2. Waktu Kerja Proses
Waktu kerja proses di Begerpang POM tergantung pada ketersediaan bahan baku tandan buah segar, sisa tandan buah segar sehari sebelumnya, dan program
pemeliharaan pabrik. 3.
Waktu Kerja Kantor Jadwal kerja kantor di Begerpang POM dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Waktu Kerja Kantor Jam Kerja Kantor WIB
Keterangan
07.00 – 09.30 Kerja
09.30 – 10.00 Istirahat
10.00 – 14.30 Kerja
2.4. SupplierApproval
Pada PT. PP. Lonsum Bagerpang POM telah ditetapkan prosedur ketentuan untuk tiap supplier. Prosedur ini disusun agar dalam pemilihan supplier untuk
pemasokan barang yang dibutuhkan oleh PT. PP. Lonsum Bagerpang POM dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Rincian prosedur ketentuan tersebut
diuraikan sebagai berikut: 1.
PT. PP. Lonsum Bagerpang POM membagi kriteria supplier menjadi supplier lokal dan supplier eksternal.
a. Supplier
lokal adalah supplier yang menyuplai barang
consumable.Produk yang disuplai oleh supplier lokal adalah pallet, obat- obatan, alat-alat dapur, alat-alat kebersihan, dan alat tulis kantor.
Universitas Sumatera Utara
b. Supplier eksternal adalah supplier yang menyuplaimemasok barang atau
material yang berhubungan dengan proses produksi. Produk yang disupplai supplier eksternal adalah sebagai berikut:
1 Raw material TBS untuk Departemen PKS, CPO untuk Departemen
Refrenary, dan PK untuk Departemen Palm Kernel Plant. 2
Chemical CaCO3, Bleaching Earth, Phosporic Acis, Activate Carbon
3 Ingredient antioxidant, anti crystal, anti foaming, vitamin
4 Packaging Material.
2. Syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi supplier yaitu:
a. Harga yang bersaing
b. Mutuquality barang yang disupplai
c. Food safety
d. Ketepatan waktu dalam pengiriman barang
e. Untuk TBS, supplier harus memiliki kebun dan bukan merupakan hasil
buah curian maupun reject dari sortasi PKS lain. 2.
Supplier harus memenuhi kriteria perusahaan yang memperhatikan aspek: a.
Keselamatan dan kesehatan kerja b.
Pencegahan pencemaran c.
Sosial 3.
Supplier yang ingin menjalin kontrak dengan PT. PP. Lonsum Bagerpang POM wajib membuat surat perjanjian supplai barang dalam kop surat yang
Universitas Sumatera Utara
bermaterai Rp6000,- serta surat pernyataan Bank dalam kop surat bermaterai Rp6000,-.
4. Khusus suppliermaterial ingredient, chemical, dan packaging material harus
dilengkapi dengan data-data berikut: a.
CoA Certificate of Analysis untuk setiap pengiriman barang semua jenis material tersebut. CoA adalah surat yang berisikan hasil testpengujian
terhadap spesifikasi materialbarang yang disuplai. b.
MSDS Material Safety Data Sheet untuk setiap jenis material yang disupplai. MSDS adalah lembar data keamanan bahan atau dokumen yang
berisi penjelasan secara detail mengenai identifikasi produk, identifikasi bahaya, dan penanganan produk tersebut.
c. LoGLetter of Guarantee untuk setiap supplier. LoG adalah surat yang
berisikan bahwa supplier bersedia memberikan garansi baik berupa after sales service atas spesifikasi barang yang disuplai sesuai dengan yang
tercantum pada Purchasing Order PO. d.
Certificate of Halal untuk setiap supplieringredient dan chemical. e.
Certificate of Khoser untuk setiap supplieringredient dan chemical. 5.
Evaluasi terhadap supplier ingredient untuk seluruh ingredient, baik pengemas baik food contact dan non-food contact dan tambahan proses yang
digunakan dalam ingredient dan packaging untuk produk Yum Brands. Evaluasi yang dilakukan mencakup:
a. Asal negara ingredient.
Universitas Sumatera Utara
b. Identifikasi dan allergen yang diproses pada jalur yang sama, danatau
pabrik. c.
Food safety audit yang dilaksanakan pada pabrik supplieringredient yang mencakup elemen minimum yang terdapat dalam food safety audit pest
control, sanitation, operation and facility, good manufacturing practice, product protection, dan security.
d. Quality Assurance contact.
e. Program untuk mengendalikan ingredient dan produk yang tidak sesuai.
f. Vendor risk assessment.
g. Program preventive maintenance.
h. Program recall.
6. Supplier membuat daftar klasifikasi ingredient dan packaging material baik
food contact dan non-food contact. Klasifikasi yang dibuat berdasarkan: a.
High food safety risk untuk anti oxidant, anti foam dan plastic b.
Low food safety risk untuk chemical dan karton Daftar klasifikasi tersebut harus diberi tanggal dan dikendalikan.
7. PT. PP. Lonsum Bagerpang POM melakukan monitoring dan telusur
performancesupplier serta tindakan koreksi untuk masalah performance sebagai berikut:
a. Laporan pemenuhan spesifikasi barang. Untuk supplier kontrak, apabila
barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantumkan dalam Purchase Order PO, maka akan dibuat laporan return barang dan
tindakan koreksi yang diambil adalah barang akan dikembalikan 100.
Universitas Sumatera Utara
b. Laporan keterlambatan pengiriman barang oleh supplier.
1 Untuk supplier kontrak, apabila supplier terlambat mengirimkan
barang dalam jangka waktu yang telah dicantumkan dalam Purchase Order maka supplier akan dikenakan denda sebesar 0,1 per hari dari
harga barang yang dipesan atau 0,3 jika melewati 50 hari dari jangka waktu yang telah ditentukan atau yang tertulis dalam Purchase Order
PO, surat pernyataan supplai barang dan kontrak perjanjian jual beli. 2
Untuk supplier yang belumtidak menandatangani surat pernyataan supplai barang supplier tambahan, apabila terlambat mengirimkan
barang maka pembayaran tagihan supplier akan ditunda, sesuai dengan lamanya keterlambatan pengirimannya.
8. PT. PP. Lonsum Bagerpang POM membuat daftar supplier yang disetujui
untuk kontrak: a.
Daftarlist supplier harus diberi tanggal dan ditandatangani. b.
Update daftarlist supplier kontrak dilakukan setiap setahun sekali. c.
Khusus untuk supplier kontrak TBS, pihak PKS turut serta mengontrol kebun supplier demi kelancaran bahan baku yang masuk.
9. Supplier kontrak akan didiskualifikasi apabila:
a. Terlambat melakukan pengiriman barang berulang kali dalam setahun.
b. Supplier
melakukan kecurangankesengajaan dalam melakukan pengiriman barang out specification.
10. PT. PP. Lonsum Bagerpang POM melakukan food safety audit terhadap
supplieringredient dan packaging material baik food contact maupun non-
Universitas Sumatera Utara
food contact minimal satu tahun sekali. Food safety audit yang dilaksanakan harus mencakup elemen dasar dari Yum Brands Safety Audit pest control,
sanitation, operation and facility, good manufacturing practice, product protection, product recovery, dan security. Audit supplier dilakukan dengan
visit supplier atau meminta supplier mengisi Questioner AuditSupplier. 11.
PT. PP. Lonsum Bagerpang POM melakukan review terhadap audit supplier dan mencatat masalah kritis yang ditemukan selama audit.
12. Supplier yang mengirimkan barang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan
oleh perusahaan selama setahun, dipakai sebagai supplier kontrak untuk satu tahun kedepannya ditentukan saat audit.
13. Untuk supplier kontrak yang tidak melakukan supplai barang lagi dalam
jangka waktu evaluasi maka supplier tersebut dinilai mengundurkan diri dari perusahaan.
14. Semua rekaman dari pihak pembelian harus didokumentasikan dengan baik
dan mengacu kepada Prosedur Pengendalian Catatan Mutu QPMNA-00- 004.
2.5. Prosedur Pembelian Barang
