Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
2.5.2.2 Jenis Dokumen Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dan
pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature literatur kelabu.
Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 55 yang menyatakan bahwa:
Literatur kelabu grey literature meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan
di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu grey literature yang dimaksud adalah:
1.
Skripsi, tesis, disertasi 2.
Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb 3.
Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4.
Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb 5.
Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa. 6.
Publikasi Internal Kampus 7.
Majalah atau Buletin Kampus. Sedangkan menurut Rompas dalam Huda 2007 : 19 menggolongkan grey
literature literatur kelabu kedalam: Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya
persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat,
metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasiinstansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan
sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan
mutakhir.
Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa dokumen grey literature literatur kelabu terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu
institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, organisasi atau asosiasi yang langka didapat berupa skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah,
laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.
2.6 Pemilihan Bahan Pustaka
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengkaji bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang
perlu diadakan, setelah meneliti judu l-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul dari pengguna perpustakaan. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan tidak
dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah besar maupun jenis koleksinya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin
dicapai oleh perpustakaan. Dengan adanya keterbatasan tersebut maka penambahan koleksi harus diseleksi agar koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo-Basuki 1993 : 427 tujuan pemilihan bahan pustaka adalah
“mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa
mendatang”. Dalam pernyataan di atas jelas bahwa perpustakaan diharapkan dapat
mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang agar tujuan pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai.
Salah satu prinsip pemilihan bahan pustaka adalah unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna maka
pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka menurut Siregar 2002 : 12
adalah: 1.
Pustakawan 2.
Subyek spesialispakar 3.
Bagian Sirkulasi 4.
Bagian Pengadaan 5.
Pengguna Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui
informasi tentang buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat Bantu untuk memudahkan seleksi. Adapun alat bantu pemilihan buku menurut
Siregar 2002 : 14 adalah : “katalog penerbit, bibliografi nasionaldaerahkhusus, daftar buku beranotasi dengan keterangan singkat, Book in print, tinjauan buku, majalah yang
sering memuat resensi buku, abstrak, sari karangan, dan saran dari pengguna”.
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999 : 14, alat Bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut:
1. Bibliografi subjek khusus
2. Daftar tambahan koleksi accession list perpustakaan lain
3. Timbangan buku
4. Masukan dari pengguna perpustakaan
Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Untuk memperlancar setiap pekerjaan diperlukan suatu prosedurtatalaksana pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dilakukan. Adapun prosedur
pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan
masyarakat yang dilayaninya. Siregar 2002 : 16 menyatakan bahwa pemilihan bahan pustaka dilaksanakan
dengan cara berikut: -
Pemilihan buku dapat dilakukan berdasarkan saran pengguna perpustakaan. -
Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan buku, seperti katalog penerbit, bibliografi dan abstrak.
- Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevaluasi bukunya secara
langsung melalui contoh yang dikirim oleh penerbit untuk diperiksa oleh perpustakaan desk copy.
- Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku dari kelompok atau
media komunikasi.
Sedangkan dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 12, langkah-langkah yang ditempuh dalam pemilihan bahan pustaka
adalah: a.
Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawan.
b. Pengusul menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data
bibliografi yang lengkap. 1.
Data untuk buku terdiri dari pengarang, judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN, jumlah yang dipesan, harga.
2. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN kalau ada,
harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atasan si pengusul.
c. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau
atasan pengontrol. d.
Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara:
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap bahan yang
diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan. 2.
Mencocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah, dan sebagainya.
3. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan.
4. Apabila oleh karena anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima,
maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan, kemudian apabila tersedia dana, atau diusahakan dari sumber lain.
5. Apabila ada bahan yang diusulkan yang sudah ada atau sedang dalam
pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah atau tidak. Usul diterima bila yang dipesan merupakan edisi yang lebih baru dan edisi
yang dimiliki perpustakaan.
6. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan.
Apabila perpustakaan dapat mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pelayanan
di perpustakaan dapat ditingkatkan.
2.7 Pengadaan
