BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Manajemen PT. Sheils Flynn Asia
5.1.1 Manajemen Studio
Manajemen studio di Sheils Flynn Asia SFA terdiri dari empat faktor pendukung yaitu 1.
Hardware 2. Software, 3. Sistem Pengelolaan Data, 4. Sumber Daya Manusia. Semua itu saling terkait satu dengan yang lain, agar
terwujudnya keseimbangan dalam sistem dan dapat mempermudah dalam proses pengerjaan proyek di studio. Selain itu, manajemen studio mencakup pengelolaan
data hingga tata cara dan aturan pembuatan gambar di studio. Adanya manajemen studio yang baik pada perusahaan, diharapkan dapat menghasilkan sistem kerja
yang baik pula yang tidak hanya baik dalam produk atau hasil akhir, tetapi juga dalam pengelolaannya. Hal itu akan mempermudah penanganan proyek
selanjutnya karena setiap proyek yang dikerjakan memiliki orientasi standar proses pengerjaan yang sama.
5.1.1.1 Hardware Perangkat keras
Hardware itu sendiri merupakan faktor penting yang menunjang lancar atau tidaknya pengerjaan sebuah proyek dilaksanakan dalam sebuah konsultan
arsitektur lanskap. Tabel 3 berikut adalah daftar fasilitas yang dimiliki oleh SFA. Tabel 3. Jenis dan Jumlah Unit Fasilitas SFA
Jenis Fasilitas Unit
PC 15
Headset Microphone 15
Plotter hp 800 1
Printer hp 7000 3
Laptop 3
LCD Projector 1
Scanner 3
Server 2
Digital Camera 1
External Hardisk 3
Internet Speed 1 GBsec -
Printer Laser 1
Sumber : SFA 2012
Hardware yang dimiliki SFA sangat membantu dalam setiap kegiatan perancangan dan komunikasi. Keefektifan kinerja di SFA didukung oleh tingginya
spesifikasi fasilitas atau hardware yang dimiliki. Untuk kinerja grafis dan 3D
animasi di SFA menggunakan spesifikasi perangkat komputer dengan kualifikasi tinggi guna mencapai kecepatan dan akurasi dalam menghasilkan desain yang
berkualitas. Adapun kegunaan dari setiap perangkat keras hardware yang
dimiliki SFA untuk menunjang produktifitas dari konsultan lanskap ini adalah sebagai berikut : SFA memiliki 15 PC dengan spesifikasi yang berbeda, 12
diantaranya memiliki spesifikasi standar untuk pengerjaan CAD drawing
menggunakan AutoCAD LT 2006 – 2007, sedangkan 3 diantaranya memiliki
spesifikasi yang tinggi, yaitu setara intel i5 – i7 sekarang. Tiga PC tersebut
digunakan untuk mengolah gambar grafis seperti, 3D animasi, foto editing dan
lain sebagainya yang membutuhkan PC dengan spesifikasi tinggi. Untuk menghasilkan gambar dengan kualitas yang baik, selain ditunjang
oleh PC yang mumpuni juga harus didukung oleh perangkat pencetaknya seperti plotter dan printer. SFA memiliki 1 unit plotter yang digunakan untuk mencetak
gambar dengan ukuran A2-A0, sedangkan untuk gambar dengan ukuran lebih kecil seperti A4-A3 menggunakan
printer laser atau printer hp 7000. Untuk kegiatan
meeting intern atau extern dengan klien, SFA menggunakan ruang meeting dan fasilitas seperti Laptop dan LCD Proyektor guna mempermudah
penyampaian presentasinya. Sedangkan untuk penyimpanan data dan sirkulasi data di kantor, SFA menggunakan
server yang terhubung dengan internet yang berkecepatan tinggi 1GBsec guna memudahkan semua staf mengakses data
tersebut tanpa harus terhambat masalah pemindahan data dari satu komputer ke komputer yang lainnya. Kapasitas dari
hardisk server itu sendiri sebesar 3 TB Terabyte. Untuk komunikasi sendiri, SFA melakukan komunikasi langsung
dengan kantor pusat yang berada di London, United Kingdom. Komunikasi tersebut dilakukan menggunakan jaringan internet yang terhubung ke masing-
masing komputer di kantor. Kendala utama yang dihadapi SFA dalam hal koneksi internet dan
server adalah masalah petir dan hujan angin yang sering melanda Kota Bogor. Kedepannya SFA akan terus meningkatkan fasilitas kerjanya.
Gambar 8 berikut adalah fasilitas inventaris yang dimiliki oleh SFA dari mulai gedung kantor dan fasilitas kerja pada tahun 2012.
Gambar 8. Dokumentasi Fasilitas SFA Sumber : Chandra, 2012
5.1.1.2 Software
Dalam kegiatan studio PT. Sheils Flynn Asia selain didukung oleh hardware, juga harus didukung oleh software yang memadai. PT. Sheils Flynn
Asia memiliki software yang bersertifikasi dan berlisensi. Setiap komputer staf
PT. Sheils Flynn Asia telah siap dengan aplikasi yang digunakan dalam pengerjaan berbagai proyek. Kendati masih ada ditemukan komputer yang
softwarenya mengalami bugs. Spesifikasi komputer tertinggi digunakan oleh spesialis grafis dan 3D. Komputer tersebut digunakan untuk proses
render dan 3D editing yang lebih cepat dan hasil yang baik. Berikut daftar
software yang dimiliki oleh PT. Sheils Flynn Asia.
Tabel 4. Software yang dimiliku SFA.
Nama software
Kegunaan
AutoCAD LT 2006, AutoCAD 2000 CAD Drawing
3D Studio Max 3D rendering, Animasi
Sketchup 7 Pro 3D rendering, Animasi
Adobe Photoshop 7.0, CS3 Photo Editing
Adobe Illustrator Layout, Photo Editing
Adobe Acrobat Dokumentasi dan publikasi
Adobe Indesign 5.5 Layout and advertising
Microsoft Office 2007, 2010 Dokumen
Outlook Express E-mail
Skype Pro Komunikasi internal, eksternal,
dan meeting dengan UK Google Earth Pro
Map Searching ArcGIS
Map Editing Sumber : SFA 2012
Software AutoCAD merupakan aplikasi yang sering digunakan oleh para staf SFA dalam mengerjakan proyek karena akurasi dari aplikasi tersebut sangat
baik dan spesialisasi untuk perancangan. Semua produk CAD mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh Sheils Flynn UK. Pembuatan grafis, gambar ilustrasi,
dan image editing digunakan beberapa aplikasi grafis seperti Adobe Photoshop,
dan 3D Studio Max. Untuk pekerjaan identifikasi tata guna lahan dan pemetaan lanskap biasanya digunakan aplikasi pemetaan
Google Earth Pro dan ArcGIS. Dalam kegiatan
meeting dan komunikasi SFA dengan staff SF UK, dan klien digunakan aplikasi
Ms.Office Powerpoint presentasi dan Skype komunikasi via jaringan internet.
Outlook Express digunakan SFA untuk pengiriman data ke SF UK dan klien karena lebih stabil dalam mengirimkan setiap paket data.
5.1.1.3 Sistem Pengolahan Data
Selain memiliki hardware dan software yang baik, juga harus didukung
oleh sistem yang baik yang dapat mengelola semua itu, terutama terkait sistem pengelolaan data perusahaan. Dalam hal ini, ada 3 sistem yang bekerja dalam
pengelolaan data di SFA yaitu : 1. Sistem Penyimpanan Data, 2. Sistem
Penamaan Data, dan 3. Sistem Penanggalan Files. Penjelasannya adalah sebagai
berikut : 1
Sistem Penyimpanan Data Setiap data atau
file dari proyek disimpan dalam komputer server yang dapat diakses sepenuhnya oleh staf melalui jaringan internetWiFi. SFA
menggunakan computer server client untuk memudahkan dalam manajemen
data semua proyek yang dikerjakan. Server adalah komputer yang
menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain di dalam jaringan dan client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas
yang disediakan oleh server. Gambar 9 menunjukkan sistem jalur komputer
server di SFA.
Gambar 9. Sistem Komputer Server SFA Sumber : SFA 2012
Akses terhadap data proyek yang telah tersimpan secara terstruktur juga dapat diakses lewat koneksi Wi-Finirkabel lewat
username dan password tertentu. Sejauh ini komputer server yang dimiliki oleh SFA berjumlah 3 buah dan
besar kemungkinan akan dilakukan penambahan seiring terus meningkatnya proyek-proyek yang dikerjakan oleh SFA.
Kelebihan dalam menggunakan komputer server adalah sebagai berikut:
1. Kecepatan akses lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan
pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer server yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai
workstation. 2.
Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang IT yang bertugas sebagai admin jaringan, yang mengelola
administrasi dan sistem keamanan jaringan. 3.
Sistem backup data lebih baik, karena pada jaringan client-server backup dilakukan terpusat di server, yang akan mem-
backup seluruh data yang digunakan di dalam jaringan.
Kelemahan dalam menggunakan komputer client adalah sebagai berikut:
1. Biaya operasional relatif lebih mahal.
2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk
ditugaskan sebagai server. 3.
Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server down maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.
Sistem penyimpanan data di server SFA terdiri dari 7 folder berdasarkan
fungsi penyimpanan yang berbeda-beda : 1.
Administration Menyimpan data berupa administrasi SFA, profil perusahaan, sirkulasi data
dan internet. 2.
Marketing Menyimpan data yang berhubungan dengan aspek pemasaran SFA.
3. Library
Menyimpan data standar gambar kerja SFA dengan format dwg, psd, jpeg dan lain sebagainya.
4. Photography
Menyimpan hasil foto setiap proyek dari setiap prosesnya seperti foto hasil inventarisasi tapak hingga pelaksanaan, selain untuk menyimpan foto
kegiatan di SFA. 5.
Personal
Menyimpan data para staf SFA. 6.
Projects Folder ini merupakan salah satu folder yang sangat penting, didalamnya
terdapat data-data proyek yang sedang dikerjakan dan proyek-proyek yang berpotensi untuk dikerjakan.
Folder project terbagi menjadi 2 subfolder, yaitu Current Project dan Potential Project, di dalamnya terdapat folder-folder
proyek yang sedang atau berpotensi dikerjakan yang berisi semua file kerja
yang berkaitan dengan masing-masing proyek tersebut. Untuk setiap folder
proyek, terdapat standar folder yang biasa terdapat di dalamnya, diantaranya:
a. Contract Proposal
Berisi data kontrak dengan klien dan serta proposal yang diajukan. b.
Client Berisi data hasil komunikasi PT Sheils Flynn Asia dengan klien baik
secara langsung maupun melalui internet, yang dikelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi.
c. SFL
Berisi data hasil komunikasi Sheils Flynn Asia dengan Sheils Flynn UK terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan tersebut, dikelompokkan
berdasarkan tanggal komunikasi. d.
Background Info Berisi data hasil survey tapak dan data-data lain yang berkaitan dengan
kondisi awal tapak. e.
Architect Berisi data-data yang berasal dari konsultan arsitektur yang penting
kaitannya dengan proses pengerjaan desain tapak proyek tersebut. f.
Drawings Di dalamnya terdapat semua
file-file kerja proses perancangan tapak dengan berbagai format, yang dikelompokkan berdasarkan jenis format
file tersebut. Diantaranya
folder PSD berisi data berformat psd, JPEG berisi data berformat
jpegjpg, PDF berisi data berformat pdf, 3D berisi file kerja pembuatan gambar 3 dimensi, dan
Xrefs berisi data berformat dwgAutoCad.
g. Photography
Berisi data-data foto hasil kunjungan ke tapak, baik yang dilakukan oleh Sheils Flynn Asia maupun oleh Sheils Flynn UK.
7. Archive
Menyimpan semua data proyek yang telah dikerjakan SFA Backup data
proyek. Sistem penyimpanan data yang terkoordinir dan terstruktur dengan baik akan
memudahkan dalam mengakses data, koordinasi, standarisasi mekanisme kerja, keamanan data, dan mempercepat selesainya suatu proyek. SFA juga menerapkan
sistem pengaturan folder dengan cara penanggalan. Hal ini akan memudahkan
dalam penyimpanan dan pencarian data berdasarkan urutan tanggal masuk dan dibuatnya data tersebut. Seperti diperlihatkan pada Gambar 10 di bawah ini.
Gambar 10. Sistem penanggalan folder
Sumber : SFA 2012
2. Sistem Penamaan Data SFA menerapkan tata cara penamaan setiap
file kerja sebuah proyek. Hal ini dimaksudkan untuk menyamakan persepsi setiap staf terhadap suatu
file serta
untuk kemudahan dalam mengakses data. Adanya sistem penamaan tersebut maka file kerja proyek yang berjumlah cukup banyak menjadi lebih terstruktur rapi dan
dipahami oleh seluruh staf. Setiap proyek yang diterima oleh SFA diberi kode sesuai urutan
diperolehnya proyek tersebut atau disebut juga nomor proyek Project No.
Contohnya 288-Kerrison Road, 288 menandakan proyek tersebut merupakan proyek Sheils Flynn UK yang ke-288 bernama proyek Kerrison Road. Sedangkan
untuk proyek lokal, diberi kode huruf A yang berarti Asia sebelum kode urutan proyek, contohnya A124-Gudang Garam. A menandakan proyek tersebut
merupakan proyek lokal asia, 124 menandakan urutan proyek yang ditangani SFA, dan Gudang Garam menandakan nama proyek yang dikerjakan.
Selain sistem penamaan folder proyek, SFA juga menerapkan sistem
penamaan file kerja yang berformat dwgAuto Cad dan pemberian nomor gambar
untuk setiap gambar yang dihasilkan pada tiap fasenya. Seperti penamaan file
kerja rencana tapak siteplan proyek Kerrison Road yang diberi nama 288-SP,
juga untuk file kerja rencana tapak siteplan proyek Gudang Garam yang diberi
nama A124-SP. Sistem penamaan file kerja lainnya diantaranya:
1. Project No-B
Merupakan informasi denah bangunan building yang terdapat di tapak, data
building ini diperoleh dari konsultan arsitektur atau klien. 2.
Project No-S Berisi data-data hasil survey pada tapak dan sekelilingnya. Pada proyek luar
negeri, data survey diperoleh dari surveyor di luar negeri yang dikirim ke
SFA melalui jaringan internet. 3.
Project No-OS Berisi gambar denah area di sekitar tapak.
File OS diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah setempat.
4. Project No-MOS
Modifikasi hasil penggabungan antara data hasil survey dengan data yang diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah S dengan OS.
5. Project No-MOTHERS
Modifikasi ketidaklengkapan gambar survey S setelah dilakukan survey atau pengamatan kembali.
6. Project No-ARB
File yang berisi peta data-data tentang penyebaran vegetasi yang terdapat pada tapak.
File ARB ini diperoleh dari arborist di lapangan.
7. Project No-SP
File SP merupakan file gambar kerja hasil desain tapak yang berupa rencana tapak
siteplan.
8. Project No-TX
File tekstur texture ini berisikan pemberian warna atau tekstur yang berbeda pada setiap elemen hasil rancangan
siteplan, seperti pemberian tekstur aspal, rumput, vegetasi, dll.
9. Project No-Stage-No Scale
File ini dipergunakan untuk memproduksi gambar kerja yang dihasilkan kepada pihak lain.
Stage menunjukkan fase yang sedang dikerjakan, diantaranya:
a. RA : Fase riset dan analisis Research and Analysis
b. CD : Fase desain konsep Concept Design
c. DD : Fase pengembangan desain Design Development
d. PD : Fase pembuatan gambar kerja Production Documentation
5.1.1.4 Sumber Daya Manusia
SFA memiliki standar kualifikasi dalam menentukan staf yang bekerja di perusahaannya. Setiap staf memiliki kualifikasi yang berbeda-beda tetapi tetap
dapat bekerjasama dengan baik dalam teamwork. Adapun daftar staf yang bekerja
di kantor SFA adalah sebagai berikut :
Tabel 5. Kualifikasi Staf SFA
Job Qualification Spesification
Unitsperson
Project Director Senior Landscape Architect
1 Design Director
Senior Architect 1
Drafter Senior and Junior Architect
Landscape Architect 11
IT Technician Senior IT Technician
1 Construction Technician
Sipil Enginnering 1
Accounting and administration Manager
Accounting and administration 1
Planting Specialist Landscape Architect
Officeboy 1
Sumber : SFA 2012
Perbedaan spesifikasi dari Sumber Daya manusia yang ada di SFA bertujuan untuk pembagian pekerjaan yang merata dan berjalan lancarnya sistem
kerja di studio. Walaupun terkadang masih sering terjadi overlapping pekerjaan
antara staf yang satu dengan yang lain. Tetap dengan adanya spesifikasi pekerjaan seperti ini diharapkan terciptanya kolaborasi yang baik antar semua bidang ilmu
terkait untuk menunjang berjalan lancar proses pekerjaan di studio SFA. Project Director bertugas mencari proyek dan menjadi penanggung jawab
semua proyek yang sedang dikerjakan oleh SFA, posisi ini sangat menentukan keberlanjutan SFA dalam berhubungan dengan kliennya.
Project Design bertugas bertanggungjawab atas semua desain yang dihasilkan oleh SFA proyek yang
dikerjakan. Posisi ini juga tak kalah pentingnya, karena kualitas produk yang dihasilkan oleh SFA yang juga menentukan keberlanjutannya perusahaan ini
menjadi tanggung jawab dari Director Design ini. Proporsi jumlah staf yang
dibutuhkan SFA berbeda-beda, seperti drafter yang didalamnya terdapat 2 bidang
ilmu yang berbeda yaitu arsitek dan arsitek lanskap memiliki proporsi paling banyak di perusahaan. Itu karena proyek yang dikerjakan oleh SFA tidak hanya
berasal dari proyek lanskap atau bangunan saja, tetapi dari keduanya. Selain itu, faktor banyaknya proyek yang dikerjakan oleh SFA secara tidak langsung
membutuhkan SDM dari spesifikasi drafter lebih banyak, guna menentukan
kecepatan selesainya pekerjaan sebuah proyek. IT technician bertugas mengelola segala perangkat hardware dan software
yang ada di SFA. Keberlangsungan pekerjaan perancangan studio di SFA tergantung dari
IT technician mengelola semua perangkat. Construction technician bertanggung jawab atas semua desain konstruksi pada semua proyek
yang dikerjakan oleh SFA. Posisi ini sangat krusial karena kesalahan konstruksi yang dibuat akan berakibat fatal.
Accounting and administration manager bertugas mengerjakan semua pekerjaan
marketing, finansial, administrasi kantor, dan lain sebagainya. Tiga pekerjaan tersebut di
handle oleh satu orang. Planting specialist bertugas sebagai tenaga ahli dalam hal penentuan tanaman dan
spesifikasinya dalam semua proyek yang dikerjakan oleh SFA. Tetapi untuk sekarang SFA sedang tidak memiliki
Planting Specialist.
5.2 Manajemen Proyek