. Divisi Pengatalogan Data Bibliografis Dalam melakukan entri data, pustakawan menggunakan Compact Disk System –
Integrated System CDSISIS dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 SIPUS V3.0.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa data-data berupa deskripsi fisik, tajuk subjek dan nomor kelas dimasukkandi entri secara lengkap dalam komputer
menggunakan Compact Disk System – Integrated System CDSISIS dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 SIPUS V3.0. Hal ini dilakukan karena
Perpustakaan USU sudah terotomasi dengan menggunakan OPAC sebagai sarana penelusuran. Dengan demikian katalog perpustakaan ada dalam database sehingga
mudah diakses oleh pengguna.
4.2.5 Prosedur Pengolahan Koleksi Grey Literature
Setelah proses inventarisasi dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjekklasifikasi. Berikut ini
pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan Data Bibliografis.
Kepala Sub. Divisi Pengatalogan Data Bibliografis Proses katalogisasi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilakukan
dengan menggunakan komputer. Sejak tahun 2008 pembuatan kartu katalog tidak lagi secara manual tetapi sudah menggunakan komputer dengan
menggunakan program Compact Disk System – Integrated System CDSISIS dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 SIPUS V3.0. Dengan
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
menggunakan komputer ini proses katalogisasi dapat dilakukan dengan cepat, selain itu jika ada penambahan eksemplar koleksi grey literature pustakawan
tidak perlu membuat kartu katalog baru hanya menambahkan nomor induk dan jumlah eksemplar pada komputer.
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa proses katalogisasi di Perpustakaan USU tidak lagi dilakukan secara manual melainkan sudah menggunakan komputer yaitu
menggunakan program Compact Disk System – Integrated System CDSISIS dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 SIPUS V3.0. Dalam hal ini pengolahan
dilakukan dengan menggunakan dua program komputer sekaligus. Hal ini menunjukkan proses pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
ini telah dilakukan dengan baik.
Adapun informasi yang dicatat dalam katalogisasi pada Perpustakaan USU dapat dilihat pada contoh formulis di bawah ini:
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PERPUSTAKAAN
FORMULIR PENGATALOGAN LEMBAR KERJA UNTUK BUKU
980 00800 – 5 tanggal
990 00835 – 37 kode bahasa setempat
[ ] Ind [ ] Eng
[ ] Lain 035
No. kendali setempat a 041
Kode bahasa 082
No. panggil DDC l a 099
No. panggil setempat 100
Ent. Utama nama orang a 110
Ent. Utama nama badan korporasi a 245
Judul a 260
Impresum a 300
Deskripsi fisik a 500
Catatan umum a 504
Catatan bibliografi a
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
650 Subjek a
695 Kata kunci a
700 Ent. tam. – badan orang a
710 Ent. tam. – badan korporasi a
711 Ent. tam. – nama pertemuan a
759 Ent. tam. – nama orang a
999 No. induk a
985 Jumlah eksemplar a
850 Lokasi a
Untuk keterangan yang lebih lengkap dapat dilihat pada formulir pengatalogan yang terlampir.
Prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi grey literature adalah sebagai berikut:
1. Membuat deskripsi bibilografi dengan mengisi lembar kerja worksheet.
2. Penanggungjawab layanan teknis memeriksa deskripsi bibliografi apakah
sudah benar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. 3.
Jika benar tentukan tajuk subjek berdasarkan LCSH edisi ke-29. 4.
Jika masih salah dikembalikan kepada kataloger untuk diperbaiki. 5.
Setelah diperbaiki tentukan tajuk subjek. 6.
Berdasarkan subjek ditentukan notasi atau nomor kelas buku dengan menggunakan DDC edisi ke-22.
7. Menuliskan nomor panggil call number pada setiap eksemplar buku.
8. Entri data buku baru ke dalam pangkalan data.
9. Membuat label dan kelengkapan buku.
10. Serahkan buku ke unit layanan deposit.
Prosedur kerja tersebut dijadikan sebagai panduan untuk melaksanakan pengolahan bahan grey literature, dengan demikian pegawai bagian pengolahan
mengetahui apa saja yang harus mereka lakukan dalam pengolahan. Adapun proses katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjekklasifikasi di atas
dapat dilihat pada skema berikut:
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Mulai
Buat deskripsi bibliografi pada
worksheet
Tentukan No. klasifikasi
Tentukan tajuk subjek
Cek
Call number
Entri data
Membuat label dan kelengkapan buku
Serahkan ke unit layanan deposit
Perbaikan Beritahu kataloger
untuk diperbaiki Benar
Salah
PROSEDUR PENGOLAHAN GREY LITERATURE
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
4.2.6 Titik Akses