Penetapan Kualitas dan Perencanaan Produksi

6.1.3 Penetapan Kualitas dan Perencanaan Produksi

Sebelum melakukan pemesananpembelian, pihak kitchen administration terlebih dahulu menetapkan kualitas bahan baku yang dibutuhkan untuk periode produksi yang akan datang. Mekanisme perencanaannya adalah sebagai berikut: pertama pihak kitchen administration menentukan produksi berdasarkan kondisi permintaan bulan sebelumnya dan ramalan terhadap kebutuhan transportasi udara di bulan yang akan datang. Setekah mendapatkan informasi ini ditambah dengan mempertimbangkan beberapa faktor, kitchen administrator menentukan kuantitas bahan baku yang dibutuhkan dan mengeluarkan Permintaan Pembelian Purchasing Order kepada bagian purchasing. Karena kondisi permintaan yang selalu berubah-ubah maka penentuan kualitas pembelian bahan baku masih dilakukan secara manual. Faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan kitchen administrator untuk menentukan kebutuhan bahan baku adalah sebagai berikut: a. Persediaan bahan baku stock raw material b. Kapasitas space gudang c. Umur bahan baku quality storage d. Faktor-faktor eksternal seperti suplier, musim, harga, situasi sosial-ekonomi- politik, dan sebagainya. Data yang dibutuhkan untuk menyusun perencanaan bahan baku: a. Rencana permintaan produksi yang diterjemahkan dari perencanaan menu yang sudah disetujui pihak maskapai penerbangan ditentukan dengan peramalan berdasarkan produksi bulan lalu b. Jadwal produksi, yang ditentukan oleh bagian produksi disesuiakan dengan proiritas kebutuhan makanan. c. Waktu tunggu Raw material ordering lead time pemesanan barang, diperoleh dari bagian purchasing yang sekaligus menjadi penghubung dengan pemasok. d. Batas minimal kuantitas pemesanan raw material minimum order, yang ditentukan oleh suplier. e. Rata-rata pemakaian bahan baku, yaitu jumlah pemakaian bahan baku rata- rata tiap bulan selama 3 bulan f. Persediaan bahan baku awal dan akhir periode. Sumber: PT Aerowisata Catering Service, 2004 Gambar 9. Alur Perencanaan Persediaan Bahan Baku Penentuan persediaan bahan baku Pengumpulan dan pengolahan data Perencanaan kebutuhan bahan baku Perencanaan pemesanan bahan baku Pembuatan PR dan PO monitoring Penyusunan laporan feed back umpan balik Estimasi persediaan bahan baku awal periode, oleh perusahaan dihitung dengan cara sebagai berikut: PrB = PrA + J – Pm Dimana: Prb : Persediaan bahan baku awal bulan produksi yang akan datang PrA : Persediaan bahan baku awal bulan berjalan J : jumlah bahan masuk selama bulan berjalan Pm : Pemakaian bahan baku selama bulan berjalan Estimasi persediaan bahan baku akhir periode: sab + barang masuk dari suplier – pemakaian produksi sab = stok awal bulan Sisa stok bahan baku dihitung pada hari ke-21 setiap bulannya. Dari sisa stok bahan baku dapat dihitung berapa hari bahan baku ini bertahan sampai habis. Sisa stok + barang pending Pemakaian harian = Jumlah hari, sampai bahan baku habis. Penentuan persediaan bahan baku buffer stock, ditentukan oleh: a. Waktu tunggu pemesanan ordering lead time b. Rata-rata pemakaian bahan baku per bulan c. Minimum order Sesuai dengan kebijakan perusahaan, pemesananan bahan baku untuk bulan yang akan datang selalu ditambah dengan keperluan bahan baku selama beberapa hari safety stock. Untuk bahan baku segar safety stock yang direncanakan adalah kebutuhan untuk 2-3 hari, sedangkan untuk dry goods 10-14 hari. Selain menentukan kuantitas bahan baku yang dipesan kitchen administrator juga menentukan jadwal pemesanan. Hal ini nantinya akan berpengaruh pada jadwal kedatangan bahan baku. Setelah rencana pemesanan bahan baku yang mencakup kuantitas dan jadwal pemesanan tersusun, maka kitchen administrator akan mengeluarkan Purchasing Requisition PR. Sebelum diserahkan ke bagian Purchasing, PR harus mendapat persetujuan dari executive chef , store manager, cost controller, purchasing manager dan GM. Kemudian PR akan diberikan ke bagian Purchasing, dan dilanjutkan dengan pembuatan Purchasing Order PO oleh bagian Purchasing. Sumber: PT Aerowisata Catering Service, 2004 Gambar 10. Chain of Purchase Requesition Approval Kitchen Planning Executive Chef Store manager Cost Controller Purchasing Manager General Manager Di periksa Diserahkan untuk kemudian dijadikan PO

6.1.4 Sistem Pembelian dan Penyimpanan Bahan Baku Raw Material