31
Senada dengan Brian Scott, Purwanto 2009: 7 menjelaskan bahwa surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena berhubungan dengan
pihak eksternal luar, perusahaan melakukannya dengan korespondensi atau surat menyurat. Surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik
perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana mudah dipahami, serta dikelola secara profesional. Penyusunan surat bisnis meliputi tiga tahap penting
yaitu perencanaanpenyusunan draf, organisasi dan komposisi berikutnya edit dan revisi Purwanto, 2009: 56.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bahasa surat niaga menggunakan bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, santun, resmi.
sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat menyurat. Cara memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat dan paragraf
perlu diperhatikan. Dalam memilih kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim umum, biasa, dan cermat serta disusun dengan kalimat-kalimat
yang efektif serta dikelola secara profesional. Tata penulisan surat niaga perencanaan penulisan draf, organisasi dan komposisi, tahap penelaahan
ulangedit hingga revisi pesan. Menulis surat dari paragraf pembuka, isi surat, dan paragraf penutup.
d. Bagian-Bagian Surat Niaga
Pada dasarnya, surat niaga terdiri atas empat komponen utama, yaitu kop surat kepala surat, leher surat, tubuh surat, dan kaki surat Aulia Gunawan,
2009: 14. Setiap bagian memiliki fungsi tersendiri dalam mengkomunikasikan
32
pesan pengirim kepada penerima surat. Bagian-bagian surat dapat ditunjukkan dengan tabel berikut.
Tabel 1. Bagian-bagian Surat Bagian-bagian Surat
Unsur
Kepala surat Nama organisasi atau perusahaan
Alamat lengkap Nomor kontak
Jenis usaha Lambang atau logo
Leher Surat Tanggal
Nomor surat Perihal
Alamat tujuan
Badan Surat Salam pembuka
Paragraf pembuka Isi surat
Paragraf penutup Salam penutup
Kaki Surat Jabatan
Tanda Tangan Nama lengkap penandatangan
Tembusan Cap organisasi atau perusahaan
Bagian-Bagian Surat diadaptasi dari Aulia Gunawan 2009: 14
33
Djuhari 2009: 40 membagi surat atas 1 kepala surat atau dikenal dengan istilah kop surat, ialah bagian surat paling atas dan berfungsi untuk memudahkan
penerima surat mengetahui nama dan alamat kantor instansi, organiasasi atau perusahaan yang mengirim surat. Kepala surat juga berfungsi untuk menunjukkan
keresmian sebuah surat. Kop surat terdiri atas nama organisasi, instansi atau perusahaan, alamat bisa ditambahkan alamat kantor cabang, nomor kotak pos
dan kode pos, nomor teleks dan telepon, dan lambang instansi atau perusahaan. Kepala surat dalam surat niaga memiliki beberapa manfaat dalam mencapai
keberhasilan usaha, antara lain sebagai alat pengenal, alat penyebaran informasi, dan iklan.
2 Nomor surat terdiri atas nomor, jenis, instansi pengirim surat, kode surat, bulan, dan tahun pembuatan. Nomor surat yaitu nomor urut surat yang telah
dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan. Kode surat adalah kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut. Fungsi nomor dan kode surat
adalah mengetahui banyaknya surat keluar, memudahkan pengarsipan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan, memudahkan petugas
pengarsipan. 3
Tanggal surat, menulis tanggal surat sebaiknya tanggal, bulan dan tahun surat ditulis lengkap, jangan disingkat. Penyingkatan tanggal dan bulan surat
sering menimbulkan kesalahpahaman dan dirasakan kurang santun. Tanggal surat untuk menunjukkan kapan surat itu dikirim bukan kapan surat itu dibuat. Tanggal
surat berfungsi untuk mengetahui waktu yang diberikan untuk menyelesaikan sebuah surat serta sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. 4 Lampiran surat
34
adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan bersama surat. 5 Hal atau perihal surat, berfungsi untuk mengetahui
isi atau pokok masalah pada surat yang dikirimkam, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan.
6 Alamat surat. Biasanya pengiriman dan penerimaan surat dapat
berjalan dengan lancar jika alamat ditulis dengan jelas. Surat biasanya mempunyai alamat surat dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada surat dan alamat
luar yang ditulis pada sampul surat. Alamat surat berfungsi sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat, petunjuk arsiparis dalam menyimpan
surat, mempermudah petugas pengirim surat. 7 Salam pembuka suatu surat digunakan sebagai kesatuan berbahasa tulis.
Salam pembuka dapat digunakan sesuai dengan keperluan penulisan surat. 8 Isi surat, adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita, atau sesuatu
yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut. Bagian isi terdiri dari a paragraf pembuka, ialah bagian surat yang berfungsi sebagai pengantar pembaca kepada
inti surat. Paragraf pembuka berguna sebagai penuntun jalan pikiran pembaca kepada masalah yang akan dibicarakan dalam uraian inti surat, b isi surat
sesungguhnya, pada bagian ini memuat sesuatu yang akan disampaikan, diberitakan, dinyatakan, atau dimintakan kepada penerima surat, c paragraf
penutup berfungsi untuk menutup surat, sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
9 Salam penutup, digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan rasa keakraban pengirim surat kepada penerima surat. 10 Tanda tangan, nama, dan
35
jabatan penulispengirim surat. Surat dianggap sah jika telah ditanda tangani oleh pejabat atau orang yang berwenang terhadap surat tersebut. 11 Inisial, yaitu
singkatan nama pengonsep surat dan nama pengetik surat. Hal ini mengandung maksud apabila suatu saat terdapat kekeliruan mengenai surat tersebut ada yang
mempertanggungjawabkan. Pembagian surat atas beberapa komponen di atas sama dengan pembagian
yang dilakukan Purwanto 2008: 9 yaitu 1 kepala suratkop surat
letter hea d
, 2 tanggal surat
date
, 3 nomor, lampiran, dan perihal
number, enclosed, subject
, 4 alamat tujuan
inside a ddress
, 5 salam pembuka
sa lution
, 6 paragraf pembuka
first pa ra gra ph
, 7 paragraf isi
body pa ra gra ph
, 8 paragraf penutup
close pa ra gra ph
, 9 salam penutup
complementa ry close
, 10 tanda tangan
signature
, 11 nama jelas penandatangan
na me a nd title
, 12 tembusan
notation
, dan 13 inisial
initia l
. Brian Scoott 2011: 18 membagi surat bisnis atas beberapa bagian yaitu:
hea dline
kepalakop surat,
greeting
salam,
lea d pa ra graph
paragraf penutup,
body
tubuh suratisi surat, and
closing
penutup. Sedangkan Heny Subagyo 2007:11 menyebutkan komponen-komponen
surat meliputi: 1 kepala surat kop surat, 2 tanggal surat, 3 nomor surat, 4 lampiran, 5 hal atau perihal, 6 alamat, 7 salam pembuka, 8 pembuka surat, 9
isi surat atau inti surat, 10 penutup surat, 11 salam penutup, 12 tanda tangan pengirim, 13 nama, jabatan penandatangan surat, dan 13 tembusan.
Pendapat-pendapat para ahli di atas saling menguatkan dan dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian surat adalah kepala surat terdiri atas nama
organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor kontak, jenis usaha, lambang
36
atau logo. Leher surat terdiri dari tanggal, nomor surat, perihal, alamat tujuan surat, lambang atau logo. Badan surat terdiri atas salam pembuka, paragraf
pembuka, isi surat, paragraf penutup, dan salam penutup. Sedangkan kaki surat terdiri atas jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap pengirim surat, tembusan, dan
cap organisasi atau perusahaan.
e. Macam-macam Surat Niaga
