kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UKUPT bervariasi
menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi
sebesar Rp 115.000.000 per tahun.
4.2. Analisis Pengendalian TI
Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu untuk memberdayakan peran perpustakaan sebagai media untuk
mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan
UKUPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UKUPT. Analisis
pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.
4.2.1. Plan and organise PO
Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima,
proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan
Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah
dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul
pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.1.2. Define the Information Architecture
Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan
layanan perpustakaan UKUPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di UKUPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa
maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap perpustakaan UKUPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh
PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction
Perpustakaan UKUPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem
pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan
yang dikelola UKUPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan
sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh perpustakaan UKUPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas
sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan
ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola perpustakaan UKUPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships
Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian
tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
4.2.1.5. Manage the IT Investment
Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang
cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam
pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun
Badan Litbang Pertanian melalui UKUPT terkait telah berusaha memperbaiki kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk
pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction
Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus.
Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari
keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya adalah
adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UKUPT dalam bentuk alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap
tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di
perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources
UKUPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang
bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh
perpustakaan UKUPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UKUPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang
diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
rata-rata 3 orang per UKUPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UKUPT adalah dengan jumlah
kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UKUPT.
Namun ada beberapa UKUPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality
Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam
pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan
kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang
sama untuk setiap UKUPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan
kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks
Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT
dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan
resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh
Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko.
Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima acceptable risks, maka diperlukan respon resiko tambahan.
4.2.1.10. Manage Projects
Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai
tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan
cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen
memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.
4.2.2. Acquire and Implement AI
Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini
melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi tujuan yang diharapkan oleh institusi.
4.2.2.1. Identify Automated Solutions
Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang
efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam
memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi
yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.
4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software
Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan
keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan
perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan layanan perpustakaan berbasis TI.
