27
menghubungkan siswa dari beberapa sekolah dengan latar belakang budaya yang berbeda mampu berinteraksi dalam pembelajaran dengan baik menggunakan
e- ma il.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi surat niaga adalah alat penyampai informasi niaga, alat pengingat, bukti otentik, dokumen,
duta atau wakil bagi pihak-pihak yang berbisnis, pedoman kerja, kehumasan, media promosi, dan memperpendek jarak serta menghemat waktu dan tenaga.
c. Bahasa Surat Niaga
Surat berisi pesan yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima surat. Purwanto 2008: 31 menyebutkan, agar pesan yang disampaikan
komunikatif dan mudah dipahami penerima surat, sebaiknya gunakan bahasa yang baik dan benar, sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat.
Cara memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat dan paragraf perlu diperhatikan. Melalui penggunaan bahasa dalam sebuah surat,
seseorang secara tidak langsung dapat memahami bagaimana alur pemikiran seseorang. Untuk surat-surat bisnis, dalam memilih kata hendaknya memenuhi
syarat yang baik atau baku, lazim umum, biasa, dan cermat. Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam tersendiri. Gaya bahasa
surat berbeda dengan gaya bahasa dalam karangan lainnya. Bahasa surat harus bersifat jelas, singkat, dan sopan. Bahasa yang digunakan pada surat-surat niaga
menggunakan bahasa resmi atau bahasa baku Djuharie, 2009: 55. Bahasa resmi yang digunakan pada surat niaga, mempunyai dua ragam, yaitu ragam kaku
28
frozen style
dan bahasa resmi ragam baku
forma l style
. Bahasa resmi ragam kaku ialah bahasa resmi yang bentuk dan pemakaiannya pada surat secara tetap
dan singkat. Ragam bahasa resmi kaku biasanya digunakan untuk menulis kepala surat, pembuka surat, dan penutup surat. Bahasa resmi ragam baku ialah bahasa
resmi yang telah dibakukan pemakaiannya dalam komunikasi tertulis termasuk surat. Bahasa resmi ragam baku digunakan untuk menulis isi surat pada tubuh
surat. Oleh karena surat juga termasuk karangan, maka semua ketentuan yang meliputi penataan paragraf, kalimat, pemilihan kata, pembentukan kata, istilah
singkatan serta ejaan, juga berlaku untuk surat. Djauhari 2009: 56 menambahkan, bahasa dalam surat disusun dengan
kalimat-kalimat yang efektif yaitu kalimat yang mempunyai ciri-ciri berikut: ringkas, padat, dan jelas serta menggambarkan kejernihan serta kelancaran jalan
pikiran penulis. Untuk menuangkan pokok-pokok pikiran dalam sebuah surat, perhatikan urutan penyusunan isi surat. Mulailah menulis surat dari paragraf
pembuka, isi surat, dan paragraf penutup. Dengan demikian ide pengirim dapat disampaikan secara logis. Pemakaian kalimat yang kurang jelas, terlalu panjang,
bahkan berbelit-belit, akan mempersulit pembaca dan menyita waktu pembaca dalam memahaminya. Pemakaian kata, istilah dan singkatan harus berhati-hati.
Pilihlah kata-kata yang sudah lazim dan mempertimbangkan ketepatan penggunaanya. Perhatikanlah pedoman umum ejaan yang disempurnakan yang
berhubungan dengan surat, misalnya penulisan tanda baca dan huruf. Aulia Gunawan 2009: 13 surat bisnis, baik gaya bahasa maupun tujuan
yang dikandung, menunjukkan kredibilitas perusahaan. Hati-hati dalam memilih
29
kata yang akan digunakan. Sebelum menyusun surat bisnis, diperlukan beberapa tahapan seperti perencanaan penulisan draf, tahap penelaahan ulang hingga revisi
pesan yang akan disampaikan. Ketakutan dalam menyusun surat bisnis, sering diakibatkan oleh prinsip etiket penulisan atau keraguan bahwa maksud surat tidak
tersampaikan. Seorang sekretaris, direktur, eksportir, distributor, maupun staf perusahaan terbiasa meniru format surat yang sudah ada sebelumnya. Meskipun
terkesan mudah namun perlu hati-hati dalam menjiplak format surat, situasi perusahaan dan perkembangan teknologi yang terus berubah turut mempengaruhi
format surat-surat bisnis. Ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam merevisi format surat maupun isi pesan; mengedit isi pesan subtansi dan
pengorganisasiannya, mengedit gaya penulisan, dan mengedit format penulisan surat. Gaya penulisan yang efektif dapat dicapai dengan pemilihan kata yang
lazim digunakan, singkat, serta tidak multitafsir. Kalimat efektif, singkat cukup beberapa saja namun tetap tidak multitafsir.
St. Y. Slamet 2008: 128 menjelaskan bahasa surat yang sifatnya resmi memiliki ciri berikut: 1 jelas, maksudnya bahasa yang digunakan tidak memberi
peluang untuk ditafsirkan berbeda dari maksud penulis surat. 2 Lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang
ingin dikemukakan. Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian yang ringkas tetapi padat makna, langsung dan tidak terbelit-belit. 3 Santun, artinya, bahasa
yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim surat. 4 Resmi, artinya bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia.
30
Kebakuan ragam bahasa tercermin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.
Menurut Brian Scoot 2012: 48 surat-surat bisnis yang efektif akan meningkatkan reputasi bisnis seseorangperusahaan. Dengan demikian, surat
bisnis harus ditulis dengan baik, yaitu 1 menggunakan tata bahasa yang tepat. Surat
bisnis mewakili
ide-ide dan
menunjukkan profesionalitas
seseorangperusahaan, sehingga dalam penulisan harus menggunakan ejaan dan tata bahasa yang sempurna. 2 Ringkas, maksudnya menggunakan kalimat-
kalimat sederhana namun efektif agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahamiditerima dengan baik oleh penerima surat. 3 Menggunakan bahan yang
tepat, yaitu memperhatikan format surat, jenis huruf, kualitas kertas dan tinta untuk menulis surat niaga sehingga tidak mengganggu penerima surat dalam
menangkap pesan yang disampaikan pengirim surat. 4 Menentukan tujuan penulisan surat dengan jelas. Surat harus fokus dan jelas untuk tujuan tertentu.
Pilihan kata dan kalimat harus mendukung tujuan penulisan surat dan menghindari kalimat-kalimat yang berlebih-lebihan karena dapat mengaburkan
tujuan yang akan disampaikan melalui surat tersebut. 5 Menggunakan format yang sederhana, membatasi surat niaga maksimal dua halaman. Surat niaga cukup
ditulis dengan kalimat-kalimat ringkas namun jelas. Kata-kata kunci dapat dicetak dalam huruf tebal agar lebih diperhatikan dan mudah diketahui pembaca. Paragraf
disusun atas tiga atau empat kalimat sederhana. Pisahkan antara paragraf pembuka, isi, dan penutup sehingga pembaca lebih mudah memahami isi surat.
31
Senada dengan Brian Scott, Purwanto 2009: 7 menjelaskan bahwa surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena berhubungan dengan
pihak eksternal luar, perusahaan melakukannya dengan korespondensi atau surat menyurat. Surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik
perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana mudah dipahami, serta dikelola secara profesional. Penyusunan surat bisnis meliputi tiga tahap penting
yaitu perencanaanpenyusunan draf, organisasi dan komposisi berikutnya edit dan revisi Purwanto, 2009: 56.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bahasa surat niaga menggunakan bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, santun, resmi.
sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat menyurat. Cara memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat dan paragraf
perlu diperhatikan. Dalam memilih kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim umum, biasa, dan cermat serta disusun dengan kalimat-kalimat
yang efektif serta dikelola secara profesional. Tata penulisan surat niaga perencanaan penulisan draf, organisasi dan komposisi, tahap penelaahan
ulangedit hingga revisi pesan. Menulis surat dari paragraf pembuka, isi surat, dan paragraf penutup.
d. Bagian-Bagian Surat Niaga
