Manajemen PT. Sheils Flynn Asia

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Manajemen PT. Sheils Flynn Asia

5.1.1 Manajemen Studio

Manajemen studio di Sheils Flynn Asia SFA terdiri dari empat faktor pendukung yaitu 1. Hardware 2. Software, 3. Sistem Pengelolaan Data, 4. Sumber Daya Manusia. Semua itu saling terkait satu dengan yang lain, agar terwujudnya keseimbangan dalam sistem dan dapat mempermudah dalam proses pengerjaan proyek di studio. Selain itu, manajemen studio mencakup pengelolaan data hingga tata cara dan aturan pembuatan gambar di studio. Adanya manajemen studio yang baik pada perusahaan, diharapkan dapat menghasilkan sistem kerja yang baik pula yang tidak hanya baik dalam produk atau hasil akhir, tetapi juga dalam pengelolaannya. Hal itu akan mempermudah penanganan proyek selanjutnya karena setiap proyek yang dikerjakan memiliki orientasi standar proses pengerjaan yang sama.

5.1.1.1 Hardware Perangkat keras

Hardware itu sendiri merupakan faktor penting yang menunjang lancar atau tidaknya pengerjaan sebuah proyek dilaksanakan dalam sebuah konsultan arsitektur lanskap. Tabel 3 berikut adalah daftar fasilitas yang dimiliki oleh SFA. Tabel 3. Jenis dan Jumlah Unit Fasilitas SFA Jenis Fasilitas Unit PC 15 Headset Microphone 15 Plotter hp 800 1 Printer hp 7000 3 Laptop 3 LCD Projector 1 Scanner 3 Server 2 Digital Camera 1 External Hardisk 3 Internet Speed 1 GBsec - Printer Laser 1 Sumber : SFA 2012 Hardware yang dimiliki SFA sangat membantu dalam setiap kegiatan perancangan dan komunikasi. Keefektifan kinerja di SFA didukung oleh tingginya spesifikasi fasilitas atau hardware yang dimiliki. Untuk kinerja grafis dan 3D animasi di SFA menggunakan spesifikasi perangkat komputer dengan kualifikasi tinggi guna mencapai kecepatan dan akurasi dalam menghasilkan desain yang berkualitas. Adapun kegunaan dari setiap perangkat keras hardware yang dimiliki SFA untuk menunjang produktifitas dari konsultan lanskap ini adalah sebagai berikut : SFA memiliki 15 PC dengan spesifikasi yang berbeda, 12 diantaranya memiliki spesifikasi standar untuk pengerjaan CAD drawing menggunakan AutoCAD LT 2006 – 2007, sedangkan 3 diantaranya memiliki spesifikasi yang tinggi, yaitu setara intel i5 – i7 sekarang. Tiga PC tersebut digunakan untuk mengolah gambar grafis seperti, 3D animasi, foto editing dan lain sebagainya yang membutuhkan PC dengan spesifikasi tinggi. Untuk menghasilkan gambar dengan kualitas yang baik, selain ditunjang oleh PC yang mumpuni juga harus didukung oleh perangkat pencetaknya seperti plotter dan printer. SFA memiliki 1 unit plotter yang digunakan untuk mencetak gambar dengan ukuran A2-A0, sedangkan untuk gambar dengan ukuran lebih kecil seperti A4-A3 menggunakan printer laser atau printer hp 7000. Untuk kegiatan meeting intern atau extern dengan klien, SFA menggunakan ruang meeting dan fasilitas seperti Laptop dan LCD Proyektor guna mempermudah penyampaian presentasinya. Sedangkan untuk penyimpanan data dan sirkulasi data di kantor, SFA menggunakan server yang terhubung dengan internet yang berkecepatan tinggi 1GBsec guna memudahkan semua staf mengakses data tersebut tanpa harus terhambat masalah pemindahan data dari satu komputer ke komputer yang lainnya. Kapasitas dari hardisk server itu sendiri sebesar 3 TB Terabyte. Untuk komunikasi sendiri, SFA melakukan komunikasi langsung dengan kantor pusat yang berada di London, United Kingdom. Komunikasi tersebut dilakukan menggunakan jaringan internet yang terhubung ke masing- masing komputer di kantor. Kendala utama yang dihadapi SFA dalam hal koneksi internet dan server adalah masalah petir dan hujan angin yang sering melanda Kota Bogor. Kedepannya SFA akan terus meningkatkan fasilitas kerjanya. Gambar 8 berikut adalah fasilitas inventaris yang dimiliki oleh SFA dari mulai gedung kantor dan fasilitas kerja pada tahun 2012. Gambar 8. Dokumentasi Fasilitas SFA Sumber : Chandra, 2012

5.1.1.2 Software

Dalam kegiatan studio PT. Sheils Flynn Asia selain didukung oleh hardware, juga harus didukung oleh software yang memadai. PT. Sheils Flynn Asia memiliki software yang bersertifikasi dan berlisensi. Setiap komputer staf PT. Sheils Flynn Asia telah siap dengan aplikasi yang digunakan dalam pengerjaan berbagai proyek. Kendati masih ada ditemukan komputer yang softwarenya mengalami bugs. Spesifikasi komputer tertinggi digunakan oleh spesialis grafis dan 3D. Komputer tersebut digunakan untuk proses render dan 3D editing yang lebih cepat dan hasil yang baik. Berikut daftar software yang dimiliki oleh PT. Sheils Flynn Asia. Tabel 4. Software yang dimiliku SFA. Nama software Kegunaan AutoCAD LT 2006, AutoCAD 2000 CAD Drawing 3D Studio Max 3D rendering, Animasi Sketchup 7 Pro 3D rendering, Animasi Adobe Photoshop 7.0, CS3 Photo Editing Adobe Illustrator Layout, Photo Editing Adobe Acrobat Dokumentasi dan publikasi Adobe Indesign 5.5 Layout and advertising Microsoft Office 2007, 2010 Dokumen Outlook Express E-mail Skype Pro Komunikasi internal, eksternal, dan meeting dengan UK Google Earth Pro Map Searching ArcGIS Map Editing Sumber : SFA 2012 Software AutoCAD merupakan aplikasi yang sering digunakan oleh para staf SFA dalam mengerjakan proyek karena akurasi dari aplikasi tersebut sangat baik dan spesialisasi untuk perancangan. Semua produk CAD mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh Sheils Flynn UK. Pembuatan grafis, gambar ilustrasi, dan image editing digunakan beberapa aplikasi grafis seperti Adobe Photoshop, dan 3D Studio Max. Untuk pekerjaan identifikasi tata guna lahan dan pemetaan lanskap biasanya digunakan aplikasi pemetaan Google Earth Pro dan ArcGIS. Dalam kegiatan meeting dan komunikasi SFA dengan staff SF UK, dan klien digunakan aplikasi Ms.Office Powerpoint presentasi dan Skype komunikasi via jaringan internet. Outlook Express digunakan SFA untuk pengiriman data ke SF UK dan klien karena lebih stabil dalam mengirimkan setiap paket data.

5.1.1.3 Sistem Pengolahan Data

Selain memiliki hardware dan software yang baik, juga harus didukung oleh sistem yang baik yang dapat mengelola semua itu, terutama terkait sistem pengelolaan data perusahaan. Dalam hal ini, ada 3 sistem yang bekerja dalam pengelolaan data di SFA yaitu : 1. Sistem Penyimpanan Data, 2. Sistem Penamaan Data, dan 3. Sistem Penanggalan Files. Penjelasannya adalah sebagai berikut : 1 Sistem Penyimpanan Data Setiap data atau file dari proyek disimpan dalam komputer server yang dapat diakses sepenuhnya oleh staf melalui jaringan internetWiFi. SFA menggunakan computer server client untuk memudahkan dalam manajemen data semua proyek yang dikerjakan. Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain di dalam jaringan dan client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server. Gambar 9 menunjukkan sistem jalur komputer server di SFA. Gambar 9. Sistem Komputer Server SFA Sumber : SFA 2012 Akses terhadap data proyek yang telah tersimpan secara terstruktur juga dapat diakses lewat koneksi Wi-Finirkabel lewat username dan password tertentu. Sejauh ini komputer server yang dimiliki oleh SFA berjumlah 3 buah dan besar kemungkinan akan dilakukan penambahan seiring terus meningkatnya proyek-proyek yang dikerjakan oleh SFA. Kelebihan dalam menggunakan komputer server adalah sebagai berikut: 1. Kecepatan akses lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer server yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation. 2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang IT yang bertugas sebagai admin jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan. 3. Sistem backup data lebih baik, karena pada jaringan client-server backup dilakukan terpusat di server, yang akan mem- backup seluruh data yang digunakan di dalam jaringan. Kelemahan dalam menggunakan komputer client adalah sebagai berikut: 1. Biaya operasional relatif lebih mahal. 2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server. 3. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server down maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu. Sistem penyimpanan data di server SFA terdiri dari 7 folder berdasarkan fungsi penyimpanan yang berbeda-beda : 1. Administration Menyimpan data berupa administrasi SFA, profil perusahaan, sirkulasi data dan internet. 2. Marketing Menyimpan data yang berhubungan dengan aspek pemasaran SFA. 3. Library Menyimpan data standar gambar kerja SFA dengan format dwg, psd, jpeg dan lain sebagainya. 4. Photography Menyimpan hasil foto setiap proyek dari setiap prosesnya seperti foto hasil inventarisasi tapak hingga pelaksanaan, selain untuk menyimpan foto kegiatan di SFA. 5. Personal Menyimpan data para staf SFA. 6. Projects Folder ini merupakan salah satu folder yang sangat penting, didalamnya terdapat data-data proyek yang sedang dikerjakan dan proyek-proyek yang berpotensi untuk dikerjakan. Folder project terbagi menjadi 2 subfolder, yaitu Current Project dan Potential Project, di dalamnya terdapat folder-folder proyek yang sedang atau berpotensi dikerjakan yang berisi semua file kerja yang berkaitan dengan masing-masing proyek tersebut. Untuk setiap folder proyek, terdapat standar folder yang biasa terdapat di dalamnya, diantaranya: a. Contract Proposal Berisi data kontrak dengan klien dan serta proposal yang diajukan. b. Client Berisi data hasil komunikasi PT Sheils Flynn Asia dengan klien baik secara langsung maupun melalui internet, yang dikelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi. c. SFL Berisi data hasil komunikasi Sheils Flynn Asia dengan Sheils Flynn UK terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan tersebut, dikelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi. d. Background Info Berisi data hasil survey tapak dan data-data lain yang berkaitan dengan kondisi awal tapak. e. Architect Berisi data-data yang berasal dari konsultan arsitektur yang penting kaitannya dengan proses pengerjaan desain tapak proyek tersebut. f. Drawings Di dalamnya terdapat semua file-file kerja proses perancangan tapak dengan berbagai format, yang dikelompokkan berdasarkan jenis format file tersebut. Diantaranya folder PSD berisi data berformat psd, JPEG berisi data berformat jpegjpg, PDF berisi data berformat pdf, 3D berisi file kerja pembuatan gambar 3 dimensi, dan Xrefs berisi data berformat dwgAutoCad. g. Photography Berisi data-data foto hasil kunjungan ke tapak, baik yang dilakukan oleh Sheils Flynn Asia maupun oleh Sheils Flynn UK. 7. Archive Menyimpan semua data proyek yang telah dikerjakan SFA Backup data proyek. Sistem penyimpanan data yang terkoordinir dan terstruktur dengan baik akan memudahkan dalam mengakses data, koordinasi, standarisasi mekanisme kerja, keamanan data, dan mempercepat selesainya suatu proyek. SFA juga menerapkan sistem pengaturan folder dengan cara penanggalan. Hal ini akan memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian data berdasarkan urutan tanggal masuk dan dibuatnya data tersebut. Seperti diperlihatkan pada Gambar 10 di bawah ini. Gambar 10. Sistem penanggalan folder Sumber : SFA 2012 2. Sistem Penamaan Data SFA menerapkan tata cara penamaan setiap file kerja sebuah proyek. Hal ini dimaksudkan untuk menyamakan persepsi setiap staf terhadap suatu file serta untuk kemudahan dalam mengakses data. Adanya sistem penamaan tersebut maka file kerja proyek yang berjumlah cukup banyak menjadi lebih terstruktur rapi dan dipahami oleh seluruh staf. Setiap proyek yang diterima oleh SFA diberi kode sesuai urutan diperolehnya proyek tersebut atau disebut juga nomor proyek Project No. Contohnya 288-Kerrison Road, 288 menandakan proyek tersebut merupakan proyek Sheils Flynn UK yang ke-288 bernama proyek Kerrison Road. Sedangkan untuk proyek lokal, diberi kode huruf A yang berarti Asia sebelum kode urutan proyek, contohnya A124-Gudang Garam. A menandakan proyek tersebut merupakan proyek lokal asia, 124 menandakan urutan proyek yang ditangani SFA, dan Gudang Garam menandakan nama proyek yang dikerjakan. Selain sistem penamaan folder proyek, SFA juga menerapkan sistem penamaan file kerja yang berformat dwgAuto Cad dan pemberian nomor gambar untuk setiap gambar yang dihasilkan pada tiap fasenya. Seperti penamaan file kerja rencana tapak siteplan proyek Kerrison Road yang diberi nama 288-SP, juga untuk file kerja rencana tapak siteplan proyek Gudang Garam yang diberi nama A124-SP. Sistem penamaan file kerja lainnya diantaranya: 1. Project No-B Merupakan informasi denah bangunan building yang terdapat di tapak, data building ini diperoleh dari konsultan arsitektur atau klien. 2. Project No-S Berisi data-data hasil survey pada tapak dan sekelilingnya. Pada proyek luar negeri, data survey diperoleh dari surveyor di luar negeri yang dikirim ke SFA melalui jaringan internet. 3. Project No-OS Berisi gambar denah area di sekitar tapak. File OS diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah setempat. 4. Project No-MOS Modifikasi hasil penggabungan antara data hasil survey dengan data yang diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah S dengan OS. 5. Project No-MOTHERS Modifikasi ketidaklengkapan gambar survey S setelah dilakukan survey atau pengamatan kembali. 6. Project No-ARB File yang berisi peta data-data tentang penyebaran vegetasi yang terdapat pada tapak. File ARB ini diperoleh dari arborist di lapangan. 7. Project No-SP File SP merupakan file gambar kerja hasil desain tapak yang berupa rencana tapak siteplan. 8. Project No-TX File tekstur texture ini berisikan pemberian warna atau tekstur yang berbeda pada setiap elemen hasil rancangan siteplan, seperti pemberian tekstur aspal, rumput, vegetasi, dll. 9. Project No-Stage-No Scale File ini dipergunakan untuk memproduksi gambar kerja yang dihasilkan kepada pihak lain. Stage menunjukkan fase yang sedang dikerjakan, diantaranya: a. RA : Fase riset dan analisis Research and Analysis b. CD : Fase desain konsep Concept Design c. DD : Fase pengembangan desain Design Development d. PD : Fase pembuatan gambar kerja Production Documentation

5.1.1.4 Sumber Daya Manusia

SFA memiliki standar kualifikasi dalam menentukan staf yang bekerja di perusahaannya. Setiap staf memiliki kualifikasi yang berbeda-beda tetapi tetap dapat bekerjasama dengan baik dalam teamwork. Adapun daftar staf yang bekerja di kantor SFA adalah sebagai berikut : Tabel 5. Kualifikasi Staf SFA Job Qualification Spesification Unitsperson Project Director Senior Landscape Architect 1 Design Director Senior Architect 1 Drafter Senior and Junior Architect Landscape Architect 11 IT Technician Senior IT Technician 1 Construction Technician Sipil Enginnering 1 Accounting and administration Manager Accounting and administration 1 Planting Specialist Landscape Architect Officeboy 1 Sumber : SFA 2012 Perbedaan spesifikasi dari Sumber Daya manusia yang ada di SFA bertujuan untuk pembagian pekerjaan yang merata dan berjalan lancarnya sistem kerja di studio. Walaupun terkadang masih sering terjadi overlapping pekerjaan antara staf yang satu dengan yang lain. Tetap dengan adanya spesifikasi pekerjaan seperti ini diharapkan terciptanya kolaborasi yang baik antar semua bidang ilmu terkait untuk menunjang berjalan lancar proses pekerjaan di studio SFA. Project Director bertugas mencari proyek dan menjadi penanggung jawab semua proyek yang sedang dikerjakan oleh SFA, posisi ini sangat menentukan keberlanjutan SFA dalam berhubungan dengan kliennya. Project Design bertugas bertanggungjawab atas semua desain yang dihasilkan oleh SFA proyek yang dikerjakan. Posisi ini juga tak kalah pentingnya, karena kualitas produk yang dihasilkan oleh SFA yang juga menentukan keberlanjutannya perusahaan ini menjadi tanggung jawab dari Director Design ini. Proporsi jumlah staf yang dibutuhkan SFA berbeda-beda, seperti drafter yang didalamnya terdapat 2 bidang ilmu yang berbeda yaitu arsitek dan arsitek lanskap memiliki proporsi paling banyak di perusahaan. Itu karena proyek yang dikerjakan oleh SFA tidak hanya berasal dari proyek lanskap atau bangunan saja, tetapi dari keduanya. Selain itu, faktor banyaknya proyek yang dikerjakan oleh SFA secara tidak langsung membutuhkan SDM dari spesifikasi drafter lebih banyak, guna menentukan kecepatan selesainya pekerjaan sebuah proyek. IT technician bertugas mengelola segala perangkat hardware dan software yang ada di SFA. Keberlangsungan pekerjaan perancangan studio di SFA tergantung dari IT technician mengelola semua perangkat. Construction technician bertanggung jawab atas semua desain konstruksi pada semua proyek yang dikerjakan oleh SFA. Posisi ini sangat krusial karena kesalahan konstruksi yang dibuat akan berakibat fatal. Accounting and administration manager bertugas mengerjakan semua pekerjaan marketing, finansial, administrasi kantor, dan lain sebagainya. Tiga pekerjaan tersebut di handle oleh satu orang. Planting specialist bertugas sebagai tenaga ahli dalam hal penentuan tanaman dan spesifikasinya dalam semua proyek yang dikerjakan oleh SFA. Tetapi untuk sekarang SFA sedang tidak memiliki Planting Specialist.

5.2 Manajemen Proyek