Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
4.3.1 Pedoman Pengolahan
Dalam melakukan pengolahan repository juga dibutuhkan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem
Automasi. Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi
Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksimateri digital elektronik di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau
berpedoman pada Dublin Core DC.
Staf Sub.Divisi Sistem Automasi Pedoman yang digunakan berupa proses alur kerja digitalisasi bahan yang lain
yang dibuat oleh Bapak Rasiman.
Dari kedua informasi di atas dapat diketahui bahwa pedoman atau standar yang digunakan dalam pengolahan koleksi repository berpedoman pada Dublin Core DC,
dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem Automasi Perpustakaan USU. Hal ini menunjukkan bahwa pengolahan koleksi repository dapat
dilakukan dengan baik.
4.3.2 Prosedur Pengolahan
Dalam proses digitalisasi koleksi grey literature melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran
selanjutnya dilakukan proses scanning dokumen dan dihasilkan file elektronik dalam bentuk Portable Document Format PDF. Kemudian dilanjutkan proses editing dalam
bentuk word abstrak dan fulltext PDF dengan memberikan password, watermark, dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload abstrak dan fulltext
serta metadata yang diperlukan ke dalam system. Dokumen selanjutnya dapat diakses melalui web.
Adapun alur kerja digitalisasi koleksi grey literature adalah seperti berikut:
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Tabel-3 : Alur kerja produksi digital Fungsi dan Aktivitas Kerja
Pembongkaran dan Penjilidan
Scanning Editing dan
Uploading
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
1.
PEMBONGKARAN DAN PENJILIDAN
Dokumen yang dipilih merupakan Laporan Penelitian, Disertasi,
Tesis, Skripsi, dan Kertas Karya, terbitan tahun 2000 ke atas.
2.
SCANNING
Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran,
dan file elektronik disimpan dalam format PDF. Pemberian
nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen.
3.
EDITING
Membuat satu file dokumen Abstrak dalam bentuk Word
DOC dan satu file Fulltext PDF serta memberikan file
security berupa password, watermark, dan footer pada file
PDF tersebut.
4.
UPLOADING
Mengupload dua file yaitu Abstrak DOC dan Fulltext
PDF serta memasukkan metadata seperti judul,
pengarang, subyek, deskripsi bibliografi ke dalam sistem
Keterangan:
Untuk mendigitalisasi koleksi deposit USU, perpustakaan melakukan dua cara yaitu, pertama: memindai scanning dokumen dalam bentuk cetak hardcopy dan
SCANNING
EDITING
OCR Abstrak
File DOC dan
PDF
UPLOADING
WEB
SELESAI
File Elektronik
PDF
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
dokumen dalam bentuk file elektronik softcopy dari karya ilmiah mahasiswa dan dosen maupun jenis karya lainnya yang dimiliki oleh perpustakaan. Selanjutnya, karya tersebut
di-upload ke website perpustakaan setelah melalui proses penyuntingan editing dan lain-lain.
Berikut ini akan diuraikan alur kerja digitalisasi koleksi repository. 1.
Proses pemindaian scanning Scanning pemindaian adalah proses memindai fisik dokumen dari bentuk cetak
hardcopy menjadi file elektronik softcopy. Adapun jenis dan merek scanner yang
digunakan dalam kegiatan ini adalah Document Scanner Canon DR-7080C dengan software CapturePerfect 3.0 sebagai bundel paketnya.
Untuk melakukan scanning pemindaian langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1 Klik dua kali icon CapturePerfect 3.0 pada desktop komputer Anda. Proses ini akan
menjalankan CapturePerfect 3.0. 2
Kemudian pilih menu Scan Scan Batch to File.
3 Pada bagian File name: Isikan nama file Nama file sesuai dengan No.akses
Dokumen. 4
Save as type: PDF File.pdf
5 Type of batch sparation: None.
6 Beri tanda checklist pada bagian Save Rotated Image.
7 Pada bagian Multipage Setting: pilih Multi Page All Pages.
8 Kemudian tekan tombol Save Catatan: pasti dokumen sudah diletakkan pada tray
ADF. 9
Selesai Proses scanning berjalan. Catatan:
Scan Batch to File adalah pilihan untuk menscan lembar dokumen yang terdiri dari
beberapa halaman menjadi satu file elektronik saja.
2. Proses penyuntingan editing
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Pengeditan editing adalah proses mengelola file Portable Document Format PDF termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya
sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu Optical Character
Recognition OCR dan pemberian security. Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat
lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses OCR dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah
mengubah bentuk berkas citra image file PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks.
2.1. Optical Character Recognition OCR
