6.1.3 Penetapan Kualitas dan Perencanaan Produksi
Sebelum melakukan pemesananpembelian, pihak kitchen administration terlebih dahulu menetapkan kualitas bahan baku yang dibutuhkan untuk periode
produksi yang akan datang. Mekanisme perencanaannya adalah sebagai berikut: pertama pihak kitchen administration menentukan produksi berdasarkan kondisi
permintaan bulan sebelumnya dan ramalan terhadap kebutuhan transportasi udara di bulan yang akan datang.
Setekah mendapatkan informasi ini ditambah dengan mempertimbangkan beberapa faktor, kitchen administrator menentukan kuantitas bahan baku yang
dibutuhkan dan mengeluarkan Permintaan Pembelian Purchasing Order kepada bagian purchasing. Karena kondisi permintaan yang selalu berubah-ubah maka
penentuan kualitas pembelian bahan baku masih dilakukan secara manual. Faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan kitchen administrator
untuk menentukan kebutuhan bahan baku adalah sebagai berikut: a. Persediaan bahan baku stock raw material
b. Kapasitas space gudang c. Umur bahan baku quality storage
d. Faktor-faktor eksternal seperti suplier, musim, harga, situasi sosial-ekonomi- politik, dan sebagainya.
Data yang dibutuhkan untuk menyusun perencanaan bahan baku: a. Rencana permintaan produksi yang diterjemahkan dari perencanaan menu
yang sudah disetujui pihak maskapai penerbangan ditentukan dengan peramalan berdasarkan produksi bulan lalu
b. Jadwal produksi, yang ditentukan oleh bagian produksi disesuiakan dengan proiritas kebutuhan makanan.
c. Waktu tunggu Raw material ordering lead time pemesanan barang, diperoleh dari bagian purchasing yang sekaligus menjadi penghubung
dengan pemasok. d. Batas minimal kuantitas pemesanan raw material minimum order, yang
ditentukan oleh suplier. e. Rata-rata pemakaian bahan baku, yaitu jumlah pemakaian bahan baku rata-
rata tiap bulan selama 3 bulan f. Persediaan bahan baku awal dan akhir periode.
Sumber: PT Aerowisata Catering Service, 2004
Gambar 9. Alur Perencanaan Persediaan Bahan Baku
Penentuan persediaan bahan baku Pengumpulan dan pengolahan data
Perencanaan kebutuhan bahan baku
Perencanaan pemesanan bahan baku
Pembuatan PR dan PO
monitoring
Penyusunan laporan feed back
umpan balik
Estimasi persediaan bahan baku awal periode, oleh perusahaan dihitung dengan cara sebagai berikut:
PrB = PrA + J – Pm Dimana:
Prb : Persediaan bahan baku awal bulan produksi yang akan datang PrA : Persediaan bahan baku awal bulan berjalan
J : jumlah bahan masuk selama bulan berjalan Pm : Pemakaian bahan baku selama bulan berjalan
Estimasi persediaan bahan baku akhir periode: sab + barang masuk dari suplier – pemakaian produksi
sab = stok awal bulan
Sisa stok bahan baku dihitung pada hari ke-21 setiap bulannya. Dari sisa stok bahan baku dapat dihitung berapa hari bahan baku ini bertahan sampai habis.
Sisa stok + barang pending Pemakaian harian
= Jumlah hari, sampai bahan baku habis. Penentuan persediaan bahan baku buffer stock, ditentukan oleh:
a. Waktu tunggu pemesanan ordering lead time b. Rata-rata pemakaian bahan baku per bulan
c. Minimum order Sesuai dengan kebijakan perusahaan, pemesananan bahan baku untuk bulan yang
akan datang selalu ditambah dengan keperluan bahan baku selama beberapa hari
safety stock. Untuk bahan baku segar safety stock yang direncanakan adalah kebutuhan untuk 2-3 hari, sedangkan untuk dry goods 10-14 hari.
Selain menentukan kuantitas bahan baku yang dipesan kitchen administrator
juga menentukan jadwal pemesanan. Hal ini nantinya akan berpengaruh pada jadwal kedatangan bahan baku. Setelah rencana pemesanan
bahan baku yang mencakup kuantitas dan jadwal pemesanan tersusun, maka kitchen administrator
akan mengeluarkan Purchasing Requisition PR. Sebelum diserahkan ke bagian Purchasing, PR harus mendapat persetujuan dari executive
chef , store manager, cost controller, purchasing manager dan GM. Kemudian PR
akan diberikan ke bagian Purchasing, dan dilanjutkan dengan pembuatan Purchasing Order
PO oleh bagian Purchasing.
Sumber: PT Aerowisata Catering Service, 2004
Gambar 10. Chain of Purchase Requesition Approval
Kitchen Planning Executive Chef
Store manager
Cost Controller
Purchasing Manager
General Manager
Di periksa
Diserahkan untuk kemudian
dijadikan PO
6.1.4 Sistem Pembelian dan Penyimpanan Bahan Baku Raw Material