4.1.2.4. Organisasi dan Manajemen
Struktur organisasi unit perpustakaan dan unit TI di Unit Kerja eselon II Pusat Penelitian dan PengembanganBalai Besar Badan Litbang Pertanian saat
ini berada dibawah Seksi Pendayagunaan Hasil Penelitian, di Unit Pelaksana Teknis Balai Penelitian berada dibawah Seksi Jasa Penelitian, sedangkan di Unit
Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dibawah Seksi Kerjasama dan Pelayanan Pengkajian, dengan level eselon IV. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit
perpustakaan, kepala UKUPT menetapkan penanggung jawabkoordinator perpustakaan yaitu seseorang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap
kegiatan yang berlangsung di perpustakaan, namun tanpa mendelegasikan alokasi pekerjaan secara formal dan tertulis. Penanggung jawabkoordinator perpustakaan
ini berada dibawah dan bertanggungjawab kepada unit eselon IV. Pada aspek manajerial pengorganisasian, penanggung jawabkoordinator perpustakaan
memiliki kewenangan untuk mengorganisasi pekerjaan sesuai dengan kompetensinya sebagai pustakawan profesional
khususnya dalam mengembangkan program perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Namun untuk
perencanaan anggaran pengadaan koleksi dan pembelian alat yang dibutuhkan perpustakaan maupun pemberian penilaian DP3 pustakawan yang disupervisi oleh
penanggungjawab koordinator perpustakaan adalah kewenangan kepala unit eselon IV terkait. Penanggungjawabkoordinator perpustakaan hanya diminta
memberikan daftar kebutuhan. Dengan kewenangan yang terbatas itu menyebabkan tidak cukup memberi ruang bagi penanggungjawabkoordinator
perpustakaan untuk menerapkan prinsip manajemen dalam pekerjaannya. Unit perpustakaan di PUSTAKA terefleksi dalam Bidang Perpustakaan
dengan level eselon III. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, Bidang Perpustakaan ini dibantu oleh dua Sub Bidang dengan tugasnya masing-masing
yaitu: 1 Sub Bidang Pengelolaan Sumberdaya Perpustakaan yang memiliki tugas untuk mengelola sumberdaya perpustakaan dari pengadaan koleksi, pengolahan
koleksi, sampai dengan perawatan koleksi; dan 2 Sub Bidang Pelayanan Perpustakaan, merupakan front end dari layanan perpustakaan. Pembagian tugas
di Bidang Perpustakaan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan kompetensi sumberdaya manusia perpustakaan yang tersedia. Unit TI di PUSTAKA terefleksi
dalam Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi IPTEK dengan level eselon IV. Dalam hal ini unit TI merupakan unit TI yang sesungguhnya dan
mengemban tugas-tugas TI untuk menggerakkan seluruh proses bisnis yang ada. Pembagian tugas-tugas TI seperti database admin, network admin, programmer,
system analyst dan sebagainya sudah dilakukan dengan baik.
4.1.2.5. Sumberdaya Manusia
Agar pelaksanaan tugas perpustakaan dapat berjalan secara optimal, perpustakaan wajib memiliki sumberdaya manusia yang proporsional
sesuai dengan volume kerja perpustakaan. Sumberdaya manusia perpustakaan ini terdiri
atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional perpustakaan. Sampai dengan tahun 2011, UKUPT Badan Litbang Pertanian
memiliki sumberdaya manusia pengelola perpustakaan sebanyak 162 orang dengan rata-rata 3 orang per unit kerja dengan kisaran tertinggi sebanyak 6 orang
di BB Veteriner. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UKUPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang.
Oleh karena itu masih dibutuhkan tambahan SDM sebanyak 154 orang untuk seluruh UKUPT. Namun jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan
tidak secara langsung mencirikan berkembang tidaknya suatu perpustakaan, karena dari data yang diperoleh ada perpustakaan yang berkembang dengan baik
walaupun hanya ditangani oleh satu orang pengelola. Secara rinci kondisi saat ini dan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan untuk setiap
UKUPT dijabarkan dalam Tabel 9. Dari 162 orang tenaga pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UKUPT Badan Litbang Pertanian tersebut tidak
ada seorangpun yang menggunakan seluruh waktu yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya sebagai pengelola
perpustakaan. Waktu efektif yang digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk melakukan pekerjaan sesuai tupoksinya rata-rata hanya 89, sedangkan sisa
waktu sebesar 11 digunakan untuk melakukan pekerjaan diluar tupoksinya. Hal ini terkait dengan kebijakan di masing-masing UKUPT yang melibatkan
pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan.
Tabel 9 Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UKUPT
No UNIT KERJA
SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA PERPUSTAKAAN KONDISI SAAT INI
TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN
1 SEKRETARIAT BADAN 1
4 2 PUSLITBANGTAN
4 1
3 PUSLITBANGHORT 2
3 4 PUSLITBANGBUN
4 1
5 PUSLITBANGNAK 2
3 6 PSEKP
4 1
7 BB MEKTAN 1
4 8 BB BIOGEN
3 2
9 BBSDLPBALITTANAH 4
1 10 BB PASCAPANEN
1 4
11 BB PADI 3
2 12 BB VETERINER
6 13 BBP2TP
4 1
14 BALITKABI 3
2 15 BALIT SEREAL
4 1
16 BALITSA 2
3 17 BALITBU
2 3
18 BALITHI 4
1 19 BALITJESTRO
1 4
20 BALITTRO 4
1 21 BALITTAS
2 3
22 BALITTRI 3
2 23 BALITNAK
5 24 BALITTRA
5 25 BALITKLIMAT
3 2
26 BALINGTAN 2
3 27 BALITKA
2 3
28 LOLIT TUNGGRO 2
3 29 LOLIT SAPI POTONG
2 3
30 LOLIT KAMBING POTONG 2
3 31 BPTP SUMUT
3 2
32 BPTP NAD 1
4 33 BPTP SUMBAR
4 1
34 BPTP LAMPUNG 2
3 35 BPTP SUMSEL
2 3
36 BPTP JAMBI 1
4 37 BPTP BANTEN
1 4
38 BPTP JAKARTA 2
3 39 BPTP JAWA BARAT
2 3
40 BPTP JAWA TENGAH 5
41 BPTP DIY 4
1 42 BPTP JAWA TIMUR
3 2
43 BPTP KALSEL 3
2 44 BPTP KALTENG
2 3
45 BPTP KALBAR 3
2 46 BPTP NTT
4 1
47 BPTP BALI 3
2 48 BPTP SULSEL
2 3
49 BPTP SULTENG 1
4 50 BPTP SULUT
2 3
51 BPTP MALUKU 3
2 52 BPTP BABEL
1 4
53 BPTP BENGKULU 2
3 54 BPTP RIAU
3 2
55 BPTP GORONTALO 1
4 56 BPTP PAPUA
2 3
57 BPTP PAPUA BARAT 2
3 58 LRPI
1 4
59 PPKS 2
3 60 BALIT KARET
1 4
61 BALIT SEMBAWA 2
3 62 P3GULA INDONESIA
1 4
63 PUSLIT KOPI KAKAO 4
1
162 154
Sumberdaya manusia pengelola TI UKUPT Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 112 orang. Namun dalam pelaksanaannya ada 17 orang
pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi di bidang TI sehingga dilibatkan dalam pengelolaan TI UKUPT. Sumberdaya manusia pengelola
perpustakaan UKUPT tersebut berasal dari Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen, Balitklimat, Balingtan, Balittas, Balitkabi, BPATP, BPTP Sumbar,
BPTP Sulut, BPTP NTT, BPTP Jakarta, BPTP Jogjakarta, BPTP Papua, BPTP Babel, Lolit Sapi Potong, Lolit Kambing Potong, dan Lolit Penyakit Tungro.
Secara rinci kondisi sumberdaya manusia pengelola TI UKUPT lingkup Badan Litbang Pertanian dijabarkan dalam Tabel 10.
Tabel 10 Sumberdaya manusia pengelola TI UKUPT Badan Litbang Pertanian
NO UNIT KERJA
SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA TI
1 BPATP
3 2
BALITBU 2
3 BALITKLIMAT
2 4
PUSLITBANGNAK 2
5 BBSDLP
2 6
BALITTRI 1
7 BALITKABI
2 8
BALITSA 2
9 BBALITVET
2 10
PSEKP 1
11 BBP MEKTAN
2 12
BALITTRA 2
13 BB PASCAPANEN
2 14
BALITTRO 2
15 BALINGTAN
2 16
BALITTAS 2
17 PUSLITBANGTAN
2 18
BALITSA 2
19 BALITJESTRO
2 20
BALITKA 1
21 PUSLITBANGHORTI
2 22
PUSLITBANGBUN 2
23 BALITTANAH
3 24
BALITNAK 2
25 BB2TP
2 26
BALITSEREAL 2
27 BB PADI
2 28
BB Biogen 2
29 BPTP NAD
30 BPTP NAD
2 31
BPTP Sumatera Utara 1
32 BPTP Sumatera Barat
2 33
BPTP Jambi 2
34 BPTP Riau
2 35
BPTP Sumatera Selatan 1
36 BPTP Bengkulu
2 37
BPTP Lampung 1
38 BPTP Bangka Belitung
2 39
BPTP Banten 3
40 BPTP DKI
2 41
BPTP Jawa Barat 2
42 BPTP DI. Yogyakarta
2 43
BPTP Jawa Tengah 2
44 BPTP Jawa Timur
2 45
BPTP Bali 46
BPTP NTB 2
47 BPTP NTT
1 48
BPTP Kalimantan Tengah 2
49 BPTP Kalimantan Barat
1 50
BPTP Kalimantan Timur 2
51 BPTP Kalimantan Selatan
1 52
BPTP Sulawesi Utara 2
53 BPTP Sulawesi Selatan
2 54
BPTP Sulawesi Tenggara 1
55 BPTP Sulawesi Tengah
1 56
BPTP Gorontalo 1
57 BPTP Maluku
1 58
BPTP Maluku Utara 1
59 BPTP Papua
3 60
BPTP Papua Barat 61
Satker Sulawesi Barat 2
62 Loka Penelitian Penyakit Tungro
2 63
Loka Penelitian Sapi Potong 3
64 Loka Penelitian Kambing Potong
1
112
Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola
TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu
yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.
4.1.2.6. Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UKUPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database. Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528
yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi
database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak
77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan dijabarkan pada Tabel 11.
Tabel 11 Koleksi perpustakaan UKUPT Badan Litbang Pertanian
BUKU MJL SK
CDR VCDV AVA BUKU MJL IPTAN PTTAN KPTAN FOTO
EJR 1
SEKRETARIAT BADAN 2
PUSLITBANGTAN 11000 19000
2 1900
3 PUSLITBANGHORT
340 344
8 340
4 PUSLITBANGBUN
2.400 248
3 29
1800 2000
5 PUSLITBANGNAK
400 100
20 1
1 500
15 6
PSEKP 5892
2947 20
5892 3641
2947 7
BB MEKTAN 1900
250 90
1900 8
BB BIOGEN 3596
1345 2
15 2129
2095 9
BBSDLPBALITTANAH 137
24 2
7 112
300 10 BB PASCAPANEN
500 40
ada ada
ada ada
ada ada
ada 11 BB PADI
4908 953
5756 34
6145 953
20244 100
12 BB VETERINER 12439
864 39
57 2723
1070 1338
953 13 BBP2TP
1343 1134
1 3
3 13
1343 3626
2700 14 LRPI
1700 62
3 0 14000
200 15 BALIT SEREAL
777 98
3 820
16 BALITSA 500
33 4
10 1
30 178
2828 3
17 BALITBU 2050
203 473
39 56
15 5
18 BALITHI 200
10 2
17 1
53 19 BALITJESTRO
678 12
2 705
49 314
807 20 BALITTRO
16537 1498
2 10
2522 14810
21 BALITTAS 1725
202 2
3 1752
306 1877
22 BALITKABI 6634
388 3284
388 13238
23 BALITTRI 582
3648 4
582 235
3648 24 BALITNAK
5062 300
2 10
25 UNIT KERJA
CETAK OFF-LINE
DATABASE KOLEKSI PERPUSTAKAAN
NO
MJL: Majalah, SK: Surat Keputusan, AVA: Audio Visual Aids, IPTAN: Informasi Pertanian , PTTAN: Paket Teknologi Pertanian , KPTAN: Komponen Teknologi Pertanian , EJR: Elektronik Jurnal
Koleksi perpustakaan ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Secara rinci diagram alir perolehan koleksi perpustakaan
dijabarkan dalam Gambar 12.
25 BALITTRA 3620
815 3
120 1377
26 BALITKLIMAT 230
453 1
3 230
453 86
27 BALINGTAN 1212
377 2
717 230
379 28 BALITKA
903 5171
1 840
29 LOLIT TUNGGRO 80
22 1
6 2
30 LOLIT SAPI POTONG 1036
1023 2
3 310
77 35
4 3
310 31 LOLIT KAMBING POTONG
2931 265
5 5
150 32 PPKS
9646 197
8 14
9646 574
33 BPTP SUMUT 2,042
5,368 4
1 1
1735 2,600 781
32 3
34 BPTP NAD 2,354
234 2
35 BPTP SUMBAR 1,500
150 3
2 4
853 32
36 BPTP LAMPUNG 17
37 BPTP SUMSEL 870
575 85
50 150
50 5
3 250
38 BPTP JAMBI 2,621
60 3
28 1,330
346 237
116 8
39 BPTP BANTEN 858
577 12
33 9
3 319
235 200
40 BPTP JAKARTA 2,000
250 14
6 250
190 4
12 41 BPTP JAWA BARAT
1,814 148
10 20
1,004 235
557 82
42 BPTP JAWA TENGAH 3,100
102 32
3 83
3,100 87
283 43 BPTP DIY
2,468 96
2 812
607 44 BPTP JAWA TIMUR
5,884 568
37 337
84 10,339
45 BPTP KALSEL 2,753
228 1
22 16
3 50
46 BPTP KALTENG 380
40 10
5 2,559 1,260
47 BPTP KALBAR 675
569 78
1 48 BPTP NTT
1,395 413
3 13
1 105
235 72
4 23
58 49 BPTP BALI
1,500 33
2 13
280 50 BPTP SULSEL
2,817 3,636
20 17
331 2,817
20 3,363
2 51 BPTP SULTENG
1,800 400
1 28
607 24
19 32
52 BPTP SULUT 53 BPTP MALUKU
213 2260
150 55
54 BPTP BABEL 350
74 10
55 BPTP BENGKULU 2680
200 375
1057 149
56 BPTP RIAU 2204
751 40
53 2,204
38 756
57 BPTP GORONTALO 465
250 80
137 58 BPTP PAPUA
200 45
50 269
54 59 BPTP PAPUA BARAT
15 10
2 2
Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian Budiarto 2010
4.1.2.7. Anggaran
Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loanpinjaman
luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh tersebut sebagian besar digunakan oleh UKUPT untuk gaji pegawai dan biaya
kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UKUPT seringkali tidak
mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis
TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan
perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di UKUPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam
bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal ini memberikan peluang bagi perpustakaan UKUPT untuk dapat meningkatkan
infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena
dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional
Kategori