Fungsi Surat Niaga Hakikat Surat Niaga

25

b. Fungsi Surat Niaga

Purwanto 2008: 3 menyebutkan fungsi surat niaga atau surat bisnis adalah sebagai wakil atau duta bagi si pengirim surat sebagai pesan-pesan bisnis kepada pihak lain. Pengirim perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami. Surat niaga sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, juga buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah- masalah bisnis. Surat niaga sebagai alat bukti atau dokumen tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Surat-surat bisnis dapat dipakai sebagai bukti historis yang memungkinkan seseorang melakukan pengecekan terhadap berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan di masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan. Surat niaga dapat digunakan sebagai alat pengingat, pedoman kerja, dan media promosi. Senada dengan pendapat di atas Aulia Gunawan 2009: 6 menyebutkan dalam dunia bisnis dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluarmasuk dapat dijadikan sebagai: 1 bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya: surat perjanjian, kuitansi, bukti tanda terima, faktur, dan sebagainya. 2 Sebagai referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu, misalnya: kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk 26 menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatankeputusan tertentu. 3 Jaminan keamanan dan kepemilikan, misal: surat jalan, sertifikat dll.. 4 Sarana promosi iklan bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, lea flet, price list dan sebagainya. 5 Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak, dan tenaga. Pendapat-pendapat di atas juga ditegaskan oleh Irra Chrisyanti Dewi 2011: 3 surat bisnis di samping mempunyai misi pesan bisnis juga berfungsi sebagai berikut. 1 Alat pengingat yang paling akurat karena dapat dibaca berulang kali. 2 Bukti hitam di atas putih, terutama surat perjanjian. 3 Dokumen. 4 Duta atau wakil bagi pihak-pihak yang berbisnis. 5 Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat instruksi, surat tugas, dan sebagainya. 6 Kehumasan, untuk membina hubungan baik antara suatu lembaga dengan publiknya. Brian Scott 2011: 5 menambahkan fungsi surat niaga adalah sarana untuk menjual produk atau jasa, memberikan informasi kepada konsumen tentang produk atau jasa yang dimiliki suatu perusahaan, dan untuk mendapatkan respon dari konsumen. Lebih lanjut Heni Subagyo 2007: 2 menyebutkan fungsi surat adalah alat komunikasi, wakil atau duta seseorang atau perusahaan, bahan bukti, pedoman pengambilan keputusan, alat memperpendek jarak dan menghemat waktu dan tenaga, alat pengingat, dan bukti sejarah dan kegiatan. Senada dengan Heni Subagyo, Robert W. Bly 2009: 2 menyebutkan fungsi surat niaga adalah alat komunikasi, digunakan untuk tujuan bisnis, alat pengingat, alat memperpendek jarak, dan menghemat waktu dan tenaga. Demikian juga dengan Jonatan Frank dan Janet Tolan 2002: 1 mengatakan bahwa surat mampu menjadi sarana komunikasi yang 27 menghubungkan siswa dari beberapa sekolah dengan latar belakang budaya yang berbeda mampu berinteraksi dalam pembelajaran dengan baik menggunakan e- ma il. Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi surat niaga adalah alat penyampai informasi niaga, alat pengingat, bukti otentik, dokumen, duta atau wakil bagi pihak-pihak yang berbisnis, pedoman kerja, kehumasan, media promosi, dan memperpendek jarak serta menghemat waktu dan tenaga.

c. Bahasa Surat Niaga