Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 22
2. Sediaan Cairan Volume Kecil
Sediaan cairan volume kecil yang dibuat di Unit Produksi dibedakan berdasarkan cara sterilisasinya, yaitu:
a. Sediaan yang disterilkan dengan sterilisasi uap autoclave dengan suhu
115-121
o
C, tekanan 1 atm, selama 15-30 menit CaCl
3
20 cc mengatasi kekosongan Ca Gluconas yang digunakan untuk terapi hiperkalemia.
Lidocain 1 20 cc yang beredar di pasaran 2 dan 5 sehingga dibuat sediaan cairan dengan volume dan konsentrasi yang lebih kecil.
Methylenblue 0,5 10 cc Na Nitrit 10 cc sebagai antidotum sianida
Na Thiosulfas 10 cc sebagai antidotum sianida NaCl 15 10 cc yang beredar di pasaran 0,9 dan 3 sehingga
dibuat sediaan cairan dengan volume lebih kecil dan konsentrasi yang lebih pekat.
Talk 7 dalam PZ 0,9 50 cc untuk pasien yang mengalami keganasan paru Pleuro disease
Triple dye 50 cc pewarna untuk antiseptik pada bayi yang baru lahir dengan resiko timggi, pada tali pusar bayi dioleskannya.
b. Sediaan yang disterilisasi dengan cara filtrasi
Alkohol 96 20 cc sebagai antidotum metanol yang biasaya berasal dari minuman oplosan.
Ekstrak alergen Phenol Olie 5
c. Bahan yang disterilkan dengan sterilisasi panas kering oven adalah
oleum cocos 50 cc yang digunakan untuk membersihkan lemak atau
kotoran yang menempel pada kulit bayi yang baru lahir.
3.1.6.2.Produksi Sediaan Non Steril
Sediaan non steril yang dibuat oleh Unit Produksi RSUD dr. Soetomo antara lain sebagai berikut ;
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 23
1.
Pasta dan zalf,seperti pasta ECG, pasta EEG, argenta sulfadiazin dan
zalf 24. 2.
Bahan baku,seperti aseton, metanol, parafin liquid, xylol, cupri sulfat,
EDTA, acid trichlor aceton dan lainnya. 3.
Antiseptik,seperti sabun hijau, hibicet, isodine, hibiscrub, alkohol,
alkohol gliserin dan lainnya. 4.
Obat,seperti asam Trichlor Acetic 30 , bora gliserin, formalin 10 ,
camphor spiritus, lidocain 4 , perhidrol 3 , sublimat-HCl 25 . 5.
Reagen,seperti acidum aceticum 30 , amonia 10 , BaCl 10 , carbol
fuchsin, Fouchet, Lugol selain sebagai reagen juga untuk terapi hyppthyroid, Methylen Blue.
6.
Sediaan,seperti solution chloralhidrat 250 cc, resomal solution 250 cc, zinc sulphate 0,4 solutio 150 cc, dan sirup fero fumarat 5 100 cc
3.1.6.3. Aseptic Dispensing
Aseptic dispensing adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan tujuan meminimalkan terjadinya kontaminasi mikroorganisme atau partikel kontaminan
pada sediaan. Faktor yang perlu diperhatikan untuk melakukan aseptic dispensing meliputi:
1. Ruangan, monitoring suhu, kelembapan, tekanan dan jumlah partikel
a. Untuk pelaksanaan aseptis harus dibersihkan dan didesinfeksi.
b. Dinding, lantai, dan langit-langit permukaannya harus halus tidak bercelah
dengan dilapisi epoksi supaya mudah dalam membersihkannya dan dibersihkan secara berkala.
c. Dilengkapi dengan HEPA filter.
d. Dilengkapi dengan laminar air flow LAF yang memiliki tekanan positif
dan aliran udaranya horizontal dan biological safety cabinet BSC yang digunakan untuk handling cytotoxic dengan tekanan negatif dan aliran
udaranya vertikal. e.
Memiliki persyaratan suhu dan tekanan tertentu. f.
Alur petugas dibedakan dengan alur barang yaitu sebagai berikut:
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 24
Barang masuk dan keluar melalui pass box yang didesain mampu untuk meminimalkan kontaminasi. Pintu pass box harus dibuka secara bergantian
untuk mencegah kontaminasi. Ada ruang antara yang digunakan petugas untuk memakai pakaian steril lengkap sebelum masuk ruang steril. Terdapat
persyaratan jumlah partikel tertentu yang boleh ada pada tempat kerja yang dapat dipenuhi dengan adanya Laminar Air Flow. Ukuran partikel dalam
clean room dan LAF tidak boleh kurang dari 0,5 mikron. Hanya 10.000 partikel tiap meter kubik yang diperbolehkan ada pada clean room.
Sedangkan jumlah partikel yang diperbolehkan ada pada LAF adalah sebanyak 100 partikel.
2. Personel
a. Personel harus sehat jasmani dan rohani, serta memiliki kemampuan yang
terlatih dalam pelaksanaan aseptis. Personel merupakan sumber kontaminan terbesar oleh karena itu sebelum masuk ruang aseptik petugas harus
didesinfeksi dahulu di ruang transisi, pergerakan dari petugas harus diminimalkan agar tidak menyebabkan tabrakan udara yang dapat
menyebabkan kontaminasi. b.
Personel memakai Alat Pelindung Diri Steril baju atau gaun, sarung kaki, tutup kepala, masker, sarung tangan yang harus disterilkan dahulu.
c. Peralatan, harus disterilkan terlebih dahulu dan pengerjaan aseptisnya di
bawah LAF laminar Air Flow dengan standar sertifikasi. 3.
Alat Pelindung Diri Alat pelindung diri terdiri dari baju yang terbuat dari linen, penutup kepala,
penutup kaki, masker, sarung tangan, dan kaca mata. Untuk penanganan obat-obat sitostatika digunakan 2 lapis masker dan 2 lapis sarung tangan sarung tangan
yang pertama terbuat dari latex dan yang kedua terbuat dari gloves. Masker dan sarung tangan termasuk dalam alat pelindung diri disposable sekali pakai. Baju,
penutup kepala, penutup kaki, dan kaca mata dapat dipakai beberapa kali, setelah melalui proses sterilisasi ulang.
Sediaan yang disiapkan dengan aseptic dispensing antara lain, repacking obat injeksi, IV admixture, total parenteral nutrition, danhandling cytotoxic.
Repacking merupakan pengemasan ulang sediaan obat injeksi yang ada dipasaran
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 25
menjadi kemasan dengan kekuatan yang lebih kecil secara teknik aseptis. Alasan dilakukan repacking antara lain k
arena waktu stabilitas obat tersebut pendek ≤24 jam baik setelah direkonstitusi maupun dibuka, sediaan obat yang dikehendaki
dalam dosis yang lebih kecil dari yang tersedia di pasaran, dan harga obat mahal. Contoh sediaan yang direpacking misalnya ampicilin sulbactam 100 mg,
acyclovir 100 mg, piperacilin sodium dan tazobactam sodium 100 mg, serbuk injeksi gansiclovir satu vial dosis 500 mg, dikemas ulang dalam dosis 50 mg, serta
sediaan meropenem satu vial 1000 mg dikemas ulang dalam dosis 60 mg dan 100 mg.
IVadmixture adalah merekonstitusi dan atau menambahkan atau mencampur obat suntik dengan cairan infus secara teknis aseptis. Tujuannya adalah
meminimalkan risiko kontaminasi terhadap sediaan jaminan sterilitas, penjaminan mutu dan kualitas pengkajian apoteker terhadap dosis, kompatibilitas
stabilitas, cost effective dan peningkatan keamanan dengan larutan yang terstandarisasi. Contoh sediaannya prostin injeksi dan pregnil injeksi..
Total Parenteral Nutrition TPN adalah suatu sediaan yang mengandung berbagai macam nutrisi seperti air, protein L-amino acids, karbohidrat glucose,
lemak dengan asam lemak esensial, elektrolit Na, K, Mg, Ca, P, Cl, trace elements Cu, Zn, Mn, Se, Fe, Cr, Mo dan vitamin A, D, E, K, C, B1, B2, B6,
B12, Niacin, Biotin, Pantothenic acid, Asam Folat yang dibutuhkan oleh pasien. TPN mudah terkontaminasi bakteri dan jamur, sehingga TPN harus dibuat dengan
steril aseptic technique. Pengerjaan teknik aseptic dispensing TPN secara umum sama dengan pengerjaan teknik aseptic dispensing iv admixture baik ruangan dan
alat pelindung diri yang digunakan. Handlingcytotoxic dilakukan dalam pengerjaan obat-obatan sitostatika
karena obat-obatan tersebut berpotensi menimbulkan efek karsinogenik, mutagenik, dan teratogenik sehingga memerlukan penanganan yang khusus dan
mampu melindungi operator dari paparan obat-obat sitostatik. Prinsip pengerjaan handling cytotoxic sama dengan iv admixture, hanya berbeda pada alat yang
digunakan yaitu BSC yang dirancang untuk melindungi personel dan obat. Sedangkan untuk personelnya sendiri diwajibkan menggunakan alat pelindung
diri APD. Pembuangannya pun perlu diperhatikan yaitu dispisahkan dari sampah
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 26
lain dimasukkan dalam kantung sampah berwarna ungu dan dimusnahkan di incenerator.
3.2. Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS
3.2.1. Gambaran Umum UPPFS
Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar merupakan unit fungsional di bawah naungan Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang mempunyai tugas dalam
aspek manajemen farmasi. Aspek manajemen farmasi yang dilakukan oleh UPPFS didasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 Tahun 2014
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit. UPPFS melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi perencanaan anggaran, perencanaan
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan pelaporan dan pemusnahan atau penghapusan perbekalan farmasi serta administrasi yang berada
di bawah tanggung jawab Instalasi Farmasi. UPPFS bertugas melayani poli, ruang dan UPF seperti GBPT, GPDT, IGD, dan GRIU. Organisasi di UPPFS terdiri dari
kepala UPPFS seorang apoteker, 5 orang asisten apoteker penanggung jawab, 3 orang tenaga administrasi, dan 6 orang pekarya.
Gambar 3.3 Struktur organisasi UPPFS
Kepala IFRS
Pekarya Kepala UPPFS
Administrasi
2 AA PJ Alat
kesehatan pakai habis
1 AA PJ Reagen
dan gas medik
1 AA PJ Bahan
radiodiagnostik, x-ray film, dan
alkes penunjang 2 AA
PJ Obat, bahan
padat, dan cair
1 AA PJ
Perbekalan Farmasi
Bantuan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 27
Perbekalan Farmasi Standar merupakan perbekalan farmasi yang masuk ke dalam komponen tarif tindakan atau pemeriksaan, termasuk di dalamnya obat, alat
kesehatan, bahan laboratoriumreagen, x-ray filmmateri radiodiagnostik, gas medik, serta perbekalan yang tidak diresepkan.
Pengelolaan anggaran untuk pengadaan perbekalan farmasi standar menggunakan sistem BLUD Badan Layanan Umum Daerah berdasarkan UU
No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, PP RI No. 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, Permendagri No. 61 tahun
2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah, Pergub Jatim No. 29 tahun 2008 tentang Pedoman Penetapan Pola
Pengelolaan BLU Daerah Propinsi Jawa Timur, Pergub Jatim No. 66 Tahun 2011 tentang pedoman Pengadaan BarangJasa pada SKPD yang Menerapkan Pola
Pengelolaan Keuangan BLUD Prov. Jatim. BLUD merupakan sistem pengelolaan dana instansi di lingkungan
pemerintah yang dibentuk untuk memperbaiki pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan jasa yang dijual tanpa mengutamakan keuntungan
dan dalam melaksanakan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisien dan produktif. Pengelolaan BLUD ini memberikan keleluasaan dan flexibilitas dalam
menerapkan praktek-praktek bisnis yang sehat yang didasarkan prinsip efisien dan produktivitas. Pengelolaan BLUD secara flexibilitas dengan mempertimbangkan
keseimbangan antara volume kegiatan pelayanan dengan jumlah pengeluaran berdasarkan praktek bisnis sehat, sehingga dapat mengembangkan berbagai
produk usaha sebagai upaya peningkatan pelayanan bermutu kepada pelayanan secara efisien dan produktif berkesinambungan serta memperoleh revenue profit.
Dengan diterapkannya sistem BLUD, Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS diharapkan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soetomo
dapat melaksanakan tujuan sesuai dengan PP RI No. 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan BLU.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 28
3.2.2. Tujuan dan Manfaat PKP di Unit Pelayanan Perbekalan Farmasi
Standar UPPFS
Tujuan PKP di UPPS RSUD dr. Soetomo adalah: 1.
Memahami dan mengerti peran farmasis dalam unit pelayanan perbekalan farmasi standar.
2. Mampu memahami tentang siklus kegiatan pengelolaan perbekalan
farmasi standar yang meliputi perencanaan penganggaran, perencanaan pengadaan,
penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pencatatanpelaporan dan pemusnahanpenghapusan pembekalan farmasi
standar serta mengetahui evaluasi kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi standar. Perencanaan dan pengelolaan anggaran perbekalan
farmasi dengan konsep BLUD. 3.
Mampu mengetahui kegiatan perencanaan dan pengelolaan perbekalan farmasi standar di rumah sakit yang merupakan back up pelayanan
farmasi klinis di RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Manfaat yang diharapkan dari PKP ini adalah agar mahasiswa PKP mampu
memahami, mengerti dan melaksanakan tugas dan fungsi UPPFS dalam melakukan pengelolaan perbekalan farmasi standar yang meliputi perencanaan
anggaran, perencanaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan pelaporan dan pemusnahan atau penghapusan perbekalan farmasi.
3.2.3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di UPPFS
Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. Dalam menjalankan kegiatan tersebut harus tepat dan benar dalam
mengelola dana anggaran, dalam merencanakan pengadaan, menerima, menyimpan, menyalurkan, dan membuat pencatatan serta pelaporan dari
kebutuhan unit kerja dan pelayanan yang ada di rumah sakit.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 29
Gambar 3.4 Siklus pengelolaan perbekalan farmasi 3.2.3.1.Perencanaan Anggaran
Perencanaan anggaran adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun anggaran untuk pemenuhan kebutuhan obat yang berkaitan dengan
suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan
anggaran harus dilakukan secara optimal sehingga uang dapat digunakan secara efektif dan efisien.
Tujuan perencanaaan anggaran adalah sebagai berikut: 1.
Memperkirakan jumlah uang yang dibutuhkan untuk menyediakan perbekalan kesehatan.
2. Meningkatkan penggunaan uang secara rasional dalam menyediakan
perbekalan kesehatan. 3.
Meningkatkan efisiensi penggunaan uang secara tepat. Anggaran disusun berdasarkan kebutuhan tahunan InstalasiUnit Kerja yang
dikonversi dalam satuan biaya. Anggaran tersebut dinamakan Rencana Bisnis
perencanaan anggaran
perencanaan pengadaan
pemeriksaan dan
penerimaan
penyimpanan pendistribusian
pencatatan pelaporan
pemusnahan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 30
Anggaran RBA yang dibuat oleh Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS tentang jumlah kebutuhan dan perkiraan anggaran tahunan. RBA akan
diajukan ke Bagian Perencanaan dan Program Rumah Sakit setelah disetujui Kepala Instalasi Farmasi RSUD Dr. Soetomo. RBA dikonversi menjadi DPA
Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang selanjutnya disebut DPA tentatif dan diajukan ke Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah BPKAD untuk
dikoreksi. Setelah DPA tentatif direvisi menjadi DPA definitif kemudian diajukan oleh Sekdaprov ke pembahasan tingkat DPRD. Persetujuan DPA definitif tersebut
kemudian menjadi DPA-BLUD yang menjadi dasar penentuan anggaran dalam pengadaan perbekalan farmasi standar di Rumah Sakit. Anggaran pengadaan
perbekalan farmasi standar di RSUD Dr. Soetomo berasal dari Badan Layanan Umum Daerah BLUD dimana dana tersebut merupakan pendapatan fungsional
Rumah Sakit, kerjasama operasional KSO, dan dari pemerintah. Dalam pengadaan perbekalan farmasi, BLUD menganut sistem flexibilitas, sehingga jika
terdapat perubahan anggaran atau kekurangan anggaran dapat diajukan kepada BLUD yang artinya kekosongan perbekalan farmasi akibat kekurangan anggaran
dapat teratasi.
3.2.3.2.Perencanaan Pengadaan
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, perencanaan kebutuhan
merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,
penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,
pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran. Untuk memastikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 31
melibatkan tenaga kefarmasian. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai antara lain:
1. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa;
2. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet
MSDS; 3.
Sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus mempunyai nomor izin edar; dan
4. Expireddate minimal 2 dua tahun kecuali untuk sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai tertentu vaksin, reagensia, dan lain-lain.
Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok obat yang secara normal tersedia di rumah sakit dan mendapatkan obat saat
Instalasi Farmasi tutup. Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh UPPFS didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan
menggunakan metode konsumsi nyata. Selain itu, perencanaan pengadaan memperhatikan faktor jumlah kebutuhan, stok, buffer, plafon anggaran, waktu
penerimaan, dan tingkat kebutuhan. Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit, Rekam Medik Kesehatan, anggaran yang tersedia,
penetapan prioritas, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan, persediaan barang di gudang, usulan dari masing-masing unit dengan
memperhatikan prioritas sasaran pelayanan antara lain IRD, GBPT, Instalasi Sterilisasi dan Binatu, Patologi Klinik, Patologi Anatomi, Mikrobiologi Klinik,
dan Radiologi. Pengadaan perbekalan farmasi UPPFS meliputi obat-obat standar, gas medik, alat-alat kesehatan, X-ray film atau materi radiodiagnostik, dan bahan
lab atau reagen. Pengadaan di UPPFS dapat dilakukan melalui:
1. Pembelian
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan
ketentuan pengadaan barang dan jasa yang berlaku. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 32
a. Kriteria sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai, yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu obat b.
Persyaratan pemasok. c.
Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
d. Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
2. SumbanganDroppingHibah
Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatandan pelaporan terhadap penerimaan dan penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai sumbangandroppinghibah. Seluruh kegiatan penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai dengan cara sumbangandroppinghibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dapat membantu pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan
rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit untuk mengembalikan menolak sumbangan dropping hibah sediaan farmasi, alat kesehatan,
dan bahan medis habis pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.
Tahapan dalam melakukan pengadaan yaitu: Dokumen Pelaksanaan Anggaran DPA yang telah disetujui oleh UPPFS, dimana Usulan Kebutuhan
Instalasi Farmasi UKIF dibuat per bulan sesuai alokasi DPA pertriwulan kemudian Rencana Anggaran Belanja RAB dikirim ke Pejabat Pelaksana Teknis
Kegiatan PPTK untuk diteruskan kePejabat Pembuat Komitmen PPK kemudian diteruskan ke ULPpejabat pengadaan, yang kemudian memproses
pengadaan sampai keluarnya Surat Pesanan SP. Perencanaan dilakukan setiap bulan sekali melalui UK dan ada pengadaan CITO untuk jenis barang yang
dimiliki maupun jenis barang baru yang tidak ada dalam stok bisa dilakukan pengadaan CITO. Pengadaan CITO tersebut secara langsung akan memotong
anggaran yang telah direncanakantercantum dalam RAB. Prosedur pengadaan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 33
dengan jumlah kurang dari 200 juta rupiah dilakukan oleh pejabat pengadaan, sedangkan prosedur pengadaan dengan jumlah lebih dari 200 juta rupiah
dilakukan oleh panitia pengadaan. 3.2.3.3.Pemeriksaan dan Penerimaan
Pemeriksaan dan penerimaan adalah kegiatan untuk memeriksa dan menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan
kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Tujuan pemeriksaan dan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi
yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan.
Perbekalan dengan nilai diatas Rp 5.000.000,- diperiksa oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan dengan berpedoman pada SP Surat Pesanan, Faktur
perbekalan dan persyaratan-persyaratan yang mengikat. Bila barang yang tercantum dalam surat pesanan SP telah sesuai dengan spesifikasi barang
tanggal kadaluarsa, merek, macam atau jenis, jumlah dan harga maka berita acara pemeriksaan BA Pemeriksaan ditandangani oleh Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan, sedangkan berita acara penerimaan barang BA Penerimaan ditandatangani oleh Penyimpan Barang Medik dan Surat Jalan diparaf Panitia
Penerima Hasil Pekerjaan dan ditandatangani oleh Penyimpan Barang Medik. Surat jalan merupakan bukti yang digunakan pada pemesanan barang mendesak
CITO sebagai pengganti sementara SP dan Faktur yang akan diberikan menyusul ketika sudah diproses oleh pejabat pengadaan. Perbekalan yang bernilai
dibawah Rp 5.000.000,- maka BA pemeriksaan dan BA penerimaan dilakukan oleh Penyimpan Barang Medik. Saat dilakukan pemeriksaan tersebut berpedoman
pada SP Surat Pesanan, faktur penjualan dan persyaratan persyaratan yang mengikat. Bila barang yang tercantum dalam surat pesanan SP telah sesuai
dengan spesifikasi barang tanggal kadaluarsa, merek, macam atau jenis, jumlah dan harga maka berita acara penerimaan barang BA Penerimaan ditandatangani
oleh Penyimpan Barang Medik Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Jawa Timur, 2014.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 34
Perbekalan farmasi yang dilakukan pemeriksaan dan penerimaan selain harus sesuai dengan SP dan Faktur juga harus dilengkapi dengan Material Safety
Data Sheet MSDS untuk perbekalan farmasi Barang Beracun dan Berbahaya B3, certificate of origin khusus untuk alat kesehatan dan Sertifikat Analisa
Produk untuk Antiseptik dan Desinfektan.
3.2.3.4.Penyimpanan dan Pengamanan di UPPFS
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang
berisiko dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Adapun tujuan dari penyimpanan tersebut adalah:
1. Menyimpan obat yang bermutu baik dan siap didistribusikan
2. Barang terhindar dari kerusakan
3. Barang aman dari kehilangan dan pencurian
4. Pengawasan stok lebih mudah
Sistem penyimpanan di Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soetomo terdiri dari beberapa
ruangan penyimpanan tergantung dari jenis sediannya yang terdiri dari: 1.
Ruang radiodiagnostik 2.
Ruang laboratorium dan reagen 3.
Ruang cairan Standar 4.
Ruang bahan-bahan asam 5.
Lemari khusus untuk barang-barang highalert 6.
Lemari cold storage khusus untuk bahan-bahan yang mudah menguap Selain itu metode penyimpanan Perbekalan farmasi di UPPFS disimpan juga
berdasarkan jenis sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO dan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi. UPPFS juga menggunakan metode two bin system, yaitu perbekalan farmasi tidak hanya disimpan di gudang UPPFS, namun juga terdapat di masing-
masing UPF, sehingga sebelum perbekalan farmasi di UPF mengalami kekosongan, maka UPF akan menghubungi UPPFS untuk menyediakan kembali
perbekalan farmasi tersebut. Gas-gas medis yang dipergunakan cukup berbahaya,
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 35
memiliki tekanan yang tinggi dan mudah terbakar, sehingga dalam penanganannya perlu ketelitian dan kewaspadaan agar jangan sampai terjadi
accident.
3.2.3.5.Pendistribusian
Pendistribusian pada Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS RSUD Dr. Soetomo merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkanmenyerahkan perbekalan farmasi standar dari tempat penyimpanan sampai kepada Unit Pelayanan FarmasiPoliBangsal dengan tetap menjamin
mutu, stabilitas, jenis, jumlah dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem distribusi tersebut dapat menjamin terlaksananya pengawasan
dan pengendalian
perbekalan farmasi
standar di
Unit Pelayanan
FarmasiPoliBangsal tersebut. Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar UPPFS di RSUD Dr.
Soetomo menggunakan prinsip First In First Out FIFO dalam pendistribusian perbekalan farmasi standar, di mana barang yang dikeluarkan lebih dahulu adalah
barang yang datang lebih dahulu. Selain itu, prinsip First Expired Date First Out FEFO juga digunakan dalam pendistribusian perbekalan farmasi standar, yaitu
obat dengan tanggal kadaluarsa lebih dekatcepat dikeluarkan lebih dahulu. Pendistribusian perbekalan farmasi standar ke ruangan PoliBangsal dilakukan
langsung dari UPPFS. Pendistribusian perbekalan farmasi standar ke GBPT, GPDT, GRIU dan IRD dilakukan melalui Loket Pelayanan Distribusi ke ruangan -
ruanganUnit Pelayanan Farmasi UPF masing-masing tempat tersebut permintaan bahan laboratoriumreagen dan X-Rayfilm untuk Gedung Pusat
Diagnostik Terpadu GPDT dilayani dari UPF GPDT, namun di luar permintaan GPDT dilayani langsung melalui UPPFS, sedangkan untuk oksigen tabung
didistribusikan ke ruangan - ruangan sesuai permintaan ruangan. Pendistribusian oleh UPPFS untuk memenuhi kebutuhan UPF dilakukan tiap minggu. Dalam
melakukan pendistribusian terdapat bukti permintaan sebagai form permintaan yang diajukan oleh UPF ke UPPFS, sedangkan form yang diberikan oleh UPPFS
ke UPF sebagai tanda bukti penerimaan adalah bukti distribusi.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 36
3.2.3.6.Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan perbekalan farmasi standar merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi standar yang keluar dan
masuk di lingkungan IFRS Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran apabila terdapat mutu
obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran, serta untuk menjamin agar persediaan barang digunakan sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi
kekurangan maupun penumpukan. Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi di UPPFS meliputi:
1. Mencatat keluar masuknya perbekalan farmasi di UPPFS dalam kartu
induk, kartu stok gudang, buku penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai.
2. Menggunakan dokumen yang sah dari suplier seperti surat pemesanan,
surat perintah kerja atau kontrak, faktur pembelian penjualan, bukti barang keluar dan surat jalan.
Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan berkesinambungan bertujuan untuk meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar
barang, sehingga dapat menghindari kesalahan dalam penyaluran, dan juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, apakah perbekalan farmasi yang terdapat
dalam persediaan sudah sesuai dengan kebutuhan, tidak terjadi kekurangan atau penumpukan.
Hasil dari pencatatan digunakan sebagai sumber dalam melakukan pelaporan. Pelaporan adalah kegiatan komunikasi antara level manajemen,
penyiapan laporan akhir tahunan yang komprehensif. Laporan persediaan dan stok opname dilaporkan kepada atasan langsung setiap triwulan, laporan
pendistribusian dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap bulan dan laporan penyerapan anggaran dilaporkan kepada direktur dan Kepala Instalasi
Farmasi setiap triwulan. Parameter yang digunakan untuk evaluasi pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi jumlah uraian kebutuhan, dan surat
perjanjian jual beli, evaluasi waktu tanggal usulan, dan tanggal surat perintah kerja, evaluasi harga satuan dan evaluasi merek.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 37
3.2.3.7.Pengendalian dan Pemusnahan
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, Pengendalian dilakukan
terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Tujuan pengendalian persediaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangankekosongan, kerusakan,
kadaluwarsa, dan
kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai adalah: 1.
Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan slow moving; 2.
Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut death moving;
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
Pengendalian perbekalan farmasi juga dilakukan oleh unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Standar Instalasi Farmasi RSUD dr. Soetomo Surabaya, yaitu
melakukan stok opname setiap tiga bulan sekali. Pemantauan dan pengontrolan ketersediaan obat apakah stok fisik sama dengan data yang tertera, sedangkan
evaluasi terhadap persediaan yang termasuk slow moving maupun death moving tidak dilakukan secara rutin, hanya dilihat dari rekapan stok opname saja.
Kegiatan pemusnahan atau penghapusan dilakukan di Instalasi Sanitasi Lingkungan Instalasi Farmasi RSUD dr. Soetomo Surabaya sebagai bagian dari
siklus pengelolaan obat. Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus
dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Terlebih lagi persediaan perbekalan farmasi tersebut
merupakan aset milik negara. Sebelum melakukan pemusnahanpenghapusan, harus membuat Ijin
Pemusnahan barang perbekalan farmasi beserta daftar Pemusnahan barang perbekalan farmasi yang diajukan ke Direktur Rumah Sakit. Direktur Rumah
Sakit akan meneruskan ijin tersebut ke Gubernur pemerintah provinsi dan biro
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 38
keuangan, apabila ijin tersebut telah disetujui, maka direktur Rumah Sakit akan memberikan keputusan pelaksanan penghapusanpemusnahan kepada Kepala
Instalasi Farmasi, kemudian dibentuk panitia kecil untuk melakukan prosedur penghapusanpemusnahan
seperti membuat
berita acara
penghapusan pemusnahan, jadwal, metode dan tempat pemusnahan. Penghapusanpenghapusan
ini diajukan per periode waktu. Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila:
1. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
2. Telah kadaluwarsa;
3. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan
atau kepentingan ilmu pengetahuan 4.
Dicabut izin edarnya. Untuk pemusnahanpenghapusan Limbah B3 Bahan Beracun dan
Berbahaya dilakukan dengan tahapan berikut: 1.
Dibakar di Incinerator 1000ºC 2.
Sisa pembakaran dicor semen di dalam drum 3.
Pengolahan limbah dengan metode reuse, recycle, recovery Botol berkaca dapat dihancurkan terlebih dahulu baru dibuang, atau
dikembalikan kepada distributor. Gas medik yang telah habis digunakan tidak dimusnahkan tabungnya tetapi diisi ulang.
3.3. Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Individu UPPFI
3.3.1. Gambaran Umum UPPFI
Unit Penyimpanan Obat dan alkes Individu UPPFI merupakan salah satu unit fungsional dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit IFRS yang melakukan
pengelolaan obat dan alkes meliputi perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian obat dan alkes serta administrasi yang berada di bawah tanggung
jawab Instalasi Farmasi. Obat dan alkes yang dikelola UPPFI yaitu obat dan alat kesehatan berdasarkan peresepan dokter.
RSUD Dr. Soetomo melaksanakan sistem Badan Layanan Umum Daerah BLUD berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 29 Tahun 2008
tentang Pedoman Penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 39
Daerah Provinsi Jawa Timur. Pelaksanaan sistem BLUD memberikan kemudahan dan kewenangan yang lebih luas untuk rumah sakit dalam mengelola
keuangannya sendiri sehingga dalam perencanaan anggaran menjadi lebih fleksibel karena disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Pendapatan BLUD
dapat bersumber dari jasa layanan, hibah, hasil kerjasama dengan pihak lain, APBD dan APBN, serta pendapatan lain yang sah. Sumber dana untuk
penyediaan obat dan alkes di RSUD Dr. Soetomo berasal dari pendapatan fungsional rumah sakit.
Pengajuan anggaran tahunan yaitu dari Instalasi Farmasi melakukan evaluasi tahun sebelumnya berdasarkan metode konsumsi dalam 1 tahun. Sebelum
disetujui jumlah anggaran oleh DPR, maka DPR mengevaluasi jumlah anggaran yang diajukan dengan pendapatan pada tahun yang lalu. Jika pendapatan lebih
rendah dari anggaran, maka jumlah anggaran akan dikurangi. Sedangkan jika pendapatan lebih besar dari anggaran atau sama maka akan disetujui.
Sistem pengadaan di rumah sakit dapat dilakukan melalui pengadaan langsung, sistem tender dan e-purchasing. Pengadaanobat dan alkes melalui e-
purchasing secara teknis pemesananannya dilakukan ke distributor oleh ULP. E- purchasing adalah semua yang diajukan pemerintah dan sudah ditetapkan harga
pembeliannya. Pemesanan dengan e-purchasing memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungan menggunakan e-purchasing adalah harga obat
transparan, sudah diketahui harganya, dan tidak dipermainkan oleh distributor obat dan alkes. Kerugian menggunakan e-purchasing adalah barang terlambat
bahkan sampai terjadi kekosongan, penumpukan barang karena barang yang dipesan tidak langsung dikirim, tetapi menunggu beberapa bulan baru dikirim
semua.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 40
Struktur organisasi UPPFI RSUD Dr. Soetomo berada dibawah tanggung jawan Instalasi Farmasi Rumah Sakit IFRS dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 3.5 Strukur Organisasi UPPFI RSUD Dr. Soetomo
Kepala UPPFI dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh lima tenaga administrasi dan 16 Asisten Apoteker AA dan tiga pekarya. Jumlah admin ada 4
orang dibagi dalam 3 bagian yaitu 2 admin obat, 1 admin alkes, dan 1 admin usus propius UP. Jumlah AA pelaksana di UPPFI dibagi menjadi dua yaitu AA yang
bertanggungjawab dalam penyimpanan obat, alkes dan cairan serta AA yang bertanggungjawab dalam pendistribusian obat dan alkes ke UPF. Pembagian tugas
AA di UPPFI dibagi berdasarkan: 1.
Membuat perencanaan perbekalan farmasi sampai dengan proses penyimpanan,
2. Melakukan pendistribusian dan serah terima ke UPF
Bagian administrasi bertugas untuk mengecek semua berkas barang masuk maupun keluar di UPPFI, rekap faktur, dan membuat laporan. Laporan yang
dibuat adalah rekapitulasi hasil pengadaan. Laporan dapat dibuat jika sudah dimasukkan dalam PPTK.
Kepala IFRS
Kepala UPPFI Administrasi
4 orang
AA Penyimpanan Obat,
alkes dan nutrisi AA
Pendistribusian ke UPF
2 Admin Obat
1 Admin Alkes
1 Admin UP
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 41
Tiap tahap pelaksanaan dilakukan oleh orang yang berbeda, hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya tumpang tindih dalam melakukan suatu
tanggung jawab dan sebagai sarana controling.
3.3.2. Tujuan dan Manfaat PKPA di UPPFI
Tujuan PKPA di UPPFI yaitu mahasiwa dapat memahami dan mengerti peran farmasis dalam proses pengelolaan obat dan alkes individual dalam
penerapan sistem BLUD. Mahasiswa juga diharapkan mampu melakukan pengelolaan obat dan alkes individual di rumah sakit yang dapat menunjang
pelayanan pasien di RSUD Dr. Soetomo Surabaya, serta diharapkan mengetahui perbedaan antara UPPFI dan UPPFS dalam hal obat dan alkes dan paket
tindakannya, misalnya pada UPPFI memiliki tugas untuk melakukan perencanaan, pendistribusian, dan penyimpanan perbekalan individual berdasarkan resep dari
dokter, sedangkan pada UPPFS memiliki tugas untuk melakukan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dan alkes yang masuk dalam
komponen paket tindakan atau pemeriksaan yang tidak diresepkan, termasuk obat, alat kesehatan, bahan laboratorium atau reagen, x-ray film atau materi
radiodiagnostik, dan gas medik. Manfaat yang diharapkan dari PKPA ini yaitu agar mahasiswa PKPA
mampu memahami, mengerti dan melaksanakan tugas dan fungsi UPPFI dalam melakukan pengelolaan obat dan alkes individual yang meliputi perencanaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian obat dan alkes ke UPF serta pengendalian, evaluasi dan penghapusan obat dan alkes.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 42
3.3.3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di UPPFI
Gambar 3.6 Siklus Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Kegiatan manajemen yang dilakukan oleh UPPFI meliputi:
3.3.3.1. Perencanaan
Kegiatan perencanaan meliputi perencanaan anggaran dan perencanaan pengadaan. Perencanaan pengadaan alkes dan obat di UPPFI dilakukan 1 bulan
sekali. Perencanaan yang telah dilakukan IFRS, dilanjutkan ke PPTK kemudian ke KPA, selanjutnyadiserahkanke PPK. Dasar dari perencanaan adalah dengan
melihat dari pola konsumsi obat sebelumnya dengan cara mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes di rumah sakit setiap1 bulan sekali dan melihat stok obat dan alkes
yang masih tersisa, maka hasil evaluasi tersebut disesuaikan dengan anggaran. Apabila dibutuhkan barang cito tidak dilakukan perencanaan secara langsung,
namun perencanaannya dapat diajukan ke Pejabat Pembuat Komitmen PPK. Perencanaan pada UPPFI menggunakan Metode Konsumsi. Metode ini
diharapkan dapat menyediakan perbekalan farmasi sesuai dengan : 1.
Tepat waktu 2.
Tepat jumlah 3.
Tepat jenis 4.
Tepat harga
Pengawasan pemusnahan
atau penghapusan
perencanaan anggaran
perencanaan pengadaan
pemeriksaan dan
penerimaan penyimpanan
pendistribusian pencatatan
pelaporan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 43
5. Tidak terjadi kekosongan barang
6. Kesesuaian dana
Perencanaan obat dibuat secara rutin tiap bulan untuk selanjutnya diproses oleh panitia pengadaan. Perencanaan obat dan alkes di UPPFI dibuat berdasarkan:
1. E-Katalog untuk obat yang masuk dalam E-Katalog 2. Tender
3. Pengadaan Langsung untuk obat dengan nilai 200 juta Evaluasi perencanaan meliputi evaluasi ketersediaan dan penyerapan.
kesesuaian barang yang direncanakan dengan barang yang diterima. Anggaran di RSUD Dr. Soetomo dikelola dengan sistem BLUD Badan Layanan Umum
Daerah sehingga rumah sakit memiliki kewenangan untuk mengelola keuangan. Perencanaan obat dan alkes dibuat per periode bulanan tiap 1 bulan untuk
selanjutnya diproses oleh Panitia Pembuat Komitmen. Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Nasional, Formularium Rumah Sakit, Rekam
Medik Kesehatan, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan, persediaan barang di
gudang. UPPFI tidak menerima hibah.
3.3.3.2.Penerimaan dan Pemeriksaan
Pada saat penerimaan barang yang harus diperhatikan oleh Unit Penyimpanan Obat dan alkes Individual UPPFI adalah pemeriksaan kembali
kesesuaian dokumen-dokumen seperti faktur, surat pesanan, serah terima barang yang diterima meliputi jumlah, mutu, expired date, merek, harga dan spesifikasi
lain yang telah disepakati sebelumnya. Setelah diterima, data yang ada di faktur di-entry ke dalam komputer. Hal tersebut dilakukan untuk menjamin kualitas dan
kuantitas dari obat dan alkes yang diterima dari distributor. Alur administrasi dari penerimaan barang dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Pembelian 1juta Misalnya: untuk pembelian yang dilakukan segera cito, maka alur
administrasinya tidak diperlukan berita acara penerimaan dan pemeriksaan. Jadi pada waktu barang datang dilihat dan dicocokkan tentang kesesuaian
barang dengan fakturnya. Apabila sudah sesuai maka diberikan tanda tangan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 44
dan stempel pada faktur oleh penerima dan penyimpan Penanggung jawabUPPFI.
2. Pembelian 1 juta-5 juta Menggunakan berita acara penerimaan barang yang ditandatangani
oleh Kepala Cabang Distributor dan Penanggungjawab UPPFI. 3. Pembelian 5 juta
Menggunakan berita acara penerimaan dan pemeriksaan yang ditanda tangani kepala cabang Distributor dan pejabat penerima hasil pekerjaan
yang ditunjuk oleh Gubernur. 4. Pembelian 10 juta-100 juta
Menggunakan berita acara penerimaan dan pemeriksaan serta adanya suratperintah kerja SPK.
5. Pembelian 100 juta Menggunakan berita acara penerimaan, pemeriksaan dan adanya surat
perintah kerja SPK serta adanya jaminan penawaran dan pelaksanaan.
3.3.3.3.Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan obat sehingga harus dilakukan sedemikian rupa agar kualitas mutu
dapat terjamin. Hal-hal yang harus diperhatikan yakni stabilitas agar barang terhindar dari kerusakan fisik, penyusunan obat dan alkes agar pencarian barang
mudah dan cepat sehingga dapat mencegah terjadinya medication error, barang aman dari pencurian dan mempermudah pengawasan stok barang. Oleh karena itu
penyimpanan harus aman, memenuhi syarat farmasetis serta tertib administrasi. Penyimpanan dan pengamanan persediaan memiliki tugas:
1. Merancang fisik dan peralatan yang diperlukan sesuai dengan undang-
undang dan peraturan yang berlaku untuk menjamin stabilitas obat. 2.
Merancang dan melaksanakan prosedur tetap pengamanan persediaan; 3.
Menjamin prosedur tetap agar selalu sesuai dengan kebutuhan. 4.
Menerima obat yang sudah sesuai dengan dokumen penyerta; 5.
Menyimpan obat sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipilih;
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 45
6. Menyiapkan administrasi semua penerimaan obat ke dalam kartu stok,
kartu stelling atau ke dalam data komputer; 7.
Melayani permintaan obat dari unit pelayanan, lengkap dengan sistem administrasinya;
8. Menggunakan sitem pengawasan yang menjamin kualitas obat dan
kondisi stok sehingga terhindar dari kerusakan, kehilangan, kesongan dan kelebihan stok;
9. Merancang, menggunakan, menjaga, meningkatkan sistem informasi agar
selalu sesuai dengan kebutuhan; 10.
Mendokumentasikan seluruh dokumen-dokumen pendukung seperti certificate of analysis, material safety data sheet dan lain-lain.
Penyimpanan obat di UPPFI perlu memperhatikan kondisi, sanitasi, temperatur, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan lantai tempat penyimpanan
dilengkapi dengan pallet untuk menjamin mutu produk serta menghindarkan dari gangguan tikus atau rayap. Selain itu penataan dan penyimpanan juga perlu
diperhatikan seperti menggunakan sistem First Expired First Out FEFO atau First In First Out FIFO untuk meminimalisir barang kadaluarsa atau rusak.
Obat-obatan yang mendekati waktu kadaluarsa biasanya 3 bulan sebelum kadaluarsa dapat diretur atau dikembalikan pada distributor untuk ditukar dengan
barang baru yang waktu kadaluarsanya lebih lama sesuai perjanjian dengan distributor.
Penyimpanan obat dan alkes di UPPFI berdasarkan Kelas terapi. Pengecekan suhu dilakukan sehari dua kali, yaitu pada pagi dan sore oleh asisten
apoteker. Obat High Alert Medication penyimpanannya terbagi dalam 2 lokasi. Untuk obat-obat yang tahan terhadap suhu ruangan disimpan dalam lemari dua
pintu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk obat yang tidak tahan pada suhu ruang disimpan dalam kulkas khusus, seperti obat high alert
yang tidak tahan pada suhu ruang. Narkotika dan Psikotropika merupakan obat yang adadi UPPFI dengan
penyimpanan khusus berdasarkan Permenkes RI Nomor 3 tahun 2015, diantaranya :
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 46
1. Tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika dapat berupa gudang,
ruangan, atau lemari khusus dan penyimpanan tidak diperuntukkan
barang selain narkotika atau pikotropika.
2. Gudang khusus yang dimaksud memiliki dinding dibuat dari tembok
dilengkapi dengan pintu jeruji besi dengan dua buah kunci yang berbeda.
Jika terdapat jendela atau ventilasi harus dilengkapi dengan jeruji besi.
3. Ruang khusus yang dimaksud memiliki dinding dan langit-langit terbuat
dari bahan yang kuat. Jika terdapat jendela atau ventilasi harus dilengkapi
dengan jeruji besi, memiliki satu pintu dengan buah kunci yang berbeda.
4. Lemari khusus yang dimaksud terbuat dari bahan yang kuat, tidak mudah
dipindahkan dan mempunyai dua buah kunci yang berbeda. Diletakkan di
sudut gudang, di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum.
5. Setiap kunci baik gudang, ruang atau lemari khusus dikuasai oleh
Apoteker Penanggung Jawab Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain
yang dikuasakan.
3.3.3.4.Pendistribusian
Tugas UPPFI salah satunya adalah mendistribusikan obat ke setiap UPF. UPF melakukan permintaan obat kepada UPPFI dengan cara entry secara online
satu hari sebelum UPF menerima obat. UPPFI akan mencetak form pemesanan dan menyiapkan sesuai dengan yang diminta oleh UPF.
Proses pendistribusian dilakukan setelah obatalkes yang diminta telah disiapkan disertai dengan form pendistribusian obat yang ditanda tangani oleh
Apoteker. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan selama pendistribusian sediaan yaitu:
1. UPF harus menyerahkan defecta permintaan barang sehari sebelumnya.
Contoh: serah terima barang hari senin maka defecta harus diserahkan ke bagian pendistribusi UPPFI hari sabtu.
2. Perencanaan dilakukan 1 bulan sekali pada pertengahan bulan untuk
bulanselanjutnya. Contoh: perencanaan tanggal 15 September untuk barang bulan Oktober.
3. Permintaan CITO adalah Permintaan darurat di luar jadwal serah terima.
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 47
Adapun alur distribusi UPPFI ke tiap UPF yaitu:
Gambar 3.7 Alur Distribusi UPPFI ke UPF
3.3.3.5.Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi obat dan alkes yang keluar dan masuk ke UPPFI. Adanya pencatatan
akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi kekeliruan. Pencatatan di UPPFI dilakukan secara manual dengan menggunakan kartu stok
dan secara komputerisasi. stock opname dilakukan tiap bulan untuk stock opname mandiri dan 3 bulan untuk stock opname besar. Tetapi setiap bulannya dilakukan
stock opname yang tidak dicatat untuk mengetahui kesesuaian antara data dengan stok yang ada.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan. Pelaporan
yag dilakukan yang di UPPFI antara lain: 1. Laporan narkotik, psikotropik, dan prekursor
2. Laporan penerimaanpengeluaran bulanan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Rumah Sakit di RSUD Dr. Soetomo
Pendidikan Profesi Apoteker Periode Oktober-Desember 2015 48
3. Laporan persediaan triwulan dengan melakukan Stock Opname 4. Laporan penyerapan anggaran
3.3.3.6. Pemusnahan dan Penghapusan
Obat-obat yang rusak dan kadaluarsa di UPPFI dicatat jenis dan jumlahnya untuk kemudian dimusnahkan bersamaan dengan perbekalan farmasi dari UPPFS.
Sebelum dilakukan pemusnahan, perlu diajukan permohonan pemusnahan kepada Direktur Rumah Sakit. Direktur Rumah Sakit meminta persetujuan Pemerintah
Provinsi dan Biro Keuangan. Apabila pemerintah Provinsi dan Biro Keuangan menyetujui, maka Direktur Rumah Sakit akan memberi surat keputusan
pelaksanaan pemusnahan dan penghapusan kepada Kepala Instalasi Famasi Rumah Sakit, kemudian dibentuk panitia kecil untuk melakukan prosedur
pemusnahandanpenghapusan. Penghapusan dokumen diajukan per periode waktu.
3.3.3.7. Tugas Terstruktur
Berikut adalah tugas-tugas terstruktur dari setiap kelompok Praktek Kerja Profesi Apoteker PKPA di Unit Penyimpanan Perbekalan Farmasi Individual:
Tabel 3.1 Tugas Terstruktur di UPPFI No.
Kelompok Tugas
1. Kelompok 1