72 stok
inventori dengan
menggunakan aplikasi
Distribusi Bahan Ajar.
b. Pengelolaan Reproduksi dan Distribusi Bahan
Ajar
Ketersediaan stok bahan ajar merupakan factor yang sangat penting sehingga proses belajar
dan kemandirian
mahasiswa dapat
terpenuhi. Mahasiswa dapat membeli langsung bahan ajar di
koperasi, UPBJJ atau toko buku yang bekerja sama dengan pihak universitas. Mahasiswa juga dapat
memesan bahan ajar ke UPBJJ dengan mengirim bukti setor TBS pembayaran dari bank ke UPBJJ.
Selain itu, mahasiswa juga bisa memesan bahan ajar melalui fasilitas internet.
Sebelum masa registrasi kegiatan monitoring stok bahan ajar BA dan Bahan Kelengkapan
Akademik BKA melalui sebuah rapat tiras reproduksi. Tiras reproduksi adalah jumlah BA dan
BKA yang akan direproduksi sesuai dengan kebutuhan pihak Universitas. Penetapan Tiras
dilaksanakan melalui rapat-rapat yang dipimpin oleh Purek dengan melibatkan fakultas, PPBAC dan
73 PPBANC P2M2, Puskom, Puslaba, BAAPM,
BAUK dan Puslitga. Data-data yang digunakan untuk penetapan
Tiras adalah:
Data stok BA dan BKA dari Puslaba.
Data pengiriman BA dari Puslaba, selama lima semester sebelumnya.
Data penjualan BA dari BAUK untuk dua semester sebelumnya.
Data registrasi mahasiswa dari BAAPM, per mata kuliah untuk dua semester sebelumnya.
Data Mata Kuliah yang ditawarkan dan BA yang digunakan dari Puskom.
Data stok terakhir BA dan BKA di UPBJJ dari BAUK.
Data ketersediaan master BA dan BKA dari PPBAC.
Data ketersediaan master media dari PPBANC. Hasil rapat yaitu berupa penetapan tiras,
yang selanjutnya akan diekskusi oleh PPBAC dan PPBANC untuk reproduksi. Setelah BA dan BKA
selesai direproduksi hasilnya dikirimkan ke Puslaba untuk dilakukan penataan.
74 Kegiatan yang dilakukan Puslaba dimulai
dari penerimaan hasil pengadaan bahan ajar, penggudangan inventory, perakitan, pengiriman dan
monitoring. Saat ini Puslaba memiliki aplikasi Distribusi Bahan Ajar yang dikembangkan dengan
menggunakan platform PCWindows 2000 dengan aplikasi tool pemrograman Power Builder dan
database Sybase, aplikasi ini digunakan sebagai aplikasi untuk inventory control bahan ajar,
mengelola permintaan dan pengiriman bahan ajar. Sedangkan di UPBJJ, aplikasi ini digunakan untuk
mengelola status inventory bahan ajar, order dan penerimaan bahan ajar, penjualan termasuk sistem
kasir POS.
c. Distribusi Bahan Ajar dan Bahan Kelengkapan
Kategori