Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap
registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab, serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan
yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration
Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar
perpustakaan UKUPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng dimiliki oleh setiap perpustakaan UKUPT diolah menggunakan aplikasi
WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat
meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems
Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan
dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak
pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang
disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UKUPT. Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh
PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UKUPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat
ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan UKUPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang
dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal,
pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment
Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh
PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa
disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan
dan diterapkan diseluruh perpustakaan UKUPT. Untuk menjaga peralatan TI dari kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol
lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations
Perpustakaan UKUPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI. Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat
terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.
4.2.4. Monitor and Evaluate ME
Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai
usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan standar yang direncanakan sebelumnya.
