Pengertian Surat Niaga Hakikat Surat Niaga

22

2. Hakikat Surat Niaga

a. Pengertian Surat Niaga

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat lain. Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas perniagaan bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Di dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut, surat masih memegang peranan yang penting di samping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faksimili, internet, dan lainnya. Menurut Heni Subagyo 2007: 1 surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan yang sangat erat dengan kehidupan manusia. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan, dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu. Purwanto 2008: 2 menyebutkan surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau buah pikiran lainnya yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi. Surat merupakan suatu 23 sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat Djuharie, 2009: 11. Lebih lanjut Djuharie mengatakan, apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Pertumbuhan dan perkembangan perusahaan yang sangat pesat telah meningkatkan kegiatan bisnis. Meningkatnya transaksi bisnis, perkembangan transportasi, dan lahirnya jasa perbankan menuntut jasa komunikasi yang memadai yang salah satunya adalah surat bisnis atau surat niaga. Surat menyurat yang diselenggarakan di kalangan bisnis atau berisi masalah perniagaan seperti perdagangan, perindustrian, transportasi, perbankan, asuransi, dan perusahaan jasa lainnya lazim disebut surat bisnis, surat niaga, atau surat dagang Irra Chrisyanti Dewi, 2011: 125. Penggunaan surat bisnis dapat dipakai secara intern dan ekstern. Secara intern digunakan sebagai media komunikasi antarbagian dalam satu perusahaan atau antara pusat perusahaan dengan cabang-cabangnya yang tersebar di daerah atau tempat lain. Secara ekstern dipakai sebagai media komunikasi antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain atau dengan pihak-pihak lain yang ada di luar perusahaan. 24 Surat niaga yaitu surat yang dipergunakan oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari keuntungan. Menurut Aulia Gunawan 2009: 13 surat bisnis dianggap sebagai sebuah komunikasi yang bersifat menguntungkan, berfungsi sebagai mata rantai dalam menjalin relasi dan menunjukkan eksistensi sebuah perusahaan. Surat bisnis adalah surat-surat yang paling sering digunakan oleh orang-orang yang pekerjaannya bergelut di bidang bisnis, perdagangan, perusahaan atau perorangan sebagai pengusaha dan lainnya Heny Subagyo, 2007: 64. Purwanto 2008: 2 menyebutkan surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi, atau instansi untuk menyampaikan pesan- pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Medianya dapat berupa pengiriman lewat pos, faksimile, telepon seluler ponsel atau lewat jalur maya internet. Brian Scott 2011: 8 Surat bisnis adalah dokumen proses perdagangan. Surat bisnis dapat digunakan untuk mempengaruhi pembaca agar merespon isi surat dan mengambil beberapa jenis tindakan, seperti menawarkan atau meminta informasi tentang sebuah produk atau jasa. Tujuan dasar dari sebuah surat bisnis adalah memotivasi pembaca untuk mengambil tindakan tertentu. Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat niaga atau surat bisnis adalah surat yang dipergunakan oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari keuntungan, berfungsi sebagai mata rantai dalam menjalin relasi dan menunjukkan eksistensi sebuah perusahaan dengan menggunakan media tertentu. 25

b. Fungsi Surat Niaga