36
atau logo. Leher surat terdiri dari tanggal, nomor surat, perihal, alamat tujuan surat, lambang atau logo. Badan surat terdiri atas salam pembuka, paragraf
pembuka, isi surat, paragraf penutup, dan salam penutup. Sedangkan kaki surat terdiri atas jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap pengirim surat, tembusan, dan
cap organisasi atau perusahaan.
e. Macam-macam Surat Niaga
Transaksi yang sering dilakukan oleh lembaga bisnis sangat kompleks, berliku-liku, tidak berlangsung dengan mudah, kadang tidak bisa diramal
sebelumnya setiap persoalan memerlukan penyelesaian tersendiri. Terjadinya transaksi kadang diawali lobi, negosiasi atau tawar-menawar. Hal ini memerlukan
kebijakan dan wawasan yang luas. Bila sudah ada kesesuaian masing-masing pihak barulah masuk pada tahapan transaksi itu sendiri.
Aulia Gunawan 2009 menyebutkan macam-macam suarat niagabisnis adalah: surat-surat pencarian informasi, surat-surat pesanan dan penanganan
pesanan, surat-surat penjualan, surat-surat edaran dan pengumuman, surat-surat agen, dan surat-surat ekspor impor. Menurut Purwanto 2008: 6 yang termasuk
surat niagabisnis adalah surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan,
surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual beli, dan surat pengaduan. Heni Subagyo 2007: 640
mengklasifikasikan surat bisnis dalam surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat tagihan, surat belasungkawa, surat ucapan terima
37
kasih, surat ucapan selamat, surat pengumuman, surat pemberitahuan, surat peringatan, surat undangan, dan surat keputusan.
Irra Chrisyanti Dewi 2011: 126-127 proses terjadinya surat bisnis secara sistematis dapat dibagankan sebagai berikut.
Gambar 1. Alur Korespondensi Niaga
Berdasarkan bagan yang dibuat Irra Chrisyanti Dewi, surat niaga di antaranya dapat dijelaskan sebagai berikut.
Pengenalan PRODUSEN
PRODUSEN
PRODUSEN
PRODUSEN CALON
KONSUMEN
CALON KONSUMEN
CALON KONSUMEN
CALON KONSUMEN
Permintaan Penawaran
Penawaran
Pesanan
Pengiriman Pesanan
Pengaduan
Penagihan
38
1 Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran
inquiry
adalah surat permintaan tentang harga atau keadaan barang. Tujuannya untuk memperoleh atau memilih
penawaran harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Menyusun surat permintaan penawaran dapat mengikuti pedoman sebagai berikut: a
mengenalkan identitas calon pembeli, kondisi dan potensi perusahaan calon pembeli. b Mengemukakan latar belakang atau dorongan calon pembeli sehingga
meminta penawaran c Mencantumkan rincian data atau kondisi yang diinginkan. d Hendaknya berupa kalimat harapan dan ucapan terima kasih.
Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat permintaan penawaran, antara lain: a nama barang yang diinginkan, b harga satuannya, c merek, d
kualitas, e tipe, jenis, ukuran, dan model, f syarat pembayaran, g syarat penyerahan barang, h potongan harga, i sifat penawaran, dan j keterangan
teknis dan cara perawatannya. 2
Surat Penawaran Surat ini harus disusun dengan teliti dan menarik perhatian pembacanya
serta mampu mendorong keinginan pembaca untuk membeli produk yang ditawarkan, atau setidaknya untuk menjalin hubungan baik dengan relasi serta
untuk mempertahankan citra. Melalui surat penawaran diharapkan calon konsumen mengetahui hal-hal sebagai berikut: a nama jenis produk, b merek,
mutu, spesifikasi keterangan teknis, gambaran fasilitatorfitur produk, dan keunggulan lainnya, c harga, potongandiskon, cara pembayaran, biaya-biaya
lain, dan d cara pengiriman.
39
Untuk memudahkan konsumen memesan produk, tidak jarang surat penawaran disertai
form order
formulir pemesanan. Dalam surat penawaran sering digunakan kalimat-kalimat sugesti, misalnya:
- Kami yakin Saudara tidak akan menyia-nyiakan kesempatan istimewa ini.
- Sekali coba, Anda pasti suka.
- Pembelian selama bulan X mendapat diskon istimewa 50 persen.
- Raih kalender suvenir cantik selama persediaan masih ada.
- Pembelian tunai di atas Rp 1.000.000 mendapat potongan harga 10, dsb.
3 Surat pemesanan
Surat pemesanan dibuat oleh calon pembelikonsumen, berisi permintaan suatu produk barang atau jasa. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima
surat penawaran dan daftar harga. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan antara lain: a kejelasan mengenai barang-barang yang
dipesan, b spesifikasi dan jumlahnya, c cara pengiriman yang dikehendaki, d cara pembayaran yang dikehendaki, e waktu pengiriman, dan f asuransi dan
cara pengepakan barang serta lain-lain yang dianggap penting. 4
Surat Pengiriman Barang Surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
penjual kepada pemesan yang memberitahukan bahwa barang pesanan siap dikirim, telah diserahkan ke perusahaan pengangkutan atau sedang dalam
perjalanan. Surat ini dapat dikirimkan sebelum atau sesudah barang diserahkan ke perusahaan pengangkutan. Pada prinsipnya isi surat ini sama dengan faktur,
meliputi penjelasan tentang macam dan jumlah barang yang dikirim, harga
40
satuan, ongkos dan potongan. Karena berbentuk surat, bagian-bagiannya juga seperti halnya surat pada umumnya, seperti ucapan terima kasih dan harapan.
Dengan kata lain surat pengiriman barang lebih terurai daripada faktur. Isi surat pengiriman barang adalah a nomor dan tanggal surat pesanan, b
nama, jenis dan jumlah barang yang dikirim, c cara pengemasan barang, kode atau nomor kemasan, d waktu pengiriman barang, dalam hal ini hari, tanggal dan
jam penyerahan barang keprusahaan yang bersangkutan, e perusahaan ekspedisipengangkutan yang ditunjuk, dan f dokumen yang disertakan.
5 Surat Penerimaan Barang dan Surat Pengiriman Pembayaran
Apabila barang-barang yang dipesan telah diterima oleh pembeli, maka pembeli sebaiknya memberi kabar kepada penjual bahwa barang-barang yang
dipesan telah diterima. Hal ini berkaitan dengan syarat pembayaran yang harus dilaksanakan setelah barang diterima.
Hakikat surat penerimaan barang adalah sebuah pengakuan. Surat itu memuat berita meliputi nama, tipe, jumlah barang, berat barang, kelengkapan
yang menyertai, tanggal penerimaan dan kondisi atau keadaan barang, kedatangannya, dan sebagainya.
Dalam surat pengiriman pembayaran hendaknya dicantumkan alat pembayaran. Umumnya pembayaran dilakukan dengan uang kontan, cek, atau
giro bilyet. Juga dikemukakan cara pengiriman pembayaran melalui rekening atau transfer bank.
Cara menyusun surat penerimaan barang dan pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut. a Kemukakan tentang barang yang diterima, dengan
41
menyebutkan nama, tipe, jumlah barang, tanggal penerimaan dan keadaan barang. b Menyampaikan ucapan terima kasih atas pengiriman barang yang dipesan. c
Kemukakan cara pengiriman pembayaran yang dilakukan, misalnya dengan cek atau giro dan sebutkan juga tanggal dan nomor faktur barang yang dipesan. d
Surat penerimaan barang dan pengiriman pembayaran ditutup dengan harapan yang dapat menguntungkan kedua belah pihak pembeli dan penjual.
6 Surat Pengaduan
Surat pengaduan berarti surat yang ditulis dan dikirimkan oleh pembeli yang umumnya berisi tuntutan atau pengaduan atas ketidaksesuaian atau
penyimpangan barang pesanan yang diterima kepada penjual. Ketidaksesuaian atau penyimpangan yang mungkin terjadi ialah a barang pesanan terlambat
diterima, b kekeliruan jenis, model barang yang dikirim, c kualitas tidak sesuai dengan pesanan, d jumlah, banyak, berat barang tidak cocok dengan dokumen, e
potongan harga berkurang atau bahkan tidak ada sama sekali, dan f barang yang diterima ternyata sebagian cacat atau rusak. Tuntutan yang diajukan dapat
meliputi: a pembatalan pesanan, b penukaranpenggantian barang, c penambahan kekurangan, d pengurangan harga, e pengembalian barang, atau f
diserahkan pada kebijaksanaan penjual. Agar tidak meragukan penjual, dalam surat pengaduan hendaknya
dicantumkan: a tanggal surat pesananperjanjian jual-beli yang telah disetujui bersama, b tanggal penerimaan barang, c sebab dan alasan pengaduan, d macam
atau wujud tuntutan, e bukti atau saksi-saksi yang ada, dan sebagainya.
42
Dalam mengemukakan tuntutan, pembeli hendaknya: a jangan memakai uraian yang panjang dan lebar, b jangan dengan nada marah, c menguraikan
secara rinci hal-hal yang kurang memuaskan berdasarkan kenyataan, dan d jangan sampai memberi kesan menuduh.
7 Surat Perjanjian
Surat perjanjian memuat sejumlah pasal dari atau ayat yang mengikat berbagai pihak yang mengadakan perjanjian. Dalam surat penjanjian, sedikitnya
ada dua pihak yang berkepentingan yaitu pihak pertama dan kedua. Namun tertutup kemungkinan adanya perjanjian tiga pihak
tripa rtit
atau lebih. Dalam surat perjanjian jual beli, pihak pertama ialah penjual dan pihak
kedua ialah pembeli. Dalam perjanjian kerja pihak pertama ialah pemilik pekerjaan dan pihak kedua ialah pekerja atau pelaksana. Semua pihak yang
terlibat dalam perjanjian itu harus ikut menandatangani surat penjanjian itu. Jika dipandang perlu, surat perjanjian hendaknya juga ditandatangani oleh saksi-saksi.
Surat perjanjian kerja memuat: a nama instansilembaga, b judul surat, c hari tanggal perjanjian, d identitas pihak pertama, e identitas pihak kedua,
f dasar perjanjian, g pasal-pasal tentang: objek perjanjian, biayaharga, waktu penyelesaian, denda atas keterlambatan, h tanda tangan kedua belah pihak.
Surat perjanjian jual beli pada umumnya memuat: judul, identitas pihak 1 penjualpemilik, identitas pihak 2 pembeli, tempat dan tanggal perjanjian,
pasal-pasal yang menjadi kesepakatan, tanda tangan masing-masing pihak dan saksi. Pasal-pasal yang perlu disepakati meliputi: objek yang diperjualbelikan,
43
harga dan cara pembayaran, denda atas keterlambatan, kapan penyerahan objek, dan lain-lain.
Surat perjanjian sewa beli sering disebut
lea sing
atau jual beli secara kredit. Pada dasarnya sama dengan jual beli, hanya pembayarannya biasanya
dalam jangka waktu yang relatif lama. Surat perjanjian sewa beli biasanya memuat pasal yang menyebutkan bahwa jika pihak kedua tidak melakukan
angsuran berturut-turut sampai sekian kali, maka pihak keduadebiturpembeli dinyatakan wanprestasi dan objek jual beli bisa ditarik lagi oleh pihak pertama,
dan uang yang telah dibayarkan oleh pihak kedua dianggap sebagai sewa. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas macam surat niaga adalah sebagai
berikut: surat pemberitahuan, surat permintaan penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk,
surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual beli, dan surat pengaduan.
Berdasarkan teori dari berbagai pendapat tokoh dapat disimpulkan bahwa keterampilan menulis surat niaga adalah kecakapan untuk mengetahui,
memahami, dan menggunakan unsur-unsur kata, kalimat, paragraf serta tata tulis, mencetuskan ide, mengorganisasi isi tulisan secara sistematis dan menguasai
teknik penulisan surat yang dipergunakan oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari keuntungan.
44
f. Aspek-aspek yang Dinilai dalam Keterampilan Menulis Surat Niaga
