20 ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN 2014 - 2019
20
melakukan pendataan individu sekolah lainnya, mereka menggunakan aplikasi Padamu Negeri.
Kondisi ini memunculkan kebingungan di kalangan sekolah. Di satu sisi, Sekretariat Ditjen Dikmen telah mencanangkan PAS sebagai satu-
satunya alat penjaringan data persekolahan sementara unit kerja lain mensosialisasikan aplikasi lain yang fungsinya sama. Kejadian ini
menjadikan kegiatan pengumpulan data persekolahan sedikit terhambat. Akhirnya berhasil diatasi setelah Direktur Jenderal
Pendidikan Menengah mengirimkan surat edaran yang intinya menetapkan bahwa satu-satunya pendataan individu persekolah di
lingkungan Ditjen Dikmen adalah menggunakan aplikasi Paket Aplikasi Sekolah.
ada tahun 2013, Ditjen Dikmen melakukan perbaikan sistem dengan cara mengkonversi database yang sudah dikumpulkan melalui PAS
menjadi database baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan data Kementerian. Seluruh data tersebut dimigrasi dan aplikasi yang
digunakan pun berganti nama menjadi aplikasi Dapodikmen.
2.3.2. Periode Konsolidasi Antar Unit Kerja
Proses transformasi dari pelaksanaan ICT Based School Management untuk menjaring data yang valid menjadi pengembangan sistem
Dapodikmen sebagai alat penjaringan data individu sekolah telah merubah tradisi sekolah dalam pengelolaan data di lingkungan
sekolah. Awalnya sekolah sudah merasa cukup mengelola database sekolah menggunakan aplikasi non-database, misalnya menggunakan
aplikasi kertas kerja worksheet. Dengan Kata lain, hampir seluruh sekolah menggunakan aplikasi jenis ini untuk mengelola data
persekolahan. Ketika aplikasi ICT Based School Management dijadikan alat untuk
penjaringan data beberapa sekolah mulai melihat bahwa aplikasi
21
21
spreadsheet yang mereka gunakan banyak menyisakan permasalahan terkait validitas data. Beberapa sekolah mulai menemukan bahwa
selama ini mereka mengelola data Nomor Induk Pegawai NIP ganda untuk guru, Nomor Induk Siswa NIS ganda untuk siswa, dan
beberapa data ganda lainnya. Terlepas dari kelemahannya, aplikasi spreadsheet sangat membantu sekolah khususnya pada saat proses
awal mengembangkan database awal di suatu sekolah. Data di aplikasi spreadsheet dijadikan sebagai data awal untuk diimpor
menjadi database. Proses impor akan gagal jika data awal nya mengandung data ganda. Dengan demikian data sekolah menjadi
lebih valid. Selain mengatasi data ganda, proses transformasi ini membuat
standar pengelolaan data sekolah menjadi lebih pasti. Jika sebelumnya sekolah tidak yakin terkait dengan model data yang akan
dikelolanya. Setelah adanya ICT Based School Management, sekolah menjadi lebih percaya diri dalam menyusun instrumen untuk
pengumpulan data awal yang akan dientrikan ke database. Kondisi ini berimbas pada Dinas kabupatenkota. Dalam beberapa
kegiatannya, dinas meminta sekolah untuk mengisi instrumen yang formatnya tidak jauh berbeda dengan format database yang dimiliki
sekolah sehingga sekolah sangat cepat dalam memenuhinya. Kesamaan standar dan format database berimplikasi pada kecepatan
aliran data. Beberapa dinas kabupatenkota memiliki inisiatif yang lebih jauh,
database yang tersedia di sekolah dicoba untuk dikumpulkan di server dinas dengan harapan terjadi proses agregasi di tingkat
kabupatenkota. Secara teknis hal ini bisa dilakukan tetapi tidak sesuai dengan konsep pendataan yang dikembangkan oleh
Kemdikbud.
22 ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN 2014 - 2019
22
Oleh karena struktur database yang dikembangkan sudah mulai terstandarisasi pada periode ini diusulkan untuk segera
memanfaatkan database dapodikmen untuk mendukung pelaksanaan program di lingkungan Kemdikbud. Bantuan operasional sekolah
dicairkan berdasarkan data dapodikmen, penyaluran bantuan sosial disalurkan berdasarkan data dapodikmen, bantuan siswa miskin
datanya divalidasi dan dicek ulang dengan data dapodikmen, dan banyak program kegiatan Kementerian yang segala sesuatunya selalu
berdasarkan data dapodikmen yang terkumpul.
Namun demikian, pelaksanaan di lapangan tidak sepenuhnya mulus. Karena data yang terkumpul belum lengkap, beberapa unit kerja tidak
berani menggunakan data dapodikmen sebagai dasar penyaluran bantuan. Alasan klasiknya adalah, data dapodikmen belum lengkap
sehingga tidak bisa dijadikan dasar penyaluran bantuan. Padahal secara konsep sudah disampaikan bahwa, jika data sekolah tidak
lengkap, maka dana bantuannya tidak boleh disalurkan dengan harapan sekolah akan segera melengkapi datanya sehingga data
dapodikmen segera lengkap. Justru data dapodikmen tidak akan pernah lengkap jika datanya tidak dijadikan sebagai dasar penyaluran
program bantuan oleh unit-unit kerja pengguna data. Kelengkapan dapodikmen data terpenuhi apabila semua pelaksanaan
program bantuan di Kemdikbud bertransaksi dengan data dari sekolah. Transaksi antara datas ekolah dengan program bantuan
merupakan hubungan yang saling memguntungkan kedua belah pihak. Bagi Kemdikbud, data yang diterima dari sekolah akan digunakan
menjadi dasar pengambil keputusan dan kebijakan. Sedangkan bagi sekolah program bantuan yang diberikan dapat tepat sasaran.
Pada periode konsolidasi ini, masih banyak unit kerja di lingkungan Ditjen Dikmen, menyebarkan instrumen penjaringan data untuk
23
23
memperoleh data lain selain dapodikmen. Langkah ini justru kontra produktif. Bahkan beberapa satuan pendidikan mempertanyakan
kenapa masih ada instrumen-instrumen lain selain aplikasi dapodikmen yang disebarkan oleh unit kerja yang berada di bawah
unit kerja Ditjen Dikmen. Setelah melalui proses koordinasi yang panjang, periode ini diakhiri
dengan proses satu pemahaman tentang pentingnya penyatuan sumber data untuk pelaksanaan program kerja Kementerian.
Beberapa unit kerja mulai memberikan dukungannya untuk segera mewujudkan cita-cita bersama yaitu
“Satu Nusa, Satu Bangsa, dan Satu Data”
2.3.3. Periode Integrasi Sistem
