Evaluation of IT Governance at the Library of Indonesian Agency for Agricultural Research and Development Using COBIT Framework

MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT

BOY DEWA PRIAMBADA

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Evaluasi Tata Kelola TI pada Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir tesis ini.

Bogor, Juli 2012

Boy Dewa Priambada NRP G651090281

Indonesian Agency for Agricultural Research and Development Using

COBIT Framework. Under Direction of FIRMAN ARDIANSYAH and

FAOZAN.

The purpose of this research is to perform measurements toward the IT utilisation in the libraries management using the COBIT framework. This research conducted an evaluation the IT utilisation by the Indonesian Agency for Agricultural Research in library management. Evaluation restricted to the control process with the priority scale obtained by using the method of AHP. The control process is managing quality, enable operation and use, manage the physical environment, and provide IT governance. From the results of the evaluation is known that the current maturity level is level 3 (defined), while the level of maturity expected the institution is level 4 (managed and measurable). Gap on maturity level can be grave implications for the overall management of the library. Corrective measures that can be done is as follows: 1. Library management conducted by professional, semi-professional personnel, and non-professional library staff, 2. The library personnel just do the work in accordance with the main task, 3. Library manager is obliged to report its activities to the head of the UK/UPT-related and PUSTAKA.

Keywords: IT Governance, Library, Indonesian Agency for Agricultural Research and Development, COBIT Framework.

Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT. Dibimbing oleh FIRMAN ARDIANSYAH dan FAOZAN.

Perpustakaan yang diselenggarakan Badan Litbang Pertanian merupakan perpustakaan berbasis TI. Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ini merupakan jaringan perpustakaan Unit kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh propinsi. Dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan TI. Agar perpustakaan yang diselenggarakan oleh Badan Litbang Pertanian dapat memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal keandalan, ketersediaan, aksesibilitas, maupun kegunaan baik diakses secara online maupun offline sehingga sumberdaya informasi yang dimiliki dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh pengguna, perlu ditunjang dengan tata kelola TI yang terstruktur dengan baik.

Penelitian ini bertujuan untuk melakukan pengukuran terhadap pemanfaatan TI dalam pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan kerangka kerja COBIT. Dari hasil pengukuran tersebut diharapkan dapat diidentifikasi kondisi tata kelola TI pada saat ini, kesenjangannya dengan kondisi ideal, dan perbaikan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan TI yang selaras dengan rencana pencapaian yang ditargetkan oleh instansi.

Penelitian ini bersifat evaluatif terhadap keempat domain dalam kerangka kerja COBIT. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan kuesioner. Namun sebelumnya, dilakukan penentuan proses kontrol yang terkait dengan ketersediaan layanan dengan menggunakan metode skala prioritas AHP. Berdasarkan perhitungan tingkat kepentingan menggunakan AHP didapatkan proses kontrol yang penting untuk dievaluasi yaitu manage quality, enable operation and use, manage the physical environment, dan provide IT governance

Dari hasil perhitungan tingkat kematangan diketahui bahwa tingkat kematangan yang berjalan diinstansi saat ini adalah pada level 3 yaitu didefinisikan, dimana prosedur distandarisasi dan didokumentasi kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Sedangkan tingkat kematangan yang diharapkan oleh instansi sesuai dengan visi, misi, dan tantangan masa depan adalah pada level 4 yaitu dikelola, dimana proses dimonitor dan diukur menggunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbedaan ini menyebabkan terjadinya kesenjangan tingkat kematangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan oleh instansi.

Kesenjangan tingkat kematangan ini dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian secara keseluruhan. Untuk memperbaiki tingkat kematangan saat ini sesuai dengan tingkat kematangan yang diharapkan, langkah-langkah perbaikan yang dapat dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian adalah sebagai berikut: 1. Memiliki kebijakan untuk menempatkan sumberdaya manusia yang berkompeten dalam pengelolaan perpustakaan yang terdiri atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional perpustakaan, 2. Tidak melibatkan pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan sehingga waktu yang dimilikinya efektif digunakan untuk

melakukan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya, dan 3. Mewajibkan pengelola perpustakaan untuk memberikan laporan baik kepada kepala UK/UPT terkait maupun PUSTAKA yang diberi mandat sebagai unit kerja pembina perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

Kata kunci: Tata kelola TI, Perpustakaan, Badan Litbang Pertanian, Kerangka Kerja COBIT.

© Hak Cipta milik IPB, tahun 2012 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB.

Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT

BOY DEWA PRIAMBADA

Tesis

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Komputer pada

Program Studi Ilmu Komputer

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITU PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2012

Nama : Boy Dewa Priambada

NRP : G651090281

Disetujui, Komisi Pembimbing

Ketua

Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si

Anggota Faozan, S.Si, M.Si.

Diketahui, Ketua Program Studi

Ilmu Komputer

Dekan Sekolah Pascasarjana

Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT. Dr. Ir. Dahrul Syah, Msc.Agr

Alhamdulillaahirobbil’aalamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah Nya sehingga penulisan tesis dengan judul “Evaluasi Tata Kelola TI pada Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT” berhasil diselesaikan oleh penulis.

Penyelesaian penulisan tesis ini tidak terlepas dari bantuan, arahan, dan dorongan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:

1. Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si selaku ketua komisi pembimbing dan Faozan, S.Si, M.Si selaku anggota komisi pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.

2. Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT. selaku penguji luar komisi atas masukan-masukan yang sangat berharga kepada penulis.

3. Bapak Kepala Badan Litbang Pertanian; Bapak Kapus PUSTAKA; Ibu Dr. Eko Sri Mulyani; Bapak Hasyim Asyari, MM. yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti program S2 pada program studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor.

4. Kedua Orang Tua, Bapak Mertua, Istriku tersayang dan anak-anakku yang telah memberikan bantuan dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini.

5. Rekan-rekan Bidang Program dan Evaluasi yang memberikan dukungan moril kepada penulis.

6. Rekan-rekan pengelola perpustakaan dan pengelola TI di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang telah membantu dalam pengumpulan data untuk tesis ini.

7. Pimpinan, staf akademik, pengajar, serta karyawan pada program studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor yang telah memberikan bantuan kepada penulis.

8. Rekan-rekan MKOM angkatan 2009 yang telah membantu penulis selama perkuliahan.

Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis sampaikan terima kasih dan penghargaaan yang setinggi-tingginya. Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis. Penulis menyadari bahwa penulisan tesis ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang bersifat membangun guna penyempurnaan tesis ini akan diterima dengan senang hati. Akhir kata, semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi para pembaca serta semua pihak yang memerlukannya.

Bogor, Juli 2012

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 2 Juni 1979 sebagai anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Drs. Otjim Alkasim Tjiptowardojo dan Mimin Sukaesih. Penulis menikah dengan Ira Mulyawanti, STP dan saat ini telah dikarunia dua orang anak, Muhammad Farrel Priambada dan Nakhwah Carissa Apsari.

Penulis menyelesaikan pendidikan menengah pada Sekolah Menegah Atas Negeri 109 Jakarta tahun1997. Pendidikan sarjana ditempuh di Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Komputer Universitas Gunadarma, lulus pada tahun 2001. Penulis mendapat kesempatan untuk mengikuti program S2 pada Program Studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor pada tahun 2009 atas beasiswa dari Badan Litbang Pertanian, Kementerian Pertanian.

Penulis bekerja sebagai staf di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, Badan Litbang Pertanian, Kementerian Pertanian sejak tahun 2002 sampai sekarang.

DAFTAR ISI ... xix

DAFTAR TABEL ... xxii

DAFTAR GAMBAR ...xxiv

I. PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Tujuan Penelitian ... 4

1.3. Ruang Lingkup Penelitian ... 4

1.4. Manfaat Penelitian ... 5

1.5. Sistematika Penulisan ... 5

II. TINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1. Konsep TI dan Tata Kelola TI ... 7

2.2. COBIT ... 11

2.3. Konsep Perpustakaan Berbasis TI ... 16

2.4. AHP ... 19

2.5. Teknik Pembuatan Skala ... 22

2.6. Validitas dan Reliabilitas Instrumen Penelitian ... 24

III. METODE PENELITIAN ... 25

3.1. Kerangka Pemikiran ... 25

3.2. Alur Penelitian ... 25

3.2.1. Teknik Pengumpulan Data ... 26

3.2.2. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ... 26

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 29

4.1. Analisis Lingkungan TI ... 29

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 29

4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 31

4.2.1. Pland and Organise ... 53

4.2.2. Acquire and Implement ... 57

4.2.3. Deliver and Support ... 59

4.2.4. Monitor and Evaluate ... 63

4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas ... 65

4.3.1. Plan and Organise ... 66

4.3.2. Acquire and Implement ... 67

4.3.3. Deliver and Support ... 68

4.3.4. Monitor and Evaluate ... 70

4.4. Indikator Kinerja ... 71

4.4.1. Plan and Organise ... 71

4.4.2. Acquire and Implement ... 72

4.4.3. Deliver and Support ... 73

4.4.4. Monitor and Evaluate ... 73

4.5. Pemetaan Tingkat Kematangan ... 74

4.5.1. Karakteristik Responden ... 75

4.5.2. Uji Validitas dan Reliabilitas ... 76

4.5.3. Tingkat Kematangan Manage Quality ... 78

4.5.4. Tingkat Kematangan Enable Operation and Use ... 80

4.5.5. Tingkat Kematangan Manage the Physical Environment ... 81

4.5.6. Tingkat Kematangan Provide IT Governance ... 82

4.6. Analisis Kesenjangan ... 84

4.7. Implikasi Tingkat Kematangan Proses Kontrol Terhadap Pengelolaan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 85

4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality ... 85

4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use ... 86

4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment ... 87

4.7.4. Implikasi pada Proses Kontrol Provide IT Governance ... 88

5.2. Saran ... 92

DAFTAR PUSTAKA ... 95

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Perbandingan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC 17799, dan COSO ... 10

2. Generic Maturity Model ... 16

3. Skala perbandingan berpasangan (pairwise comparasion scale) ... 21

4. Nilai tingkatan Skala Likert ... 22

5. Nilai absolut model kematangan COBIT ... 23

6. Skala pembulatan indeks ... 23

7. Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan

UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011 ... 39

8. Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan

Litbang Pertanian ... 40

9. Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia

pengelola perpustakaan UK/UPT ... 47

10.Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang

Pertanian ... 48

11.Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian ... 50

12.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas

tertinggi pada Domain Plan and Organise (PO) ... 67

13.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas

tertinggi pada Domain Acquire and Implement (AI) ... 68

14.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas

tertinggi pada Domain Deliver and Support (DS) ... 69

15.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas

tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME) ... 70 16. Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol

proses Manage Quality (PO8) ... 77

17.Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol

19.Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol

proses Provide IT Governance (ME4) ... 77 20.Nilai reliabilitas untuk setiap kontrol proses ... 78

21.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses

kontrol manage quality (PO8) ... 78 22.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage quality

(PO8) ... 79

23.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses

kontrol enable operation and use (AI4) ... 80

24.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol enable operation

and use (AI4) ... 81

25.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses

kontrol manage the physical environment (DS12) ... 81

26.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage the

physical environment (DS12) ... 82 27.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses

kontrol provide IT governance (ME4) ... 83

28.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol provide IT

governance (ME4) ... 84

29.Kesenjangan kondisi tingkat kematangan saat ini dengan kondisi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Pemetaan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO ... 11

2. Struktur hirarki AHP ... 20

3. Diagram aliran penelitian ... 26

4. Katalog Induk ... 34

5. Indonesiana ... 34

6. Katalog Online UK/UPT ... 34 7. Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 36

8. Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian ... 37

9. Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian ... 38 10.Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian ... 44

11.Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT

Badan Litbang Pertanian ... 44

12.Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 52

13.Sebaran responden berdasarkan jabatan ... 75

14.Sebaran responden berdasarkan jenis kelamin ... 76

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) merupakan lembaga penelitian di bawah Kementerian Pertanian RI yang khusus melakukan riset bidang pertanian dari hulu hingga hilir dalam mendukung pembangunan pertanian Indonesia yang dikenal sebagai negara agraris. Badan Litbang Pertanian mempunyai visi “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumberdaya lokal” (BPPP 2009). Salah satu cara yang digunakan dalam pencapaian visi tersebut adalah pemberdayaan peran perpustakaan sebagai media untuk mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian. Sampai dengan tahun 2009 di Badan Litbang Pertanian terdapat tenaga peneliti sebanyak 1.634 orang, tenaga perekayasa sebanyak 32 orang, dan tenaga penyuluh sebanyak 206 orang (BPPP 2009).

Penelitian adalah suatu proses penyelidikan secara sistematis yang ditujukan pada penyediaan informasi untuk menyelesaikan masalah-masalah (Cooper 1996). Penelitian umumnya diawali dengan penelitian sebelumnya, sehingga peran perpustakaan dalam penyediaan informasi hasil penelitian terdahulu dan termutakhir sangat diperlukan. Dalam perkembangannya perpustakaan tidak lepas dari dukungan teknologi. Teknologi informasi (TI) dan internet telah mendorong pada banyaknya koleksi (resource) yang tersedia dalam bentuk digital yang memunculkan gagasan untuk membentuk perpustakaan berbasis TI (Dwiyanto 2005). Pada tahun 2007, melalui Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) sebagai unit kerja eselon II yang memiliki mandat untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian mulai membangun perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI (PUSTAKA 2007).

Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ini merupakan jaringan perpustakaan Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh propinsi. Koordinasi dan kerjasama informasi perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian telah mempermudah penyebaran dan pencarian informasi pertanian yang dihasilkan para peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian. Dalam sistem ini, perpustakaan UK dan UPT memiliki dua kewajiban, yaitu: (1) menghimpun berbagai kegiatan yang dilakukan oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server perpustakaan unit kerja sehingga dapat diakses oleh seluruh staf unit kerja bersangkutan secara internal melalui intranet dan (2) melakukan updating data terhadap server utama sehingga informasi yang tersedia dapat diakses oleh pengguna melalui internet (Kusmayadi 2008). Dengan kondisi tersebut, sangat dibutuhkan keandalan infrastruktur komunikasi data atau jaringan komputer di masing-masing perpustakaan yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung aplikasi, aktivitas pelaporan, penyelesaian persoalan yang terjadi, dan bentuk komunikasi lainnya. Namun demikian, dalam pelaksanaannya keandalan infrastruktur masih menjadi suatu persoalan. Hal ini disebabkan oleh beberapa lokasi dari perpustakaan yang masih belum terjangkau oleh jaringan infrastruktur komunikasi data atau jaringan komputer yang memadai. Persoalan yang terjadi pada infrastruktur tersebut dapat mengganggu aktivitas operasional dan berdampak pada kinerja.

Badan Litbang Pertanian, dalam mengelola perpustakaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan TI. Sejauh ini sudah terjadi perubahan sumberdaya TI pendukung. Perubahan tersebut diantaranya adalah pengembangan aplikasi (aplikasi yang digunakan sebagai sistem temu-kembali informasi pada awalnya menggunakan CDS-ISIS dan saat ini telah menggunakan IGLOO dan pembangunan aplikasi buku tamu), perubahan infrastruktur pendukung (masing-masing perpustakaan UK dan UPT telah memiliki server lokal dan pada saat-saat tertentu melakukan updating data terhadap server utama), dan perubahan-perubahan lainnya dimaksudkan untuk memperoleh nilai TI yang mendukung proses bisnis dengan lebih baik. Layanan TI yang saat ini terjadi dalam penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian melibatkan bagian atau

fungsi TI yang bertindak sebagai penyedia layanan (container) dan fungsi atau bagian lainnya sebagai penyedia isi (content). Fungsi TI dalam mendukung aktivitas operasional penyedia layanan diantaranya adalah menangani masalah yang muncul dan mencari penyelesaiannya serta memberikan dukungan lainnya untuk kelancaran layanan tersebut. Sedangkan fungsi lainnya adalah sebagai penyedia isi dan menjalankan atau mengoperasionalkan aplikasi dari layanan TI yang diberikan. Bagian penyedia isi adalah pustakawan maupun pengelola perpustakaan UK dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Namun demikian, dalam pelaksanaannya pembagian tugas tersebut belum berjalan dengan sempurna. Bagian TI masih dilibatkan untuk menangani penyediaan isi. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kualitas kompetensi bagian penyedia isi dalam penerapan teknologi informasi.

Secara keseluruhan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian belum dapat dilakukan secara optimal karena selain keterbatasan sarana dan prasarana juga disebabkan masih belum optimalnya sosialisasi kepada pengguna baik internal maupun eksternal (Maksum 2010). Untuk saat ini layanan perpustakaan yang dapat diakses secara online pada situs web

online, hanya

perpustakaan unit kerja Pusat Penelitan dan Pengembangan Peternakan yang sudah memiliki koleksi pustaka dalam bentuk digital secara lengkap (fulltext) yang dapat didownload secara online. Namun layanan perpustakaan yang diakses secara offline atau datang langsung ke perpustakaan UK dan UPT bersangkutan, koleksi yang dimilikinya sebagian besar sudah dialihmediakan kedalam bentuk digital secara lengkap. Berdasarkan hasil analisis log webserver perpustakaan Badan Litbang Pertanian sampai dengan bulan Mei tahun 2011 rata-rata pengunjung yang mengakses layanan situs web ini per bulan adalah sebanyak 10.865 orang dengan rata-rata pengunjung per hari adalah sebanyak 350 orang. Dari rata-rata total hit pengunjung per bulan yaitu sebesar 155.059, ada sekitar 50.225 permintaan pengunjung yang tidak dapat dilayani. Tipe permintaan pengunjung yang tidak dapat dilayani tersebut adalah: “page not found” sebanyak 31.482, “internal server error” sebanyak 18.629, “forbidden” sebanyak 52,

“unauthorized” sebanyak 42, “method not allowed” sebanyak 15, “bad request” sebanyak 3, “requested range not satisfiable” sebanyak 2.

Agar perpustakaan yang dikelola oleh Badan Litbang Pertanian dapat memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal keandalan, ketersediaan, aksesibilitas, maupun kegunaannya yaitu dapat diakses secara online maupun offline perlu ditunjang dengan tata kelola TI yang terstruktur dengan baik. Dengan demikian, sumberdaya informasi yang dimiliki dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh pengguna. Salah satu standar yang dapat digunakan untuk mendukung tata kelola TI di instansi adalah menggunakan kerangka kerja Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Konsep dasar kerangka kerja COBIT adalah bahwa penentuan kendali dalam TI didasarkan kepada informasi yang diperlukan untuk mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan proses TI dan sumberdaya terkait.

1.2.Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk melakukan pengukuran terhadap pemanfaatan TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan kerangka kerja COBIT. Dari hasil pengukuran tersebut diharapkan dapat diidentifikasi kondisi tata kelola TI pada saat ini, kesenjangannya dengan kondisi ideal, dan perbaikan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan TI yang selaras dengan rencana pencapaian yang ditargetkan oleh instansi.

1.3.Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian adalah mengevaluasi kondisi tata kelola TI di Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berdasarkan kerangka kerja COBIT pada domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. Namun evaluasi tidak dilakukan secara keseluruhan terhadap proses kontrol dalam setiap domain. Evaluasi hanya dilakukan kepada proses kontrol yang diutamakan berdasarkan tingkat kepentingan dengan menggunakan skala prioritas Analytic Hierarchy Process (AHP).

1.4.Manfaat

Dengan adanya penelitian ini diharapkan perpustakaan berbasis TI yang dikelola Badan Litbang Pertanian dapat memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal keandalan, ketersediaan, aksesibilitas, maupun kegunaannya yaitu dapat diakses secara online maupun offline sehingga sumberdaya informasi yang dimiliki dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh pengguna. Dampak yang diharapkan adalah Badan Litbang Pertanian adalah dapat lebih dikenal oleh khalayak luas baik nasional maupun internasional sebagai instansi penelitian dibidang pertanian yang menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumberdaya lokal.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian masalah-masalah yang akan dibahas pada tiap-tiap bab. Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.

BAB I Pendahuluan, menjelaskan isi penelitian secara umum yakni latar belakang, tujuan, ruang lingkup, manfaat, dan sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan Pustaka, membahas teori-teori terkait yang digunakan sebagai dasar dalam penelitian ini.

BAB III Metode Penelitian, berisi uraian mengenai kerangka pemikiran dan alur penelitian.

BAB IV Hasil dan Pembahasan, berisi uraian mengenai analisis lingkungan TI di instansi, analisis pengendalian TI, perhitungan skala prioritas untuk kontrol proses setiap domain yang akan dievaluasi dan dibuatkan indikator kinerjanya, dan pemetaan tingkat kematangan, serta implikasi terhadap proses bisnis institusi.

BAB V Kesimpulan dan Saran, memuat kesimpulan penelitian dan saran-saran untuk kajian lebih lanjut.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep TI dan Tata Kelola TI

Teknologi informasi pada dasarnya adalah suatu istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan sebuah teknologi yang memungkinkan manusia untuk mencatat, menyimpan, mengolah, mengambil kembali, mengirim, dan menerima suatu informasi yang diinginkannya. Teknologi informasi merujuk pada segala bentuk teknologi terapan untuk pengolahan, menyimpan, dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronik (Lucas 2000). Secara lebih luas pengertian teknologi informasi adalah semua aspek yang berhubungan dengan mesin (komputer dan telekomunikasi) dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, mengirimkan, dan menerima suatu bentuk informasi. Teknologi informasi menggabungkan bidang teknologi seperti komputer, telekomunikasi dan elektronik dengan bidang informasi seperti data, fakta, dan proses.

Teknologi informasi telah menjadi penting dalam mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis di banyak organisasi. Organisasi sangat bergantung pada penggunaan teknologi informasi dalam menghadapi arus lingkungan bisnis yang dinamis dan bergerak cepat (Van Grembergen 2004). TI dan penggunaannya dalam lingkungan bisnis, telah mengalami transformasi mendasar dalam dekade terakhir. Pada masa lalu manajemen dapat mendelegasikan, mengabaikan atau menghindari keputusan TI, tetapi tidak untuk masa sekarang (Peterson 2004). Dengan semakin meningkatnya penggunaan TI dalam organisasi untuk pencapaian tujuan bisnis dibutuhkan suatu metode dalam pengelolaan TI. Tata kelola TI dipercaya sebagai solusi untuk memastikan bahwa TI dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi. Akademisi dan praktisi melakukan penelitian dan mengembangkan teori dan praktik terbaik dalam tata kelola TI (Peterson 2004).

Tata kelola TI merupakan suatu struktur dan proses yang saling berhubungan untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi melalui nilai tambah dan menyeimbangkan antara resiko, manfaat, dan proses TI. Tata kelola TI merupakan tanggungjawab

manajemen yang terdiri atas kepemimpinan, struktur organisasi, serta proses-proses yang memastikan TI mendukung objektifitas strategi bisnis organisasi (ITGI 2007). Dengan tata kelola TI, diharapkan manajemen dapat menentukan arah tata kelola TI dari organisasi yang dipimpinnya sehingga dengan penggunaan TI yang sudah tertata dengan baik mampu memberikan peluang bagi perkembangan organisasi dan menyediakan masukan yang penting bagi rencana strategis organisasi (Van Grembergen 2004). Tata kelola TI memadukan dan melembagakan praktik terbaik dari proses perencanaan, pengelolaan, dan pengawasan kinerja TI yang memastikan informasi organisasi dan teknologi terkait dapat mendukung pencapaian sasaran organisasi sehingga penggunaannya harus sesuai dengan tujuan berikut (ITGI 2007):

1. Keselarasan TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan yang dijanjikan.

2. Penggunaan TI memungkinkan organisasi mengeksploitasi peluang dan memaksimalkan keuntungan.

3. Penggunaan sumberdaya TI yang bertanggungjawab.

4. Penanganan manajemen resiko berkaitan dengan TI secara tepat.

Menurut ITGI (2007), dalam tata kelola TI terdapat 5 fokus area yang perlu diperhatikan yaitu keselarasan strategi, value delivery, manajemen sumberdaya, manajemen resiko, dan pengukuran kinerja. Keselarasan strategi difokuskan terhadap keselarasan strategi organisasi dan tujuan bisnis. Value delivery berhubungan dengan cara mengoptimalkan nilai tambah TI terhadap strategi organisasi. Manajemen sumberdaya berhubungan dengan optimasi pengadaan dan pengelolaan sumberdaya TI (aplikasi, informasi, infrastruktur, dan personal). Manajemen resiko difokuskan bagaimana mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut. Pengukuran kinerja difokuskan terhadap pengukuran dan pengawasan kinerja TI dan menyesuaikan penggunaan dengan kebutuhan bisnis organisasi.

Ada berbagai kerangka kerja tata kelola TI yang banyak digunakan saat ini, antara lain: COBIT, The IT Infrastructure Library (ITIL), ISO/IEC 17799, Committee of the Sponsoring Organizations (COSO). COBIT adalah kerangka kerja tata kelola TI dan toolset pendukung yang memungkinkan manajer untuk

menjembatani kesenjangan antara kebutuhan kontrol, masalah teknis dan risiko bisnis (ITGI 2007). COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute yang merupakan sebuah organisasi di Amerika Serikat yang melakukan studi model pengelolaan TI. Konsep dasar kerangka kerja COBIT menurut ITGI (2007) adalah penentuan kendali TI berdasarkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan proses TI dan sumber daya terkait. Dalam penerapan pengelolaan TI terdapat dua jenis model kendali, yaitu model kendali bisnis (business controls model) dan model kendali TI (IT focused control model), COBIT mencoba untuk menjembatani kesenjangan dari kedua jenis kendali tersebut.

The IT Infrastructure Library (ITIL), merupakan sebuah kerangka kerja pengelolaan TI dikembangkan oleh Office of Government Commerce (OGC) suatu badan dibawah pemerintah Inggris pada tahun 1980. Namun penggunaan ITIL baru meluas pada tahun 1990 dengan ITIL ver 2 yang berhubungan dengan ITSM (IT Service Management), yaitu Service Delivery (Antar Layanan) dan Service Support (Dukungan Layanan). ITIL merupakan sebuah kerangka kerja pengelolaan layanan TI, kumpulan best practice penerapan pengelolaan layanan TI. ITIL memberikan rekomendasi dan arahan yang dibutuhkan manajemen untuk mengelola layanan TI dalam perusahaan (Surendro 2008).

ISO/IEC 17799 adalah kode praktis pengelolaan keamanan informasi yang dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC) yang bertanggung jawab terhadap standardisasi peralatan elektronik. ISO/IEC 17799 adalah panduan yang terdiri dari saran dan rekomendasi yang digunakan untuk memastikan keamanan informasi perusahaan (Surendro 2008).

Committee of the Sponsoring Organizations (COSO), merupakan sebuah organisasi sukarela di Amerika Serikat yang berdedikasi untuk memperbaiki kualitas pelaporan keuangan melalui etika bisnis, pengendalian internal yang efektif dan tata kelola perusahaan. Kerangka kerja yang dibangun oleh COSO merupakan suatu kerangka kerja tata kelola berfokus terhadap integrasi kontrol internal yang mengintegrasikan antara aspek operasi dan keuangan perusahaan, antara pembuat kebijakan dan staf, antara tujuan dan risiko usaha, serta meliputi

seluruh unit aktifitas perusahaan sehingga diharapkan dapat mengurangi dan menghilangkan berbagai bentuk penyimpangan yang mungkin terjadi (Surendro 2008).

Berbagai macam tata kelola TI dalam penerapannya memiliki fokus berbeda-beda. ITGI (2000) mencoba membuat perbandingan antara tata kelola COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO. Perbandingan tersebut disajikan pada Tabel 1.

Tabel 1 Perbandingan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC 17799, dan COSO

Standar PO AI DS ME

ITIL O + + -

ISO/IEC 17799 O + + O

COSO + + O -

Keterangan:

+ Frequently addressed O Moderately addressed - Not or rarely addressed Sumber: ITGI, 2000

Berdasarkan Tabel 1 dapat dilihat bahwa COBIT menganalisis setiap komponen yang berhubungan dengan TI lebih luas dibandingkan dengan tata kelola TI lainnya. Berdasarkan pemetaan standar COBIT dengan standar lainnya dalam hal kelengkapan proses-proses TI yang dilihat dalam dua dimensi, yaitu vertikal untuk melihat kedalaman standar dalam hal teknis dan operasional dan horisontal untuk melihat kelengkapan proses TI (Gambar 1) dapat dilihat bahwa COBIT memiliki kompromi antara dimensi vertikal dan horisontal yang lebih baik dari standar lainnya. COSO memberikan fokus terhadap finansial, COSO mempunyai detail yang dangkal, walaupun proses teknis dan operasionalnya cukup luas. ITIL memberikan fokus terhadap pengelolaan layanan. ITIL merupakan standar yang paling mendetail dan mendalam dalam mendefinisikan proses-proses TI yang bersifat teknis dan operasional. ISO/IEC 17799 memberikan fokus terhadap keamanan informasi, ISO/IEC 17799 memiliki detail yang jauh lebih dalam dari COSO, akan tetapi proses teknik dan operasionalnya dibawah ITIL (Surendro 2008).

Gambar 1 Pemetaan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO (Surendro 2008)

2.2. COBIT

COBIT adalah kerangka kerja tata kelola TI dan toolset pendukung yang memungkinkan manajer untuk menjembatani kesenjangan antara kebutuhan kontrol, masalah teknis dan risiko bisnis. COBIT memungkinkan pengembangan kebijakan yang jelas dan praktek yang baik untuk TI kontrol seluruh organisasi. COBIT menekankan kepatuhan pada peraturan, membantu organisasi untuk meningkatkan nilai yang diperoleh dari TI, memungkinkan penyelarasan dan menyederhanakan pelaksanaan kerangka kerja COBIT.

COBIT mendefinisikan kegiatan TI dalam 34 model proses dan mengelompokannya kedalam 4 domain, yaitu Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. Berikut kerangka kerja COBIT yang terdiri atas 34 proses yang dikelompokkan ke dalam 4 domain (ITGI 2007):

1. Plan and organise (PO). Domain ini mencakup strategi taktis yang memberikan perhatian dalam mengidentifikasi cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis. Domain PO terdiri dari 10 proses kontrol, yaitu:

PO2 Define the Information Architecture PO3 Determine Technological Direction

PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships PO5 Manage the IT Investment

PO6 Communicate Management Aims and Direction PO7 Manage IT Human Resources

PO8 Manage Quality

PO9 Assess and Manage IT Risks PO10 Manage Projects

2. Acquire and Implement (AI). Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis. Domain ini juga melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada untuk memastikan solusi yang memenuhi tujuan bisnis. Domain AI terdiri atas 7 proses kontrol, yaitu:

AI1 Identify Automated Solutions

AI2 Acquire and Maintain Application Software AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure AI4 Enable Operation and Use

AI5 Procure IT Resources AI6 Manage Changes

AI7 Install and Accredit Solutions and Changes

3. Deliver and Support (DS). Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya yang meliputi service delivery, manajemen keamanan dan kontinuitas, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan manajemen data dan operasional. Domain DS terdiri atas 13 proses kontrol, yaitu:

DS1 Define and Manage Service Levels DS2 Manage Third-party Services DS3 Manage Performance and Capacity DS4 Ensure Continuous Service

DS6 Identify and Allocate Costs DS7 Educate and Train Users

DS8 Manage Service Desk and Incidents DS9 Manage the Configuration

DS10 Manage Problems DS11 Manage Data

DS12 Manage the Physical Environment DS13 Manage Operations

4. Monitor and Evaluate (ME). Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pengawasan pengelolaan TI yang difokuskan pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam organisasi, pemeriksaan internal dan eksternal. Domain ME terdiri atas 4 proses kontrol, yaitu:

ME1 Monitor and Evaluate IT Performance ME2 Monitor and Evaluate Internal Control

ME3 Ensure Compliance With External Requirements ME4 Provide IT Governance

Untuk memenuhi tujuan bisnis yang berfungsi secara efektif dan sesuai dengan kriteria kontrol tertentu perlu ditunjang dengan keberadaan informasi yang berkualitas. COBIT mendeskripsikan karakteristik informasi yang berkualitas dalam 7 aspek utama, yaitu (ITGI 2007):

1. Efektivitas, berkaitan dengan informasi yang relevan dan berhubungan dengan proses bisnis yang disampaikan secara tepat waktu, benar, konsisten, dan dapat digunakan.

2. Efisiensi, menyangkut penyediaan informasi melalui cara yang ekonomis dengan penggunaan sumberdaya optimal.

3. Kerahasiaan, berkaitan dengan perlindungan terhadap informasi yang sensitif dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

4. Integritas, berkaitan dengan ketepatan dan kelengkapan informasi serta validitas sesuai dengan nilai-nilai bisnis dan harapan.

5. Ketersediaan, berkaitan dengan informasi yang tersedia pada saat diperlukan oleh proses bisnis saat ini dan di masa depan.

6. Compliance, informasi yang ada harus dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang berlaku secara internal maupun eksternal.

7. Keandalan, berkaitan dengan penyediaan informasi yang tepat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan.

Pencapaian kebutuhan bisnis yang sesuai dengan tujuan bisnis membutuhkan dukungan sumberdaya TI yang baik. Organisasi perlu untuk berinvestasi dalam sumberdaya yang dibutuhkan untuk membuat kemampuan teknis yang memadai untuk mendukung kemampuan bisnis menghasilkan outcome yang diharapkan. Sumberdaya TI yang dapat diidentifikasi dalam COBIT dapat didefinisikan sebagai berikut (ITGI 2007):

1. Aplikasi adalah sistem user yang diotomasikan dan prosedur manual yang memproses informasi

2. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti dan dapat digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan organisasi.

3. Infrastruktur adalah teknologi dan fasilitas (hardware, sistem operasi, database management system, jaringan, multimedia, dan yang lainnya) yang memungkinkan pemrosesan aplikasi.

4. Orang adalah personel yang diperlukan untuk merencanakan, mengorganisir, mendapatkan, menerapkan, menyampaikan, mendukung, memonitor dan mengevaluasi layanan dan sistem informasi.

Kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap organisasi adalah dapat memahami status sistem TI yang dimilikinya. Organisasi perlu mengetahui apa yang harus diukur dan bagaimana pengukuran tersebut dilakukan agar informasi yang dibutuhkan dari sumberdaya TI dapat terpetakan dengan baik dan benar, informasi tersebut akan membantu manajemen dalam upaya peningkatan sistem yang diperlukan. Untuk mendapatkan kebutuhan dasar TI tersebut tidak mudah, namun harus melalui berbagai tahap. Dalam kerangka kerja COBIT diberikan langkah-langkah yang dapat digunakan organisasi dalam mengelola sumberdaya TI, yaitu (ITGI 2007):

1. Model kematangan, yang memungkinkan benchmarking dan identifikasi peningkatan kebutuhan

2. Tujuan dan pengukuran kinerja untuk proses TI, menunjukkan bagaimana proses memenuhi sasaran bisnis dan sasaran TI, dipakai untuk pengukuran kinerja proses internal berdasarkan pada prinsip balance scorecard.

3. Tujuan aktivitas untuk kinerja proses yang efektif

Model kematangan untuk manajemen dan kontrol atas proses TI didasarkan atas metode penilaian organisasi, sehingga dapat dinilai dari tingkat kematangan non-existent (0) hingga optimised (5). Pendekatan ini diturunkan dari model kematangan Software Engineering Institute (SEI) yang dibuat untuk mendefinisikan kapabilitas pengembangan perangkat lunak. Tujuan dari model kematangan adalah untuk mengidentifikasi di mana letak masalah dan cara menetapkan prioritas untuk perbaikan. Penggunaan model kematangan yang dikembangkan untuk setiap 34 proses TI dari COBIT memungkinkan manajemen dapat mengidentifikasi (ITGI 2007):

1. Kondisi tata kelola TI pada saat ini 2. Kondisi ideal tata kelola TI

3. Target yang ingin dicapai dalam perbaikan

COBIT sebagai kerangka kerja yang dikembangkan untuk proses manajemen TI dengan fokus pada kontrol menerapkan ukuran penilaian kematangan yang praktis dan mudah dimengerti. Ukuran Penilai dalam model kematangan yang praktis dan mudah dimengerti tersebut dapat membantu pengembang untuk menjelaskan kepada manajemen dimana titik kelemahan proses TI dan menetapkan target yang diperlukan. Manajemen sebagai pengelola proses TI dapat dengan mudah mengartikan maksud dari ukuran penilaian tersebut dan dapat ikut terlibat dalam memberikan penyempurnaan untuk peningkatan kinerja yang diharapkan. Ukuran nilai dalam kerangka kerja COBIT untuk setiap 34 proses TI dikembangkan berdasarkan pada deskripsi generic maturity model seperti pada Tabel 2 (ITGI 2007).

Tabel 2 Generic Maturity Model

Level Kategori Deskripsi

0 Non-Existent (tidak ada) Organisasi merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme proses tata kelola TI yang baku sehingga organisasi tidak melakukan pengawasan.

1 Initial (inisialisasi) Sudah ada inisiatif mekanisme perencanaan, tata kelola, dan pengawasan namun sifatnya belum standar dan dilaksanakan oleh individu atau berdasarkan kasus per kasus

2 Repeatable but intuitive (dapat diulang)

Organisasi telah memiliki kebiasaan dalam merencanakan dan mengelola TI dimana prosedur yang sama dilakukan oleh orang yang berbeda, namun belum ada komunikasi atau pelatihan formal atas prosedur standar.

3 Defined (didefinisikan) Organisasi telah memiliki standar mekanisme dan prosedur tata cara dan manajemen TI yang telah didokumentasikan dan dikomunikasikan melalui pelatihan

4 Managed (dikelola) Manajemen organisasi telah menerapkan sejumlah indikator pengukuran kinerja kuantitatif yang memungkinkan untuk memonitor dan mengambil tindakan atas ketidakefektifan proses yang terjadi

5 Optimised (dioptimalkan)

Organisasi telah menerapkan prinsip-prinsip tata kelola secara utuh sehingga organisasi dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan lingkungan yang terjadi

Sumber: ITGI, 2007

2.3. Konsep Perpustakaan Berbasis TI

Perpustakaan adalah salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan (Darmono 2001). Menurut Yusuf (2007), perpustakaan adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengelolaan, dan penyebarluasan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media

seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video, dan komputer. Menurut Sutarno (2006) perpustakaan adalah tempat untuk menghimpun, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan dan mengemas, menyajikan dan memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan kepada pemakainya. Sedangkan perpustakaan berbasis TI adalah perpustakaan yang menyediakan informasi dan data terbaca dalam bentuk elektronik, dapat diakses secara online melalui internet oleh pengguna, dan terintegrasi dengan berbagai sumber informasi atau perpustakaan dalam lembaga yang menaunginya maupun dengan institusi lain yang terkait (Maksum 2010).

Peran perpustakaan berbasis TI semakin penting dan strategis diantaranya adalah memiliki kelebihan dalam kemampuannya menyimpan dan menyebarkan informasi secara lengkap (fulltext), dapat diakses kapan saja dan dimana saja, informasi dapat disebarluaskan ke pengguna lain melalui fasilitas teknologi informasi dan komunikasi, informasi yang sama dapat dibaca dan di-download oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan, dengan sistem konsorsium memungkinkan efisiensi faktor input penyediaan informasi dan memperluas faktor output dalam penyebaran informasi (PUSTAKA 2008).

Menurut Subrata (2009) perpustakaan berbasis TI memiliki beberapa keunggulan diantaranya adalah: (1) long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun; (2) akses yang mudah, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama; (3) cost efective, karena mendigitasi koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku; (4) mencegah duplikasi dan plagiat; (5) publikasi karya secara global, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet. Selain keunggulan, perpustakaan berbasis TI juga memiliki kelemahan diantaranya adalah: (1) tidak semua pengarang mengijinkan karyanya didigitasi, hal ini terkait dengan royalti yang akan diterima bila karyanya didigitasi; (2) masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi; (3) masih sedikit pustakawan yang sudah mengerti tentang tata cara mendigitasi koleksi perpustakaan.

Perpustakaan berbasis TI dalam memberikan layanan membutuhkan koleksi digital. Dalam Dictionary for Library and Information Science, definisi koleksi digital adalah:

“A collection of library or archival materials converted to machine-readable format for preservation or to provide electronic access... Also, library materials produced in electronic formats, including e-zines, e-journals, e-books, reference works published online and on CD-ROM, bibliographic databases, and other Web-based resources...”

Koleksi digital adalah koleksi perpustakaaan atau arsip yang dikonversikan ke dalam format yang terbaca oleh mesin untuk tujuan pelestarian atau penyediaan akses elektronik. Termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronis, yaitu e-zine, e-journals, e-books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya.

Menurut Lazinger (2001), koleksi digital dibagi dalam dua kelompok yaitu koleksi hasil digitasi yang merupakan hasil konversi koleksi tercetak kedalam media digital dan koleksi yang lahir dalam bentuk digital. Cara memperoleh koleksi digital dibagi kedalam 3 jenis, yaitu: melalui hasil digitasi koleksi tercetak yang dimiliki, melalui pembelian koleksi digital dalam bentuk CD-ROM, maupun melanggan database online (Lang 1998).

Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan perancangan yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah metode yang digunakan dalam proses membangun koleksi digital, yaitu:

1. Digitasi, yaitu dengan cara mengubah koleksi dalam bentuk kertas dan media lain ke bentuk digital dengan cara scanning, foto digital, atau teknik lainnya.

2. Akuisisi karya digital asli yang dibuat oleh penerbit dan cendekiawan, yaitu dengan cara membeli atau berlangganan koleksi database digital seperti buku elektronik, jurnal elektronik, dan database elekronik umumnya dalam bentuk CD-ROM.

3. Akses ke sumber eksternal, yaitu dengan cara membuat link atau jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan.

Salah satu fungsi dari perpustakaan adalah melestarikan koleksinya. Definisi pelestarian menurut Feather (1996) adalah kegiatan pencegahan yang ditujukan untuk melindungi dan mengamankan koleksi perpustakaan sehingga ketersediaan, akses, dan penggunaaannya dapat terjamin. Sedangkan definisi pelestarian koleksi digital adalah upaya mempertahankan kemampuan untuk menampilkan, menemukan kembali, memanipulasi dan menggunaan informasi digital dalam menghadapi perubahan teknologi yang berlangsung secara konstan (Hedstorm 1995). Tujuan pelestarian koleksi digital adalah untuk memastikan koleksi yang diciptakan dengan teknologi saat ini masih tetap ada dan dapat digunakan dimasa depan walaupun teknologi yang digunakan untuk mencipta koleksi tersebut sudah tidak ada lagi (Slats 2003). Pelestarian koleksi digital menurut Graham (1995) dibagi menjadi 3 kelompok yaitu:

1. Pelestarian Media Penyimpanan, dilakukan karena media penyimpanan digital seperti disket, CD, dan sejenisnya memiliki usia yang terbatas (Rothenberg 1999). Cara yang dilakukan adalah dengan membuat backup atau menyalin kedalam media yang sejenis.

2. Pelestarian Teknologi, dilakukan karena adanya perubahan teknologi yang dapat menyebabkan keusangan teknologi. Langkah yang dilakukan adalah dengan melakukan migrasi sesuai dengan teknologi yang ada.

3. Pelestarian Intelektual, dilakukan untuk menjaga originalitas informasi yang terkandung dalam suatu koleksi digital.

2.4. AHP

AHP adalah suatu metode analisis yang melibatkan berbagai jenis kriteria masalah yang digunakan untuk mengambil keputusan atas alternatif yang ada. AHP pada dasarnya adalah proses membentuk skor secara numerik untuk menyusun peringkat setiap alternatif keputusan berbasis pada bagaimana sebaiknya alternatif itu dicocokkan dengan kriteria pembuat keputusan (Supriyono 2007). Metode ini sangat berguna untuk membantu mendapatkan skala rasio dari hal-hal yang semula sulit diukur seperti pendapat, perasaan, prilaku dan kepercayaan.

AHP sering digunakan sebagai metode pemecahan masalah dibanding dengan metode yang lain karena alasan-alasan sebagai berikut :

1. Struktur yang berhirarki, sebagai konsekuesi dari kriteria yang dipilih, sampai pada subkriteria yang paling dalam.

2. Memperhitungkan validitas sampai dengan batas toleransi inkonsistensi berbagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh pengambil keputusan. 3. Memperhitungkan daya tahan output analisis sensitivitas pengambilan

keputusan.

Adapun kelemahan metode AHP adalah:

1. Kebergantungan model AHP pada input utamanya. Input utama ini berupa persepsi manusia sehingga dalam hal ini melibatkan subyektifitas. Model menjadi tidak berarti jika penilaian yang diberikan keliru.

2. Metode AHP ini hanya metode matematis tanpa ada pengujian secara statistik sehingga tidak ada batas kepercayaan dari kebenaran model yang terbentuk

Penggunaan AHP dimulai dengan membuat struktur hirarki atau jaringan dari permasalahan yang ingin diteliti. Di dalam hirarki terdapat tujuan utama, kriteria-kriteria, sub kriteria-sub kriteria dan alternatif-alternatif yang akan dibahas. Perbandingan berpasangan dipergunakan untuk membentuk hubungan di dalam struktur. Hasil dari perbandingan berpasangan ini akan membentuk matrik dimana skala rasio diturunkan dalam bentuk eigenvektor utama atau fungsi-eigen. Matrik tersebut berciri positif dan berbalikan, yakni

Nilai yang digunakan untuk mengisi matrik perbandingan berpasangan harus dapat menggambarkan relatif pentingnya suatu kriteria diatas yang lainnya. Saaty (1994) mengusulkan skala banding yang dapat dipakai yaitu skala rasio nilai 1 sampai dengan 9 (Tabel 3).

Tabel 3 Skala perbandingan berpasangan (pairwise comparasion scale)

Tingkat Kepentingan Definisi Penjelasan

1 Sama pentingnya Kedua aktivitas menyumbangkan sama pada tujuan

3 Agak lebih penting yang satu atas lainnya

Pengalaman dan keputusan menunjukkan kesukaan atas satu aktifitas lebih dari yang lain 5 Cukup penting Pengalaman dan keputusan

menunjukkan kesukaan atas satu aktifitas lebih dari yang lain 7 Sangat penting Pengalaman dan keputusan

menunjukkan kesukaan yang kuat atas satu aktifitas lebih dari yang lain 9 Kepentingan yang ekstrim Bukti menyukai satu aktifitas atas

yang lain sangat kuat 2, 4, 6, 8 Nilai tengah diantara dua

nilai keputusan yang berdekatan

Bila kompromi dibutuhkan

Sumber: Saaty, 1994

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menggunakan metode AHP untuk pemecahan suatu masalah adalah sebagai berikut:

1. Menentukan jenis-jenis kriteria masalah yang akan dipecahkan

2. Menyusun kriteria-kriteria tersebut dalam bentuk matrik berpasangan 3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan

tersebut menjadi nilai desimal

4. Mengalikan matrik tersebut dengan dirinya.

5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector. Menurut Teknomo (1999) eigenvector adalah bobot rasio dari masing-masing faktor.

6. Langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.

7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada langkah 6 sesuai dengan langkah 5.

8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi. Apabila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan digunakan untuk membuat ranking.

2.5. Teknik Pembuatan Skala

Terdapat beberapa cara untuk mengukur sikap, diantaranya adalah self-report. Self- report merupakan metode penilaian sikap dimana responden ditanya secara langsung tentang keyakinan atau perasaan mereka terhadap suatu objek atau kelas objek. Skala Likert merupakan salah satu teknik self-report yang digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dengan Skala Likert, variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa pertanyaan atau pernyataan. Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan Skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain: Sangat Penting (SP), Penting (P), Ragu-ragu (R), Tidak Penting (TP), Sangat Tidak Penting (STP). Metode yang digunakan dalam pembuatan kuesioner pada penelitian ini adalah model pengukuran Skala Likert. Nilai tingkatan yang digunakan terdapat pada Tabel 4. Tabel 4 Nilai tingkatan skala Likert.

Nilai Keterangan

1 Sangat tidak baik

2 Kurang baik

3 Cukup

4 Baik

Nilai tersebut tidak menggambarkan nilai absolut dari objek tetapi hanya memberikan urutan tingkatan dari tingkat terendah sampai dengan tingkat tertinggi. Nilai absolut yang digunakan dalam penelitian ini adalah nilai model kematangan yang diberikan dalam kerangka kerja COBIT (Tabel 5).

Tabel 5 Nilai absolut model kematangan COBIT.

Nilai Keterangan

0 Non-Existent (tidak ada) 1 Initial (inisialisasi)

2 Repeatable but intuitive (dapat diulang) 3 Defined (didefinisikan)

4 Managed (dikelola) 5 Optimised (dioptimalkan) Sumber: ITGI, 2007

Untuk merelasikan antara nilai tingkatan Skala Likert dengan nilai absolut dari model kematangan COBIT dibuat perhitungan dalam bentuk indeks dengan rumus sebagai berikut (Effendi 2008).

Untuk memudahkan relasi antara nilai indeks yang didapat dari hasil perhitungan tersebut dengan nilai tingkat kematangan COBIT perlu dibuat skala pembulatan indeks. Skala pembulatan indeks dapat dilihat pada Tabel 6.

Tabel 6 Skala pembulatan indeks.

Skala Pembulatan Indeks Tingkat Kematangan

0,0 – 1,00 0 - Non-Existent (tidak ada) 1,00 – 1,50 1 - Initial (inisialisasi)

1,51 – 2,50 2 - Repeatable but intuitive (dapat diulang) 2,51 – 3,50 3 - Defined (didefinisikan)

3,51 – 4,50 4 - Managed (dikelola) 4,51 – 5,00 5 - Optimised (dioptimalkan)

2.6. Validitas dan Reliabilitas Instrumen Penelitian

Penelitian kuantitatif yang perolehan data primer maupun sekunder menggunakan instrumen dalam bentuk kuesioner membutuhkan pengujian dan pengukuran validitas dan reliabilitas untuk memperoleh data dan informasi yang relevan dengan topik penelitian. Validitas adalah tingkat keandalan dan kesahihan alat ukur yang digunakan. Validitas menunjukkan sejauh mana ketepatan dan kecermatan suatu alat ukur dalam pengukuran (Ancok 1989). Uji validitas berguna untuk mengetahui apakah ada pernyataan-pernyataan dalam kuesioner yang tidak relevan. Teknik untuk mengukur validitas kuesioner adalah dengan menghitung korelasi antar data pada masing-masing pernyataan dengan skor total. Metode yang digunakan untuk uji validitas adalah menggunakan korelasi product moment pearson. Instrumen dianggap valid apabila koefisien korelasi yang dihasilkan lebih besar dari 0,30 (Setiaji 2004).

Reliabilitas adalah hasil pengukuran yang dapat dipercaya. Reliabilitas instrumen diperlukan untuk mendapatkan data sesuai dengan tujuan pengukuran. Tinggi rendahnya reliabilitas, secara empiris ditunjukkan oleh suatu angka yang disebut koefisien reliabilitas. Secara teoritis, besarnya koefisien reliabilitas berkisar antara 0 sampai dengan 1. Semakin tinggi nilai reliabilitas maka semakin andal skala tersebut. Namun demikian, pada kenyataannya koefisien reliabilitas sebesar 1 tidak pernah dicapai dalam pengukuran karena manusia sebagai subjek pengukuran psikologis merupakan sumber kekeliruan yang potensial. Untuk mencapai hal tersebut, salah satu metode yang dapat digunakan adalah alpha Cronbach. Uji reliabilitas yang dilakukan dengan metode alpha Cronbach, diukur berdasarkan skala alpha Cronbach 0 sampai 1. Apabila skala itu dikelompokkan ke dalam lima kelas dengan range yang sama, maka ukuran kemantapan alpha dapat diinterprestasikan sebagai berikut:

1. Nilai alpha Cronbach 0,00 s.d. 0,20, berarti kurang reliabel 2. Nilai alpha Cronbach 0,21 s.d. 0,40, berarti agak reliabel 3. Nilai alpha Cronbach 0,42 s.d. 0,60, berarti cukup reliabel 4. Nilai alpha Cronbach 0,61 s.d. 0,80, berarti reliabel

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran

Penelitian ini mempelajari kondisi tata kelola TI yang diterapkan oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI. Dengan menggunakan model kematangan yang diadopsi dari kerangka kerja COBIT mengidentifikasi pada bagian mana proses TI yang sudah baik dan bagian mana proses TI yang perlu mendapatkan perhatian untuk perbaikan dan peningkatan sehingga dapat tercapai kondisi yang sesuai dengan visi, misi, dan rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

Pada penelitian ini, data kondisi tata kelola TI yang ada pada instansi didapatkan melalui data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari responden maupun informan, meliputi: 1) tujuan bisnis; 2) sumberdaya TI yang terdiri atas aplikasi, informasi, infrastruktur, dan personal; 3) proses TI, dan 4) tujuan TI. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan menggunakan kuesioner kepada responden dan wawancara mendalam (indepth interview) dengan sejumlah informan terpilih. Selain itu, data primer juga akan diperoleh melalui pengamatan langsung sepanjang pelaksanaan penelitian.

Data sekunder, merupakan data yang telah tersedia sebelumnya di Badan Litbang Pertanian seperti: keadaan umum perpustakaan Badan Litbang Pertanian, kebijakan yang terkait dengan pengembangan sistem informasi berbasis TI untuk mendukung kegiatan komunikasi inovasi pertanian, rencana strategis TI, data infrastruktur jaringan informasi dan komunikasi serta sarana prasarana yang terkait lainnya di lokasi penelitian. Data ini juga diperoleh dari buku, jurnal yang diakses secara tercetak maupun elektronis melalui internet.

3.2. Alur Penelitian

Alur penelitian yang digunakan dalam evaluasi tata kelola TI pada perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan kerangka kerja COBIT dapat dilihat pada Gambar 3.

.

Gambar 3 Diagram alir penelitian.

3.2.1. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui survey dengan menggunakan: 1) wawancara dan kuesioner yang disebarkan pada responden yang telah ditentukan sebelumnya sesuai dengan kerangka kerja COBIT, 2) pengamatan langsung terhadap kondisi di lokasi penelitian dan dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan oleh instansi. Data tersebut akan ditabulasikan untuk memudahkan pengukuran dan visualisasi.

3.2.2. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Metode analisis dalam penelitian ini adalah metode analisis kuantitatif terhadap kondisi tata kelola TI di instansi pada saat ini berbasis kerangka kerja COBIT. Tahapan-tahapan yang digunakan untuk analisis meliputi:

Mulai

Studi Pustaka dan Perumusan Masalah

Selesai

Pengumpulan Data dan Observasi

Pengolahan Data

Kesimpulan dan Saran

Penentuan Domain

Pada tahap ini ditentukan domain yang akan dievaluasi berdasarkan kebutuhan layanan TI dari instansi dengan mengadopsi standar domain yang terdapat dalam kerangka kerja COBIT. Dalam penelitian ini domain yang akan diteliti adalah empat domain yang terdapat dalam kerangka kerja COBIT, yaitu Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate.

Penentuan Proses Kontrol dengan Skala Prioritas AHP

Pada tahap ini dibuat daftar skala prioritas terhadap proses kontrol yang terdapat dalam masing-masing domain yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya. Untuk mendapatkan daftar skala prioritas proses kontrol dibuat kuesioner yang disebarkan kepada 12 orang Kepala Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian. Teknik pembuatan kuesioner disesuaikan dengan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menggunakan metode AHP. Tujuan yang ingin dicapai pada tahap ini adalah untuk menentukan tingkat kepentingan dalam pemilihan proses kontrol yang akan dievaluasi lebih lanjut.

Penentuan Indikator Kinerja

Pada tahap ini dibuat indikator kinerja untuk masing-masing proses kontrol yang telah ditentukan dalam tahap sebelumnya. Indikator kinerja mendefinisikan bagaimana bisnis proses, fungsi TI atau proses TI dapat dilaksanakan dengan baik yang dimungkinkan untuk mencapai suatu tujuan. Penentuan indikator kinerja dibuat berdasarkan control objectives dari masing-masing proses kontrol dalam kerangka kerja COBIT.

Pemetaan Tingkat Kematangan

Pada tahap ini dilakukan pemetaan tingkat kematangan tata kelola TI di instansi dengan menggunakan alat ukur model kematangan yang diadopsi dari standar COBIT. Data diperoleh dari kuesioner yang disebar kepada pengelola perpustakaan, pengelola TI, dan staf lainnya yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Teknik pembuatan kuesioner menggunakan skala Likert. Dari kuesioner yang terkumpul akan dilakukan beberapa uji untuk memastikan validitas dan reliabilitas data. Uji reliabilitas yang

digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode alpha Cronbach. Sedangkan metode yang digunakan untuk memastikan reliabilitas data tersebut adalah uji validitas menggunakan Korelasi Pearson. Untuk mendapatkan nilai pengukuran tingkat kematangan setiap proses kontrol, data kuesioner yang sudah melewati uji validitas dan reliabilitas tersebut kemudian diproses lebih lanjut dengan menggunakan persamaan matematika 1. Hasil yang diperoleh akan dibulatkan dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5. Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi diambil kesimpulan dan dampak yang akan diperoleh.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisis Lingkungan TI

Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.

Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):

a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas

b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk

c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya masih belum efektif dan efisien

d. Minat baca masyarakat masih rendah

e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya

Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:

a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau model

b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis mendukung penelitian dan pengembangan pertanian

c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian

d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas sumberdaya manusia perpustakaan

Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007). Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian (Maksum 2009).

Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu, pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian.

Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap terbina, tertata dan dapat memberikan layanan informasi kepada pengguna secara

optimal sesuai dengan misi perpustakaan, pada tahun 2009 Badan Litbang Pertanian melalui PUSTAKA menerbitkan Modul Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan. Modul ini dibuat sebagai bahan rujukan pembinaan pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam upaya peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan. Materi yang dikemas dalam modul ini terdiri atas 10 topik yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan perpustakaan berbasis TI, yaitu: manajemen perpustakaan modern, strategi pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, pengembangan koleksi, katalogisasi, klasifikasi, pelayanan rujukan umum, layanan perpustakaan (OPAC dan sirkulasi), sistem otomasi perpustakaan, layanan multimedia dan jurnal online, serta digitasi dokumen. Modul ini merupakan penyempurnaan modul Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI.

Untuk meningkatkan kerjasama antar perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian dalam upaya pemanfaatan bersama sumberdaya perpustakaan maupun meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan berbasis TI, sejak tahun 2009 telah dilaksanakan temu koordinasi pengembangan perpustakaan. Tujuan temu koordinasi ini adalah mendapatkan umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT terkait dengan pengembangan sistem informasi, tata kelola TI, serta permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian yang digunakan untuk perbaikan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.

4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian

Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan sumberdaya TI. Untuk mendapatkan gambaran dukungan sumberdaya TI yang ada saat ini dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian diperlukan identifikasi sumberdaya TI. Hasil yang diperoleh dari identifikasi sumberdaya TI di instansi adalah sebagai berikut.

4.1.2.1. Proses Bisnis

Badan Litbang Pertanian selain memiliki proses bisnis utama sebagai lembaga pemerintah yang melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang

pertanian juga memiliki tugas untuk menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan. Salah satu unit kerja Badan Litbang Pertanian yang diberi mandat untuk menyebarluaskan informasi hasil penelitian tersebut adalah PUSTAKA. Namun demikian di setiap unit kerja juga terdapat perpustakaan. Hubungan antara unit kerja PUSTAKA dengan perpustakaan di setiap unit kerja adalah sebagai pembina.

Perpustakaan di setiap unit kerja selain memberi layanan kepada pengguna internal peneliti dan litkayasa juga secara eksternal memberi layanan kepada pengguna umum. Database yang digunakan merupakan hasil kompilasi dari seluruh database penelitian yang ada di unit kerja sebagai katalog induk yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah. Kerjasama antara PUSTAKA dengan instansi terkait lainnya merupakan upaya untuk membangun koleksi bahan pustaka. Kerjasama dengan perguruan tinggi, lembaga pemerintah non departemen dan kementerian lainnya dilakukan dalam rangka pemanfaatan bersama informasi dan koleksi baik milik sendiri maupun koleksi jurnal online yang ada dalam database yang mereka langgan. PUSTAKA memiliki mandat sebagai National Node untuk database penelitian pertanian dari Food and Agriculture Organization (FAO). Informasi penelitian yang sedang berjalan (on-going research) yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian dikirim ke The International Information System for Agricultural Science and Technology (AGRIS) dan Current Agricultural Research Information System (CARIS). Sebagai timbal balik FAO mengirimkan CD-ROM yang berisi kompilasi informasi AGRIS dan CARIS dari berbagai negara anggota FAO .

4.1.2.2. Aplikasi

Dalam menjalankan salah satu proses bisnisnya yaitu menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan berbasis TI membutuhkan pemanfaatan aplikasi TI. Aplikasi perpustakaan yang ada terdiri dari:

Katalog

Sistem temu kembali bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sistem katalog online (OPAC). Sistem OPAC ini

dibangun dari beberapa sistem lebih kecil dan digolongkan berdasar bentuk materi dan kegunaanya yaitu :

1) Katalog Induk, merupakan katalog Induk koleksi Perpustakaan Lingkup Badan Litbang Pertanian. Katalog yang dikelola adalah Katalog Buku, Majalah, Informasi Teknologi Pertanian (IPTAN), AGRIS/CARIS dan Katalog Komoditas Pertanian (Gambar 4).

2) Indonesiana, memuat informasi bibilografis dari artikel pertanian yang berkaitan hasil penelitian dan pengkajian pertanian Indonesia yang mencakup semua subsektor dan komoditas Artikel-artikel tersebut bersumber dari publikasi terbitan instansi lingkup Kementerian Pertanian, Perguruan Tinggi maupun instansi lainnya yang terkait dengan bidang pertanian (Gambar 5).

3) Katalog Online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian (Gambar 6).

Antarmuka aplikasi OPAC menggunakan platform web browser dengan melakukan proses transformasi terlebih dahulu terhadap data materi informasi/ perpustakaan hasil pengolahan agar sesuai dengan format yang berlaku. Aplikasi OPAC yang digunakan dibangun berbasis aplikasi open source IGLOO dari Diknas dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA.

Permasalahan saat ini yang dihadapi aplikasi katalog online ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

1) Fasilitas pencarian metadata yang disediakan masih belum dapat menelusur dari berbagai database yang ada sehingga pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhannya.

2) Hasil yang diperoleh dari penelusuran masih terbatas hanya informasi detail record dari koleksi yang dimiliki sedangkan informasi ketersediaan koleksi tersebut secara elektronis belum ada.

3) Belum adanya fasilitas online fulltext sehingga pengguna harus datang langsung ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tersebut secara fulltext.

ISIS Olah

ISIS Olah merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka. Aplikasi ini dibuat oleh United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA. Pengguna ISIS olah ini adalah pustakawan dan pengelola perpustakaan. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah materi perpustakaan menjadi database majalah, buku dan hasil penelitian pertanian lainnya. Sebagai National Node FAO untuk database penelitian pertanian Indonesia, struktur

Gambar 5 Indonesiana Gambar 4 Katalog Induk

database dalam ISIS yang digunakan oleh PUSTAKA mengacu kepada struktur yang digunakan oleh FAO yaitu: MFN, primary dan second subject category, nama penulis, judul artikel/buku dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, bahasa yang digunakan, note, nama jurnal, kata kunci, kata kunci ke 2, istilah lokal, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, komoditas, kode instansi, badan koorporasi, pengarang koorporasi, tahun publikasi, TRN, dan bibliografis. Database hasil pengolahan dengan ISIS ini selanjutnya digunakan oleh pengguna perpustakaan melalui aplikasi OPAC yang dapat diakses secara online melalui situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun datang langsung ke perpustakaan UK/UPT terkait. Permasalahan saat ini yang dihadapi dalam penggunaan ISIS olah sebagai aplikasi pengolahan bahan pustaka dapat dijabarkan sebagai berikut:

1) Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal diantaranya adalah fitur administrator.

2) Belum adanya fitur yang dapat digunakan untuk membuat link ke fulltext.

Situs Web

Situs web digunakan dalam perpustakaan berbasis TI bertujuan untuk memberikan layanan terhadap pengguna dari mana saja dan kapan saja. Dengan situs web penelusuran koleksi pustaka dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Alamat URL untuk akses situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah

web yang diberikan

masih terbatas pada katalog online yang terdiri dari: 1) katalog induk koleksi perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian; 2) Informasi hasil penelitian dan pengkajian pertanian di Indonesia, khusus untuk publikasi yang diterbitkan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian selain berupa data bibliografis juga dilengkapi link ke dokumen lengkap dalam format pdf; 3) Katalog online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian masing-masing UK/UPT. Selain katalog online, dalam web ini memberikan informasi daftar jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA serta link koleksi

yang dimiliki PUSTAKA yaitu pangkalan data Informasi Padi di Indonesia, koleksi brosur/leaflet Teknologi Pertanian Tepat Guna, dan kliping berita Inovasi Teknologi Pertanian di media cetak. Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian

Repository Badan Litbang Pertanian

Saat ini tim TI PUSTAKA sedang membangun aplikasi repository Badan Litbang Pertanian. Repositroy ini nantinya akan digunakan sebagai database fulltext publikasi hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian (Gambar 10). Alamat URL untuk akses repository Badan

Litbang Pertanian adala

yang digunakan aplikasi ini adalah OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Dalam protokol ini ada dua objek yang saling berinteraksi yaitu service provider (pengumpul data) dan data provider (penyedia data). PUSTAKA merupakan unit kerja yang bertanggungjawab mengoperasikan gateway pengumpul data. Sedangkan perpustakaan unit kerja lainnya bertugas sebagai penyedia data. Proses pengumpulan data oleh pengumpul data terhadap penyedia data dilakukan dalam interval waktu tertentu dan akan disimpan dalam server terpusat. Format metadata yang digunakan untuk pertukaran data tersebut menggunakan format standar metadata Dublin Core. Gateway pengumpul dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dan dirancang secara modular

No Responden

Nilai Untuk Pertanyaan

Jumlah

1 2 3 4

1 4 3 2 3 12

2 2 3 4 4 13

3 2 3 3 4 12

4 3 2 2 2 9

5 4 2 2 3 11

6 4 3 4 4 15

7 3 2 1 3 9

8 2 3 3 3 11

9 3 3 3 3 12

10 3 3 4 4 14

11 4 3 2 4 13

12 3 3 4 4 14

13 4 4 4 4 16

14 3 4 4 4 15

15 2 2 1 3 8

16 2 3 2 2 9

17 2 2 3 3 10

18 3 3 3 2 11

19 3 2 2 2 9

20 2 2 2 3 9

21 2 3 4 2 11

22 3 2 3 3 11

23 3 3 3 3 12

24 4 3 4 4 15

25 3 3 3 3 12

26 3 3 3 2 11

27 2 2 2 2 8

28 4 4 3 3 14

29 3 3 3 3 12

30 3 2 3 3 11

31 2 2 2 3 9

32 2 3 3 3 11

33 3 4 4 4 15

34 4 4 4 4 16

35 2 3 4 4 13

36 4 2 4 4 14

37 3 3 4 4 14

38 3 3 3 3 12

39 4 4 4 4 16

40 2 2 1 3 8

41 2 3 2 2 9

Lampiran 8 (lanjutan) No

Responden

Nilai Untuk Pertanyaan

Jumlah

1 2 3 4

43 2 3 2 2 9

44 2 2 3 3 10

45 2 3 4 4 13

46 2 3 3 4 12

47 3 2 2 2 9

48 4 2 2 3 11

49 4 3 4 4 15

50 3 2 1 3 9

51 2 3 3 3 11

52 4 4 4 4 16

53 2 2 1 3 8

54 2 3 2 2 9

55 3 2 3 3 11

56 3 3 4 4 14

57 4 3 3 4 14

58 3 4 4 4 15

59 4 4 4 4 16

60 4 2 2 3 11

61 3 3 3 2 11

62 2 2 2 2 8

63 3 2 3 3 11

64 2 2 1 3 8

65 2 3 2 2 9

Jawaban

Jumlah untuk Pertanyaan

1 2 3 4

1 0 0 6 0

2 25 24 17 14

3 24 32 22 28

4 16 9 20 23

5 0 0 0 0

Pertanyaan 1 2 3 4 Jumlah

Jawaban

Terbanyak 2 3 3 3 11

No Responden

Nilai Untuk Pertanyaan

Jumlah

1 2 3 4 5

1 3 4 4 4 4 19

2 1 1 1 1 1 5

3 4 4 4 2 3 17

4 2 3 2 3 3 13

5 1 1 2 1 1 6

6 4 4 4 3 3 18

7 2 3 2 3 3 13

8 3 3 4 4 3 17

9 4 4 4 4 4 20

10 4 4 3 4 4 19

11 4 4 4 4 3 19

12 3 4 4 4 3 18

13 4 4 4 4 4 20

14 5 5 4 4 4 22

15 3 2 3 3 3 14

16 3 3 3 3 2 14

17 2 3 3 4 3 15

18 2 2 3 3 3 13

19 3 3 2 4 3 15

20 2 1 4 4 3 14

21 4 4 3 4 4 19

22 4 4 2 4 3 17

23 3 3 3 3 3 15

24 4 4 4 4 4 20

25 3 2 3 3 3 14

26 3 3 3 3 3 15

27 2 2 3 1 1 9

28 3 4 3 4 4 18

29 3 3 3 3 3 15

30 3 3 3 1 3 13

31 2 1 2 1 1 7

32 3 3 3 3 3 15

33 4 4 3 4 4 19

34 4 4 4 4 4 20

35 1 1 1 1 1 5

36 3 4 4 3 3 17

37 2 4 3 4 3 16

38 3 3 3 3 3 15

39 4 4 4 2 4 18

40 3 2 3 3 3 14

41 3 3 3 3 2 14

Lampiran 9 (lanjutan) No

Responden

Nilai Untuk Pertanyaan

Jumlah

1 2 3 4 5

43 3 3 4 4 3 17

44 2 3 3 4 4 16

45 1 1 2 1 1 6

46 4 4 4 3 3 18

47 2 3 2 3 3 13

48 1 3 4 4 3 15

49 4 4 4 4 4 20

50 2 4 3 4 4 17

51 3 4 4 4 3 18

52 4 4 4 2 4 18

53 3 2 3 3 3 14

54 3 3 3 3 2 14

55 2 3 3 4 4 16

56 1 1 2 1 1 6

57 4 4 4 3 3 18

58 4 4 3 4 4 19

59 4 4 4 4 4 20

60 1 3 4 1 1 10

61 3 3 3 3 3 15

62 2 2 3 1 1 9

63 2 3 3 4 4 16

64 3 3 3 4 4 17

65 3 1 2 1 1 8

Jawaban Jumlah untuk Pertanyaan

1 2 3 4 5

1 7 8 2 11 10

2 15 7 10 3 3

3 24 24 30 21 32

4 18 25 23 30 20

5 1 1 0 0 0

Pertanyaan 1 2 3 4 5 Jumlah

Jawaban

Terbanyak 3 4 3 4 3 17

Responden 1 2 3 4 5 6 7 Jumlah

1 3 4 2 2 3 4 3 21

2 2 3 3 3 1 2 2 16

3 3 3 3 3 3 3 4 22

4 3 4 3 3 2 4 3 22

5 1 3 3 2 1 3 2 15

6 4 5 4 3 3 4 4 27

7 3 2 3 3 2 2 3 18

8 3 3 3 2 2 3 3 19

9 4 4 4 4 4 4 4 28

10 3 4 4 3 3 4 4 25

11 4 5 4 4 3 4 4 28

12 3 4 4 3 3 4 4 25

13 4 4 4 4 4 4 4 28

14 2 4 4 2 4 3 3 22

15 3 4 3 2 2 2 3 19

16 3 3 3 3 2 2 2 18

17 4 3 4 3 2 3 3 22

18 3 2 3 3 3 4 3 21

19 3 2 3 2 2 2 3 17

20 1 3 2 2 1 4 3 16

21 3 3 3 4 3 2 4 22

22 4 3 3 2 3 3 4 22

23 3 3 3 3 3 4 3 22

24 2 4 4 2 2 3 3 20

25 3 3 3 3 3 3 3 21

26 3 4 4 3 3 4 3 24

27 1 2 2 2 2 3 3 15

28 4 4 3 3 3 3 3 23

29 3 3 3 3 3 3 3 21

30 3 4 3 3 3 3 3 22

31 2 2 2 3 2 3 3 17

32 3 4 4 3 3 3 4 24

33 4 4 4 4 3 3 4 26

34 4 4 4 4 4 4 4 28

35 2 3 3 3 1 2 2 16

36 3 4 3 2 2 3 3 20

37 3 2 3 3 3 3 4 21

38 3 3 3 4 3 3 4 23

39 4 2 2 3 3 3 3 20

40 1 3 2 2 1 4 3 16

41 3 3 3 4 3 2 4 22

42 3 2 3 2 2 2 3 17

Lampiran 10 (lanjutan) No

Responden

Nilai Untuk Pertanyaan

Jumlah

1 2 3 4 5 6 7

44 3 3 3 4 3 2 4 22

45 1 3 3 2 1 3 2 15

46 4 5 4 3 3 4 4 27

47 3 2 3 3 2 2 3 18

48 3 3 3 2 2 3 3 19

49 4 4 4 4 4 4 4 28

50 3 4 4 3 3 4 4 25

51 4 5 4 4 3 4 4 28

52 4 2 3 3 3 4 3 22

53 1 3 4 2 2 3 3 18

54 3 3 3 3 3 3 3 21

55 3 3 3 4 3 2 4 22

56 1 3 3 2 1 3 2 15

57 4 5 4 3 3 4 4 27

58 3 3 3 4 3 2 4 22

59 3 2 3 2 2 2 3 17

60 1 3 3 2 1 3 2 15

61 3 5 4 4 3 4 4 27

62 1 3 3 2 1 3 2 15

63 3 3 3 4 3 2 4 22

64 3 3 4 3 3 4 4 24

65 1 3 2 2 3 2 3 16

Jawaban Jumlah untuk Pertanyaan

1 2 3 4 5 6 7

1 11 0 0 0 10 0 0

2 5 11 8 22 16 16 8

3 34 31 36 28 34 26 31

4 15 17 21 15 5 23 26

5 0 6 0 0 0 0 0

Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7 Jumlah

Jawaban

Terbanyak 3 3 3 3 3 3 3 21