6.1.4 Sistem Pembelian dan Penyimpanan Bahan Baku Raw Material
Waktu rata-rata yang dibutuhkan mulai pembuatan permintaan pembelian oleh kitchen administrator sampai pemasok siap mengirimkan bahan, kurang
lebih satu bulan. Ketika bahan baku sampai di gudang bagian penerimaan, bagian Quality Control langsung memeriksa surat jalan yang dibawa oleh
pengantar. Bahan diperiksa baik kuantitas maupun kualitas. Kualitas yang dicari adalah patokan syarat bahan yang sudah disetujui oleh pemasok berdasarkan
permintaan PT ACS. Sampel yang diperiksa, dipilih dan diambil secara acak. Pengecekan
dilakukan berdasarkan PO yang telah dibuat bagian purchasing. Bahan baku yang tidak sesuai dengan standar akan langsung dikembalikan ke pihak pemasok.
Apabila sudah memenuhi ketentuan yang berlaku, maka gudang akan mengeluarkan Surat Terima Barang STB. Pihak kitchen administratior nantinya
juga akan ikut mengecek barang setelah barang sampai di gudang. Apabila saat dicek di gudang kuantitas barang tidak sesuai dengan yang dipesan, maka pihak
kitchen administration harus mengawasi dari dekat agar barang yang kurang
akhirnya diterima, untuk itu pihak kitchen administration harus bekerja sama dengan pihak purchasing.
Dalam keadaan terdesak, dimana barang yang dikirim tidak dapat diterima karena kualitas barang atau karena kuantitas kurang, maka pihak kitchen
administration dan bagian produksi harus memutuskan solusinya dengan mencari
alternatif barang. Bagian produksi mengeluarkan Bon Permintaan Barang ke gudang beberapa kali dalam satu hari, untuk mendapatkan bahan baku sesuai
dengan kebutuhan produksi hari itu. Setelah gudang mengeluarkan surat
penyerahan maka bahan akan dikirimkan ke bagian produksi. Pengawasan jumlah kuantitas bahan baku dilakukan setiap minggu, kecuali untuk bahan baku segar,
pengawasannya dilakukan setiap hari. Dengan demikian apabila ditarik kesimpulan, seluruh alur kegiatan yang
menyangkut Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan adalah sepert Gambar 11 :
Gambar 11. Alur kegiatan Kitchen Administration secara keseluruhan
Informasi dari menu
Mengolah data rencana permintaan
Penyusunan rencana pemakaian, pemesanan
bahan baku
Pembuatan
Purchasing
Requisition
Menerima copy PO dari Purchasing
Data persediaan akhir bahan
baku
Produksi
Purchasing
Pembuatan Purchasing
Order
6.1.5 Persediaan Bahan Baku a.